Министерство образования и науки Российской Федерации. (Новочеркасский политехнический институт)»

С каждым годом количество информации увеличивается во много раз, ее становится все больше и больше, поэтому информацию нужно обрабатывать, чтобы было удобно ей пользоваться не только людям разбирающимся в современной технике, но и для человека с плохим знанием компьютера.

Поэтому мы создадим автоматизированный банк данных, в котором будет содержаться информация о складе Транзисторов N- канала и Светодиодах. Это будет электронная модель склада, который позволит любому желающему человеку заказать товар или посмотреть нужную для себя информацию.
Перечень сокращений

СУБД – Система Управления Базами Данных.

БД – База Данных.

ГКФ – Главная Кнопочная Форма.

АРМ – Автоматизированное Рабочее Место.

Структурная схема автоматизированного рабочего места

Будем рассматривать склад как хранилище однотипных товаров. Каждый товар однозначно характеризуется своим классификатором (код, присваиваемый товару). Также для каждого товара будем указывать полное наименование, обозначение, единицу измерения (штуки, литры, килограммы и т.п.) и цену,WEB-адрес и имеющееся количество. Основной функцией нашего АРМ-СКЛАДа будет ведение формы “кто что купил”. В форме фиксируется дата каждой операции, наименование, сведения о Поставщике/Потребителе, шифр товара и собственно операция ("от кого, сколько получено" для прихода или "кому, сколько выдано" для расхода). База данных должна хранить информацию о поставщиках и потребителях, информацию об имеющихся в наличии на складе товарах, информацию о совершённых сделках, а так же позволять получить быстрый доступ к нужной информации по средствам запросов, форм, печать данных с помощью отчётов.

Предположим, что круг наших поставщиков и потребителей достаточно стабилен, и о каждом из них мы знаем, помимо наименования, адрес и телефон. Нам необходимо знать, в каждый момент времени, сколько каждого товара у нас имеется в наличии на складе — т.е. величину текущего остатка.

Нам также потребуются понятия страхового и аварийного запасов:

страховой запас — это минимальное количество товара, необходимое для ритмичной работы склада. Если величина текущего остатка оказывается, ниже уровня страхового запаса, это означает, что товар является дефицитным. Аварийный запас — это предельно допустимый минимум, т.е. то количество, которое необходимо беречь для экстренных случаев. Если текущий остаток опускается до уровня аварийного запаса, это означает запрет дальнейшей выдачи данного товара. Разумеется, аварийный запас всегда меньше страхового.

При создании базы данных применим следующие режимы работы:

— Записать приход/расход;

— Печатать выходные документы;

— Редактировать базу данных;

— Завершить работу;

Анализ структуры данных

База данных АРМ-СКЛАД состоит из трёх таблиц:

1) Товар;

2) Поставщик/Потребитель;

3) Приход/Расход.

В состав таблицы «Товар » входят 9 полей (ключевое поле- Классификатор):

1) Классификатор – числовой тип данных;

2) Наименование – текстовый тип данных

3) Обозначение – текстовый тип данных;

4) Единица измерения – текстовый тип данных;

5) Цена – денежный тип данных;

6) Остаток – числовой тип данных;

7) Страховой запас – числовой тип данных;

8) Аварийный запас – числовой тип данных;

9) WEB-адрес – гиперссылка.

В состав таблицы «Поставщик/Потребитель » входят 5 полей (ключевое поле – Наименование предприятия):

1) Наименование предприятия – текстовый тип данных;

2) Почтовый адрес – текстовый тип данных;

3) Телефон - текстовый тип данных;

4) Поставщик – логический тип данных;

5) Потребитель – логический тип данных.

В состав таблицы «Приход/Расход » входят 6 полей (ключевое поле – № операции):

1) № операции – счетчик;

2) Классификатор - числовой тип данных;

3) Наименование поставщика/потребителя – текстовый тип данных;

4) Дата – дата/время;

5) Количество товара – числовой тип данных;

6) Номер документа – текстовый тип данных.

Между таблицами мы задаем следующие связи:

1) Поле Классификатор из таблицы «Приход/Расход » связано с полем Классификатор из таблицы Товар;

2) Поле Наименование поставщика/потребителя из таблицы «Приход/Расход » связано с полем Наименование предприятия из таблицы «Поставщики/Потребители ».

Так как каждый элемент таблицы - один элемент данных, все ячейки в столбце имеют один тип данных, порядок следования строк и столбцов может быть произвольным, то можно сказать, что мы работаем именно с реляционной структурой БД.

Благодаря заданным связям мы можем принять таблицы «Товар » и «Поставщики/потребители » за неизменные, что не исключает возможности их дополнения или изменения. Вносимые изменения будут автоматически обновлять таблицу «Приход/Расход » в соответствии с измененными данными. Поэтому таблицы «Товар » и «Приход/Расход » являются довольно стабильными (исключением является поле «остаток » в таблице «Товар »). Таблице «Приход/Расход », напротив, является динамической, так как описывает связи между объектами двух других таблиц.

Для облегчения работы с таблицами, примем следующее обозначение для таблицы «Приход/Расход »: приход товара обозначим как положительное число, а его выдачу - как отрицательное. Это позволит избежать нагромождения полей в формах, что снизит риск ошибки, и сделает их более простыми для понимания. При вводе новой записи в форму «Приход/расход », в таблице «Товар » автоматически обновляется поле «Остаток », в соответствии с классификатором в форме «Товар ». Это происходит только в том случае, если остаток после последней операции больше аварийного запаса, в противном случае пользователю будет предложено выбрать меньшее значение.

Для наглядного учета прихода-расхода конкретных радиодеталей было создано 2 запроса (соответственно для «Транзисторы N-канала» и «Сверхъяркие светодиоды»), в которых указывается:

1) Классификатор детали;

2) Наименование детали;

3) Наименование предприятия, участвовавшего в сделке;

4) Количество купленного и проданного товара;

5) Дата совершения операции;

6) Номер документа;

Для удобного просмотра результатов работы было создано 3 отчета:

1) Товар

2) Поставщики/Потребители

3) Приход/Расход

Данные: Товар, Поставщик / Потребитель, Приход / Расход

Создание базы данных

1. Создание таблиц (Рис. 1.):

Все используемые в базе данных таблицы создавались в режиме конструктора (на вкладке “Таблицы” необходимо нажать кнопку “Создать” и выбрать режим конструктора). Подробное описание создания таблиц приведено в методическом пособии “Армсклад”. После создания таблиц, все 3 созданные таблицы были добавлены в схему данных (запускается кнопкой “Схема данных” на панели инструментов “База данных”), затем в режиме конструктора в таблице “Приход/Расход” были добавлены столбцы подстановок с помощью мастера (запускается из меню “Вставка” командой “Поле подстановок”).

Созданные таблицы:

Рис. 1. Таблицы

Рис. 2. Таблица Товар

Рис. 3. Таблица Поставщики/Потребители

Рис.4. Таблица Приход/Расход

2.Создание запросов (Рис. 5.):

Запрос1 был создан на основе таблицы товара с помощью мастера (открыть вкладку Запросы→создать→простой запрос). Для подчинённых форм в форме “кто что купил” создан отдельный запрос в режиме конструктор, в котором собраны поля из всех таблиц.

Созданные запросы:

Рис. 5. Запросы

3.Создание форм (Рис. 6.):

В базе данных созданы формы на все таблицы с использованием мастера, элементы управления добавлены при последующем редактировании в режиме конструктора. Форма ” Приход/Расход” создана в режиме конструктора. Форма “кто что купил” изначально была создана как ленточная форма на основе таблицы “приход/расход”, затем в режиме конструктора в неё были добавлены подчинённые формы и был изменён источник данных на соответствующий ей запрос. Кнопочная форма создана с помощью конструктора.

Созданные формы:

Рис. 6. Формы

4.Создание отчётов (Рис. 7.):

В базе данных созданы отчёты на все таблицы с пользованием мастера создания отчётов.

Созданные отчёты:

Рис. 7. Отчёты

Инструкция пользователя

1. Запуск БД:

Для запуска базы данных необходимо открыть файл «Склад.».

2.Работа с главной кнопочной формой:

После запуска базы данных открывается ГКФ (Рис. 8). На ней расположено 5 кнопок, соответствующие основным разделам базы данных. В частности кнопка “ Товары ” служит для перехода в форму “ Товары ”, с использованием которой осуществляется доступ к любым данным соответствующей таблицы, а также редактирование этих данных и работа с соответствующими отчётами (Рис. 8.).

Рис. 9. Главная кнопочная форма

Кнопка “Поставщики/Потребители” служит для перехода в форму “Поставщики/Потребители”, с использованием которой осуществляется доступ к любым данным соответствующей таблицы, а также редактирование этих данных, работа с соответствующими отчётами (Рис. 10.). Кнопка “Приход/Расход” делает тоже самое что и две предыдущие кнопки только применительно к данным из таблицы “Приход/Расход ” (Рис. 11).

Рис.9. Форма Товар

Рис. 10. Форма Поставщик/Потребитель

Рис. 11. Форма Приход/Расход

Заключение

Мы создали автоматизированный банк данных, который понятен и прост в управлении, этому способствует элементарная кнопочная форма, с которой может работать любой человек, не имеющий особых познаний в информатике. Это позволяет экономить время и средства, так же очень важно для продуктивности обработки большого количества данных.
Список использовавшейся литературы

1.Справочная система Microsoft Access 2007.

2. «Microsoft Access 2007», Вероника Михеева, Ирина Харитонова, БХВ-Петербург, 2004.

3. Методические указания к курсовой работе "Автоматизированный банк данных - склад комплектующих электромеханического устройства" по дисциплине "Информатика"./Южно-Российский государственный технический университет - г. Новочеркасск: ЮРГТУ, 2003 г. – 16 с. // Рожков В.И., Склярова Е.В.

4.«Официальный учебный курс Microsoft. Microsoft Office Access 2007», Л. Сазонова, А. Долгих Бином. Лаборатория знаний. 2008.

Приложение