Неформальная организация — это возникающее стихийно (а не целенаправленно) сообщество людей, которые регулярно взаимодействуют друг с другом для достижения определенных целей. Отношения между членами такой группы формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов и интересов. Общие характеристики организаций прослеживаются и в неформальной структуре. Но в то же время, есть и специфические:
1) социальный контроль. Неформальные организации осуществляют социальный контроль за своими членами. Сначала устанавливаются нормы — групповые эталоны приемлемого и неприемлемого поведения. Чтобы быть принятым неформальной организацией и занять в ней соответствующее положение, каждая личность должна принять и соблюдать эти нормы. Естественно, тех, кто эти нормы нарушает, ждет отчуждение;
2) сопротивление переменам. В неформальных организациях всегда наблюдается тенденция к сопротивлению переменам. В переменах люди усматривают угрозу существованию организации, удовлетворению нужд, общих интересов.
Сопротивление можно ослабить, приглашая подчиненных к обсуждению совместных проблем и к принятию решений;
3) неформальные лидеры. В отличие от формальных лидеров, которые имеют полномочия, определяемые их положением в служебной иерархии, неформальные лидеры определяются признанием группы. Сфера его влияния может выходить за административные рамки формальной организации. В его задачи входит помогать группе в достижении ее целей, поддерживать и укреплять ее.
Причины существования неформальных организаций заключаются в удовлетворении потребностей людей в социальных контактах, в защите, в получении информации и т. д.
Чем хуже удовлетворяет эти потребности формальная организация, тем больше эту функцию на себя берет неформальная и тем значимее становится ее роль.
Процесс развития неформальных групп и причины, по которым люди в них вступают, способствуют образованию в группах как позитивных, так и негативных характеристик, оказывающих влияние на деятельность организации в целом.
К числу негативных характеристик неформальных групп относят:
— противоречивые цели;
— ограничение интенсивности и результата;
— конформизм;
— сопротивление изменениям;
— негативные социальные нормы;
— жесткий социальный контроль;
— оппозицию неформального лидера (группы) формальному руководителю (группе).
Преимуществами функционирования неформальных групп являются:
— повышение эффективности деятельности системы в целом;
— облегчение нагрузки на менеджмент;
— обеспечение безопасного выхода эмоций работников;
— улучшение коммуникаций;
— позитивные социальные нормы (коллективизм, творчество, взаимопомощь) и разумный социальный контроль.
Таким образом, неформальная организация может способствовать работе формальной или мешать ей, а задачей менеджера является направление ее активности на формирование и достижение общих целей.
Не находя способов эффективного взаимодействия с неформальными организациями или пытаясь подавить их, руководители часто упускают потенциальные выгоды. В любом случае независимо от того, является ли неформальная организация вредной или полезной, она существует и с ней нужно считаться. Даже если руководство и разрушит какую-то группу, на ее месте обязательно возникнет другая, у которой, возможно, сложится заведомо отрицательное отношение к руководству. Сегодняшние теоретики считают, что неформальная организация может помочь формальной организации в достижении ее целей.
Современные ученые считают, что неформальная группа обеспечит пользу формальной организации при осуществлении следующих действий:
• признать существование неформальной группы и осознать, что ее уничтожение снизит эффективность формальной организации;
• выслушивать мнение членов и лидеров неформальных групп, поощрять тех, кто способствует достижению целей организации;
• прогнозировать возможное отрицательное воздействие изменений в организации на неформальную группу;
• привлекать членов и лидеров неформальной группы к процессу принятия решений с целью ослабления сопротивления переменам;
• формировать эффективную систему коммуникаций, препятствующую распространению слухов.
Неформальные группы играют существенную роль в динамике поведения сотрудников. Основное отличие функционирования неформальных групп в организации в том, что у них отсутствуют официально предписанные цели и отношения. Формальные и неформальные группы существуют параллельно. Однако неформальная структура складывается гораздо медленнее формальной, так как определяется взаимными выборами участников группы. В каждой неформальной группе формируются определенные нормы поведения, происходит распределение ролей и складывается структура межличностных отношений.
Одна из первых попыток систематизации ролей была предпринята Т. Парсонсом. Он считал, что любая роль описывается пятью основными характеристиками:
• эмоциональной — одни роли требуют эмоциональной сдержанности, другие — раскованности;
• способом получения — одни предписываются, другие завоевываются;
• масштабом — часть ролей сформулирована и строго ограниченна, другая — размыта;
• формализацией — действие в строго установленных правилах либо произвольно;
• мотивацией — на личную прибыль, общее благо и т. п. Любая роль характеризуется некоторым набором этих пяти свойств.
Современные исследователи выделяют различные классификации ролей для создания нормально работающей группы. Можно охарактеризовать три типа неформальных ролей сотрудников: творческие, коммуникационные и поведенческие.
1. Творческие роли.
Генератор идей выдвигает принципиальные идеи. Выделяет ключевые проблемы, предлагает альтернативные решения, определяет пути и средства реализации идей.
Капиллятор идей доводит идеи до прикладных решений. Обладает способностью соединения разных идей, разрабатывает технологии использования идей на практике.
