ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Требования к оформлению документов.

задачи:

Дидактическая: Познакомить обучающихся с требованиями к оформлению документов.

Развивающая: Развивать навыки логического мышления в определении видов документов;

Практическая: Научить применять полученные знания на практике;

Воспитательная: способствовать развитию у обучающихся организаторских качеств.

Ход урока.

Организационный момент: (2-3 мин)

· цели, задачи, тип урока (практическое занятие);

· приветствие, психологический настрой обучающихся.

Проверка домашнего задания (5 минут).

Ознакомление с теоретическими аспектами темы (15 – 20 мин.).

3.1 Сделать схему (без конспекта):

1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.2 Конспект:

2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

4. Итоги урока: оценки, вопросы, пояснения (3-5 минут).

Домашнее задание: (3-5 минут)

Новый ГОСТ для оформления документов.

https://law03.ru/society/article/gost-dlya-oformleniya-dokumentov

Оформить на листе формата А4 согласно требованиям ГОСТа

 

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Документы можно классифицировать по различным признакам. Наиболее употребительными из них являются:

1. По характеру информационных связей предприятия:

• внешние – нормативные документы вышестоящих органов (налоговой службы, органов соцзащиты), а также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций;
• внутренние – документы, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия.

1. По назначению в процессе управления:

• организационные – устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников;
• распорядительные – приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю», «Обязываю», «Решил»);
• документы по личному составу – документы устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. К ним относятся приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате;
• информационно-справочные – письма, справки, факсы, докладные за- писки, телефонограммы и т.д.

1. По направленности документопотока:

• входящие – поступившие от других организаций;
• исходящие – документы, которые отправляются другим организациям;
• внутренние – имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию для решения внутрипроизводственных задач.

1. По содержанию:

• первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные;
• сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

1. По типу носителя:

• бумажные;
• электронные – документы, выполненные с использованием прикладной программы и хранящиеся на машинном носителе.

1. По форме:

• индивидуальные – содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки);
• трафаретные – часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении;
• типовые – созданные для группы однородных предприятий.

1. По срокам исполнения:

• срочные – требующие исполнения в определенный срок,
• несрочные – для которых срок исполнения не установлен;

1. По виду оформления:

• подлинники – подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз;
• копии – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
• выписки – документы, содержащие сведения из того или иного раздела подлинника. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
• дубликаты – документы, выдаваемые в случае утери подлинного документа и имеющие одинаковую юридическую силу с подлинником.

1. По сложности:

• простые – посвящены одному вопросу;
• сложные – охватывают несколько вопросов.

1. По происхождению:

• служебные – затрагивают интересы предприятия;
• личные – касаются конкретного лица и являются именными.

 

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Все документы оформляются на бумаге формата А4 и А5, допускается также использование форматов А3 и А6.

Каждый документ, оформленный на бланке, должен иметь поля.

На практике левое поле устанавливают 35 мм для удобства переплета. Большая часть документов оформляется на бланках организаций.

Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенном для переменной информации.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на ПК. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаге. В действующем ГОСТе указан перечень из 29 реквизитов.

Наименование реквизита	Код реквизита
Государственный герб РФ
Герб субъекта РФ
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Код организации по ОКПО
Код формы документа по ОКУД
Наименование организации
Справочные данные об организации
Наименование вида документа
Дата документа (ограничительная отметка)
Регистрационный номер документа (ограничительная отметка)
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (ограничительная отметка)
Место составления или издания документа
Гриф ограничения доступа к документу
Адресат (ограничительная отметка)
Гриф утверждения документа
Резолюция
Заголовок к тексту (ограничительная отметка)
Отметка о контроле (ограничительная отметка)
Текст документа
Отметка о наличии приложения
Подпись
Гриф согласования документа
Визы согласования документа
Печать
Отметка о заверении копии
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка для автоматического поиска документа

 

Каждый реквизит имеет три части:

• заголовочную (содержит реквизиты, расположенные до текста), которая в свою очередь делится на левую и правую половины;
• основную (содержательную), содержит информацию по сути документа;
• оформляющую (содержит реквизиты, расположенные после текста)

Реквизиты бланка.

В зависимости от типа и назначения документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают его юридическую силу.

В эту группу входят следующие реквизиты:

Наименование организации должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования.

Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, и справочные данные об организации.

Сведения об организации. ГОСТ не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации, в их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о банковских реквизитах, о государственной регистрации, ИНН, адрес электронной почты и др.

Наименование вида документа указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т.д.) Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.

Дата документа обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является:

• дата подписания (для приказов, писем, факсов);
• дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
• дата события, которое зафиксировано на документе.

Дат на документе может быть несколько, основной считается дата подписания.

Дата оформляется арабскими цифрами, на нее отводится 10 знаков, восемь цифр и разграничительные точки.

Регистрационный номер документа – это условное цифровое или буквенно - цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов – это обычно порядковый номер, считая от начала года (календарного или учебного). Каждый вид документов имеет свою индексацию, которая разрабатывается на предприятии.

Реквизиты дата и регистрационный номер оформляются в одной строке документа и выравниваются по левому краю.

При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа, которые располагаются строкой ниже. Реквизит используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение и т.д.).

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа в правом верхнем углу.

Указом Президента установлены три степени секретности: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Использование этих грифов на документах, не содержащих государственной тайны, не допускается.

Перечень сведений конфиденциального характера установлен Указом Президента от 06.03.1997 г. Конкретное наименование грифов в нем не оговорено. Практически используются грифы «Для служебного пользования» (ДСП), «конфиденциально», «строго конфиденциально» и пометки типа «лично», «только адресату» и т.д.

Адресат располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресации документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Этот порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя предприятия или руководителей структурных подразделений.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, имя указывают обобщенно.

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не дол- жен содержать более 4-х адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Если более 4-х адресатов, то составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

• наименование адресата (название организации или ФИО);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта;
• название области, края, автономного округа;
• страна (для международных почтовых отправлений)
• почтовый индекс.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Резолюция содержит распоряжение руководителя относительно решения вопроса, изложенного в документе. Если в резолюции указаны несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания (без пометки «ответственный»).

Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адре- сат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?» или «чего (кого)?». На него отводится 10 см в левой половине заголовочной части и он должен занимать не более 2 строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа.

Короткие документы на формате А5 создаются без заголовка.

Отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», проставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту».

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения выполнения установленных сроков.

Существует два вида срока исполнения документа:

• типовой – срок исполнения документа, установленный нормативно- правовым актом;
• индивидуальный – срок исполнения, установленный распорядительным документом вышестоящей организации или указанный в резолюции руководителя.

Текст документа – основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с междустрочным полуторным интервалом (для формата А5 можно одинарный интервал). Отступ в 1 строке рекомендуется 1,25 см

Отметка о наличии приложения

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз.