Какие документы опасно подписывать и для компании, и для главного бухгалтера.
Подписывая финансовые документы, главный бухгалтер рискует не меньше каскадера и наказанным бывает не всегда по своей вине. Переживания и потрясения – это обычные издержки бухгалтерской профессии. Можно ли их избежать? Какие же документы опасно подписывать и для компании, и для главного бухгалтера. Давайте разбираться.
|
| Комментарии
| Решение
|
| Старая первичка.
| § Действующий главбух не вправе расписываться за предшественника.
§ На документах, которые не были подписаны предшественником, бесполезно ставить свою подпись. Когда документ был составлен, Вы не являлись главбухом компании. А, следовательно, не имели права его подписывать.
§ Первичные документы, которые подписаны неуполномоченным лицом, нельзя принимать к учету (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последствия такого нарушения зависят от документа. Если специалисты фонда заметят, что в тот период был другой главбух, а Вы сами подписали за предшественника больничный лист, то ФСС может отказать в возмещении (п. 66 приказа Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н, п. 18 постановления Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101).
§ Проблемы могут возникнуть и у контрагентов из-за Вашей подписи на старой первичке. Потому что иногда налоговики на встречке запрашивают выданные счета-фактуры, а предыдущий главбух не распечатал вторые экземпляры. Или покупатель не получил документы и просит их передать. В таких случаях не стоит расписываться за прежнего бухгалтера. Иначе у налоговиков будет основание отказать покупателю в вычете НДС. Отстаивать свои права ему придется в суде (постановление ФАС Уральского округа от 9 июля 2007 г. № Ф09-5205/07-С2).
| Передавать документы без подписи нельзя, но есть 3 варианта как все-таки подписать старую первичку:
1. пригласите на подписание первички бывшего главбуха;
2. оформите дубликат документа: поставьте в нем свою подпись, а сверху сделайте надпись «Дубликат»;
3. обратитесь к сотруднику, у которого в то время действовала доверенность на заверение нужных Вам документов. Этот вариант подойдет, в том числе для больничного. ФСС разрешает подписывать листки нетрудоспособности по доверенности (п. 12 письма ФСС РФ от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956).
| Важно!
- Трудовая инспекция может выписать штраф в 50 000 руб., если обнаружит, что главбух подписывал документы в нерабочее время.
- Право на подпись счетов-фактур можно передать доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ) или приказом.
|
| Документы составленные, когда главбух был в отпуске или на больничном.
| § Такие документы можно принимать к бухгалтерскому и налоговому учету. Потому что полномочия главбуха сохраняются, даже если обязанности переложили на другого сотрудника. А значит, документы, подписанные главным бухгалтером, будут законными (апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14 января 2015 г. по делу № 33-4778/2014).
§ Здесь для компании возникают другие опасности:
ü трудовое законодательство запрещает привлекать к работе сотрудника во время болезни или отпуска;
ü могут оштрафовать за нарушения до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ);
ü снизят главбуху пособие по нетрудоспособности в случае с больничным. (Врач может узнать, что пациент работал, и сделает в больничном отметку о нарушении режима, поставив в специальной строке дату и код 25 — «Выход на работу без выписки». А работодатель обязан начиная с указанной даты считать пособие исходя из МРОТ) - ст. 8 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.
§
§ Даже если врач не заметит нарушения режима, пособие может сократить фонд. На проверке чиновники из ФСС увидят подписанные документы и поймут, что главбух во время болезни работал, а значит, нарушал режим. Поэтому снимут часть пособия, доначислят взносы, штраф и пени (постановление ФАС Уральского округа от 20 апреля 2011 г. № Ф09-1302/11-С2).
| Есть 2 способа, как подписать документы:
1. оформите отзыв главбуха из отпуска;
2. попросите расписаться другого сотрудника с доверенностью или работника, который по приказу исполняет обязанности главбуха.
| На заметку! За какие документы накажут не только компанию, но и главбуха лично:
- Первичка к договорам с однодневками. Не подписывайте такую первичку от имени компании. Документы составляют, чтобы снизить налог на прибыль и зачесть НДС. Уклонение от уплаты налогов — это преступление, за которое на главбуха могут завести уголовное дело. Следователям придется доказать, что он участвовал в схеме и получил личную выгоду. Сделать это будет сложно, если бухгалтер договор и первичку не подписывал. А значит, мог не знать, что сделка фиктивная. Все сведения вносил в налоговую отчетность по первичным документам, в достоверности которых он не сомневался.
