Инвентаризация — это способ выявления фактического наличия средств предприятия на определенную дату и сверка полученных данных с данными бухгалтерского учета.
Инвентаризация
| Средство контроля | Способ регистрации фактов которые не были учтены (естественная убыль, хищение, ошибки в учете) |
Данные инвентаризации используются для уточнения и корректировки бухгалтерских записей. Инвентаризация проводится по месту нахождения имущества и по каждому м.о.л.
М.о.л. это лица, которым в силу их должностных обязанностей доверена работа с материальными ценностями. Они отвечают за сохранность материальных ценностей
Основными целями инвентаризации являются
Ø установление фактического наличия средств в целом и в разрезе ответственных за их сохранность лиц;
Ø наличие неполноценного и ненужного имущества;
Ø сохранность материальных ценностей и денежных средств;
Ø соблюдение утвержденных продажных цен на товары;
Ø устранение недостатков в организации первичного и бухгалтерского учета;
Ø выявление потерь, не отраженных в течение периода;
Ø выявление причин, вызывающих расхождения фактического наличия средств с данными бухгалтерского учета.
Число инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения устанавливаются каждым предприятием самостоятельно, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Такими случаями являются:
Ä передача имущества в аренду, выкуп, продажа
Ä составление годовой отчетности
Ä смена м.о.л.
Ä при коллективной ответственности лиц:
а) при выбытии из коллектива более 50% его членов
б) при смене руководителя коллектива
в) по требованию одного или нескольких членов коллектива
Ä выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества
Ä в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями
Ä при реорганизации или ликвидации организации
Ä требования правоохранительных и контролирующих органов
Ä в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Виды инвентаризации
| Полная Частичная Выборочная | Плановая Внеплановая (при хищении, пожаре…) |
Порядок проведения инвентаризации
Для проведения инвентаризации создаётся комиссия. Члены комиссии назначаются приказом руководителя. Приказ предъявляется м.о.л. как основание для проведения инвентаризации. Если хотя бы один из членов комиссии отсутствует, то результаты такой инвентаризации признаются недействительными.
Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо передает председателю комиссии последние документы о движении товарно-материальных ценностей, товарные и материальные отчеты, которые на момент инвентаризации не переданы в бухгалтерию.
Затем м.о.л. дает расписку, предусмотренную формами инвентаризационных описей.
Инвентаризационные описи составляются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр пишет член комиссии, а другой — м.о.л.. Присутствие м.о.л. при инвентаризации обязательно. Не допускается делать записи со слов м.о.л.
Комиссия заполняет обязательные реквизиты описи и приступает к определению фактического наличия товарно-материальных ценностей.
Если товары, находящиеся на ответственности одного м.о.л., находятся в разных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опломбируют, и комиссия переходит в следующее помещение.
Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе комиссии опечатываются. А на пересчитанные товары по месту их хранения заполняется инвентаризационный ярлык. Во время перерывов в работе комиссии описи хранятся в закрытом помещении, в котором проводится инвентаризация.
Если во время проведения инвентаризации на склад поступают товары, то м.о.л. принимают их в присутствии членов инвентаризационной комиссии и отражают их в товарном отчете после проведения инвентаризации. Эти товары заносят в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».
Отпуск товаров во время проведения инвентаризации не допускается, кроме случаев длительного проведения инвентаризации и наличия письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера. При этом отпуск товара производится только в присутствии членов комиссии и составляется опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Отпуск товара отражается м.о.л. в товарном отчете, составленном после инвентаризации.
При инвентаризации тары составляют две описи: на заполненную и порожнюю.
Товары, имеющие предреализационные отходы записываются с пометками «очищены» или «не очищены» (масса нетто, масса брутто).
После окончания инвентаризации с м.о.л. берут вторую расписку, инвентаризационную опись подписывают члены комиссии и передают в бухгалтерию, где выводят результаты инвентаризации.
Естественная убыль списывается за счет издержек обращения, сверх неё – за счет виновных лиц, а если они не установлены, то за счет организации. Излишки зачисляются на соответствующий счет, с последующим выяснением причин их возникновения и виновных лиц.
Перекрытие недостачи одних товаров излишками других не допускается, кроме пересортицы (в отношении материальных ценностей одного наименования у одного м.о.л. за один период). При этом у м.о.л. берется объяснительная с указанием причин возникновения пересортицы.
Если по результатам инвентаризации обнаружены расхождения между фактическим наличием товарно-материальных ценностей и остатками по данным бухгалтерского учета, то составляется сличительная ведомость. Она составляется бухгалтерией.
Комиссия проверяет сличительную ведомость. В протоколе фиксируют свои заключения, предложения, причины недостачи (излишков), виновных лиц и какие меры надо принять. Эти данные передаются на рассмотрение руководителю и он принимает но ним решение.
Для корректировки остатка по результатам инвентаризации составляется дополнительный товарный отчет.
Пример
На основании приказа № 46 от 30.09.09 руководителя ООО «Лето» 01.10.09 была проведена инвентаризация товаров на складе № 5, находившиеся в собственности организации. М.о.л. – кладовщик Петрова Н.А.
Инвентаризацию проводила комиссия в составе: председатель – экономист Андреева О.Ю., члены комиссии – товаровед Сергеева В.П., бухгалтер Гришкевич А.Д., продавец Генкина Е.Н.
В ходе инвентаризации были получены данные: на складе находилось 9 наборов ключей по цене 830 р., 4 дрели по цене 1200 р., 8 наборов отверток по цене 650 р.
По данным бухгалтерского учета должно быть наборов ключей 10 шт., дрели 4 шт., наборов отверток 9 шт.
Опись проверила на следующий день главный бухгалтер Агафонова М.Н.
Задание: составить инвентаризационную опись №15 и инвентаризационно-сличительную ведомость № 3.