Кейс-практикум № __
Задание: Перед Вами части должностной инструкции менеджера по персоналу одной из компаний.
Методические указания:
1. Соберите должностную инструкцию, расставив ее элементы в правильном порядке. Найдите те части, которые не относятся к должностной инструкции менеджера по персоналу.
2. Дайте оценку этой должностной инструкции. Какие у нее недостатки? Что необходимо изменить?
Исходные данные:
1 – ведение кадровой документации (приказы и распоряжения по личному составу, штатные расписания, трудовые соглашения, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка и пр. в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства);
– ведение учета фактического рабочего времени и отпусков сотрудников;
– перечень ведущейся и хранимой менеджером по персоналу документации отражен в Информационном регламенте компании и номенклатуре дел
2 Исходящая информация:
– данные по фактически отработанному рабочему времени сотрудников подразделения;
– предложения по поощрению/наказанию сотрудников подразделения в рамках выполнения Правил внутреннего распорядка и иных дисциплинарных документов и требований по компании;
– данные о сроках выхода на работу отобранных кандидатов и адаптационный план для них.
Совместная работа:
– по кадровому планированию, найму и расстановке персонала;
– планированию обучения персонала ОП;
– оценке персонала;
– мотивации персонала;
– другим вопросам управления персоналом
3 – изучение потребностей подразделений компании по обучению персонала;
– определение стратегии компании по выбору систем и форм обучения персонала;
– составление плана и бюджета обучения на основе потребностей структурных подразделений
4 Задачи:
– оптимизация организационной структуры компании, обеспечение взаимодействия между подразделениями в вопросах работы с персоналом;
– формирование и поддержание штата, отвечающего требованиям работы в компании, ее целям и задачам;
– осуществление профессиональной подготовки сотрудников;
– ведение кадровой документации
5 1) Управление персоналом:
6 Исходящая информация:
– данные на вновь принимаемых сотрудников (копия приказа о приеме на работу, полные паспортные данные, номер карточки пенсионного страхования, справка о зарплате с предыдущего места работы);
– табель учета рабочего времени сотрудников;
– приказы и иные документы, необходимые для утверждения главным бухгалтером и работы бухгалтерии (приказы на прием на работу, об отпусках, о переводе на другую должность, данные на увольняемых сотрудников и пр.);
– изменения в штатном расписании;
– договора (для согласования и утверждения);
– отчетность по расходам
7 1. Своевременный и качественный подбор и расстановка персонала, минимизация текучести кадров.
2. Соблюдение требований трудового законодательства и внутренних приказов и распоряжений, связанных с кадровой работой.
3. Выполнение всех приказов и распоряжений по компании, касающихся работы менеджера по персоналу.
4. Реализация всех функций службы персонала
8 – разработка и предоставление на утверждение президента Компании финансовых систем;
– проверка отчетов, предоставляемых функциональными подразделениями на соответствие сметам и планам, утвержденным на данный отчетный период;
– оценка эффективности инвестиционных проектов, их риск, целесообразность;
– визирование документов связанных с финансовой деятельностью Компании (планы, сметы, отчеты, договоры, приказы, распоряжения)
9 7. Взаимодействие с другими подразделениями и сторонними организациями
1) С отделом продаж
Входящая информация:
– копии распоряжений по подразделению, связанных с поощрением и наказанием сотрудников, издаваемые в рамках полномочий начальника отдела продаж;
– копии предложений по поощрению/наказанию сотрудников подразделения, направляемые на имя генерального директора;
– заявки по установленной форме на подбор/замену персонала
10 4. Специальные знания и навыки
Знание ситуации по рынку труда в соответствующей деятельности компании сфере бизнеса
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
_________________
(директор; должностное лицо,
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _________________
уполномоченное утверждать
Менеджера по персоналу _________________
–––––––––––––––––––
наименование должности должностную инструкцию)
_______ _________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.00 г.
12 5) Система мотивации и социальной защиты
13 6. Формы подачи/получения распоряжений
14 6) Документация и кадровое делопроизводство
15 4) Со складом
Входящая информация:
– копии распоряжений по подразделению, связанных с поощрением и наказанием сотрудников, издаваемые в рамках полномочий начальника склада;
– копии предложений по поощрению/наказанию сотрудников подразделения, направляемые на имя генерального директора;
– заявки по установленной форме на подбор/замену персонала;
– данные по реально отработанному рабочему времени сотрудников подразделения.
