Во внутренней работе банка в этой области есть два аспекта:
1) организационно-технологический (действия сотрудников, сроки, оформление документов);
2) учетный (отражение в учете сомнительных, неплатежеспособных, поврежденных, имеющих признаки подделки денежных знаков).
От того, насколько четко регламентированы функции, насколько доходчиво они доведены до руководителей кассовых и бухгалтерских подразделений и непосредственных исполнителей, зависит, как поведет себя кассир, выявив подделку, что скажет клиенту, как бухгалтерский работник оформит подделку и т.д.
Выявленные в кассе неплатежеспособные, поврежденные, сомнительные, имеющие признаки подделки денежные знаки можно разделить на две группы:
- денежные знаки, выявленные при приеме/обработке денежной наличности клиентов банка;
- денежные знаки, выявленные внутри банка в процессе обработки денежной наличности и ревизий ценностей.
Рассмотрим учет в банке сомнительных, неплатежеспособных, поврежденных, имеющих признаки подделки денежных знаков, разделив их на эти две группы, отмечая особенности учета иностранной валюты.
Учет денежных знаков, выявленных при приеме/обработке денежной наличности клиентов
Прием денежной наличности от клиента в кассе банка
Если подлинность принимаемого денежного знака (в валюте РФ) вызывает сомнение, он изымается, клиенту выдается справка по форме 0402159 (клиентский экземпляр), оформляется мемориальный ордер, а в бухгалтерском учете выполняется проводка:
Дт 91202 "Разные ценности и документы"
Кт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи".
Аналитический учет ведется в разрезе кассовых подразделений банка, документ-основание - справка 0402159. Сомнительные денежные знаки учитываются по номиналу или в условной оценке 1 руб. за упаковку, если номинал определить не представляется возможным.
Иностранная валюта оформляется аналогичным образом, только вместо счета 91202 используется счет 91104 "Иностранная валюта, принятая на экспертизу".
Если клиент сам принес денежный знак на экспертизу, порядок учета аналогичный, только в качестве документа-основания вместо справки 0402159 используются заявление клиента и опись сдаваемых на экспертизу денежных знаков.
Если принимаемый денежный знак не соответствует признакам платежеспособности банкнот и монет Банка России, на нем проставляются штамп "В обмене отказано", наименование банка, подразделения банка (филиала, дополнительного, операционного офиса и т.д.), фамилия, инициалы кассового работника, дата, подпись, после чего неплатежеспособный денежный знак возвращается клиенту. В бухгалтерском учете операция не отражается.
Кредитной организации, осуществляющей операции с наличной иностранной валютой, необходимо руководствоваться утвержденными ею правилами работы с поврежденными денежными знаками иностранных государств (групп государств). В соответствии с этими правилами поврежденная валюта либо не принимается банком (кроме приема на экспертизу), либо принимается для последующей отправки на инкассо, либо принимается в рамках замены поврежденного денежного знака на неповрежденный.
Если принимаемый денежный знак, по мнению кассового работника, имеет явные признаки подделки, порядок его учета аналогичен порядку учета сомнительных денежных знаков, но ведется на отдельном лицевом счете на внебалансовом счете 91202, предназначенном для учета денежных знаков, имеющих явные признаки подделки. Учет ведется в условной оценке.
Пересчет денежной наличности, принятой от клиента/сданной через инкассаторов
Если в кассе пересчета выявлен сомнительный денежный знак, оформляется акт на оборотной стороне препроводительной ведомости, а в бухгалтерском учете выполняется проводка:
Дт 91202 "Разные ценности и документы", 91104 "Иностранная валюта, принятая на экспертизу"
Кт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи"и оформляется мемориальный ордер.
Аналитический учет ведется в разрезе кассовых подразделений банка, документом-основанием является акт на препроводительной ведомости, денежные знаки учитываются по номиналу или в условной оценке 1 руб. за упаковку сомнительных денежных знаков, если номинал определить не представляется возможным.
Учет выявленного в кассе пересчета явно поддельного денежного знака аналогичен учету сомнительных денежных знаков, выявленных в кассе пересчета, осуществляется в условной оценке 1 руб. за упаковку на отдельном лицевом счете на внебалансовом счете 91202, предназначенном для учета денежных знаков, имеющих явные признаки подделки.
