Создание стилей документа.




Оформление сложных документов в Ms Word

Цель: Освоить принципы и приемы работы в программе для обработки текстов, сформировать умения оформления сложных документов (вставки автоматических оглавлений, сносок, колонок, разделов, создания стилей).

Оформление документов в Word.

Процедура оформления страницы документа включает в себя такие действия, как установление размеров бумаги, ориентация страницы (книжная или альбомная), определения размеров полей (левого, правого, верхнего и нижнего), отступы от нижнего и верхнего колонтитулов (если они есть), способ вертикального выравнивания текста (по правому краю, по левому краю, по центру, по ширине страницы), различие колонтитулов для четных и нечетных (или отдельно для первой) страниц.

Все эти действия выполняются с помощью команды Параметры страницы … в меню Файл. Диалоговое окно Параметры страницы имеет три вкладки (Поля, Размер бумаги, Источник бумаги), которые с полной ясностью обеспечивают пользователю возможность выполнения всех необходимых действий.

К действиям по оформлению страниц документа относится также вставка номеров страниц – с помощью команды Номера страниц … в меню Вставка. Эта команда с использованием открывающегося при ее выполнении диалогового окна Номера страниц дает возможность не только вставить номера страниц, но и задавать их положение и выравнивание на странице. Здесь при активизации кнопки Формат … можно также получить доступ к еще одному диалоговому окну, в котором можно установить с какого номера страницы нужно начать нумерацию, а также формат нумерации (арабские или римские цифры, строчные или прописные латинские буквы).

Сноски.

Если оформление страницы требует вставки сносок, то это делается в меню Вставка командой Ссылка - Сноска … При этом открывается диалоговое окно Сноски, в котором производятся оформление всех требуемых параметров для задуманных сносок, включая тип сноски (внизу страницы, в конце документа) и вид нумерации сносок, а также ряд других параметров, вплоть до выбора любого символа для обозначения сноски.

Колонтитул.

Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем и нижнем поле каждой страницы документа.

В колонтитул обычно вставляется текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который должен быть напечатан внизу или вверху каждой страницы документа.

Чтобы начать работу с колонтитулом, выберите в меню Вид команду Колонтитулы.

Создание одинакового верхнего или нижнего колонтитула на каждой странице:

· Выберите в меню Вид команду Колонтитулы, чтобы открыть на странице область верхнего или нижнего колонтитула.

· Чтобы создать верхний колонтитул, введите текст или графический элемент в область верхнего колонтитула.

· Чтобы создать нижний колонтитул, на панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку Верхний/нижний колонтитул для перемещения к нижнему колонтитулу, а затем введите текст или графический элемент.

· При необходимости форматируйте текст с помощью кнопок, расположенных на панели инструментов Форматирование.

· После завершения создания колонтитулов нажмите кнопку Закрыть на панели инструментов Колонтитулы.

Оглавление и указатели.

Предметный указатель содержит список терминов и тем, обсуждаемых в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются. Для создания предметного указателя необходимо пометить в документе элементы предметного указателя, а затем выполнить сборку предметного указателя. При пометке элемента предметного указателя Microsoft Word добавляет в документ специальное поле XE.

Предметный указатель можно создать для следующих элементов:

· отдельных слов, фраз или символов;

· разделов, которые располагаются на нескольких страницах;

· ссылок на другие элементы, например «Транспортные средства, см. Велосипеды».

После того как все элементы предметного указателя помечены, следует выбрать вид указателя и собрать указатель. Microsoft Word найдет все должным образом помеченные элементы, отсортирует их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе.

Создание оглавления

Наиболее простым способом создания оглавления является использование встроенных форматов уровней структуры или стилей заголовков. Если встроенные форматы уровней структуры или стили заголовков уже используются, выполните следующие действия.

Щелкните место вставки оглавления.

В меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем — команду Оглавление и указатели. Откройте вкладку Оглавление (рис. 3).Чтобы воспользоваться одним из готовых решений, выберите нужный вариант в поле Форматы.

Выберите другие параметры оглавления.

Рис. 3. Вставка оглавления   Рис. 4. Создание стиля  

Создание стилей документа.

Пользователь часто работает с документами определенного типа, например, с отчетами, деловыми письмами, приглашениями и т.п. Документы одного типа имеют сходные элементы: одинаковые фрагменты текста, сходный стиль оформления и т.д. Текстовый редактор позволяет упросить подготовку нового документа, предлагая для него специальную заготовку шаблон.

Существует два типа стилей оформления: стиль абзаца, определяющий основные параметры формата (шрифт, его стиль и размер, способ выравнивания строк, межстрочное расстояние и т.п.), и стиль символов, определяющий шрифт, начертание, размер шрифта.

Можно применить определенный стиль к некоторому документу. Проще всего это сделать, непосредственно используя окно списка стилей (первое слева) Панели инструментов Форматирование. При щелчке мышкой на кнопке со стрелкой в правой части окна стилей пользователю предоставляется полный список всех стилей, используемых в открытом документе. Выбрав из списка нужный стиль, пользователь присваивает этому абзацу выбранный стиль, а Word мгновенно преобразует этот абзац к его новому стилевому статусу.

Полный список всех стилей оформления можно получить с использованием команды Стили и форматирование … в меню Формат. Это окно дает возможность сформировать список стилей, изменить любой из выбранных стилей, удалить ненужный стиль, а также создать свой новый стиль.

При создании стиля (рис.4) надо задать различные параметры стиля: имя стиля, форматирование (шрифт, размер, выравнивание, начертание, междустрочный интервал, цвет букв) и т.п. Не забудьте добавить стиль в шаблоны.

Колонки

Оформление текста в несколько колонок улучшает его читабельность и часто используется в газетах и журналах. Для организации колонок следует выделить часть текста или весь текст и обратиться к меню Формат/Колонки.... В открывшемся диалоговом окне надо выбрать количество колонок и указать необходимость задания разделителя. Если колонки организуются для части текста, то эта часть оформляется как новый раздел, т.е. как область с отличающимися от остального текста параметрами форматирования.

Если текст, оформляемый в несколько колонок невелик по объему, то Word может распределить его по колонкам неравномерно. Для балансировки текста следует установить курсор в позицию разрыва колонки и выполнить команды меню Вставка/Разрыв/Новую колонку.

Если при организации двухколоночного раздела допущена ошибка, то его следует не только преобразовать в одноколоночный, но и удалить знаки начала и конца раздела. Эти знаки мешают дальнейшей работе с разделами в документе. Границы раздела лучше видны, если из режима "Разметка страницы" переключиться в режим "Обычный".

Процедуру удаления границ разделов во всем документе можно автоматизировать. Для этого обратитесь к меню Правка/Замена, в поле "Что:" через кнопку "Специальный" вставьте "Разрыв раздела" (поле "Заменить на:" должно быть пустым) и нажмите кнопку "Заменить все".

Разрыв.

Если при оформлении текста требуется разорвать текст (например, начать какую-то часть с новой страницы), то нет необходимости несчетное число раз нажимать клавишу < Enter >, чтобы организовать пустые строки. Обратившись к команде Разрыв … в меню Вставка и получив диалоговое окно Разрыв, устанавливаем все требуемые параметры такого разрыва.

Разделы

Некоторые виды форматирования текста требуют организации специальной области, в которой параметры форматирования будут отличаться от других областей. Эти области называются разделами. Выше было показано, что если документ содержит одновременно обычный (одноколоночный) текст и двухколоночный, то каждый из них должен содержаться в отдельном разделе. При оформлении многоколоночного текста раздел организуется автоматически.

Другой ситуацией, когда требуется создание раздела, является применение книжной и альбомной ориентации страниц внутри одного документа. Например, в документ с книжной ориентацией страниц требуется добавить страницу с альбомной ориентацией, содержащую таблицу. В этом случае необходимо выполнить:

· Вставка/Разрыв/Новый раздел со следующей страницы;

· Файл/Параметры страницы/Размер бумаги/Ориентация – альбомная;

· вставить и отформатировать таблицу и текст;

· Вставка/Разрыв/Новый раздел со следующей страницы;

· Файл/Параметры страницы/Размер бумаги/Ориентация – книжная;



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-11-22 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: