Документальное оформление расхода товаров и материалов

 

Процесс расхода товаров в аптеке можно разделить на две части: оптовая и/или розничная реализация (товарооборот); прочий документированный расход (или выбытия). При этом формула товарного баланса принимает вид:

 

О_н + П = Р + В + О_к,

 

_где о_н — остаток на начало периода; П — поступления за период; Р — реализация (оптовая и/или розничная) за период; В — выбы­тия за период; О_к — остаток на конец периода.

Оптовым товарооборотом является продажа товаров одной организацией другой организации для последующей перепродажи или потребления.

Розничный товарооборот включает продажу потребительских товаров населению для личного, семейного, домашнего использования, а также организациям (больницам, санаториям, детским садам, школам и др.), через которые осуществляется совместное потребление товаров.

Реализация товаров розничными аптечными организациями может быть разделена в соответствии с типом покупателя на два вида:

– реализация товаров конечным потребителям (населению), или розничный товарооборот;

– реализация товаров институциональным потребителям (орга­низациям), или оптовый товарооборот.

Тип покупателя влияет на документальное оформление опера­ций по реализации товаров.

Традиционно аптечным предприятием оперативный учет с ис­пользованием внутриведомственных форм первичной учетной документации ведется по составным частям каждого вида реали­зации (рис. 1). При этом используются натуральные (количе­ственные) и денежные измерители. Кроме этого, учет реализа­ции может быть организован в разрезе выделенных организаци­онных единиц (отделов — рецептурно-производственный, го­товых лекарственных форм, безрецептурного отпуска и др.); от­дельных ассортиментных групп (лекарственные пре­параты, предметы ухода за больными, лечебная косметика, оч­ковая оптика и др.).

 

Рис. 1. Структура розничной реализации аптечной организации

 

Реализация товаров конечным потребителям. Включает три со­ставные части: оборот по амбулаторной рецептуре, оборот по без­рецептурному отпуску и оборот мелкорозничной сети.

Оборот по амбулаторной рецептуре — особый вид продажи, величина которого определяется медицинскими работниками (про­межуточными потребителями лекарственных препаратов), выпи­савшими рецепт на экстемпоральную или готовую лекарственную форму.

При учете экстемпоральных лекарственных форм за единицу принимается одна рецептурная пропись независимо от числа вхо­дящих в нее ингредиентов и их количества.

Данные о количестве и стоимости экстемпоральных лекарствен­ных форм получают на основании записей в Рецептурном журна­ле (форма № А-2.1), который ведется аптечными организациями с небольшим объемом работы, или корешков квитанций на зака­занные лекарства (форма № А-2.2), а также данных контрольно-кассовой ленты.

Ежедневно в конце смены или рабочего дня рекомендуется переносить сведения о количестве и стоимости экстемпоральных лекарственных форм в Журнал учета рецептуры (форма № А-2.6), в том числе количество и сумму бесплатных и льготных рецептов.

Сумма отпуска включается в выручку рецептурно-производственного отдела и отражается в Кассовой книге и расходной ча­сти Товарного отчета материально-ответственного лица.

Готовые лекарственные формы (ГЛФ) ежедневно учитывают­ся по стоимости (только бесплатные и льготные учитываются ежед­невно и по количеству, и по стоимости). В случае автоматизиро­ванного учета движения товаров также появляется возможность ежедневного учета количества всех отпущенных ГЛФ. За одно готовое лекарственное средство промышленного производства при­нимают оригинальную единичную упаковку в готовом для отпус­ка населению виде. Сумма выручки фиксируется в Журнале учета рецептуры, Кассовой книге и расходной части Товарного отчета материально-ответственного лица.