Неплатежеспособные денежные знаки, выявленные в кассе пересчета, оформляются так же, как и выявленные в приходной кассе: на каждом проставляются штамп "В обмене отказано", наименование банка, подразделения банка (филиала, дополнительного, операционного офиса и т.д.), фамилия, инициалы кассового работника, дата, подпись кассира. Неплатежеспособный денежный знак подлежит возврату клиенту, а до этого момента учитывается на внебалансовом счете 91202 на отдельном лицевом счете для учета неплатежеспособных денежных знаков. В бухгалтерском учете выполняется проводка:
Дт 91202 "Разные ценности и документы"
Кт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи"и оформляется мемориальный ордер.
Аналитический учет ведется в разрезе кассовых подразделений банка, документ-основание - акт на препроводительной ведомости, денежные знаки учитываются по номиналу или в условной оценке 1 руб. за упаковку, если номинал определить не представляется возможным.
Не соответствующие внутренним критериям банка поврежденные иностранные денежные знаки приходуются на внебалансовый счет 91202 (отдельный лицевой счет для учета таких денежных знаков) в корреспонденции со счетом 99999.
Все, касающееся пересчета денежной наличности, принятой от клиента/сданной через инкассаторов, справедливо для случая сдачи в кассу клиентом/инкассаторами поврежденной сумки с наличностью при выявлении неплатежеспособных, сомнительных и имеющих признаки подделки денежных знаков посредством полистного/поштучного пересчета поврежденной сумки. При этом, если сумка сдается непосредственно клиентом (его уполномоченным представителем), вопрос о том, приходовать в кассу в данный момент выявленный неплатежеспособный денежный знак для последующей передачи клиенту или выдать его клиенту сейчас с проставлением на нем всех необходимых отметок, решается кредитной организацией. На сомнительный/поддельный денежный знак клиенту дополнительно выдается экземпляр справки 0402159.
При наличии у кредитной организации сети отделений, как правило, в масштабах региона, взаимодействие с учреждением Банка России - по сомнительным/с органами внутренних дел - по поддельным денежным знакам осуществляет одно из отделений (например, главный офис филиала). Соответственно, у банка возникает необходимость перевозки неплатежеспособных, сомнительных или имеющих признаки подделки денежных знаков Банка России.
Для учета отправленных в другое отделение денежных знаков можно использовать внебалансовый счет 91203 "Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию". При этом в аналитическом учете допустимо выделять отдельный лицевой счет именно для неплатежеспособных, сомнительных или имеющих признаки подделки денежных знаков либо использовать общий счет для учета отправленных ценностей в зависимости от того, в общую сумку с другими внебалансовыми ценностями (картами, чековыми книжками и пр.) упаковываются отправляемые денежные знаки либо в отдельную. Соответственно на перевозимые денежные знаки формируется отдельная опись либо они включаются в общую опись.
Открывать счет 91203 можно на конкретных подотчетных лиц, осуществляющих перевозку. Но если перевозка осуществляется сторонней инкассаторской службой, открывать подотчетный счет на ее работника смысла не имеет - на случай утраты ценностей договора о материальной ответственности с банком у такого инкассатора нет. По мнению автора, в целях единого подхода целесообразно открывать счет 91203 в разрезе подразделений получателей при перевозке из подразделения А в подразделение Б. При этом выполняется проводка:
Дт 91203 "Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию" (лицевой счет подразделения Б)
Кт 91202 "Разные ценности и документы" (лицевой счет по учету сомнительных/неплатежеспособных/поддельных денежных знаков).
Проводка оформляется мемориальным ордером, документ-основание - опись к сумке с ценностями с подписью инкассатора о принятии сумки к перевозке. Прием отправленных денежных знаков подразделением-получателем осуществляется с оформлением зеркальной проводки, денежные знаки приходуются на соответствующие лицевые счета, открытые в подразделении-получателе.
Для учета отосланной сомнительной иностранной валюты вместо счета 91203 применяются внебалансовый счет 91104, отдельный лицевой счет по отосланным денежным знакам также в разрезе подразделений-получателей.
