Для хранения наличных денежных средств и выполнения расчетов ими на каждом предприятии, в организации или учреждении создается касса. На крупных предприятиях касса может иметь филиалы в подразделениях. Касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, имеющее сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг. Двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Для этого при приеме его на работу с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Предприятиям разрешается иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков, в которых открыты их расчетные счета на год по согласованию с руководителями этих предприятий.
В большинстве случаев деньги в кассу поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по денежным чекам. Чеки бывают предъявительские (на предъявителя) и именные. Они, как правило, сброшюрованы в чековые книжки.
В кассу предприятия деньги поступают и из других источников, например от рабочих за отпущенную им спецодежду; за топливо, материалы, готовую продукцию; квартплата; возврат подотчетными лицами не использованных ими сумм и т.д. основным приходным кассовым документом является приходный кассовый ордер (Приложение 46) с отрывной квитанцией, которая выдается лицу, внесшему деньги, в подтверждение приема денег в кассу.
Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы и премий работникам, расходами по командировкам, почтово-телеграфных и других расходов. Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер (Приложение 47).
Прием и выдача наличных денег кассами предприятия может производиться и по другим надлежаще оформленным документам (товарно-транспортным накладным на отпущенные за наличный расчет товарно-материальные ценности, счетам за оказанные услуги, платежным ведомостям и др.). В этих случаях на таких документах накладывается штамп с реквизитами кассового ордера.
Приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием числа, месяца, года.
Сразу же после получения или выдачи денег данные приходных и расходных кассовых документов записываются кассиром в кассовую книгу (Приложение 48), которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью, а количество листов заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Кассовая книга является регистром аналитического учета к счету 50.
На предприятии должна быть только одна книга, и записи в ней ведутся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или химическим карандашом. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые (оторванные) служат в качестве отчета кассира и ежедневно передаются в бухгалтерию вместе с приложенными к ним документами.
На основании этих данных в бухгалтерии формируется машиннограмма "Отчет кассира" (Приложение 49), где показываются операции по кассе за день. На основании обработанного отчета кассира в бухгалтерии ведется учет кассовых операций в журнале-ордере 1 (Приложение 50) по кредиту счета 50 и в ведомости 1 (Приложение 51) по дебету счета 50 (для контроля).
Для хранения временно свободных денег и безналичных расчетов каждому предприятию в избранном им банке открывается прежде всего расчетный счет. Через него и осуществляется расчеты путем записей (переноса сумм) с расчетного счета одного предприятия или объединения на расчетный счет другого.
Предприятие, которому открыт расчетный счет, является его владельцем. Оно распоряжается в пределах предоставленных ему прав всеми средствами, числящимися на этом счете. Выдачу денег, безналичные перечисления, а в некоторых случаях и зачисления банк осуществляет по документам специальной формы, скрепленным подписями руководителя и главного бухгалтера, заверенными печатью предприятия.
В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, банк производит принудительное списание денежных средств с расчетного счета. Например, по решениям налоговых инспекций перечисляются просроченные налоги и сборы, по исполнительным листам народного суда – суммы в пользу других лиц, по приказам Высшего хозяйственного суда – суммы удовлетворенных исков к предприятию и т.п.
Прием, выдачу и перечисление денег банк выполняет на основании документов специальной формы. При внесении наличных денег из кассы на расчетный счет оформляется объявление на взнос наличными, а при получении в кассу на различные цели – чек. При расчетах с другими предприятиями и организациями применяются документы в зависимости от предусмотренной формы расчетов между ними. Если договором предусмотрено, что предприятие само перечисляет задолженность поставщикам, подрядчикам и различным организациям, то выписывается платежное поручение (Приложение 52).
В случаях, когда в соответствии с договором, предприятие само должно взыскивать с покупателей стоимость отпущенной продукции, выполненных работ и услуг, составляется платежное требование-поручение, форма и содержание которого аналогичны платежному поручению.
В бухгалтерии предприятия учет движения денег на расчетном счете по данным выписок банка (Приложение 53) ведется на активном счете 51. Кредитовые обороты по этому счету записываются в журнале-ордере 2 (Приложение 54), а обороты по дебету отражаются в разных журналах-ордерах. Однако, учитывая важность точности учета и необходимость контроля, дополнительно к журналу-ордеру 2 ведется ведомость 2 (Приложение 55), в которой учитываются все суммы, отнесенные в дебет счета 51.
На Гомельском химическом заводе учет кассовых операций и операций по расчетному счету частично механизирован. Однако следует отметить некоторую громоздкость и объемность журналов-ордеров и ведомостей, что добавляет неудобство при работе с ними.
Для учета денежных средств, выданных подотчет своим работникам (состоящим в списочном составе) на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки, предназначен активно-пассивный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Денежные средства выдаются под отчет в соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь (1996 г.).
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных за каждый день командировки, расходов за наем помещений на срок командировки в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Выдача наличных денег на расходы, связанные со служебными командировками, может быть произведена за счет возврата средств, ранее выданных на эти цели и хранящихся в кассе субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, в пределах установленного лимита остатка кассы. Под отчет суммы, выдаются на основании оформленного расходного кассового ордера.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.
К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции (товаров, работ, услуг), относятся: кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру формы № КО-1 с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону формы № 20-ФС, квитанция формы № КВ-1, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.
Физические лица, использовавшие собственные денежные средства на покупку товарно-материальных ценностей, оказание услуг, обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах субъекта хозяйствования. Командировка оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение (Приложение 56), подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. При этом срок командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.
Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.
Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы.
Лица, убывающие в командировки и прибывающие из них, на предприятиях (организациях) регистрируются в специальных журналах.
За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об использовании денежных средств составляется авансовый отчет (Приложение 57). К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.
Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, проезду, выплачиваются суточные и другие расходы в соответствии с действующим порядком.
Сданный командированным авансовый отчет с приложенными оправдательными документами проверяется бухгалтерией и утверждается главным бухгалтером предприятия. Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов.
Учет по счету 71 ведется в журнале-ордере № 7 (Приложение 58). Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.
Израсходованные подотчетные суммы согласно авансовым отчетам списываются со счета 71 следующими проводками:
Д-т сч. 10,12,20,28,29,31,43,50,51,80,81,84 К-т сч. 71
В соответствии с Положением о безналичных расчетах в Республике Беларусь (1994 г.) и последующими дополнениями и изменениями безналичные расчеты между предприятиями производятся: платежными требованиями; платежными поручениями; платежными требованиями-поручениями; чеками; аккредитивами; векселями; инкассовыми распоряжениями; в порядке плановых платежей; зачетов взаимных требований и др.
Учет расчетов платежными требованиями
Платежные требования используются при расчетах через инкассо. Они представляют собой расчетный документ, содержащий требование поставщика (грузоотправителя) и других получателей средств плательщику об уплате определенной суммы через банк.
Инкассо — банковская операция, при которой банк по поручению своего клиента, получает причитающиеся ему денежные суммы от других хозяйствующих субъектов на основании расчетных документов и зачисляет в установленном порядке на счет получателя средств. При этом акцепт требований может быть только предварительным за исключением расчетов за сельскохозяйственную продукцию и продовольствие, где наряду с другими формами расчетов применяются расчеты платежными требованиями с последующим акцептом, что определяется договором между поставщиком и покупателем. Сущность этой формы расчетов заключается в следующем. На основании отгрузочных документов грузоотправители выписывают платежные требования и сдают их в учреждения банка по месту обслуживания поставщика. Платежные требования представляются в банк вслед за отгрузкой продукции или в сроки, определенные в договоре. Платежное требование предъявляется в обслуживающий банк в трех экземплярах с приложением товарно-транспортных или заменяющих их документов при реестре, составляемом в двух экземплярах. Первый экземпляр реестра оформляется двумя подписями лиц, имеющих право подписывать документы для совершения операций по расчетному счету поставщика, оттиском печати, образцы которых представлены банку. Он остается в банке, а второй возвращается поставщику с распиской банка в приеме документов на инкассо.
Движение платежного требования по этой форме расчетов может быть представлено следующей моделью:
поставщик -> банк поставщика -> банк покупателя -> покупатель.
Плательщик, получив копию платежного требования, дает согласие на его оплату или отказывается от оплаты.
При расчетах в порядке предварительного акцепта требование оплачивается на следующий день после истечения срока акцепта.