Планирование проекта. Составление бюджета.
Задача планирования установить перечень и порядок мероприятий по реализации проекта.
В плане должны быть зафиксированы:
- содержание мероприятий;
- сроки исполнения;
- ответственные за исполнение;
- финансовое обеспечение и др. ресурсы.
При планировании социального проекта следует ориентироваться на следующие правила.
Правило ресурсов: ресурсы всегда ограничены.
Правило времени: если проект выходит за пределы среднесрочного планирования, его целесообразно разделить на несколько последовательно осуществляемых проектов.
Правило места: если проект не может быть осуществлен по единому стандарту и подходам на большой территории, то лучше его разделить на локальные проекты, определяя стандарты и подходы для каждой группы однородных территорий.
Правило последствий: надо стремиться к уменьшению до минимума негативных и развертывания до максимума позитивных последствий осуществления проекта.
Рассчитанный по времени, ресурсам и затратам план выступает в качестве управленческого средства осуществления проекта и контроля за его реализацией.
В сумме «дерево целей» и «дерево проблем» образуют проблемно-целевой ромб (См. рис. 4):
- конечная цель;
- цели второго порядка;
- цели третьего порядка;
- цели п-ного порядка;
- конкретные частные цели и проблемы;
- проблемы n-ного порядка;
- проблемы третьего порядка;
- проблемы второго порядка;
- ключевая проблема.
Цели проекта конкретизируются в задачах.
Задачи проекта - это конкретные пункты, которые предстоит реализовать в проектной деятельности.
Главное требование к формулированию задач - конкретность и обозримость результата их реализации в будущем.
|
|
Постановка цели и задач проекта позволяет его инициатору систематизировать предварительные наброски замысла и описать в едином ключе содержание мероприятий и действий, составляющих проект.
Обоснование проекта
Обоснование проекта характеризует его реализацию в правовом, экономическом, организационном отношениях.
Правовое обоснование проекта содержит информацию о нормативно-правовых документах, которые регламентируют отношения и деятельность на различных этапах осуществления проекта. Финансовое обоснование должно включать базовые расчеты необходимых средств, фиксировать модель финансирования и его источники.
Наиболее частыми ошибками в финансовом обосновании являются:
1. Отсутствие финансовых расчетов в представленном проекте:
2. Представленные расчеты сделаны с завышением или занижением обычных цен на необходимые для проекта товары и услуги;
3. В смете запрашиваемых средств по проекту не учитываются расходы организации, реализующей проект;
4. При расчете финансовых средств, необходимых для проекта, не учитывается стоимость интеллектуальной собственности (авторские права участников).
В организационном обосновании проекта характеризуются:
- участники его реализации и их функции;
- место и время осуществления проекта;
- имевшиеся в наличии и необходимые материально-технические, интеллектуальные и другие ресурсы.
В целом, обоснование проекта призвано показать, что проект реален для исполнения.
Заключительная часть концепции - это определение социальных последствий, к которым приведет реализация проекта. Для этого мы должны найти и сопоставить положительные и отрицательные последствия проекта и убедиться, что первые окажутся важнее вторых, смогут их нейтрализовать или существенно снизить.
|
|
Оценивая жизнеспособность проекта, необходимо выяснить особенности социальной среды, в которой планируется его реализовать и ответить на вопросы:
- имеется ли система решения интересующей нас проблемы на уровне государства, местного самоуправления, организаций и лиц?
- кто и за что здесь отвечает?
- какие у нас есть возможности для контакта с ними?
- они будут мешать нашему проекту или помогать?
- как их привлечь на свою сторону или нейтрализовать?
- имеются ли конкурирующие проекты?
Последний вопрос нацелен на выяснение сведений не только о конкурентах, решающих схожие с нашими задачи, но и о конкуренции по использованию ресурсов.
Планирование проекта. Составление бюджета.
Задача планирования установить перечень и порядок мероприятий по реализации проекта.
В плане должны быть зафиксированы:
- содержание мероприятий;
- сроки исполнения;
- ответственные за исполнение;
- финансовое обеспечение и др. ресурсы.
При планировании социального проекта следует ориентироваться на следующие правила.
Правило ресурсов: ресурсы всегда ограничены.
Правило времени: если проект выходит за пределы среднесрочного планирования, его целесообразно разделить на несколько последовательно осуществляемых проектов.
Правило места: если проект не может быть осуществлен по единому стандарту и подходам на большой территории, то лучше его разделить на локальные проекты, определяя стандарты и подходы для каждой группы однородных территорий.
|
|
Правило последствий: надо стремиться к уменьшению до минимума негативных и развертывания до максимума позитивных последствий осуществления проекта. Рассчитанный по времени, ресурсам и затратам план выступает в качестве управленческого средства осуществления проекта и контроля за его реализацией. В крупных проектах с большим числом подрядчиков применяются различные модификации сетевого планирования.
Эта методика была разработана в 50-е годы XX века. После расширения области применения персональных компьютеров увеличились возможности применения сетевого планирования для управления и малыми проектами. На современном рынке программной продукции есть как простейшие системы сетевого планирования, пригодные для работы в рамках небольших проектов, так и сложные системы.
При поддержке компьютерных программ менеджер проекта решает задачи по планированию, включающие:
- структурирование проекта;
- определение сроков исполнения задач;
- определение и распределение ресурсов и календарное планирование с учетом их ограниченности;
- определение мер контроля и оперативного управления.
После решения основных вопросов, касающихся финансирования, следует переходить к составлению бюджета, чтобы произвести более точные финансовые расчеты.
Основное внимание при составлении бюджета нужно сосредоточить на вопросах.
1. Сколько надо денег?
2. На какие цели будут использованы предоставленные деньги?
3. Планируются ли доходы от произведенной продукции и услуг и какую часть расходов по проекту они могут покрыть?
4. Как будут возвращены деньги (и выполнены другие финансовые обязательства), полученные в порядке инвестиций, кредита и т. д.?
Если мы имеем дело со смешанным финансированием, необходимо рассчитать движение средств по каждому источнику раздельно и в связи с другими источниками. При этом важно учитывать различие требований к бюджету и разные возможности организаций, собирающихся финансировать проект. В малых и микропроектах при составлении бюджета бывает достаточно составить смету расходов с указанием источников поступления средств. Когда смета приобретет четкие очертания, имеет смысл показать ее тем, кто имеет опыт в составлении бюджетов. Такая консультация поможет избежать ошибок и неточностей.
Резюме
I. Создание текстового описания проекта - это необходимый этап его разработки. Текстовое описание позволяет не только осознать всю последовательность работы над проектом и ее осуществлением, но и является необходимым для поиска инвесторов и исполнителей.
2. Начальным этапом разработки проекта является целеполагания. Формулирование целей проекта опирается на анализ социальной ситуации и на выявленную в ходе анализа социальную проблему. Цель проекта конкретизируется в задачах. Они позволяют определить конкретное содержание работы по осуществлению проекта на практике.
3. При обосновании проекта необходимо определить правовые, финансовые и организационные отношения, которые складываются между разработчиком проекта и организацией, реализующей данный проект на практике.
4. Заключительная часть концепции - это определение социальных последствий, к которым приведет реализация проекта. Для этого мы должны найти и сопоставить положительные и отрицательные последствия проекта и убедиться, что первые окажутся важнее вторых, смогут их нейтрализовать или существенно снизить. Если на данном этапе проект получает положительную оценку, то мы переходим к следующим этапам разработки проекта: его планированию и составлению бюджета.
5. Осуществление планирования и составление бюджета проекта являются необходимым для дальнейшей деятельности по представлению и защите проекта, успешное прохождение которых будет означать наступление второй части жизненного цикла проекта - осуществление проекта.
Концепция проекта: примеры
В любом деле самое главное – правильно начать. Утверждение это вполне справедливо и для популярного ныне проектного менеджмента. С чего же начать проект? Что такое концепция проекта? Примеры и теоретическую базу для ответов на эти вопросы предлагается рассмотреть в данной статье. Жизненный цикл проекта и продукта Управление любым проектом находится в жесткой зависимости от стадий его жизненного цикла. Проходя через определенные фазы своего развития, проект видоизменяется и требует все новых форм контроля и управления. Стоит отметить, что жизненный цикл проекта не совпадает с жизненным циклом продукта, который создается в процессе или результате его реализации. Продукт начинает свое существование с момента создания всех его частей и объединения их в единый объект, который может быть реализован или использован с пользой для владельца. При этом продукт может быть создан: в результате реализации проекта (если является одной из его целей); в процессе его реализации (если продукт является одним из этапов достижения каких-либо из его целей); до старта (если его существование является условием для осуществления проекта); после завершения (если он не является целью). Таким образом, «линии жизни» проекта и продукта могут пересекаться или вовсе не пересекаться, но всегда зависят друг от друга. Фазы жизненного цикла проекта Основными стадиями принято считать: Инициацию. Разработку. Реализацию. Завершение. Но это не единственное разделение. В рамках финансовой оценки проектов чаще всего используют трехстадийный жизненный цикл проекта: Прединвестиционная стадия (обоснование инвестиций).
