Документальное оформление приемки материально-производственных запасов от поставщиков

Лекция 15.

Продолжительность: 8 часов

 

Тема 15. Учёт движения товарно-материальных ценностей.

Основные теоретические вопросы.

1. Учёт поступления товаров в аптеку. Оформление документов на поступивший товар. Порядок оформления требований -накладных на товар.

2. Учёт реализации товаров. Оплата счетов на товар.

3. Учёт тары, вспомогательных материалов, основных средств.

4. Первичные и накопительные документы по учёту товара и других учётных групп. Товарный отчёт. Отчёт аптеки за месяц.

 

Документальное оформление приемки материально-производственных запасов от поставщиков

Хозяйственные средства предприятия представлены не только внеоборотными активами (ОС, НМА и др.), но и оборотными средствами. В отличие от внеоборотных активов оборотные сред­ства используются в процессе производства или продажи одно­кратно. Частью оборотных средств являются материально-произ­водственные запасы (МПЗ). В аптеках к ним относятся товары, материалы, некоторые виды тары.

Методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации о МПЗ, находящихся в организации, установлены ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» от 09.06.2001 и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными прика­зом Минфина России от 28.12.01 № 119н (в ред. приказа Минфи­на России от 23.04.02 № 33н). Согласно этим документам в каче­стве материально-производственных запасов организациями при­нимаются следующие активы:

используемые в качестве сырья, материалов и т. п. при изготов­лении продукции, предназначенной для продажи (выполнении работ, оказании услуг);

предназначенные для продажи (товары);

используемые для управленческих нужд организации.

С точки зрения учетных единиц материально-производствен­ные запасы включают группы:

материалы;

готовая продукция (у предприятий-производителей);

товары (у торговых предприятий).

Материалы — вид запасов, к которому относятся: сырье (на­пример, заготавливаемое аптекой лекарственное растительное сы­рье); вспомогательные материалы, используемые для воздействия на сырье и основные материалы, для придания про­дукции определенных потребительских свойств (например, исполь­зуемые при изготовлении экстемпоральных лекарственных форм укупорочные материалы, этикетки и т.п.); топливо (например, бензин, используемый при эксплуатации служебных авто­машин); запасные части; строительные и прочие материалы (канцтовары, хозтовары и т.п.) и другие анало­гичные ценности.

Готовая продукция — часть МПЗ, предназначенных для прода­жи (конечный результат производственного цикла, активы, за­конченные обработкой (комплектацией), технические и качествен­ные характеристики которых соответствуют условиям договора или требованиям иных документов в случаях, установленных законо­дательством).

Товары — часть МПЗ, приобретенных или полученных от дру­гих юридических или физических лиц и предназначенных для про­дажи. Необходимыми предпосылками должного учета и действен­ного контроля за сохранностью МПЗ являются:

наличие должным образом оборудованных складских помеще­ний и материальных комнат;

размещение запасов в соответствии с требованиями, предъяв­ляемыми к их хранению;

установление порядка нормирования расхода отдельных групп запасов;

определение круга лиц, ответственных за приемку, хранение и отпуск МПЗ, а также за правильное и своевременное докумен­тальное оформление этих операций; заключение с этими лицами в установленном порядке договоров о материальной ответствен­ности;

наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных до­кументов, утверждаемого руководителем организации по согла­сованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений)).

Основными хозяйственными процессами, касающимися МПЗ, являются процессы снабжения и расхода.

Процесс снабжения. Подразумевает изучение спроса на товары и материалы, определение потребности, выбор поставщика, оформление договорных отношений, а также приемку товаров покупателем. Логическим продолжением процесса изучения спро­са, определения потребности и выбора поставщика является оформление договорных отношений между аптекой и поставщи­ком (заключение договора). Наиболее часто аптека заключает с поставщиками два вида договоров: договор купли-продажи; до­говор комиссии.

Содержание и существенные условия указанных видов догово­ров регламентированы ГК РФ.

