К этим документам предъявляются следующие требования:
1.3.1. Документы изготавливаются на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств электронной вычислительной техники. Отдельные внутренние документы пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
Проекты документов, подготовленные к печатанию на пишущей машинке, должны быть написаны разборчиво синими, четными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены.
Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правильные карандашом.
При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилии, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.
1.3.2. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5 (148*210 мм).
1.3.3. Тексты документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочный интервал (межстрочным интервалом называется расстояние между основаниями смежных строк машинописного текста). Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.
1.3.4. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.
1.3.5. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «Адресат», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
1.3.6. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
1.3.7. Наименование вида документа, а также слова «СОГЛАСОВАНО», «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПОСТОНОВЛЯЕТ» печатаются прописными буквами. Слово «Примечание», «Приложение», «Основание» печатаются строчными буквами.
1.3.8. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите «Подпись» печатается с пробелом на уровне последней строки наименования должности.
1.3.9. Максимальная длина строки многочисленных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.
1.3.10. При печатании документов используется восемь стандартных положений табулятора (табулятором называется устройство, позволяющее останавливать каретку пишущей машинки в заданных положениях, в компьютерных текстовых редакторах имеется аналогичная функция):
0- от границы левого поля для печатания реквизитов «заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов «ПРИКАЗЫВАЮ», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРЕДЛАГАЮ»;
1- после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2- после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
3- после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4- после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;
5-после 40 печатных знаков для реквизитов «Гриф утверждения документа» и «Гриф ограничения доступа к документу»;
6- после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;
7- после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
1.3.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они располагаются на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положении табулятора.
1.3.12. Если в тексте документа имеются примечания или выделения в самостоятельный абзац ссылка на документ, по служивший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал.
1.3.13. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами и на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
1.3.14. Документы, поступающие в копировально-множительную службу для размножения на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком).
Тираж документов
При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до всех заинтересованных сторон, которых эти документы касаются.