Инвестиционная стадия (финансирование).
Постинвестиционная (оценка экономической эффективности реализации проекта).
Существуют более детальные и не такие последовательные структуры жизненного цикла проектов, которыми пользуются менеджеры в зависимости от масштабов идеи, организационной структуры управления в компании, отрасли хозяйственной деятельности. Так или иначе, предметом нашего внимания является самое начало – фаза инициации или, другими словами, концепция проекта. Что такое инициация? Инициация, или разработка концепции проекта, включает в себя целый комплекс процессов, который в конечном итоге определяется менеджером, исходя из различных внешних и внутренних факторов. Тем не менее стоит привести общий список вопросов, на которые приходится искать ответы именно на этой стадии: Каковы предпосылки реализации именно этого проекта? Что подтверждает необходимость его реализации? Каково внешнее окружение идеи? В чем заключаются основные цели? Какова степень технической реализуемости идеи? Каковы укрупненные финансовые условия воплощения идеи? Есть ли четкое понимание времени старта? План концепции проекта также включает следующие основные действия: Определение основного пути реализации идеи. Назначение ответственных за реализацию. Определение численности и состава команды проекта. Фиксация ожиданий от заинтересованных сторон. Формирование укрупненного списка процессов. Укрупненный анализ ресурсов, необходимых для достижения установленных целей. Анализ рисков и допущений. Установление общего плана управления проектом. Авторизация (запуск). Концепция проекта в итоге сводится к разработке устава, включающего все описанные выше вопросы и проблемы. Точность цифр, указываемых в таком документе, часто не превышает 25 %, тем не менее они необходимы для первичного запуска работ по проекту. Разработка устава Формирование концепции проекта невозможно без процесса разработки документа, декларирующего его существование и содержащего, помимо исходных требований и целей, также полномочия менеджера и объем выделяемых ресурсов. Устав проекта четко структурирован и должен содержать следующие основные разделы:
1. Перечень основных изменений.
2. Лист согласований.
3. Общую описательную часть: цели; обоснование целесообразности; планируемые результаты; итоговый продукт или конечный целевой показатель; основные этапы реализации; заинтересованные стороны проекта и их ожидания; риски, допущения, ограничения; схема контроля процессов и команды.
4. Основные принципы выполнения работ.
5. Связанные документы. При составлении такого документа, как правило, пользуются методом экспертных оценок, главную роль в котором играет квалификация проектного менеджера. Определение заинтересованных сторон На создание концепции проекта существенное влияние оказывают лица, проявляющие непосредственную заинтересованность в результате. Определение круга таких лиц необходимо для оценки факторов, воздействующих на проект. В рамках этого этапа выполняется согласование целей с ключевыми выгодополучателями, определение ролей прямых и косвенных заинтересованных лиц, оценка рисков и неопределенностей, связанных с неизбежным конфликтом интересов, разработка формы информирования указанных людей о ходе реализации идеи. Вся информация об определенном таким образом круге лиц хранится в реестре заинтересованных сторон. Этот реестр доступен менеджеру проекта и используется им для управления зонами и степенью влияния на бизнес-процессы и команду. Утверждение концепции Перед утверждением концепция проходит тщательную проверку и корректировку по всем элементам ее разветвленной структуры: объемы финансирования, методы реализации, факторы влияния, риски и т. п. Утверждается концепция проекта только после согласования ее всеми заинтересованными сторонами, включая органы власти и муниципальные структуры. Внедрение концепции Концепция развития проекта внедряется путем реализации плана, в ней же зафиксированного. По ходу претворения в жизнь идеи происходят различные изменения, записываемые и утверждаемые руководством, которые влияют на итоговые показатели. Мониторинг этих изменений и контроль качества - пожалуй, самые важные процессы управления на этапе внедрения концепции.
Пример 1. Концепция строительного проекта Разработка концепции строительного проекта обязательно включает: анализ земельного участка; ограничения по застройке; текущее состояние территории; оценку потенциала ее развития; анализ рынка недвижимости (его емкости, сегментирования);
определение потенциальных конкурентов; оценку динамики, объемов спроса;
выявление потенциальных покупателей.
Спецификой строительного проекта можно считать вариативность использования имеющегося земельного участка. Девелоперская оценка здесь выходит на первый план при формировании концепции. Для осуществления правильного выбора применяют SWAT-анализ, многофакторное моделирование и другие инструменты. После решения этих первоочередных задач составляется устав проекта, который, помимо указанных выше разделов, обязательно содержит: концепцию застройки (основные характеристики площадки, транспортная инфраструктура, генеральный план, рекомендации по архитектурно-планировочным решениям и строительным материалам и основы благоустройства территории); маркетинговую концепцию (стратегия ценообразования, примерный график продаж/сдачи в аренду, стратегия продвижения); финансовую схему (потребности в инвестициях, прогноз прибыли, примерный график движения денежных средств).
Пример 2. Концепция внедрения системы автоматизации Разработка концепции проекта внедрения автоматизированной системы продажи для книжного магазина должна включать следующие специфические разделы: Оценка интернет-рынка книг по объему и стоимости реализации. Определение себестоимости содержания интернет-магазина. Выявление потребностей в дополнительных рынках сбыта у имеющегося магазина книг. Концепция такой модернизации работы магазина будет иметь несколько целей: создание интернет-магазина, обеспечение его работоспособности и достижение конкретного уровня заказов через новый интернет-ресурс. Такие цели могут быть достигнуты путем последовательного решения следующих задач: разработка технического задания; выполнение работ по формированию интернет-магазина; разработка схемы доставок книг от издательства покупателям; реклама; заключение договоров с системами онлайн-оплаты.
Пример 3. Концепция модернизации производства Концепция проекта внедрения новой технологии в уже существующий производственный цикл всегда разрабатывается с учетом специфики предприятия и условий его функционирования. Особое внимание при этом уделяется следующим этапам: Выявление «уязвимых звеньев» производственной цепочки (внедрение новой технологии должно либо заменить проблемные участки, либо не провоцировать их выход из строя из-за нарушения целостности рабочего цикла). Разработка системы поэтапного внедрения новой технологии (план включения в производственный процесс нового звена – важнейший элемент реализации проекта модернизации, так как несбалансированность действий команды и производственников может свести на нет все средства, потраченные на перевооружение). Оценка потенциала работников предприятия по управлению и сервисному обслуживанию новой техники. Среди целей такого проекта, как правило, указываются и характеристики обновленной продукции по объему и скорости выпуска. Учитывая сказанное выше, становится ясно, что концепция проекта включает основные положения, касающиеся его содержания, экономической выгоды, реализуемости и последствий. В связи с этим концептуальные положения новых идей, необходимых для развития или старта нового бизнеса, необходимо структурировать, оценивать и согласовывать до того, как переходить к реальным изменениям и финансовым вливаниям.
Цели и процедура подготовки концепции
Составление проекта связано с процедурой формализации ключевой идеи. Ее продвижение начинается с представления руководству образа результата и действий в установленной форме и к конкретному сроку. В компаниях с развитым менеджментом этот срок обычно соответствует началу сессии стратегического планирования или составления годовых бюджетов. Желательно, чтобы разработка концепции проекта не была спонтанной инициативой, а носила выраженный систематический характер. В практике управления встречаются разнообразные формы документов концепции. Это связано с присущими бизнесу особенностями, включая специфику отрасли и сложившуюся деловую культуру. Ниже вашему вниманию представлен один из примеров концепции.
Пример концепции проекта в сфере ИТ. Часть 1
(нажмите для увеличения)
Пример концепции проекта в сфере ИТ. Часть 2
(нажмите для увеличения)
Как правило, замысел проекта носит выраженный проблемный характер. Разработка концепции проекта и продвижение его основной идеи следует начинать с оценки состава заинтересованных сторон в решении насущных проблем деятельности компании. При этом мало написать о проблемах, которые испытывают заинтересованные стороны, на полученной основе необходимо выявить критерии достижения эффектов от разрешения затруднений. Алгоритм подготовки концепции состоит из следующего перечня последовательных элементов.
1. Описание основной идеи (требуется не всегда).
2. Заинтересованные лица, испытываемые ими проблемы и вытекающие из них интересы.
