Разработка бюджета проекта

Бюджет проекта

Определения и назначение

Планирование проекта не ограничивается планированием сроков работ и времени участников. Важная составляющая плана управления проектом – это план расходов, необходимых для осуществления работ, а также определения необходимого объема финансирования. Оценка стоимости работ – это неотъемлемая часть планирования.

В лекции мы будем говорить об общих подходах к составлению бюджета проекта, не затрагивая вопросы оценки предполагаемого финансового результата продукта проекта (окупаемости), т.к. зачастую во многих организациях это выполняется вне рамок проекта и можно обратиться к различным общепринятым методам финансового управления.

В оценке стоимости проекта важную роль играют такие понятия, как себестоимость проекта, смета и бюджет проекта. Давайте разберемся, что они означают.

Себестоимость проекта — это выраженные в денежной форме затраты на производство и реализацию продукции, товаров, работ и услуг в рамках проекта.

Смета расходов проекта — это перечень расходов проекта, расписанных по статьям (по экономическим элементам). Смета составляется на конкретный объём работ с указанием только конечной даты их исполнения.

Иначе еще можно сказать, что смета — это документ, в котором содержатся ответы на вопросы, за что и сколько будем платить в проекте.

Бюджет проекта — это документ, совмещающий плановые доходы и расходы проекта и их взаимосвязь во времени.

Себестоимость проекта можно увидеть как в смете расходов, так и в затратной части бюджета проекта.

Таким образом, основные отличия бюджета от сметы:

1. Бюджет содержит разбивку по времени (по годам, кварталам, месяцам);

2. Бюджет позволяет контролировать деятельность конкретных ответственных лиц, а при помощи сметы отслеживается исполнение отдельных операций, предусмотренных проектом;

3. Бюджет представляет собою баланс затрат и доходов, а смета – это опись планируемых работ, их количество, стоимость и применяемое оборудование.

Бюджетирование проекта – процесс формирования проектного бюджета.

Бюджет проекта позволяет производить сверку, мониторинг и контроль использования денежных средств по ходу выполнения проекта. Он используется для планирования финансирования проекта и сравнения фактических затрат с плановыми затратами.

Бюджет может быть представлен в различном виде. Наиболее распространена форма его представления в виде таблицы. Иногда для наглядности используются гистограммы или круговые диаграммы.

Разработка бюджета проекта

Далее при оценке бюджета проекта условно все затраты поделим на основные и накладные. Основные затраты – затраты, которые мы можем рассчитать, основываясь на иерархической структуре работ. Накладные затраты – остальные затраты, например, зарплаты сотрудников, не принимающих непосредственное участие в проекте (бухгалтеры, уборщицы), повышение квалификации сотрудников и прочее. Ниже будем говорить именно об основных затратах, о тех, объем которых непосредственно зависят от работ в нашем проекте.

Обычно для оценки стоимости работ проекта используется метод «снизу-вверх». Такой подход предполагает наличие разработанной иерархической структуры работ: последовательно берем задачи из иерархической структуры работ и оцениваем их стоимость. Поднимаясь по структуре снизу вверх, суммируя, получаем итоговую стоимость проекта. Существует и другой подход, например, «Сверху-вниз», а также комбинация двух обозначенных методов.

Из чего же состоит стоимость работ?

Стоимость работы может рассматриваться как сумма стоимости выполнения работ и стоимости материалов, которые потребуются в ходе этого выполнения (см. рисунок ниже). Стоимость выполнения работ в свою очередь может складываться из стоимости труда (доли зарплаты) исполнителей и страховых взносов, стоимости единицы времени задействованного оборудования, амортизации оборудования и т.д.

Другими словами, в проекте можно выделить два основных типа ресурсов: трудовые и материальные. Сумма затрат на трудовые и на материальные ресурсы будет означать стоимость выполнения работы. В лекции, посвященной планированию проекта, уже говорили об отличиях между этими двумя типами ресурсов. Напомним.

Под трудовыми ресурсами понимаются не только человеческие ресурсы. Время – вот, что отличает трудовые ресурсы от материальных. К примеру, оборудование тоже может являться трудовым ресурсом, если вам нужно отслеживать количество часов, потраченных на задачу. Назначаете ли вы сотрудников на задачи или берете машину в аренду, выполнение задач зависит от того, когда такие ресурсы будут доступны, на какой срок они могут быть назначены и сколько они стоят в день или в час. 3D-принтер, арендованный на несколько часов – пример трудового ресурса. Тогда его стоимость будет равна стоимости аренды в час умноженного на количество использованных часов.

Материальные ресурсы – это такие ресурсы, которые потребляются в течение проекта. Они измеряются не количеством времени, а количеством единиц, к примеру, штуками, литрами, кубическими метрами или вагонами. Они могут повлиять на сроки выполнения задачи, только если вы должны ожидать, пока они станут доступными. Например, вы не можете начать шить костюмы, пока не доставят нужные рулоны ткани.

А как оценить стоимость работ?

В зависимости от вида проекта и требований по ведению финансового планирования могут применяться различные методы и способы оценки. Например, это могут быть такие подходы, как:

o параметрическая оценка: по объему работ, например, сколько кубических метров нужно выкопать,

o оценка по аналогам: сколько стоит выполнение аналогичных, схожих работ;

o экспертная оценка: собираются несколько экспертов предметной области и дают примерную оценку стоимости работы;

o оценка по предложениям поставщиков и проч.

Принципы оценивания стоимости в целом схожи с оценками времени выполнения работ по проекту.

Например, попробуем оценить простую задачу «Провести встречу с Заказчиком ». Исходные данные: в офисе Исполнителя в рабочее время, с кофе-брейком, длительностью 2 часа, из участников будет руководитель проекта (РП) и аналитик.

Тогда получим:

Стоимость задачи = Стоимость кофе и булочек (материальный ресурс) + Ставка РП * 2 часа (трудовой ресурс) + Ставка Аналитика * 2 часа (трудовой ресурс).

Другая задача – «Распечатать на 3D-принтере в Фаблабе прототип упаковки ». Исходные данные: будет печатать наш инженер в выходной день, выполнение всей задачи займет 4 часа, берем принтер в аренду на 2 часа, расходники закупаем на месте в Фаблабе.

Тогда получим:

Стоимость задачи = Стоимость расходных материалов для 3D-принтера (материальный ресурс) + Ставка за аренду 3D-принтера * 2 часа (трудовой ресурс) + Ставка сверхурочных Инженера * 4 часа (трудовой ресурс, выходной день).

В таблице показан один из вариантов расчета стоимости проекта. Предположим, вы планируете проект по разработке рекламного буклета компании, исходя из такой информации.

· По ИСР вы определили, что вам предстоит работать над проектом 100 часов, а вашей сотруднице — 50.

· Ваша ставка составляет 1000 руб. в час, ставка сотрудницы — 800 руб. в час.

· Вы должны приобрести бумагу для печатающего устройства на сумму 7000 руб.

· Ваши командировки к поставщикам обойдутся в 15000 руб.

· Вы установили, что плата субподрядчику за оформление брошюры составит 5000 руб.

· Общий коэффициент накладных расходов для вашей организации равен 30 %.

Таблица. Стоимость проекта по разработке рекламного буклета компании

*ФОТ – фонд оплаты труда.

Для составления бюджета проекта указанные выше расходы и предполагаемые доходы распределяются уже во времени. Доходная часть бюджета показывает в том числе возможные источники получения финансирования: гранты, инвестиции и т.п.

Ниже показано, как могут выглядеть затраты в программе Gantter с учетом ИСР и назначенных трудовых и материальных ресурсов.