Термин «информационный мониторинг» был введен в начале 90-х годов, под ним понималась технология непрерывного информационного наблюдения за объектом в информационном поле по избранным индикаторам и прогноза развития объекта. В классическом понимании мониторинг есть система постоянного наблюдения, регистрирующая события в реальном времени. Добавление термина «информационный» подчеркивает, что для таких систем «входом» являются не только показания приборов, но и сведения, получаемые в результате обмена информацией, неструктурированные и иные данные.
На практике стандартный процесс поиска необходимой информации и преобразование ее в необходимый свод знаний происходит в несколько этапов: формирование поискового запроса, просмотр многочисленных результатов поиска в виде отдельных ссылок, отбор и сохранение подходящих документов, структуризация и формирование отчетов. Если результат не удовлетворителен, возвращаются к «формированию поискового запроса» и переформулируют его так, чтобы результаты принесли соответствующие плоды. Причем такая рутинная цикличность с нулевым результатом — далеко не редкость, к сожалению.
Разные исследовательские компании публикуют схожие цифры: поиск в Internet необходимой информации, ее отбор, систематизация занимают в среднем около 35% рабочего времени сотрудников, причем у 40% этих сотрудников по тем или иным причинам результативность данного процесса близка к нулю. Скорее всего, время (те самые 35%), которое сотрудник потратил на поиск информации, можно было использовать с большей пользой для организации. Поэтому будем считать его упущенной выгодой. Таким образом, 14% (35% х 0,4) от месячного фонда заработной платы — это нерационально использованный бюджет. И для крупной организации, в которой неструктурированную информацию регулярно отслеживают сто сотрудников со средней заработной платой в 1500 у. е., ежегодные косвенные потери составят более 250 тыс. у. е. в год (100 сотрудников х 1500 у. е. х 12 мес. х 0,35 х 0,4). Стоит особо отметить, что приведенная формула — только один из множества вариантов расчетов упущенной выгоды, ведь в ряде случаев стоимость оперативно найденной или упущенной информации сама по себе довольно высока. Данные исследования, проведенного компанией IDC в 2005 году среди американских компаний, свидетельствуют о том, что в совокупности компании теряют на поиске информации примерно 107 млрд. долл. в год — это заработная плата сотрудников, которые тратят свое время на ее поиск.
Каждая организация по-своему решает для себя проблему поиска и обработки информации. Кто-то соглашается с существующим положением дел, доверяя профессионализму своих специалистов; кто-то ограничивается использованием стандартных поисковых систем, предусматривающих свои сценарии поиска и предоставления информации; кто-то нанимает неквалифицированный персонал, который по сути дела выполняет те же функции поисковых машин, но делает это в рамках устоявшихся корпоративных традиций. Если подборка нужна не по одной области и не одному сотруднику, внедрение своих собственных механизмов поиска, извлечения и анализа важной информации из различных источников является очень привлекательным. Однако все больше организаций идут другим путем, делая ставку на использование профессионально разработанных автоматизированных систем информационного мониторинга от таких поставщиков, как Autonomy, Convera, Fast Search and Transfer, Endeca и других.
Сравнительные характеристики, представленные в таблице, наглядно показывают, что при необходимости обеспечить постоянный поток информации для многих сотрудников наиболее эффективным является использование автоматизированной системы информационного мониторинга. Особенно целесообразна эта модель для крупных предприятий с территориально-распределенной структурой управления, работа которых требует ежедневного мониторинга внешних источников информации.
Как создать СИМ
Прежде чем принять решение о создании корпоративной системы информационного мониторинга СИМ, надо четко представлять, для каких именно целей она будет использована. Для этого следует описать и, возможно, оптимизировать бизнес-процессы, в которых предполагается использовать результаты мониторинга. Описание исходных задач играет определяющую роль при планировании архитектуры системы и ее отдельных компонентов.
Однако наибольший объем работ займет формулировка и фиксация основных критериев качества информации, а также ключевых слов, которые затем необходимо свести в электронную матрицу — основной инструмент «общения» сотрудников с информационной системой.
В идеале система информационного мониторинга должна фиксировать и отслеживать информацию из печатных и электронных СМИ, электронных и бумажных версий «рукописей», открытых обзоров и отчетов, опубликованных в Internet, в аудио - и видеоформатах и т. п. Такое решение относится к управлению знаниями. Но на деле системы информационного мониторинга настраивают на задачи более узкого характера. Например, в одной из структур государственной власти для решения задачи мониторинга и анализа развития крупных муниципальных образований информационную систему настроили на поиск информации по определенной тематике только по новостным лентам и официальным сайтам муниципальных образований. Полученные результаты стали хорошей базой для принятия решений в области развития муниципальных образований.
Приступая к реализации системы информационного мониторинга, надо помнить, что главным действующим лицом является пользователь, и только пользователь. Именно на основании его требований и ожиданий формируются критерии оценки функциональности системы и определяются основные задачи на каждом из четырех базовых этапов проекта: планирование решения и формулировка требований, разработка дизайна решения и уточнение требований, реализация и внедрение решения.
Шаг за шагом: планирование
На этапе планирования решения формулируются требования, ожидания, выявляются возможные риски и пути их преодоления. Специфическим для данного этапа является анализ требований к нагрузке на решение, пользовательскому интерфейсу и поисковым возможностям СИМ.
При планировании нагрузки на решение необходимо учесть следующие группы показателей: показатели скорости и объема индексирования документов, нагрузки на сервера, показатели, характеризующие языковую поддержку, показатели разнородных выборок и сортировок, лингвистические показатели, показатели оперативности поступления информации. Например, в группе показателей индексирования необходимо рассмотреть планируемый средний и общий объем индексируемых документов, общий объем индексируемых данных, форматы индексируемых документов. От качества анализа перечисленных групп показателей зависит планирование общего времени на разработку архитектуры решения и его реализацию. Например, типовое внедрение решений на массивах из 10 млн. документов размером около 100 килобайт, без значительных требований к оперативности поступления информации (задержка поступления в полчаса приемлема) и интеграцией с источниками информации, для которых уже есть разработанные коннекторы, занимает 200—250 человеко-дней. В случае если необходимо разрабатывать интерфейс для доступа к новой базе данных, портальному решению или иному источнику данных (функциональные системы мониторинга информации позволяют создавать коннекторы к новым источникам данных), трудоемкость в целом может увеличиться до 400 человеко-дней.
Удовлетворение требований к пользовательскому интерфейсу играет значительную роль для обеспечения лояльности пользователей к внедряемому решению.
Анализ приложений, с которыми будущие пользователи работают в данный момент, позволит максимально приблизить интерфейс системы информационного мониторинга к ним. Если нет единого набора приложений, имеет смысл разделить пользователей на несколько групп и разработать несколько основных интерфейсов. Это позволит не только повысить удовлетворенность пользователей от итогового решения, но и снизить потребности в дополнительной поддержке системы и обучении.
Последней особенностью этапа планирования решения является анализ и формирование требований к поисковым возможностям СИМ. Требования к функциональности поиска должны основываться на потребностях, изложенных заказчиком, и результатах обследования и включать описание классификаторов представления результатов, фонетического поиска, поиска по синонимам, демонстрации пользователю информационных блоков в результате поиска и т. д.
Все остальные шаги данного этапа, такие как составление проектного плана, согласование рисков и критериев сдачи проекта, полностью соответствуют работам по созданию типичных информационных систем. Как правило, общая трудоемкость данного этапа занимает 80—150 человеко-дней.