Классификация документов
Все документы по отражаемым в них видам деятельность делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются:
1. По наименованиям – служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными;
2. По месту составления – внутреннее (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешнее (документы, поступающие из других предприятий, организации и от частых лиц);
3. По содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
4. По форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составление, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографическим способом или на множительных аппаратах;
5. По срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
6. По происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
7. По виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
8. По средствам фиксации – письменные, графические, фото, кинодокументы и т.д.
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставится подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки обязательно нужно указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц с печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцам подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
По срокам хранения документы делят на документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и временного (до 10 лет) хранения.
В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, производственные и т.д.
По степени обязательности документы бывают информационные (содержащие информацию, присланные сведения) и директивные (обязательные для исполнения, носящие характер юридической или физической нормы).
В настоящее время предъявляют особые требования к качеству управленческого документа. Под качеством документа понимают совокупность его существенных свойств, которые обеспечивают максимально эффективное использование документа в сфере его применения.
В целом управленческий документ должен удовлетворять требования:
· Надежности, т.е. в течение необходимого времени вплоть до полного морального его износа быть способным в полном объеме и безотказно выполнить свои функции;
· Технологичности, т.е. технологии его подготовки, передачи и хранения должны соответствовать современным требованиям;
· Экономичности, т.е. при его создании и хранении должны быть рационально использованы материальные и трудовые ресурсы предприятия;
· Эстетичности, под которой подразумевают его информационную выразительность, а так же рациональность формы, целостность композиции, смысловое единство документа.
Состав управленческих документов
При всем многообразии документов вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
· Организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
· Документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
· Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчёты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчёты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
· Информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и т.д.).
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налогообложение, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы государственных органов.
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие договоры (контракты), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки, регламентируемые специальными инструкциями.
Документы являются ценными информационным ресурсом предприятия. Посредством документов решения руководства доводят до сведения исполнителей, а также контролируют исполнение этих решений. Для того, чтобы документы эффективно и в полном объёме выполняли своё назначение, на любом предприятие должен быть регламентированы правила:
· Документирования (создание документов);
· Организации документооборота (движения документов);
· Использование и хранение документов.
Разработка этих правил входит традиционно в обязанности службы делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия.
Управленческая деятельность неразрывно связана с документами, в ней документ выступает и как предмет труда, и как средство труда.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объёмом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документированного обеспечения (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня её обязательности. Унификация документов проводится с целью сокращения количества применяемых документов, типизацией их форм, повышения качества, снижение трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям правления, более эффективного использования вычисления техники.
Любой документ функционирует вместе с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определённой сфере человеческой деятельности называется системой документации.
Созданные и поступившие на предприятие документы движутся, образуя документопотоки, которые можно классифицировать по месту создания и использования документов (входящие, исходящие, внутренние) по направлениям движения (вертикальные и горизонтальные, восходящие и нисходящие) и т.д.
Управление информационными потоками или документопотоками основано на понятии документооборота. Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объёмом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определённого периода времени (как правило, года). Объём документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установление структуры службы делопроизводства, её штатного состава и другое.
Движения документа непосредственно связано с прохождением документом этапов его жизненного цикла в организации, а именно:
· Создание (получения) документа;
· Первичная обработка и регистрация документа;
· Рассмотрение руководителем и передача документа на исполнение;
· Исполнение документа;
· Оперативное хранение документа в структурном подразделение (в деле);
· Сдача дела в архив или уничтожение дела.
Эффективность управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, как организована работа с документами:
· Насколько быстро и качественно обрабатывают и передают документы;
· Как контролируют их исполнение;
· Как обеспечивают сохранность необходимых для последующей деятельности предприятия документов и уничтожают документы, выполнившие свои функции.
Делопроизводство включает:
· Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
· Организацию работы с документами, направленную на создание на предприятие системных норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях.
· Выполнение определённого цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учёт, регистрация, контроль);
· Хранение, систематизацию, подготовку документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
Таким образом, служба ДОУ не только выполняет определённый комплекс технических операций с документами, но и формирует систему информационного обеспечения управленческого аппарата. Правильная организация делопроизводства повышает эффективность управления предприятием. Существует и обратная связь: без установления порядка в самой системе управления не может быть рационально делопроизводства.
Состав службы ДОУ, как одной из обслуживающих систем предприятия, зависит от статуса и масштаба организации или предприятия. На небольших фирмах эту работу выполняет секретарь руководителя, в средних и крупных предприятиях и организациях – отдел ДОУ (отдел делопроизводства), в состав которого могут входить отдельные секторы: экспедиция, канцелярия, сектор контроля исполнения документов и т.д. В министерствах и ведомствах – это функции управления делами, которое состоит из отдельных подразделений: секретариата, инспекции при министре (руководители ведомства), канцелярии, отдела писем и жалоб, отдела совершенствования работы с документах и внедрение технических средств и т.д.