Эрудит — носитель энциклопедических сведений по широкому кругу проблем.
Эксперт обладает способностью оценить целесообразность идеи, дать правильный совет по ходу обсуждения.
Энтузиаст личным примером и обаянием заражает группу верой в успех общего дела, побуждает других работать добросовестно.
Критик подвергает критическому анализу работу группы, дает критическую и часто негативную оценку выдвигаемым идеям.
Организатор увязывает в процессе работы деятельность отдельных нленов группы с позиций достижения конечной цели.
2. Коммуникационные роли.
Лидер — человек, обладающий в группе высоким личным и профессиональным авторитетом, оказывающим влияние на поведение группы в целом и отдельных ее членов.
Делопроизводитель выполняет важную рутинную работу по фиксации идей, справок и мнений.
Связной связывает на неформальной личностной основе членов групп, иногда конфликтующих между собой. Обеспечивает внешние взаимосвязи группы.
«Сторож» распределяет и контролирует потоки информации, оценивает важность или второстепенность сообщений, доводит их до лидера.
Координатор осуществляет увязку действий отдельных членов группы с точки зрения достижений конечной цели в контакте с лидером.
Проводник — человек, хорошо знающий географию и историю района, структуру организации и обеспечивающий связь группы с внешней средой.
3. Поведенческие роли.
Оптимист всегда уверен в успехе общего дела, находит пути выхода из кризисных ситуаций, заражает своим позитивным поведением членов группы.
Нигилист всегда не уверен в успехе общего дела, имеет критическую точку зрения, чаще всего отличную от общепринятой.
Конформист следует общепринятым нормам поведения, пассивно соглашается с решением группы, представляя «молчаливое» большинство.
Догматик упорно держится известных норм, стоит до последнего на своем мнении, не соглашаясь с рациональным решением группы.
Комментатор фиксирует и комментирует события, происходящие в жизни людей, в мире, на работе, в спорте и в быту.
Кляузник собирает негативную информацию и способствует распространению слухов, часто непроверенных, ложных. Во всем видит личную обиду, готов писать жалобы во все инстанции.
Ученые пришли к выводу, что группа, в которой есть исполнители всех ролей, будет эффективно работать над выполнением любого задания. Также была выявлена зависимость эффективности группы от баланса ролей. Состав группы должен соответствовать заданию, для выполнения которого она создана. Но не во всех группах может наблюдаться полный состав ролей, и не все члены группы полностью могут реализовать свою роль. Поэтому членам команды рекомендовано осваивать навыки работы еще, как минимум, одной дополнительной роли, чтобы группа имела возможность эффективно достичь поставленной цели.
Любая неформальная группа имеет определенную структуру, систему межличностных отношений, согласно которой каждый работник получает свой социометрический статус в организации. Метод измерения отношений внутри группы по социальным критериям был предложен Д. Морено и называется социометрией. Социометрия — это метод, основанный на формулировке так называемых «лобовых вопросов»: с кем бы я хотел провести отпуск, у кого бы я спросил совета, кто мне нравится или не нравится в группе и т. д.
Как правило, предлагается два направления выбора в области совместного труда и в области отдыха.
Социометрический статус работника имеет определенные градации — от положительного через нулевой к отрицательному. Работники, получающие наибольшее количество положительных выборов, пользуются наибольшей популярностью, их именуют «звездами», далее следуют «предпочитаемые», затем «игнорируемые», а если работник не получил ни одного выбора, то его относят к категории «изолированного». При этом членов группы, получивших отрицательные выборы причисляют к «отвергаемым».
Данный метод позволяет также выявить наличие неформального лидера социальной общности, определить характер взаимоотношений между ним и формальным руководителем (если выполнение этих ролей не совпадает в одном лице), а также наличие микрогрупп и характер их взаимоотношений.
Любая группа в организации — это общность людей, каждый из которых в процессе общения может оказывать влияние на других членов группы и сам подвергаться влиянию других. При этом взаимовлияние может иметь как положительный, так и отрицательный характер. Часть изменений, порождаемых психологическим влиянием группы на личность или личности на группу, исчезает, как только человек выходит из сферы взаимодействия с группой, другие продолжают существовать и, при определенных условиях, превращаются в личностные черты или групповые нормы. Влияние личности на группу осуществляется через ее авторитет, определяемый как официальной, так и неофициальной властью.
Американский ученый А. Бандура, считает, что большинство демонстрируемых людьми форм поведения усвоены, осознано или бессознательно, под влиянием некоторого примера.
А. Бандура провел много исследований, показавших, что люди могут учиться у других. Менеджменту в организации следует учитывать, что процесс научения проходит в два этапа. На первом этапе человек наблюдает, как действуют другие, а затем формирует мысленную картину этого действия и его последствий. На втором этапе человек воспроизводит усвоенный образ действий, оценивает последствия, позитивные для него, основываясь на опыте, повторяет эту схему поведения и в дальнейшем. Учитывая это, руководитель может формировать желательные элементы поведения сотрудников, используя сложившуюся организационную культуру.