Для количественного учета ГЛФ за любой период времени (чаще квартал) при отсутствии автоматизированных средств попредметного учета каждой реализованной ассортиментной позиции мож­но использовать условный расчетный метод, который заключается в том, что в течение пяти дней в начале периода и пяти дней в конце периода определяется количество и стоимость ГЛФ, отпу­щенных населению. С помощью этих данных рассчитывается сред­няя стоимость одной ГЛФ в изучаемом периоде. Получив из Жур­нала учета рецептуры стоимость готовых лекарственных средств за весь период, и зная среднюю стоимость первой ГЛФ, рассчиты­вается количество ГЛФ в этом периоде.

Пример. Используя условный расчетный метод (5 + 5) определено, что за 10 дней квартала отпущено 6000 ГЛФ на сумму 432000 р. Необходимо определить количество ГЛФ за квартал, если общая стоимость отпущен­ных готовых лекарственных препаратов составила 3888000 р.

Расчет:

определяем среднюю стоимость одной ГЛФ: 432000: 6000 = 72 р.

рассчитываем общее количество ГЛФ, отпущенных за квартал: 3888000: 72 = 54000 ед.

При учете бесплатных и льготных рецептов дополнительно к названным первичным документам по экстемпоральным и гото­вым лекарственным формам составляется Сводный реестр, на основе которого аптечная организация, осуществившая отпуск товаров декретированным группам населения на бесплатных и льготных условиях, выписывает счет для оплаты лекарственных препаратов. К счету прилагается первый экземпляр Сводного рее­стра и первые экземпляры рецептов формы № 148-1/у-88. Счета регистрируются в Реестре выписанных покупателям требований-накладных (счетов) (форма № А-2.22).

Оборот по безрецептурному отпуску учитывается в денежном измерителе. Величина оборота определяется по данным конт­рольно-кассовой ленты как выручка отдела безрецептурного от­пуска и фиксируется в Кассовой книге, а также расходной части Товарного отчета материально-ответственного лица.

Оборот мелкорозничной сети может учитываться как с исполь­зованием только денежного измерителя, так и с использованием денежного и натурального измерителей.

Отпуск товаров в мелкорозничную сеть (аптечные киоски и аптечные пункты I и II категории) проводится по требованиямнакладным, выписываемым заведующим аптечным киоском или пунктом.

Выручка мелкорозничной сети ежедневно сдается в кассу ап­теки, что оформляется приходным кассовым ордером и отража­ется в Кассовой книге.

Реализация товаров институциональным потребителям. Вклю­чает две составные части:

оборот по стационарной рецептуре, где, как и в обороте по амбулаторной рецептуре, выделяют лекарственные формы, изго­тавливаемые по требованиям лечебно-профилактических учреж­дений, и ГЛФ;

оборот по мелкооптовому отпуску, который включает весовой отпуск (ангро), т.е. отпуск в результате однократного отмерива­ния или отвешивания товара (без деления на дозы), а также про­чий отпуск готовых товаров аптечного ассортимента.

К основным документам оперативного учета реализации това­ров институциональным потребителям относятся:

Журнал учета оптового отпуска и расчетов с покупателями (форма № А-2.19), в котором каждому покупателю открывается отдельный лицевой счет и отражаются взаиморасчеты с ним;

накладная-требование (форма № А-2.20), которая одновременно выполняет функции заказа покупателя и накладной на отпуск;

счет — документ, предъявляемый покупателю или плательщику для оплаты отпущенных медикаментов;

Реестр выписанных покупателям требований-накладных (сче­тов) (форма № А-2.22) служит для регистрации выставленных счетов;

Оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей и про­чим расчетам (форма № АП-23) служит для ежемесячной выверки взаиморасчетов между аптекой и потребителями-организациями;

Товарный отчет материально-ответственного лица.

Приоритетный измеритель этого вида реализации — денежный.

Количество стационарной рецептуры (для определения обще­го числа лекарственных препаратов, отпущенных по рецептам) рассчитывают, приравнивая стоимость одного амбулаторного ре­цепта к стоимости одного стационарного рецепта по экстемпо­ральным и готовым лекарственным формам соответственно (услов­ный расчетный метод).