Главой 30 ГК РФ предусмотрено, что по договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар)собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязу­ется принять этот товар и уплатить за него определенную денеж­ную сумму (цену). Условие договора купли-продажи о товаре счи­тается согласованным, если договор позволяет определить наиме­нование и количество товара. Кроме этого, при заключении договора сторонами обычно согласуются и фиксируются в нем:

– срок исполнения продавцом обязанности передать товар поку­пателю, требования к ассортименту и качеству товара;

– порядок и сроки оплаты товара;

– последствия нарушения договорных обязательств (штрафы, пени, неустойки и т.д.);

– порядок доставки товара и распределения транспортных рас­ходов между поставщиком и покупателем и др.

По договору комиссии (гл. 51 ГК РФ) одна сторона (комиссио­нер) обязуется по поручению другой стороны (комитента) за воз­награждение совершить одну или несколько сделок от своего име­ни, но за счет комитента. Существенным отличием договора ко­миссии от договора поставки является то, что при заключении договора комиссии вещи, поступившие к комиссионеру от коми­тента либо приобретенные им за счет комитента, остаются соб­ственностью комитента.

Договор комиссии может быть заключен на определенный срок или без указания срока его действия, с указанием или без указания территории его исполнения, с обязательством комитента не пре­доставлять третьим лицам право совершать в его интересах и за его счет сделки, совершение которых поручено комиссионеру, или без такого обязательства, с условиями или без условий относительно ассортимента товаров, являющихся предметом комиссии.

Принятое на себя поручение комиссионер обязан исполнить на наиболее выгодных для комитента условиях в соответствии с указаниями комитента, а при отсутствии в договоре комиссии таких указаний — в соответствии с обычаями делового оборота или иными обычно предъявляемыми требованиями. В случае, ког­да комиссионер совершил сделку на условиях более выгодных, чем те, которые были указаны комитентом, дополнительная вы­года делится между комитентом и комиссионером поровну, если иное не предусмотрено соглашением сторон.

По исполнении поручения комиссионер обязан представить комитенту отчет комиссионера и передать ему все полученное по договору комиссии. Комитент, имеющий возражения по отчету, должен сообщить о них комиссионеру в течение 30 дней со дня получения отчета, если соглашением сторон не установлен иной срок. В противном случае отчет при отсутствии иного соглашения считается принятым.

Комитент обязан уплатить комиссионеру вознаграждение, ого­вариваемое сторонами в договоре. Помимо уплаты комиссионного вознаграждения он обязан возместить комиссионеру израсхо­дованные им на исполнение комиссионного поручения суммы. При этом комиссионер не имеет права на возмещение расходов на хра­нение находящегося у него имущества комитента, если в законе или договоре комиссии не установлено иное.

Этапы изучения спроса, определения потребности, выбора поставщика и заключения договора важны для процесса снабже­ния, так как во многом определяют оптимальность запаса товара по величине и структуре. Однако на этих этапах изменений в со­ставе и источниках хозяйственных средств обычно не происходит и в бухгалтерском учете результаты данных этапов не отражаются. Первой операцией, связанной с изменением хозяйственных средств и отражаемой в бухгалтерском учете, является операция по приемке МПЗ от поставщика.

Условиями договора, заключаемого аптекой с поставщиком, могут быть предусмотрены различные варианты доставки МПЗ:

– с привлечением транспортной организации (железнодорожным, водным, аэро- или автомобильным транспортом);

– без привлечения транспортной организации (доставка транс­портом поставщика или самовывоз с его склада).

Учитывая это, местом получения товара от поставщика может быть:

– железнодорожная станция, водная станция, аэровокзал;

– аптека (доставка автомобильным транспортом поставщиком или транспортной организацией);

– склад поставщика (самовывоз).

Место получения товара аптекой определяет: объем контроля за поставленной продукцией непосредственно в месте его получения;

особенности документального оформления приемки и полно­мочий представителя покупателя.

При получении товаров вне организации у сотрудников, осу­ществляющих приемку товара, должна быть доверенность своей организации на право получения груза. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Порядок оформле­ния доверенности установлен п. 5 ст. 185 ГК РФ, которым, в част­ности, предусмотрено, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с при­ложением печати этой организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получе­ние или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой орга­низации. В доверенности обязательно должна быть указана дата еесовершения. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

Для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, от­пускаемых поставщиком, предназначена форма доверенности 7.1.

Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь обра­зец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия до­веренности на получение материальных ценностей, как правило, составляет 15 дней.

Доверенность, оформляемая бухгалтерией в одном экземпля­ре, выдается получателю под расписку на корешке доверенности, остающемся в аптеке в книге учета выданных доверенностей и позволяющем контролировать исполнение поручений лицами, которым была выдана доверенность. Выдача доверенностей ли­цам, не работающим в организации, не допускается.

Приемка груза осуществляется по количеству и качеству. Мето­ды проверки качества определяются ГОСТами на соответствую­щие товары. Порядок приемки продукции в настоящее время уста­навливается сторонами договора и обычаями делового оборота. При определении этих условий в договоре покупатель и поставщик могут руководствоваться процедурами приемки товара по количеству и качеству, утвержденными постановлениями Госарбитража при Совете Министров СССР, и изложенными в Инструкции о по­рядке приемки продукции производственно-технического назна­чения и товаров народного потребления по количеству № П-6 от 15.06.65 вред, от29.12.73 № 81, от 14.11.74№ 98, от23.06.75 № 115, с изм. от 22.10.1997); Инструкции о порядке приемки продукции производственно-тех­нического назначения и товаров народного потребления по каче­ству № П-7 (от 25.04.66 в ред. от 29.12.73 № 81, от 14.11.74 N 98, от 23.06.75 N 115) и рядом других.

Приемка МПЗ на железнодорожной станции, водной станции, на аэровокзале. Производится немедленно после получения уве­домления о прибытии груза (несвоевременное получение груза приводит к дополнительным расходам, в том числе штрафам, свя­занным с хранением груза на станции или аэровокзале). В месте получения товара приемка осуществляется по количеству мест и массе брутто на основании тех документов, оформление которых предусмотрено соответствующим транспортным уставом или ко­дексом (грузовой квитанции, железнодорожной накладной, ко­носамента и т.д.). В этом случае при приемке представитель аптеки обязан осмотреть груз и проверить:

– исправность тары, наличие на ней пломб отправителя и мар­кировки;

– соответствие наименования груза и транспортной маркировки на нем данным, указанным в транспортном документе;

– соблюдение установленных правил перевозки, обеспечиваю­щих предохранение груза от повреждения и порчи (укладка, тем­пературный режим и т.п.).

При отсутствии сопроводительных документов составляется Акт о фактическом наличии товаров, в котором указывается на отсут­ствие сопроводительных документов на груз.

При установлении несоответствий между фактически получен­ным грузом и данными сопроводительных документов представи­телем аптеки совместно с представителем транспортной органи­зации должен быть составлен Коммерческий акт, в котором отра­жаются установленные при приемке расхождения. Коммерческий акт в дальнейшем используется для предъявления претензии транс­портной организации.

Груз, принятый по количеству мест и весу брутто у транспорт­ной организации, по качеству и комплектности принимается не­посредственно в аптеке.

Приемка МПЗ при доставке автомобильным транспортом транс­портной организацией. Осуществляется на основании товарно-транспортной накладной (форма 1-Т) по количеству мест и массе брутто в порядке, аналогичном приемке на железнодорожной стан­ции, водной станции или в аэропорту. Товарно-транспортная на­кладная предназначена для учета движения товарно-материаль­ных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транс­портом и состоит из двух разделов:

– товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправите­лей и грузополучателей и служащего для списания товарно-мате­риальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя;

– транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотпра­вителя-заказчика автотранспорта с организацией-владельцем ав­тотранспорта, выполнившей перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителя или гру­зополучателя с организацией-владельцем автотранспорта за ока­занные им услуги по перевозке грузов.

Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех эк­земплярах:

первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей; второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручают­ся водителю; второй сдается водителем грузополучателю и пред­назначается для оприходования товарно-материальных ценно­стей у получателя груза; третий и четвертый экземпляры, заве­ренные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации-владельцу автотранспорта. Третий экзем­пляр, служащий основанием для расчетов, организация — владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и передает (высылает) плательщику—заказчику автотранспорта, а четвер­тый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Далее приемка в аптеке осуществляется по качеству и комп­лектности.

Приемка МПЗ в случае поставки его в аптеку непосредственно поставщиком. Осуществляется обычно на основании товарной на­кладной формы № ТОРГ-12 (форма 7.2) по количеству мест и массе брутто (значительно реже на основании счета-фактуры фор­мы 868а) либо формы № М-15 (материалы). При наличии доку­мента, подтверждающего количество товара (упаковочного ярлы­ка и т. п.), он также может быть использован при приемке. При установлении расхождений составляется акт или делается отметка на накладной. Затем производится приемка по качеству и комп­лектности в соответствии с условиями договора с поставщиком в оговоренные договором сроки.

Приемка МПЗ при поставке самовывозом. При ранее согласо­ванном условии договора осуществляется представителем поку­пателя на складе продавца на основании выписанной ему дове­ренности. При этом приемка обычно также осуществляется по количеству мест и массе брутто на основании товарной наклад­ной, затем в аптеке — по качеству и комплектности.

Товарными документами, на основании которых производит­ся приемка груза по комплектности и качеству, являются товар­ные накладные поставщика (для товаров — форма N ТОРГ-12, для материалов — форма № М-15). Кроме них, в соответствии с законодательством о ценообразовании и сертификации, поступа­ющие в аптеку лекарственные средства должны сопровождаться сертификатами качества, а в ряде случаев и протоколами согласо­вания цен. В соответствии с налоговым законодательством допол­нительно к перечисленным выше документам поставщик не по­зднее пяти дней со дня отгрузки товара обязан оформить покупа­телю специальный документ — счет-фактуру, составленный по форме, установленной налоговым законодательством.

Количество поступивших МПЗ при приемке в аптеке должно фиксироваться в тех же единицах, которые были указаны в доку­ментах поставщика. В случаях, когда во время фактического по­ступления груза сопроводительные документы отсутствуют, дол­жны быть приняты меры к их получению. Созданная приемная комиссия составляет:

– для поступающих товаров — Акт о приемке товара, поступив­шего без счета поставщика (форма NТОРГ-4);

– для поступающих материалов — Акт о приемке материалов (форма № М-7).

В случае обнаружения отклонений в количестве и качестве аптека обязана обеспечить сохранность непринятых грузов и предотвратить смешение их с однородными, принадлежащими аптеке. Для продол­жения приемки необходимо вызвать представителя поставщика. При выявлении несоответствия поставленного груза по количеству или качеству в адрес поставщика в течение 24 ч направляется уведомле­ние, которое должно содержать следующую информацию:

– наименование груза, дату и номер счета-фактуры или номер транспортного документа;

– время, на которое назначена приемка продукции по количе­ству или качеству и комплектности;

при отклонении в количестве — количество недо­стающего товара, характер недостачи (количество отдельных мест, внутритарная недостача, недостача в поврежденной таре и т.п.) и стоимость недостающего товара;

приотклонении по качеству и комплектно­сти — основные обнаруженные недостатки товара, количество товара ненадлежащего качества или некомплектной продукции(с истекшим сроком годности, фальсифицированные лекарствен­ные препараты и т.д.).

В случае неявки представителя поставщика (независимо от причины) членом комиссии по приемке товара может быть предста­витель другой организации или представитель общественной (проф­союзной) организации получателя, эксперт независимой органи­зации. С письменного согласия поставщика приемка может прово­диться в одностороннем порядке.

В случае участия в приемке представителя общественной орга­низации на его кандидатуру налагаются определенные ограниче­ния. С одной стороны, он должен быть компетентным в вопросах определения количества и качества подлежащих приемке това­ров, с другой, — не должен быть материально-ответственным лицом либо подчиненным ему, связанным с учетом, приемкой, хранением, отпуском материальных ценностей, юрисконсультом и претензионистом. Он также не может участвовать в приемке то­варов более двух раз в месяц. Для участия в приемке товара пред­ставитель должен иметь разовое удостоверение.

По результатам приемки товаров комиссией составляется в трех
экземплярах Акт об установленном расхождении в количестве и
качестве при приемке товара (форма № ТОРГ-2). Один экземпляр
остается у материально-ответственного лица, другие передаютсяв бухгалтерию и поставщику вместе с претензией. Если отклонения обнаружены при поставке материалов — основанием дляпредъявления претензии является составленный в аптеке Акт оприемке материалов (форма № М-7).

В случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями и т.д., при приемке товаров по качеству необходимо отобрать образцы (пробы) (например, при несоответствии указан­ной в товарной накладной крепости этилового спирта, проведе­ния качественного и количественного анализа и др.). Об отборе проб составляется акт в двух экземплярах, подписываемый всеми участниками комиссии.

В ряде случаев аптеке необходимо предъявить поставщику пре­тензию, обусловленную скрытыми недостатками товара. При об­наружении скрытых недостатков товаров, имеющих гарантий­ный срок (например, тонометры), который исчисляется с мо­мента их розничной продажи, акт составляется в момент обна­ружения недостатка независимо от времени получения товара. Если ненадлежащее качество товара выявлено покупателем после приобретения его в аптечной организации, то в адрес постав­щика должны быть направлены: заявление потребителя об обме­не товара и заключение аптечной организации с указанием из­готовителя (отправителя) товара и поставщика, цены товара, характера недостатков и причин их возникновения, времени продажи; документы, предусмотренные правилами обмена про­мышленных товаров, купленных в розничной торговой сети. На основании акта о порче, бое, ломе товарно-материальных цен­ностей (форма № ТОРГ-15) или внутриведомственной формы акта о порче товарно-материальных ценностей (№ А-2.18) со­ставляется претензия, которую отправляют заказным письмом, по телеграфу или передают поставщику иным способом, обес­печивающим фиксирование момента ее отправления или пере­дачи.

Принятый товар — продукция, предназначенная для дальней­шей перепродажи, регистрируется в документах первичного учета: оптовойфармацевтическойорганизацией — в Журнале учета поступающих грузов (форма № МХ-4), Парти­онной карте (форма № MX-10), Отчете о движении товарно-ма­териальных ценностей в местах хранения (форма N MX-20 или № МХ-20а);

розничной фармацевтической организацией— в приходной части товарного отчета (форма № ТОРГ-29 или фор­ма №А-2.28).

Товар, подлежащий предметно-количественному учету или имеющий ограниченный срок годности (до двух лет), в фарма­цевтических организациях дополнительно учитывается в Книге учета наркотических и других лекарственных средств, подлежа­щих предметно-количественному учету (форма № А-2.3) и в Стел­лажной карточке (форма № А-1.9).

Поступление товара от поставщика является основной, но не единственной приходной товарной операцией. Так, в розничной фармацевтической организации к этому виду хозяйственных опе­раций также относятся:

перевод в группу «товар» ценностей из других учетных групп; в этом случае должна быть оформлена Накладная на внут­реннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13) или, в случае перевода лекарственного растительного сырья, Акт на перевод в товар лекарственного растительного сырья (форма №А-1.6);

дооценка по лабораторно-фасовочным работам, а также взи­мание тарифа за изготовление экстемпоральных лекарственных форм и внутриаптечной заготовки, воды очищенной. Операция документируется Справкой о дооценке и уценке по лабораторно-фасовочным работам, реализации услуг (форма N A-2.8);

покупка аптечной посуды у населения (оформляется Ведомо­стью покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении (фор­ма № А-1.7);

оприходование экстемпоральных лекарственных форм, снятых с вертушки по истечении срока хранения, но годных к использо­ванию (этиловый спирт любой концентрации, мази и порошки заводского изготовления, расфасованные в аптечную упаковку без смешения и других технологических операций). Поступление цен­ностей документируется Актом о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма N ТОРГ-4);

переоценка товаров в сторону увеличения стоимости (оформ­ляется Актом о переоценке).

Перечисленные приходные товарные операции, как и поступ­ление товара от поставщика, отражаются в Товарном отчете мате­риально-ответственного лица.

При приемке материалов при соответствии их количества, ка­чества, ассортимента и комплектности условиям договора аптекой оформляется приходный ордер — форма М-4 (форма 7.3.). Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (накладной и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ор­дера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

Принятые материалы учитываются в натуральных и денежных измерителях в Карточке учета материалов (форма № М-17) и обо­ротных ведомостях (форма № М-20).