Отправка сомнительных денежных знаков Банка России на экспертизу в учреждение Банка России осуществляется так же, как при наличии у кредитной организации отделений. Учреждение Банка России выступает в данном случае как отдельный получатель, и под него открывается отдельный лицевой счет на внебалансовом счете 91203/91104 (для иностранной валюты). Основанием являются заявление кредитной организации о сдаче денежных знаков на экспертизу, а также опись сдаваемых сомнительных денежных знаков.
Передача имеющих признаки подделки денежных знаков органам внутренних дел
В этом случае оформляется протокол передачи денежных знаков, на основании которого в учете делается проводка:
Дт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи"
Кт 91202 "Разные ценности и документы" (лицевой счет по учету поддельных денежных знаков).
На практике передача поддельных денежных знаков представителям органов внутренних дел осуществляется не непосредственно в кассе, а через сотрудников подразделений безопасности банка в специальном помещении или в ОВД. В этом случае на внебалансовом счете 91203 оформляется выдача ценностей под отчет на лицевой счет сотрудника, взаимодействующего с ОВД.
Действия по результатам экспертизы
В случае когда отправленные в учреждение Банка России сомнительные денежные знаки по результатам экспертизы признаны подлинными, на основании выписки и акта экспертизы по форме 0402156 по корреспондентскому счету выполняется проводка:
Дт 30102 "Корреспондентские счета кредитных организаций в Банке России"
Кт 47422 "Обязательства по прочим операциям" (лицевой счет по учету обязательств перед клиентом).
Документы-основания - выписка по корреспондентскому счету и акт экспертизы по форме 0402156. Далее осуществляется возврат суммы отправленных на экспертизу денежных знаков клиенту. Оформляется проводка:
Дт 47422 "Обязательства по прочим операциям"
Кт текущий/расчетный счет клиента либо
Кт 20202 "Касса кредитных организаций" (для клиентов - физических лиц).
Если клиенту не возвращен денежный знак (при отсутствии у клиента счета в банке), на основании материалов внутреннего расследования банка сумма номинала денежного знака относится на доходы банка проводкой:
Дт 47422 "Обязательства по прочим операциям"
Кт 70601 "Доходы".
Одновременно сумма отправленных на экспертизу сомнительных денежных знаков списывается мемориальным ордером со счета 91203/91104 (для иностранной валюты), лицевой счет по отосланным на экспертизу денежным знакам в корреспонденции со счетом 99999. Документ-основание - акт экспертизы по форме 0402156.
В случае когда отправленные в учреждение Банка России сомнительные денежные знаки по результатам экспертизы признаны поддельными, их условная оценка мемориальным ордером списывается со счета 91203/91104 (для иностранной валюты), лицевой счет по отосланным на экспертизу денежным знакам в корреспонденции со счетом 99999. Документ-основание - акт экспертизы по форме 0402156.
Если отправленные на экспертизу сомнительные денежные знаки по результатам экспертизы признаны подлинными, но неплатежеспособными, они возвращаются кредитной организации. На основании акта экспертизы по форме 0402156 после получения денежных знаков выполняются проводки:
Дт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи"
Кт 91203 "Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию";
Дт 91202 "Разные ценности и документы" (лицевой счет по учету неплатежеспособных денежных знаков)
Кт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи" (в условной оценке 1 руб. за денежный знак).
Проводки оформляются мемориальными ордерами.
Для валюты, признанной подлинной, но выведенной из обращения, в учете на основании акта экспертизы по форме 0402156 выполняются проводки:
Дт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи"
Кт 91104 "Иностранная валюта, принятая на экспертизу";
Дт 91202 "Разные ценности и документы"
Кт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи".
Возврат клиенту неплатежеспособных, выведенных из обращения денежных знаков либо их уничтожение при невостребованности клиентом в течение года оформляется бухгалтерской проводкой:
Дт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи"
Кт 91202 "Разные ценности и документы" (лицевой счет по учету неплатежеспособных денежных знаков) - с оформлением мемориального ордера.
Документы-основания - предъявленная клиентом справка по форме 0402159, акт по форме 0402156, акт уничтожения денежных знаков.
Учет денежных знаков, выявленных в кассе при ревизиях, своде кассы, пересчете денег, поступивших из других подразделений банка, изъятых из банкоматов
Если сомнительный денежный знак выявлен при пересчете пачек банкнот/мешков с монетой в ходе обработки наличности/контрольного пересчета при ревизии, проверке, своде кассы, составляется соответствующий акт. На основании акта ревизии, акта проверки, акта по форме 0402145 оформляются следующие документы и осуществляются проводки:
расходный кассовый ордер:
Дт 60323 "Расчеты с прочими дебиторами" (лицевые счета в разрезе каждого случая)
Кт 20202 "Касса кредитных организаций" - на сумму номинала сомнительного денежного знака;
мемориальный ордер на создание резерва под возможные потери:
Дт 70606 "Расходы"
Кт 60324 "Резервы на возможные потери" - на сумму номинала сомнительного денежного знака (условной оценки, если номинал установить не удается);
мемориальный ордер на оприходование по номиналу сомнительного денежного знака:
Дт 91202 "Разные ценности и документы"/91104 "Иностранная валюта, принятая на экспертизу"
Кт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи".
Оформление документов и учет поддельного/неплатежеспособного/поврежденного денежного знака, выявленного при аналогичных обстоятельствах, осуществляются так же, как и при пересчете пачек банкнот/мешков с монетой в ходе обработки наличности/контрольного пересчета в рамках ревизии, проверки, при своде кассы, - с открытием отдельных лицевых счетов под поддельные/неплатежеспособные денежные знаки и внебалансовым учетом поддельных/неплатежеспособных денежных знаков в условной оценке 1 руб. за упаковку. Неплатежеспособный денежный знак после завершения расследования может быть выдан кассовому работнику, у которого он был обнаружен.
Учет сомнительных, неплатежеспособных, поврежденных денежных знаков, выявленных при пересчете наличности, изъятой из банкомата, на основании акта пересчета кассет отражается проводкой:
Дт 60323 "Расчеты с прочими дебиторами"
Кт 20208 "Денежные средства в банкоматах"
с оформлением мемориального ордера. Также оформляется проводка по созданию резерва:
Дт 70606 "Расходы"
Кт 60324 "Резервы на возможные потери".
Оприходование на внебалансовые счета отражается проводкой:
Дт 91202 "Разные ценности и документы"
Кт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи" или
Дт 91104 "Иностранная валюта, принятая на экспертизу"
Кт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи".
Лицевые счета открываются отдельно для неплатежеспособных, сомнительных и имеющих признаки подделки денежных знаков. Учет ведется в номинальной (для сомнительных, если можно определить номинал) либо условной (для всех остальных случаев) оценке.
Порядок перевозки, сдачи на экспертизу, передачи в ОВД выявленных в подразделении банка неплатежеспособных, сомнительных, имеющих признаки подделки денежных знаков, их оформление и учет ничем не отличаются от аналогичных процессов, осуществляемых с денежными знаками, выявленными/изъятыми у клиентов.
Если по результатам экспертизы отправленные в учреждение Банка России сомнительные денежные знаки признаны поддельными и если внутреннее расследование банка показало виновность кассового работника в пропуске поддельного денежного знака, в учете выполняются следующие действия:
списание мемориальным ордером суммы сомнительного денежного знака с внебалансового учета:
- Дт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи"
- Кт 91203 "Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию"/91104 "Иностранная валюта, принятая на экспертизу" (по отосланным);
перенос суммы на счет по учету задолженности кассового работника:
- Дт 60308 "Расчеты с работниками по подотчетным суммам"
- Кт 60323 "Расчеты с прочими дебиторами";
восстановление суммы ранее созданного резерва:
- Дт 60323 "Расчеты с прочими дебиторами"
- Кт 70601 "Доходы";
создание нового резерва под требования к кассовому работнику:
- Дт 70606 "Расходы"
- Кт 60324 "Резервы на возможные потери".