- Документы на получение материальных ценностей. Даже если у Вас есть доверенность на подписание таких документов, не спешите их подписывать. Убедитесь, что все ценности, упоминаемые в накладной, есть в наличии. Осмотрите, нет ли среди них брака. И только после этого подписывайте документы. Есть риск понести личную ответственность за недостачу по этой накладной, так как Вы отвечаете за имущество с того момента, как подписали накладную, и до тех пор, пока не передадите его другим ответственным лицам или в производство.
|
| Бумаги, за которые отвечают другие бухгалтеры.
| § Подписывать документы за подчиненных главбух не вправе. Первичку визируют сотрудники, которые совершили сделку или операцию, и те, кто отвечает за ее оформление (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Конкретные должности работников и перечень документов закон не устанавливает. В каждой компании этот перечень свой.
Например, один из сотрудников бухгалтерии ведет кадровый учет и рассчитывает зарплату. Эти обязанности перечислены в его должностной инструкции. Без приказа руководителя главный бухгалтер не вправе подписывать за подчиненного кадровые и другие документы, связанные с расчетом зарплаты, например табели учета рабочего времени и расчетные ведомости. Также и с подписью кассира - второй раз поставить подпись за кассира главбух не вправе, т.к. он тоже расписывается в кассовых ордерах. А документы, подписанные неуполномоченным лицом, не подтверждают расчеты (определение Верховного суда РФ от 3 августа 2015 г. № 306-КГ15-8420 по делу № А65-2680/2014).
§ Иногда главбухи принимают разные материальные ценности, и работы. Обычно, такие функции не входят в обязанности бухгалтера, поэтому без доверенности его подпись на первичке будет нелегитимной. Получается, что хозяйственную операцию оформили первичным документом, подписанным неуполномоченным лицом. А значит, принимать к учету такие документы запрещено.
§ Налоговики посчитают, что это грубое нарушение правил учета доходов и расходов, и оштрафуют компанию на 10 000 руб. А если бухгалтер признает такие расходы в налоговом учете, то штраф будет еще выше — 20 % от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ).
| Главбух вправе подписать документы за подчиненных или других сотрудников, если:
1. получил доверенность от компании на право подписи;
2. упоминается в приказе руководителя как сотрудник, который уполномочен визировать первичку.
| Внимание! Выдайте доверенность от компании на имя главного бухгалтера, чтобы он мог получать материальные ценности у поставщика и подписывать накладные.
| Ø Пять документов, которые дают право подписывать первичку.
Документ
| Что можно подписать
| Например
| Приказ руководителя с перечнем документов и сотрудников, которые вправе их подписывать.
| Внутренние документы компании, которые перечислены в приказе для конкретной должности.
| На основании приказа старший кассир вправе вместо главного бухгалтера подписывать приходные и расходные кассовые ордера.
| Приказ руководителя о временном исполнении обязанностей другого сотрудника.
| Документы, которые подписывал замещаемый сотрудник. Но только те, которые связаны с обязанностями из должностной инструкции. На именные доверенности приказ не распространяется.
| Главный бухгалтер сможет подписывать табель учета рабочего времени вместо кадровика, которого замещает на время отпуска.
| Должностная инструкция работника.
| Все документы, которые связаны с исполнением сотрудником своих должностных обязанностей.
| Главбуху не нужен приказ, чтобы подписывать бухгалтерские справки.
| Закон или приказ руководителя, которым утверждена форма первичного документа.
| Документ утвержденной формы, если в нем указана конкретная должность сотрудника
| Формы счета-фактуры и кассовых ордеров обязывают главного бухгалтера подписывать эти документы.
| Доверенность от имени организации на право подписи.
| Внешние документы. То есть те, которые компания представляет госорганам, контрагентам и другим лицам.
| Доверенностью передают полномочия подписать договор, получить акт и решение по проверке.
|
Читайте также:
Рекомендуемые страницы:
|
Поиск по сайту:
|