Исходящая информация:
– данные о сроках выхода на работу отобранных кандидатов и адаптационный план для них.
Совместная работа:
– по кадровому планированию, найму и расстановке персонала;
– оценке персонала;
– мотивации персонала;
– другим вопросам управления персоналом
16 7) С менеджером по социально-техническому развитию
Исходящая информация:
– по планам изменения штатной численности персонала компании
18 Входящая информация:
– копии распоряжений по подразделению, связанных с поощрением и наказанием сотрудников, издаваемые в рамках полномочий главного бухгалтера;
– копии предложений по поощрению/наказанию сотрудников подразделения, направляемые на имя генерального директора;
– заявки по установленной форме на подбор/замену персонала
19 Непосредственным руководителем является генеральный директор компании, контролирующий и направляющий деятельность менеджера по персоналу. Все вопросы, с которыми менеджер по персоналу сталкивается в своей работе и решение которых находится вне его компетенции, передаются на рассмотрение генеральному директору
20 4) Измерение эффективности работы сотрудников
21 Менеджер по персоналу является сотрудником прямого подчинения Генеральному директору, ставящему задачи и контролирующему деятельность сотрудника. Работа менеджера по персоналу регулируется требованиями действующего трудового законодательства, данными должностными инструкциями, а также приказами и распоряжениями по компании.
22 – разработка и проведение кадровой политики для реализации целей и задач работы компании;
– анализ и прогнозирование кадрового развития по направлениям деятельности фирмы и отдельных подразделений;
– проработка и ведение мотивационного и социального пакетов для сотрудников компании;
– подготовка и контроль соблюдения приказов, распоряжений и пр., связанных с процессом управления персоналом;
– исследования персонала в целях совершенствования работы компании;
– составление и ведение адаптационных планов по новым сотрудникам, контроль прохождения ими испытательного срока;
– разработка и корректировка штатного расписания по фирме
23 – следить за чистотой и порядком в офисе, контролировать исправность технических средств и оборудования, осуществляя с этой целью взаимодействие со службами арендодателя;
– производить закупку офисной мебели, оборудования, канцелярских и хозяйственных товаров;
– вести учет приобретенного имущества, оборудования и других материальных ценностей, расход материалов, контролировать их рациональное использование;
– проводить совместно с бухгалтерией ежегодную инвентаризацию основных средств;
– организовывать работу и контролировать работу уборщицы и работников столовой, вести учет их служебной загрузки
24 –готовить проекты приказов, регламентирующих внутреннюю деятельность компании;
– отслеживать и контролировать ведение внутреннего и внешнего документооборота;
– осуществлять подготовку совещаний и всех связанных с этим документов;
– вести протоколы совещаний с последующей их рассылкой всем участникам совещания и вести контроль за выполнением решений совещаний;
– осуществлять контроль за деятельностью секретариата;
– контролировать сдачу сотрудниками структурных подразделений компании документов для последующего архивирования;
– вести работу по переходу компании на безбумажный документооборот с последующим контролем работы последователей в режиме безбумажного документооборота;
– контролировать правильность работы секретариата с входящей и исходящей документацией в режиме безбумажного документооборота
25 8. Формы поощрения и наказания
26 5. Взаимодействие с вышестоящими руководителями
27 5) С отделом маркетинга
Совместная работа:
– по планированию и организации учебного процесса по продукции компании
28 2) Набор персонала
29 1. Общие положения
30 3) Обучение и развитие персонала
31 – проведение процедур оформления, перевода, увольнения сотрудников компании;
– ведение баз данных по сотрудникам
32 3. Права
33 – составление на предстоящий квартал консолидированного финансового плана (сметы) по прибыли и расходам в целом по Компании на основе планов реализации товаров и услуг, предоставляемых функциональными подразделениями Компании, включая зарубежные Представительства, со всеми необходимыми расчетами;
– доведение показателей утвержденного финансового плана (сметы) и вытекающих из него заданий, лимитов, норм и нормативов оборотных средств до функциональных подразделений Компании
34 Исходящая информация:
– смета планируемых расходов (на месяц, 3 месяца с ежемесячной корректировкой);
– договора со сторонними организациями;
– платежные документы.
Совместная работа:
– по разработке и коррекции системы мотивации персонала
35 3) С финансовым менеджером
Входящая информация:
– утвержденная смета расходов менеджера по персоналу (план по затратам на 3 месяца, включая затраты на поиск и подбор персонала, иные расходы, подлежит ежемесячной коррекции)
36 2. Должностные обязанности
37 – организация и реализация учебных курсов как самостоятельно, так и с помощью привлеченных специалистов в рамках утвержденного учебного плана;
– мониторинг персонала;
– оценка эффективности проведенного обучения, в том числе с помощью собеседований и аттестации
38 – участие в работе совещания при генеральном директоре;
– присутствие и работа на совещаниях, проводимых как в целом по компании, так и в рамках отдельных подразделений;
– участие в составлении сметы расходов компании по части мотивации, социальных программ, обучения и прочим вопросам, связанным с работой с персоналом;
– инициирование вопросов, связанных с реализацией в полном объеме функций работы с персоналом, перед руководством компании, их проработка, реализация и контроль их исполнения;
– расходование средств в рамках заявленной и утвержденной сметы расходов;
– контроль исполнения требований приказов и распоряжений по компании, связанных с управлением персоналом;
– использование делегированных генеральным директором прав приема, перестановок и увольнения сотрудников от его имени, иных делегированных полномочий
39 Целью работы менеджера по персоналу является организация оперативного и перспективного управления персоналом компании совместно с генеральным директором и руководителями структурных подразделений компании
40 – участие в разработке предложений по системе мотивации персонала компании;
– рекомендации по уровню зарплат в соответствии с ситуацией на рынке труда;
– разработка и реализация предложений по развитию социальной сферы;
– контроль за соблюдением утвержденных решений по мотивации персонала
41 Должностная инструкция разработана в соответствии с...
Руководитель структурного
подразделения __________ _____________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.00 г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
__________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.00
С инструкцией ознакомлен: ____________ __________ ______________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.00 г.
42 6) С референтом компании
Исходящая информация:
– кадровая статистика (2-е число каждого месяца);
– копии документов, необходимых для архива компании.
Совместная работа:
– по организации/коррекции документооборота и Регламентов компании в области работы с персоналом
43 8) Со сторонними организациями
в рамках выполнения функций менеджера по персоналу
44 К сотруднику принимаются меры поощрения и наказания, предусмотренные действующим трудовым законодательством, контрактом (трудовым соглашением), а также приказами и распоряжениями по компании
45 2) С бухгалтерией
46 1. Как правило, все распоряжения, касающиеся регулирования работы менеджера по персоналу, отдаются непосредственным руководителем в устной форме.
2. Сотрудник имеет право затребовать письменного подтверждения распоряжения руководителя.
3. Распоряжения, ведущие к существенным изменениям в системе работы компании или менеджера по персоналу, отдаются в письменной форме
47 – разработка и внедрение критериев оценки эффективности сотрудников компании совместно с руководителями структурных подразделений;
– разработка и проведение форм и процедур оценки и аттестации персонала;
– организация, координация и контроль проведения процедур оценки эффективности персонала
48 – описание вакансии (требования к кандидатам, анализ рынка труда, условия найма и пр.) совместно с ее заявителем, выработка метода подбора;
– выбор средств поиска персонала (рекрутинговые агентства, пресса и пр.), ведение работы с ними;
– помощь непосредственным руководителям-заявителям вакансий в подготовке к участию в собеседованиях с кандидатами (разработка вопросов, методика собеседования и пр.);
– проведение собеседований и тестирования кандидатов
49 9. Критерии эффективности и оценка работы менеджера по персоналу
В рамках данных критериев менеджер по персоналу компании несет персональную ответственность за свою работу
– осуществлять контроль за использованием мобильных телефонов, вести соответствующие журналы регистрации, осуществлять взаимодействие с бухгалтерией по вопросам своевременной оплаты за мобильную связь;
– контролировать ведение журналов прихода и ухода сотрудников и ухода сотрудников за пределы офиса в рабочее время;
– осуществлять контроль за выполнением сотрудниками правил внутреннего распорядка, составлять списки нарушителей установленных правил еженедельного распорядка