Работа службы ДОУ тесно связана с работой архива, который обеспечивает хранение документов после их использования в текущей деятельности, передачу части документов на государственное хранение, а также отвечает на архивные запросы организаций и граждан.
Особенности «российской модели» делопроизводства:
· Жесткая регламентация маршрута движения документов в соответствии с должностной иерархией: например, входящий документ сначала рассматривает руководитель, который принимает по нему решение (излагает его резолюцию), и лишь после этого документ поступает к исполнителям;
· Централизованное выполнение службой ДОУ основных делопроизводственных операций (получение, регистрация, рассылка документов внутри организации и отправка за её пределы) в соответствии с установленными требованиями;
· Закрепление в государственных нормативных документах единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами (вплоть до правил заполнения регистрационных журналов и картотек) в организациях, независимо от их сферы деятельности.
Руководитель предприятия должен предъявлять особые требования к профессиональным знаниям работников службы делопроизводства, стимулируя их к активному поиску оптимальных решений, в том числе и путём обращения к международной практике, а также опыту общественных организаций, объединяющих профессионалов в сфере работы с документацией.
Начиная с 90-х годов ХХ в. В офисную деятельность стали широко внедрять компьютерные технологии. Сначала с их помощью стало возможным автоматизировать подготовку документов, создавая проекты документов в электронном виде, а затем распечатывая окончательной вариант на бумаге.
В дальнейшем автоматизация отдельных этапов работы с документами (регистрация, контроля исполнения, учёта и т.д.), а впоследствии с помощью сетевых информационных технологий – и движения документов в электронном формате позволили применять в управленческой деятельности электронные документы, которые создают, передают, используют и хранят исключительно в электронном виде.
Системы, автоматизирующие выполнение функции ДОУ, называют по-разному: система электронного документооборота, система автоматизации делопроизводства, система автоматизации документооборота. В пособии для обозначения такой системы принято название – система автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).
Для управленческой деятельности преимущества САДД очевидны, так как она, в частности, позволяет:
· Создавать единое информационное пространство и коммуникационные каналы, связывающие различные подразделения предприятия (в том числе территориально обособленные);
· Ускорить движение управленческой информации, предоставляя руководителю возможность работать с информационным массивом предприятия в режиме «on-line»;
· Автоматизировать основные технологические операции и информационно-справочную работу с документами.
Тем не менее, принимая решение об использовании электронных документов и САДД на предприятии, руководитель должен реально представлять, что при этом возникает целый комплекс новых задач, которые необходимо будет решать. Например, это вопросы юридической силы и сохранности электронных документов или дополнительные требования к информационной безопасности при размещении документов в корпоративной информационной системе.
Одно из направлений совершенствования САДД – их интеграция с программными приложениями, автоматизирующими управление бизнес-процессами предприятия.
В последние два десятилетия в менеджменте развивается так называемые процессный поход к управлению предприятием, в котором в деятельности предприятия вычленяют отдельные бизнес-процессы (деловые процессы). Бизнес-процесс – последовательность логически взаимосвязанных действий, при которых ресурсы предприятия используют для создания или получения полезного для потребителя продукта или услуги в фиксированный промежуток времени.
При моделировании бизнес-процесса обязательно разбрасывают регламентирующие данный процесс документы (например, положение о бизнес-процессе), а в ходе его выполнения создают и передают документы, свидетельствующие о ходе выполнения его этапов и качестве произведенной продукции.
В международной практике для обозначения деятельности организации в сфере работы с документной информацией используют термин «управление документами ».
В 2001 г. Международной организацией по стандартизации (ИСО. The International Organization for Standardization. ISO.) был введён в действие международный стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документами», который применим к управлению документами любого формата и на любых носителях, создаваемыми и получаемыми любыми государственными и частными организациями в процессе их деятельности, а также отдельными лицами, в обязанности которых входит создание и сохранение документов.
В соответствии с идеологией международного стандарта документы содержат информацию, которая является ценным ресурсом и важным деловым активом. Так, документы дают возможность:
· Вести бизнес упорядоченно и эффективно, обеспечивая согласованность и последовательность в управления;
· Поддерживать и документировать формирования стратегии и принятие управленческих решений, настоящие и будущие исследования, разработки, достижения и т.д.
· Обеспечить свидетельства деловой, персональной и культурной деятельности и в случае судебных исков – поддержку и защиту интересов организации и прав её сотрудников, клиентов, а также настоящих и будущих заинтересованных сторон;
· Обеспечить непрерывность деятельности организации в случае катастроф;
· Выработать собственный деловой, персональный и культурный стили;
· Сохранить корпоративную, коллективную и персональную память;
В целях защиты и сохранения документов как свидетельства деятельности организаций и общества необходимо применять системный подход к управлению документами.
Знание функций управленческих документов, принципов и основных правил работы с документной информацией, а также возможностей и рисков применения в этой области современных автоматизированных технологий поможет руководителю в планировании, организации и контроле за деятельностью службы ДОУ в целях формирования системы управления документами предприятия.