Какие документы опасно подписывать и для компании, и для главного бухгалтера.

Подписывая финансовые документы, главный бухгалтер рискует не меньше каскадера и наказанным бывает не всегда по своей вине. Переживания и потрясения – это обычные издержки бухгалтерской профессии. Можно ли их избежать? Какие же документы опасно подписывать и для компании, и для главного бухгалтера. Давайте разбираться.

Комментарии

Решение

Старая первичка.

§ Действующий главбух не вправе расписываться за предшественника. § На документах, которые не были подписаны предшественником, бесполезно ставить свою подпись. Когда документ был составлен, Вы не являлись главбухом компании. А, следовательно, не имели права его подписывать. § Первичные документы, которые подписаны неуполномоченным лицом, нельзя принимать к учету (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последствия такого нарушения зависят от документа. Если специалисты фонда заметят, что в тот период был другой главбух, а Вы сами подписали за предшественника больничный лист, то ФСС может отказать в возмещении (п. 66 приказа Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н, п. 18 постановления Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101). § Проблемы могут возникнуть и у контрагентов из-за Вашей подписи на старой первичке. Потому что иногда налоговики на встречке запрашивают выданные счета-фактуры, а предыдущий главбух не распечатал вторые экземпляры. Или покупатель не получил документы и просит их передать. В таких случаях не стоит расписываться за прежнего бухгалтера. Иначе у налоговиков будет основание отказать покупателю в вычете НДС. Отстаивать свои права ему придется в суде (постановление ФАС Уральского округа от 9 июля 2007 г. № Ф09-5205/07-С2).

Передавать документы без подписи нельзя, но есть 3 варианта как все-таки подписать старую первичку: 1. пригласите на подписание первички бывшего главбуха; 2. оформите дубликат документа: поставьте в нем свою подпись, а сверху сделайте надпись «Дубликат»; 3. обратитесь к сотруднику, у которого в то время действовала доверенность на заверение нужных Вам документов. Этот вариант подойдет, в том числе для больничного. ФСС разрешает подписывать листки нетрудоспособности по доверенности (п. 12 письма ФСС РФ от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956).

Важно! - Трудовая инспекция может выписать штраф в 50 000 руб., если обнаружит, что главбух подписывал документы в нерабочее время. - Право на подпись счетов-фактур можно передать доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ) или приказом.

Документы составленные, когда главбух был в отпуске или на больничном.

§ Такие документы можно принимать к бухгалтерскому и налоговому учету. Потому что полномочия главбуха сохраняются, даже если обязанности переложили на другого сотрудника. А значит, документы, подписанные главным бухгалтером, будут законными (апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14 января 2015 г. по делу № 33-4778/2014). § Здесь для компании возникают другие опасности: ü трудовое законодательство запрещает привлекать к работе сотрудника во время болезни или отпуска; ü могут оштрафовать за нарушения до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ); ü снизят главбуху пособие по нетрудоспособности в случае с больничным. (Врач может узнать, что пациент работал, и сделает в больничном отметку о нарушении режима, поставив в специальной строке дату и код 25 — «Выход на работу без выписки». А работодатель обязан начиная с указанной даты считать пособие исходя из МРОТ) - ст. 8 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ. § § Даже если врач не заметит нарушения режима, пособие может сократить фонд. На проверке чиновники из ФСС увидят подписанные документы и поймут, что главбух во время болезни работал, а значит, нарушал режим. Поэтому снимут часть пособия, доначислят взносы, штраф и пени (постановление ФАС Уральского округа от 20 апреля 2011 г. № Ф09-1302/11-С2).

Есть 2 способа, как подписать документы: 1. оформите отзыв главбуха из отпуска; 2. попросите расписаться другого сотрудника с доверенностью или работника, который по приказу исполняет обязанности главбуха.

На заметку! За какие документы накажут не только компанию, но и главбуха лично: - Первичка к договорам с однодневками. Не подписывайте такую первичку от имени компании. Документы составляют, чтобы снизить налог на прибыль и зачесть НДС. Уклонение от уплаты налогов — это преступление, за которое на главбуха могут завести уголовное дело. Следователям придется доказать, что он участвовал в схеме и получил личную выгоду. Сделать это будет сложно, если бухгалтер договор и первичку не подписывал. А значит, мог не знать, что сделка фиктивная. Все сведения вносил в налоговую отчетность по первичным документам, в достоверности которых он не сомневался. - Документы на получение материальных ценностей. Даже если у Вас есть доверенность на подписание таких документов, не спешите их подписывать. Убедитесь, что все ценности, упоминаемые в накладной, есть в наличии. Осмотрите, нет ли среди них брака. И только после этого подписывайте документы. Есть риск понести личную ответственность за недостачу по этой накладной, так как Вы отвечаете за имущество с того момента, как подписали накладную, и до тех пор, пока не передадите его другим ответственным лицам или в производство.

Бумаги, за которые отвечают другие бухгалтеры.

§ Подписывать документы за подчиненных главбух не вправе. Первичку визируют сотрудники, которые совершили сделку или операцию, и те, кто отвечает за ее оформление (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Конкретные должности работников и перечень документов закон не устанавливает. В каждой компании этот перечень свой. Например, один из сотрудников бухгалтерии ведет кадровый учет и рассчитывает зарплату. Эти обязанности перечислены в его должностной инструкции. Без приказа руководителя главный бухгалтер не вправе подписывать за подчиненного кадровые и другие документы, связанные с расчетом зарплаты, например табели учета рабочего времени и расчетные ведомости. Также и с подписью кассира - второй раз поставить подпись за кассира главбух не вправе, т.к. он тоже расписывается в кассовых ордерах. А документы, подписанные неуполномоченным лицом, не подтверждают расчеты (определение Верховного суда РФ от 3 августа 2015 г. № 306-КГ15-8420 по делу № А65-2680/2014). § Иногда главбухи принимают разные материальные ценности, и работы. Обычно, такие функции не входят в обязанности бухгалтера, поэтому без доверенности его подпись на первичке будет нелегитимной. Получается, что хозяйственную операцию оформили первичным документом, подписанным неуполномоченным лицом. А значит, принимать к учету такие документы запрещено. § Налоговики посчитают, что это грубое нарушение правил учета доходов и расходов, и оштрафуют компанию на 10 000 руб. А если бухгалтер признает такие расходы в налоговом учете, то штраф будет еще выше — 20 % от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Главбух вправе подписать документы за подчиненных или других сотрудников, если: 1. получил доверенность от компании на право подписи; 2. упоминается в приказе руководителя как сотрудник, который уполномочен визировать первичку.

Внимание! Выдайте доверенность от компании на имя главного бухгалтера, чтобы он мог получать материальные ценности у поставщика и подписывать накладные.

Ø Пять документов, которые дают право подписывать первичку.

Документ	Что можно подписать	Например
Приказ руководителя с перечнем документов и сотрудников, которые вправе их подписывать.	Внутренние документы компании, которые перечислены в приказе для конкретной должности.	На основании приказа старший кассир вправе вместо главного бухгалтера подписывать приходные и расходные кассовые ордера.
Приказ руководителя о временном исполнении обязанностей другого сотрудника.	Документы, которые подписывал замещаемый сотрудник. Но только те, которые связаны с обязанностями из должностной инструкции. На именные доверенности приказ не распространяется.	Главный бухгалтер сможет подписывать табель учета рабочего времени вместо кадровика, которого замещает на время отпуска.
Должностная инструкция работника.	Все документы, которые связаны с исполнением сотрудником своих должностных обязанностей.	Главбуху не нужен приказ, чтобы подписывать бухгалтерские справки.
Закон или приказ руководителя, которым утверждена форма первичного документа.	Документ утвержденной формы, если в нем указана конкретная должность сотрудника	Формы счета-фактуры и кассовых ордеров обязывают главного бухгалтера подписывать эти документы.
Доверенность от имени организации на право подписи.	Внешние документы. То есть те, которые компания представляет госорганам, контрагентам и другим лицам.	Доверенностью передают полномочия подписать договор, получить акт и решение по проверке.

Поиск по сайту

©2015-2021 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-08-27 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных