Ключевые понятия
Основные положения
Контрольные вопросы
Задания для самостоятельной работы
| Ключевые понятия |
- Организационно-распорядительные документы
- Информационно-справочные документы
- Документы по личному составу
- Производственно-управленческие документы
- Классификация документов
| Основные положения |
Служебные документы по своему ВИДУ условно делятся на несколько больших групп:
1. Организационно-распорядительные документы (ОРД) - уставы, положения, инструкции, приказы, решения, распоряжения, договоры и т.д. Эти документы регламентируют деятельность организации, определяют цели, принципы и правила её функционирования.
С их помощью оформляются управленческие решения, координируется взаимодействие подразделений и служб, распределяется ответственность между исполнителями и т.д.
2. Информационно-справочные документы - письма, телеграммы, справки, акты, докладные и объяснительные записки и т.д. Эти документы содержат разнообразные сведения о производственных событиях, происходящих в организации и за её пределами.
Они носят вспомогательный характер, обеспечивая информационную поддержку руководителей, принимающих управленческие решения.
3. Документы по личному составу (кадровые документы) - контракты, трудовые книжки, заявления, приказы по кадрам, личные карточки и дела и т.д. В этих документах фиксируются сведения о приёме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им отпусков, поощрениях и взысканиях, повышении их квалификации.
4. Производственно-управленческие документы - чертежи, схемы, технические инструкции, описания производственных операций, бизнес-планы, финансовые документы и т.д. С их помощью документируются технологические процессы, ведётся учёт работы предприятия, осуществляется внутренний и внешний контроль, фиксируется собственно управленческая деятельность.
Итак, используемая документация охватывает все стороны жизнедеятельности организации.
Документы каждого вида классифицируются по ряду признаков:
| по форме | индивидуальные, типовые, трафаретные | |
| по содержанию | простые, сложные | |
| по происхождению | служебные, личные | |
| по адресату | входящие, внутренние, исходящие | |
| по способам изготовления | рукописные, печатные, типографские, электронные | |
| по степени достоверности | оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты | |
| по срочности исполнения | срочные, несрочные | |
| по срокам хранения | постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет |
Данная классификация позволяет точнее определить особенности конкретного документа.
| Контрольные вопросы |
- Чем отличаются организационно-распорядительные документы от информационно-справочных?
- Почему документы из личного состава выделяются в особую группу?
- С какой целью используются трафаретные документы?
- Может ли конкретный документ быть личным, сложным и трафаретным? Приведите примеры.
- Может ли иметь юридическую силу рукописная копия машинописного документа-оригинала? Если да то при каких условиях?
Как отвечать на контрольные вопросы: