Все факты хозяйственной жизни, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет [24].
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они соответствуют требованиям, установленным ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (т.е. содержат все необходимые реквизиты и иные требования). В соответствии с данным законом обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1. Наименование документа;
2. Дата составления документа;
3. Наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. Содержание факта хозяйственной жизни;
5. Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. Наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
7. Подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц [28].
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни [22].
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Таким образом, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов
Все первичные учетные документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни по движению основных средств, составляются и подписываются членами комиссии, назначенной распоряжением (приказом) руководителя организации. В состав такой комиссии должно входить не менее трех человек. Как правило, в состав комиссии включают:
– первых должностных лиц организации (главного бухгалтера, главного инженера, главного механика, главного технолога, главного энергетика);
– должностных лиц тех подразделений, в которых находится (или куда передается) основное средство (руководителя или его заместителя, начальника или мастера смены, участка и т.п. механика, технолога, бухгалтера).
Если организация небольшая и должностей главных специалистов в штате не предусмотрено, то в комиссию включаются должностные лица и специалисты, которые фактически исполняют функции главных специалистов.
Могут издаваться как отдельные приказы о назначении комиссии в каждом конкретном случае, так и общий приказ, которым назначается единая комиссия контроля и документального оформления всех фактов хозяйственной жизни с основными средствами, осуществляемых организацией в течение определенного периода или же без ограничения по времени.
У каждого документа, которым оформляют факты хозяйственной жизни с основными средствами, должен быть порядковый номер. Нормативные документы никак не регламентируют порядок нумерации документов, поэтому организации сами устанавливают правила присвоения номеров. Систему нумерации необходимо создать так, чтобы при работе в ней было легко ориентироваться, не теряя время на поиск необходимого документа.
Для организации бухгалтерского учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту основных средств должен присваиваться при принятии их к бухгалтерскому учету соответствующий инвентарный номер.
Программы кодирования, идентификации и обработки данных документов должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных учетных документов.
Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера факта хозяйственной жизни, требований нормативных правовых актов и документов по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.
В рекомендательных целях формы первичных учетных документов для учета основных средств и краткие указания по их заполнению были утверждены постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 г. №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств». Унифицированные формы первичных учетных документов по учету основных средств представлены в таблице 5.
Таблица 5 – Формы первичной учетной документации по учету основных средств
| Этапы отражения в учете основных средств | Факты хозяйственной жизни с основными средствами | Соответствующие формы первичных документов |
| Поступление | Прием основных средств | ОС-1 «Акт о приеме-передаче основных средств (кроме зданий, сооружений)»; ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»; ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)» |
| Поступление оборудования | ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования» | |
| Монтаж оборудования | ОС-15 «Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж»; ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования» | |
| Эксплуатация | Учет наличия основных средств (при проведении инвентаризации) | ОС-6 «Инвентарная карточка учета объектов основных средств»; ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета основных средств»; ОС-6б «Инвентарная книга учета объектов основных средств» |
| Внутренние перемещения | ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств» | |
| Ремонт | ОС-3 «Акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств» | |
| Ликвидация основных средств | ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)»; ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств»; ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) | |
| Выбытие | Передача основных средств (по договорам купли-продажи, мены, договора дарения и т.п.) | ОС-1 «Акт о приеме-передаче основных средств (кроме зданий, сооружений)»; ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»; ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)» |
Согласно п.52 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, объекты недвижимости, права собственности, на которые не зарегистрированы в установленном законодательном порядке, принимаются к бухгалтерскому учету в качестве основных средств с выделением на отдельном субсчете к счету учета основных средств.
В соответствии с приказом Минфина России от 13.10.2003 г. №91н объект основных средств принимается к бухгалтерскому учету на основании утвержденного руководителем организации акта (накладной) приемки-передачи основных средств, который составляется на каждый отдельный инвентарный объект, а также документов, подтверждающих их государственную регистрацию в установленных законодательством случаях [38].
Общим актом (накладной) приемки-передачи основных средств может оформляться принятие к бухгалтерскому учету однотипных объектов одинаковой стоимости, принимаемых бухгалтерской службой к учету одновременно.
После оформления, акт о приеме-передаче основных средств передают в бухгалтерию организации. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи и др.).На основании данных документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств, после чего техническую документацию передают в технический или другой отделы организации[23].
Поступившее на склад оборудование для установки оформляют актом о приемке оборудования. В акте указывают наименование оборудования тип, марку, количество единиц, стоимость, обнаруженные дефекты. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами приемной комиссии. В случае невозможности произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад акт о приемке оборудования будет предварительным, составленным по наружному осмотру.
Передачу оборудования монтажным организациям оформляют актом приемки-передачи оборудования в монтаж с указанием в нем монтажной организации, наименования и стоимости переданного оборудования, его комплектности и выявленных при наружном осмотре оборудования дефектах. Акт подписывают представители заказчика и монтажной организации и материально ответственное лицо, принявшее переданное оборудование на хранение.
Приемку законченных работ по ремонту, реконструкции и модернизации объекта оформляют актом о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов. В акте указывают изменение в технической характеристике и первоначальной стоимости объекта, вызванное реконструкцией и модернизацией, и стоимость выполненных работ (по договору и фактическую).
Внутреннее перемещение основных средств из одного цеха (производства, отдела, участка) в другой, оформляют актом (накладной) о приеме-передаче основных средств. Акт-накладную выписывают в двух экземплярах работник – сдатчик. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, а второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта в инвентарном списке основных средств.
Факты хозяйственной жизни по списанию всех основных средств, кроме автотранспортных, оформляют актом на списание основных средств, а списание грузового или легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа - актом на списание автотранспортных средств.
В актах на списание основных средств указывают техническое состояние и причину списания объекта, первоначальную стоимость, сумму амортизации, затраты на списание, стоимость материальных ценностей, полученных от ликвидации объекта (выручки от ликвидации), результат от списания.
Выбытие основных средств происходит в результате их продажи сторонним организациям и лицам, при частичной или полной ликвидации и списании вследствие непригодности для дальнейшего использования, передачи по договорам мены, дарения или в виде вклада в уставный капитал других организаций и др. Выбытие оформляется актом о приеме-передаче в двух экземплярах и подписывается членами комиссии. Первый экземпляр остается в организации, сдающей основное средство, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования основного средства.
Таким образом, документальное оформление – одна из отличительных особенностей в бухгалтерском учете. При помощи документации производится сплошное отражение фактов хозяйственной жизни в момент и на месте их совершения. Документальное оформление поступления, движения и выбытия основных средств осуществляется как в соответствии с постановлением Госкомстата №7 от 21.01.2003 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств», так и руководитель организации вправе самостоятельно принимать решения о форме документального оформления фактов хозяйственной жизни.