3. Цели проекта и критерии их достижения.
4. Описание видения (программы) достижения целей.
5. Задачи проекта.
6. Продукт и его ключевые свойства.
7. Основные мероприятия по решению проектных задач.
Помимо обозначенных семи пунктов полезно написать о связи основного замысла со стратегией бизнеса, выразить предварительный прогноз по вероятной стоимости мероприятия и хотя бы приблизительно оценить риски. Главной целью концепции является продвижение идеи автора и первичное убеждение руководства в том, что на нее стоит обратить внимание при портфельном отборе. В отличие от концепции цель устава проекта иная. Он направлен на авторизацию, определение объекта деятельности, назначение руководителя команды проекта и распределение ролей среди участников.
Для создания проектов никогда не будет достаточно только идеи, концепции, устава и даже подробного плана. Нужно еще и многое другое. Тем не менее, я не один раз замечал, как правильно действующий руководитель среднего звена обеспечивал свое направление своевременными инвестициями только благодаря грамотно выполненной и представленной концепции. Для этого ему требовалось вовремя написать заявку в проектный комитет, выполнить определенную работу по оформлению и, конечно, быть убедительным в отстаивании своей позиции.
Ряд действий потом повторялся во взаимодействии между куратором и менеджером проекта. Часть информации попадала в текст устава практически без изменений. Но глубина проработки и природа документа менялась. Вместо презентационного инструмента появлялся микроконтракт руководства и ответственного ресурса по проектной задаче с соответствующими существенными условиями соглашения.
Модель процессов инициации проекта с учетом выходных результатов его запуска
(нажмите для увеличения)
Разработка концепции проекта обеспечивает его продвижение к запуску, и хотя ее может выполнить отдельно назначенный сотрудник, главное заинтересованное лицо (автор самой идеи) стремится обеспечить развитие своего замысла. Иногда инициатором выступает собственник или генеральный директор. Тогда полный алгоритм подготовки концепции исполнять не требуется, достаточно бывает двух-трех предложений. Но обязательно нужно донести образ и ход мыслей до управленческой команды, чтобы можно было продолжить инициацию уже в формате устава, предварив его в установленных случаях бизнес-планом или кейсом.
каждого проекта должна быть концепция. Если проект небольшой, то для изложения концепции часто достаточно несколько абзацев. Однако, стартовать проект без концепции, это все равно, что отправлять корабль в плавание, не определив для него пункт назначения.
Концепция проекта разрабатывается на основе анализа потребностей бизнеса. Главная функция документа — подтверждение и согласование единого видения целей, задач и результатов всеми участниками проекта. Концепция определяет что и зачем делается в проекте.
Концепция проекта это ключевой документ, который используется для принятия решений в ходе всего проекта, а также на фазе приемки — для подтверждения результата.
Она содержит, как правило, следующие разделы:
· Название проекта
· Цели проекта
· Результаты проекта
· Допущения и ограничения
· Ключевые участники и заинтересованные стороны
· Ресурсы проекта
· Сроки
· Риски
· Критерии приемки
· Обоснование полезности проекта
В качестве примера, который позволит иллюстрировать теоретическое изложение основ управления проектами, возьмем реальный проект разработки ПО для автоматизации одного из подразделений крупной производственной компании. Назовем его «Автоматизированная система продажи документации».
Краткая легенда проекта. Заказчик ОАО «XYZ» является одним из ведущих производителей сложных технических изделий. Отдел «123», входящий в ОАО «XYZ», отвечает за продажу дополнительной сопроводительной документации для клиентов ОАО.
Дополнительная документация не входит в стандартную поставку, поскольку владелец этого технического изделия не всегда сам его эксплуатирует, а передает в эксплуатацию другой компании, которая становится клиентом «XYZ», и закупает у нее эксплуатационную документацию. Ремонт и техобслуживание конкретного изделия может выполнять третья компания, которой уже потребуется детальная техническая документация по ремонту и обслуживанию. Она также становится клиентом «XYZ» и закупает у нее требуемую продукцию.
Основная функция отдела «123» — получение и обработка заказов на дополнительную документацию, согласно ежегодно рассылаемому каталогу. В связи с переездом отдела «123» в новое здание, была поставлена задача на разработку и поставку системы, автоматизирующей основную деятельность отдела «123».
Текст документа Концепция проекта, который будет приводиться в качестве примера, будем выделять цветом фона.