Самые частые и опасные нарушения, которые допускают главбухи.
| Нарушение | Комментарии | Как избежать проблем. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Не выдают сотрудникам расчетные листки. | Это лидер среди всех нарушений.На первый взгляд, документ несущественный, и многим сотрудникам листки не нужны. § Выдавать их требует Трудовой кодекс (ст. 136 ТК РФ). Поэтому на проверке трудинспекторы выпишут организации штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). § Отменить штраф не получается даже в суде (решение Свердловского областного суда от 20.01.16 № 72–98/2016). Причем риски есть даже у тех компаний, которые оформляют документы, но не со всеми реквизитами. Например, нет процентной надбавки (решение Верховного суда Республики Карелия от 21.03.16 № 21–110/2016). | Безопаснее выдавать листки. Сейчас Минтруд разрешил оформлять расчетные листки в электронном виде и рассылать сотрудникам по почте (письмо от 21.02.17 № 14–1/ООГ-1560). § Их можно рассылать личными сообщениями в корпоративной почте. § Еще проще предоставить сотрудникам доступ к программе, где они смогут просматривать свой листок. Эти способы поддерживают и судьи (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.14 № 33–4700/2014). § Способ выдачи листка закрепите в положении, в котором утвердили его форму. Изменения вносите приказом и ознакомьте с ним сотрудников. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Подделывают подпись директора или сотрудников контрагента. | § Руководители порой сами просят главбуха расписываться в документах вместо них. Но не по доверенности, а просто подделать подпись. § Иногда главбухи расписываются в бумагах и за контрагентов. § Документ с чужой подписью контролеры считают подлогом. Это преступление, за которое могут оштрафовать на 80 тыс. рублей или арестовать на срок до 6 (шести) месяцев (ст. 327 УК РФ). | Доказать, что подпись подделал конкретный человек, могут только эксперты. Но даже профессионалу сделать это непросто. По подписи из нескольких букв или закорючке не установить, кто ее автор. Тем не менее, это рискованно. § За руководителя безопаснее расписываться по доверенности. Сотрудник будет ставить подпись, Ф.И.О. и должность. Доверенность можно оформить и на главбуха. § Ничего страшного, если в первичке за директора и главбуха визу проставил подпись один и тот же человек. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Допускают расчеты наличными свыше 100 тыс. рублей. | § Главбухи не всегда соблюдают кассовую дисциплину. Это нарушение, лимит обязательный и для продавца, и для покупателя (п. 6 Указаний Банка России от 07.10.13 № 3073-У). Поэтому за сверхлимитные расчеты налоговики вправе оштрафовать обоих. Максимальный штраф — 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). § Нарушение по ст. 15.1 КоАП РФ не считается длящимся. Поэтому налоговики могут назначить штраф только в течение двух месяцев (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Коллеги рассчитывают, что налоговики просто не успеют провести проверку в такой срок. | Прийти с ревизией кассовой дисциплины инспекторы вправе в любое время. Безопаснее соблюдать порядок. § Если стороны хотят рассчитываться наличными, разбейте сделку на несколько договоров с суммой не более 100 тыс. рублей. § На ревизиях инспекторы пытаются связать договоры воедино и объединить их в один контракт. Но доказать это они вряд ли смогут. Компании сами решают, как и с кем заключать контракты (ст. 421 ГК РФ). | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Выдают зарплату раз в месяц. | § Это является нарушением, даже если работники согласны на такие условия. ТК РФ требует платить деньги не позднее 15-го числа и с периодичностью каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 20.06.14 № ПГ/6310–6‑1). § Поэтому если трудинспекторы назначат проверку, то выпишут штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 ТК РФ). § Судьи на стороне проверяющих (постановление Ростовского областного суда от 11.03.16 № 4А-163/2016). | § Выдавайте зарплату минимум два раза в месяц. Платить деньги можно и чаще, например, раз в неделю. Главное, не нарушайте интервал в 15 дней (см. таблицу ниже). § Дни выплат закрепите в правилах трудового распорядка и в одном из договоров — коллективном или трудовом. Из документов должно быть понятно, в какие дни выдаете обе части зарплаты. Например, за первую половину месяца — 25-го числа текущего месяца, за вторую — 10-го числа следующего. § Опасно использовать формулировки «с 1-го по 15-е число», «до 15-го числа», «не позднее 15-го числа». При плавающих датах возникнет перерыв более полумесяца. Компания нарушит правила ТК РФ, и ее оштрафуют. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ТАБЛИЦА. В какие сроки выдавать зарплату
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Списывают расходы по сканам документов. | Вы рискуете, когда учитываете расходы по отсканированной первичке. Например, поставщик отправил копию по электронке, а бумажный оригинал прислал позже. § На выездной проверке инспекторы проверят именно подлинники документов. Если у компании нет оригинала, то заменить его сканированной копией не удастся. Ведь бумажный подлинник — это документ, на котором стоят подписи от руки (п. 3.1 Национального стандарта, утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст). Налоговики вычислят подделку, даже если Вы распечатаете его на цветном принтере. А значит, компания лишится расходов (письмо ФНС России от 17.05.16 № АС-4-15/8657). § Есть еще одна опасность. Контрагент может выслать копию одного документа, а затем переделать его на другой. Из-за этого потребуется подавать уточненку и доплачивать налоги. | Не торопитесь принимать к учету сканы документов. § Чтобы ускорить обмен бумагами, можно договориться с контрагентами об электронном документообороте. Для этого заключите соглашение в свободной форме. Главное, отразите в нем, какой электронной подписью компания будет заверять документ (см. образец 1). Подпись для первички может быть любой (письмо ФНС России от 17.01.14 № ПА-4-6/489). § Если компания выставила первичку в электронном виде, то она равноценна бумажной (письмо Минфина России от 17.06.13 № ЕД-4-3/10769). У инспекторов не будет оснований снять расходы. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Не просят согласие на обработку персональных данных. | § Личные данные сотрудника использовать или разглашать нельзя. Главбухи об этом знают, но иногда нарушают закон, разглашая данные неумышленно. Например, оставляют бумаги на столе либо передают номер телефона. § Это опасно, за каждый проступок контролеры вынесут предупреждение или штраф (ст. 13.11 КоАП РФ). § А судьи их поддержат (постановление Ульяновского областного суда от 27.07.17 № 4А-267/2017). | § Обращайтесь с документами аккуратно. Храните их не на виду. Если нужно передать информацию третьей стороне, попросите всех сотрудников дать разрешение на обработку и передачу их персональных данных. Для этого разработайте бланк соглашения, форма свободная. § В документе запишите, что компания вправе использовать личные данные сотрудника, а также передавать их в рабочих целях. Чтобы сотрудникине опасались, в документе отразите, какие данные и кому работодатель вправе высылать, не запрашивая у него дополнительное разрешение (см. образец 2). | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Не начисляют компенсацию за задержку. | § Компания обязана компенсировать проценты, если выдала зарплату позже срока. § Компенсацию начисляют за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ). § Сама по себе задержка зарплаты — это нарушение. Но, если компания устранит нарушение и выдаст деньги с процентами, трудинспекторы заменят штраф предупреждением. § Если же не выдать компенсацию, возможен штраф в 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). | § Выдавайте зарплату с компенсацией, если задержали деньги. § Компенсировать нужно задержку не только зарплаты, но и пособий по нетрудоспособности. § Исключение одно — сотрудница ушла в детский отпуск, но не представила полный комплект документов для пособия. Деньги компания выдаст, только когда работница принесет все документы. Задержка не по вине компании, поэтому компенсировать ее не нужно. § Компенсацию считайте из 1/150 ставки ЦБ РФ за каждый день задержки. Берите ту ставку, которая действовала в дни просрочки. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Взыскивают штрафы с сотрудников. | Работодатели вправе требовать с сотрудника возмещения ущерба, если он возник по его вине. Чаще всего это касается материальных убытков, со штрафами сложнее. § Роструд считает, что к ущербу относятся и штрафы (письмо от 19.10.06 № 1746-6-1). Но судьи на стороне персонала. § Нельзя взыскать штраф с бухгалтера, если компанию оштрафовали за задержку или ошибки в отчетности (определение Московского городского суда от 24.04.15 № 33–11196/2015). § Если компания удержит штраф с зарплаты — это нарушение. Все, что компания вправе удерживать из зарплаты без согласия работников, перечислено в статье 137 ТК РФ, там нет штрафов. Поэтому компания действует незаконно. § Трудинспекторы выпишут предписание — вернуть деньги. Если его не исполнить, возможен штраф до 200 тыс. рублей (ч. 23 ст. 19.5 КоАП РФ). | § Если работник согласен возместить штраф, возьмите у него заявление об удержании из зарплаты. § Также штрафы можно компенсировать премией. Работодатель вправе снижать бонусы. Но только если выплаты — не фиксированная часть зарплаты, а проценты за план (определение Свердловского областного суда от 01.02.13 № 33–931/2013). | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Пренебрегают реквизитами в путевых листах. | § Главбухи не успевают проверять все реквизиты в путевых листах, особенно если документов много. Путевые листы ведут работники, а значит, риск ошибок высокий. Например, с этого года компании проставляют в листе отметку о техосмотре (приказ Минтранса России от 18.01.17 № 17). Многие игнорируют этот реквизит. § Часть коллег вовсе не оформляют путевые листы. По их мнению, этот документ для расходов не нужен, если компания не занимается перевозками. Это ошибка. Путевые листы обязательны для всех компаний, которые используют машины. Даже если сотрудники ездят на авто по служебным делам, а не перевозят грузы и пассажиров (п. 9 приказа Минтранса России от 18.09.08 № 152, определение ВС РФ от 01.09.14 № 302-КГ14-529). § Если путевых листов нет, налоговики снимут расходы на бензин. Затраты удается защитить только в суде, если расход бензина подтверждают другие документы (постановление Федерального арбитражного суда от 11.07.13 № Ф03-2842/2013). | § Оформляйте путевой лист на каждую машину, которую хоть как-то используете. Причем не обязательно составлять документ ежедневно, достаточно раз в месяц (п. 10 приказа № 152). Это не помешает учесть расходы (письмо Минфина России от 30.11.12 № 03-03-07/51). § Обязательно включите в бланк новый реквизит «Сведения о техническом осмотре». Он должен быть во всех листах, которые Вы оформляете. § Отметку об осмотре проставляет специалист. Это может быть работник сервисного центра или Ваш сотрудник (п. 14.3 приказа Минтранса России от 28.09.15 № 287). § Предупредите водителей, чтобы они подробно заполняли маршрут поездки: с названием улицы, номером дома и наименованием контрагента. Налоговики снимают расходы с общими названиями в листе. Например, «к покупателю» (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.16 № Ф08-626/2016). | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Оформляют документы задним числом. | § Это опасно — если инспекторы установят, что дата на документе не соответствует времени изготовления, то сочтут бумагу фальшивкой. § На проверке конролеры визуально изучают документ, назначают экспертизу либо запрашивают второй экземпляр у контрагентов или других служб. Эксперты определяют возраст документа по высыханию чернил шариковых и гелевых ручек, штемпельной краски и краски для струйных принтеров. § Если эксперт сделал заключение, что дата не соответствует состоянию документа, инспекторы считают его фиктивным. А суды их поддерживают (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.10.16 № 09АП-46311/2016, от 02.06.16 № 09АП-15877/2016). | § Чтобы избежать претензий налоговиков, не копите документы на подпись, а визируйте их сразу. § Если потеряли оригиналы документов, а налоговики их требуют, есть выход. Восстановите подлинники, но сделайте на них пометку «дубликат». Это безопаснее, чем просто переделать документы и подписать задним числом. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ОБРАЗЕЦ 1. Соглашение об обмене электронными документами |
|
| ОБРАЗЕЦ 2. Согласие на обработку персональных данных |
|