Пример. Необходимо рассчитать общий количественный показатель рецептуры аптеки за квартал, если известно, что амбулаторным больным отпущено экстемпорально изготовленных лекарств на сумму 92160 р. (2880 ед.), ГЛФ — на сумму 3888000 р. (54000 ед.). Согласно данным Журнала учета оптового отпуска и расчетов с покупателями прикреп­ленным стационарам (одна больница и одна клиника) реализовано экстемпоральных лекарственных форм на сумму 32800 р., ГЛФ на сумму 1167840 р.

Расчет:

1) определяем среднюю стоимость одной экстемпоральной лекарственной формы по амбулаторному отпуску:92 160 р.: 2880 ед. = 32 р.;

2) рассчитываем среднюю стоимость одной ГЛФ по амбулаторному
отпуску:3888000: 54000 = 72 р.

Условно приравниваем среднюю стоимость амбулаторной рецептуры к средней стоимости стационарной рецептуры;

3) рассчитываем количество экстемпоральных лекарственных форм
по стационарному отпуску:32800 р.:32 р. = 1025 ед.;

4) рассчитываем количество ГЛФ по стационарной рецептуре:
1167 840 р.: 72 р. = 16 220 ед.;

5) определяем общий количественный показатель рецептуры аптеки
за квартал:2880 + 54000 + 1025 + 16220 = 74125 ед.

Как указывалось ранее, к расходу товаров кроме реализации относится прочий документированный расход (или выбытия), кото­рый включает:

1. расход медицинских товаров на хозяйственные нужды;

2. расход медицинских товаров для оказания первой медицин­ской помощи;

3. товарные потери (недостача, выявленная при инвентариза­ции; бой, порча лекарственных препаратов, в том числе по исте­чении срока годности);

4. изъятие лекарств на анализ в контрольно-аналитическую лабораторию;

5. переоценка товаров в сторону уменьшения цен;

6. уценка по лабораторно-фасовочным работам.

Процедура учета прочего документированного расхода товароввключает:

предварительный и текущий контроль расхода;

регистрацию текущего расхода во внутриведомственных учет­ных документах (расход по п. 1 в Журнале учета расхода медицин­ских товаров на хозяйственные нужды, форма № А-2.13; по п. 2 в Журнале учета медицинских товаров, израсходованных для оказа­ния первой медицинской помощи, форма № А-2.15; по п. 6 в Жур­нале учета лабораторных и фасовочных работ, форма № А-2.7);

списание расхода по Справкам (пп. 2, 6 — Справка об исполь­зовании товаров для оказания первой медицинской помощи, форма № А-2.16 и Справка о дооценке и уценке по лабораторно-фасо­вочным работам, реализации услуг, форма № А-2.8), по Актам или сличительным ведомостям (прочий документированный рас­ход по п. 1 — Акт о списании средств на хозяйственные нужды, форма № А-2.14; п. 3 — Акт о порче товарно-материальныхценностей, форма № А-2.18; Сличительная ведомость результа­нт инвентаризации товарно-материальных ценностей — форма N» И НВ-19; п. 4 — Акт об изъятии лекарств на анализ; п. 5 — Акт о переоценке товаров, форма № А-2.12).

Отпуск материалов. Осуществляется для выполнения работ, оказания услуг, а также для управленческих нужд организации на основании требований-накладных в пределах норм, установлен­ных в организации. При продаже материалов оформляется Наклад­ная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

Кроме того, отпуск материалов может оформляться путем за­писи непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются.

При порче материалов, в случае форс-мажорных обстоятельств (стихийное бедствие, авария, пожар и др.), при истечении сро­ков хранения списание материалов производится по Акту на спи­сание материалов. Акт утверждается руководителем организации или лицом, им уполномоченным.

Отчетность о движении МПЗ. Одним из принципов учета МПЗ является составление материально-ответственными лицами отчет­ности о наличии и движении товаров. К формам оперативной от­четности оптового фармацевтического предприятия относятся Отчет о движении товарно-материальных ценностей формы № МХ-20 и МХ-20а, а аптечной организации — Товарный отчет формы № ТОРГ-29 или ведомственная форма № А-2.28, уни­фицированная форма Товарный журнал работника мелкорознич­ной торговли № ТОРГ-23 или внутриведомственный Товарный отчет (мелкорозничной сети) формы № А-2.26. Отчетные формы состоят из двух частей: адресной и предметной.

