Классификация документов. Способы документирования. Юридическая сила документа.

Понятие информации. Требования, предъявляемые к управленческой информации. Роль документа в управлении, его функции.

«Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления»

В федеральных органах власти и управления, в учре­ждениях, организациях и на обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами.

Требования, предъявляемые к управленческой информации:

-достоверность

1.объективность

2.своевременность поступления (оперативность)-в условиях быстро меняющейся обстановки своевременность поступления информации о многом определяет успех дела.

3.системность сведений.

4.точность.

5.адресность.

6.доступность для восприятия человеком

7.целевая направленность (удовлетворение потребностей конкретных управляющих).

8.непрерывность-без постоянно поступающей информации невозможен процесс управления.

Документ-это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

ФУНКЦИИ

--Общие: информационная – любой документ создается для сохранения информации;

--коммуникативная – документ выступает в качестве средств связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между организациями;

--культурная – документ средств закрепления и передачи культурных традиций.

--управленческая – документ является инструментом управления (управленческие документы);

--правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений (заключительные и нормативные акты, документы представляемые в суд);

--функция исторического источника – документы выступают в качестве исторических сведений о развитии общества после того, как документа выполняют свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

Классификация документов. Способы документирования. Юридическая сила документа.

По назначению:--личные - создаются вне служеб. деят: личные дневники, мемуары,

--официальные:1-личные: а)создаются иными органами, но касаются одного человека-паспорт;б)автором документа явл.конкретное лицо, но относится к иным лица;2-служебные-автором явл.организация.

По подлинности или по стадии создания: --подлинник - первый, единственный экземпляр д-та оформленный, подписанный в соответствии с правилами оформления,обладает юрид.силой;

--копия(пока не заверена, юрид.силу не имеет)-документ, повторяющий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их

--дубликат - повторный экземпляр подлинника д-та, оформленный в случае его утраты.

--Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

--Беловой документ-это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

--подлинник

--По срокам хранения:краткосрочные-до10л;долгосрочные-бол10л;постоянные-бол75л.

--По отношению аппарата управления:входящие,исходящие,внутренние.

--По сложности:простые(один вопрос)-приказ,сложные(изложение нескольких вопросов)-протокол.

---По способу документирования:

-Текстовое документирование

- Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства

-Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

-Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

-Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

-Документы на машинных носителях

-Материальные носители информации

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

-соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

-издавать документы только в пределах своей компетен­ции;

-соблюдать действующие в определенное время общегосудар­ственные правила составления и оформления документов.