Далее осуществляется погашение задолженности кассовым работником:
путем внесения необходимой суммы наличными:
- Дт 20202 "Касса кредитных организаций"
- Кт 60308 "Расчеты с работниками по подотчетным суммам";
путем удержания необходимой суммы из заработной платы работника:
- Дт 60305 "Расчеты с работниками по оплате труда и другим выплатам"
- Кт 60308 "Расчеты с работниками по подотчетным суммам";
восстановление резерва:
- Дт 60324 "Резервы на возможные потери"
- Кт 70601 "Доходы".
Если погашение задолженности невозможно (ее не удается взыскать либо кассир на основании внутреннего расследования банка признан невиновным в пропуске поддельного денежного знака), выполняются:
списание задолженности за счет расходов банка:
- Дт 70606 "Расходы"
- Кт 60308 "Расчеты с работниками по подотчетным суммам" или
Кт 60323 "Расчеты с прочими дебиторами" (если кассир признан невиновным);
восстановление резерва:
- Дт 60324 "Резервы на возможные потери"
- Кт 70601 "Доходы".
Документами-основаниями в данной ситуации являются акт экспертизы по форме 0402156 и материалы внутреннего расследования банка (включая объяснения работника и согласие его на погашение задолженности с указанием способа погашения).
В случае признания учреждением Банка России отправленных на экспертизу денежных знаков подлинными, но неплатежеспособными/выведенными из обращения оформляются проводки:
на основании акта экспертизы мемориальным ордером списывается сумма отправленных денежных знаков с внебалансового учета:
Дт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи"
Кт 91203 "Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию"/91104 "Иностранная валюта, принятая на экспертизу";
на основании акта экспертизы приходуются в кассу поступившие из учреждения Банка России неплатежеспособные/выведенные из обращения иностранные денежные знаки:
Дт 91202 "Разные ценности и документы"
Кт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи".
Погашение задолженности кассового работника осуществляется в порядке, аналогичном учету отправленных в учреждение Банка России сомнительных денежных знаков, признанных поддельными. Неплатежеспособный/выведенный из обращения иностранный денежный знак выдается кассовому работнику, под ответственностью которого (в чьей упаковке) он был выявлен. В учете оформляется проводка:
Дт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи"
Кт 91202 "Разные ценности и документы".
Если отправленный в учреждение Банка России сомнительный денежный знак по результатам экспертизы признан подлинным, он зачисляется на корреспондентский счет банка.
На основании акта экспертизы по форме 0402156 и выписки по корреспондентскому счету выполняются проводки:
списание с внебалансового учета сомнительных денежных знаков, признанных подлинными:
Дт 99999 "Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи"
Кт 91203 "Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию";
отражение по корреспондентскому счету банка:
Дт 30102 "Корреспондентские счета кредитных организаций в Банке России"
Кт 60323 "Расчеты с прочими дебиторами";
восстановление резерва:
Дт 60324 "Резервы на возможные потери"
Кт 70601 "Доходы".
Иностранная валюта, признанная подлинной, возвращается банку. В учете выполняется проводка:
Дт 20202 "Касса кредитных организаций"
Кт 60323 "Расчеты с прочими дебиторами".
При выявлении сомнительных или поддельных денежных знаков внутри кассового подразделения (пересчете клиентских сумок, обработке собственной денежной наличности) у кассира, как правило, больше времени для принятия решения, зачастую есть с кем посоветоваться (старшими товарищами, заведующим кассой и др.). В момент, когда он находится один на один с клиентом, ситуация сложнее: стоя в очереди, клиент нервничает, кассир хочет поскорее обслужить его и в этот момент может не провести полноценный контроль подлинности денежных знаков, проверив на инфракрасном детекторе банкноты "веером", включив на счетной машине режим "без детекции", и т.д.
Такие действия рано или поздно ведут к финансовым потерям для кассира. Даже принимая у клиента сомнительную банкноту, не нужно бояться действовать по закону и в соответствии с внутренними инструкциями кредитной организации, в которых, помимо бухгалтерских проводок, должны быть прописаны все схемы взаимодействия с клиентом и другими подразделениями банка в процессе работы с сомнительными, неплатежеспособными, поврежденными или имеющими признаки подделки денежными знаками. Внедрение таких схем, обучение кассиров, своевременное повышение квалификации и контроль исполнения позволят снизить до минимума число подделок, выявляемых в упаковках дензнаков кассовых работников банка.