В адресной части товарного отчета указываются:

наименование предприятия и структурной единицы (отдел);

фамилия и инициалы материально-ответственного лица;

номер отчета;

период, за который составляется товарный отчет.

Предметная часть товарного отчета раскрывает структуру то­варного баланса:

О_н + П = Р + О_к,

где О_н — остаток товаров на начало отчетного периода; П — по­ступление товаров за отчетный период; Р — расход товаров за от­четный период; О_к — остаток товаров на конец отчетного периода.

Форма отчета N МХ-20 составляется при ведении учета товар­но-материальных ценностей на складе по наименованиям, ассор­тименту и количеству, а форма № MX-20а — при организации учета по отдельным партиям (внутри ассортимента) товарно-ма­териальных ценностей. В учете под партией понимается однород­ный товар, поступивший по одному транспортному документу.

Допускается считать одной партией: товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном ваго­не и др.), независимо от количества транспортных документов; а также товары одного наименования, поступившие одновремен­но по нескольким транспортным документам одного поставщи­ка, без расхождений по количеству и качеству.

При заполнении отчетов данные об остатках товаров на на­чало отчетного периода берут из предыдущего отчета по строке «Остаток на конец отчетного периода» или инвентаризацион­ной описи, если отчет составляют после проведения инвента­ризации.

В приходной части отчета материально-ответственного лица (фор­ма 7.5) отражаются рассмотренные нами ранее приходные товар­ные операции. Записи об операциях вносятся на основании пер­вичных документов, которыми были оформлены эти товарные операции.

В расходной части отчета записывают расходные товарные опе­рации на основании соответствующих первичных документов.

После этого определяют остаток товаров на конец отчетного периода: О_к = О_н + П + Р.

Таким же образом в ведомственной форме товарного отчетарозничной аптечной организации отражаются остатки и движение тары, вспомогательных материалов, лекарственного растительного сырья, топлива. Оборотной стороной данного отчетногодокумента является Отчет о движении тары в натуральных и денежных измерителях.

Унифицированная форма товарного отчета ТОРГ-29 содержит сведения только о движении товаров и тары в денежном измерителе. В формах отчета оптовой фармацевтической органи­зации предусмотрено предоставление сведений о движении то­варно-материальных ценностей в натуральном и денежном изме­рителях.

Движение товаров согласно ведомственной форме показывает­ся в двух ценах — оптовой и розничной, тогда как типовые фор­мы предусматривают отражение товара по одному из выбранных видов цен (цена покупки или продажи).

Периодичность составления товарного отчета зависит от объе­мов и интенсивности деятельности фармацевтической органи­зации. Так, обязательными сроками оперативной отчетности являются 10 дней для аптечных киосков, месяц для всех остальных.

Отчет составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр вме­сте со всеми приходными и расходными документами, общее число которых указывается в отчете, передается в бухгалтерию под рас­писку счетного работника на втором экземпляре, который оста­ется у материально-ответственного лица. Все приходные и расход ные документы, на основании которых составляются отчеты, следует располагать в хронологическом порядке.

Нумерация отчетов проводится с начала каждого года с первого номера по каждому материально-ответственному лицу.

При обнаружении ошибки в отчете бухгалтер делает соответ­ствующие исправления, которые должны быть подтверждены ма­териально-ответственным лицом. Исправления переносятся на второй экземпляр отчета.

При учете товаров по покупным ценам, при ведении партион­ного учета (что характерно для оптовых фармацевтических пред­приятий) рекомендуется вместо отчета составлять сопроводитель­ные реестры сдачи документов (форма № ТОРГ-31), которые при­меняются для регистрации приходных и расходных документов за отчетный период.