Документирование
Общие нормы и правила оформления документов
Размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве
Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).
ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными.
Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.
Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842´1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.
Для оформления деловых документов используются следующие форматы:
| Формат | Размеры, мм | Применение |
| A3 | 297х420 | Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений |
| А4 | 210х297 | Приказы, письма и другие организационные распорядительные документы |
| А5 | 148х210 |
Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.
Размеры полей используемые в документах
Согласно ГОСТ Р 6.30-97 для деловых писем, приказов и других организационно-распорядительных (управленческих) документов предусматриваются поля следующих размеров: левое — не менее 20 до 35 мм, верхнее — не менее 20 мм, правое и нижнее — не менее 10 мм. Размер поля 35 мм установлен для первой страницы (бланков) многостраничных документов. Размеры полей второй и последующих страниц многостраничных документов выбираются в указанных пределах, но одинаковыми для данного документа.
|
|
Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее — для указания страниц в многостраничных документах. При пользовании оборотной стороной листа левое поле должно составлять 10 мм, правое — 20 мм, то есть наоборот по отношению к лицевой стороне.
Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое — не менее 30 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 20 мм. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографического издания.
Нумерация страниц в документах
В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов:
Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными.
Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его сокращенных вариантов "стр." или "с." и знаков тире ("черточек").
Оформление в документах написания чисел
В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.
При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624;12 841. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).
|
|
Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1, 094 03; 5, 350 021. Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 745 63 72, для шестизначных 23 03 23, для пятизначных 5 16 18, для трехзначных 3 12.
При написании адресов двойные номера домов пишутся через косую черту: пр. Стачки, д. 27/2; литерные номера домов пишутся слитно: ул. Б. Садовая, д. 69а.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис (например: 3-й вопрос повестки дня). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, приводятся без падежных окончаний (например, XX век).
Если арабская цифра входит в словесно-цифровое сочетание, ее пишут через дефис с соответствующим словом (например, 18-градусная крепость, 9-этажный дом).
Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например, порядка сорока штук, в возрасте до семи лет).
В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).
Вопросы к зачёту.
1. Для оформления каких документов используется формат бумаги А4?
А) приказы
Б) схемы
В) приложения
Г) письма
2. Какое(ие) поле(я) должно(ы) иметь размер не менее 10 мм?
А) верхнее
Б) нижнее
В) правое
Г) левое
3. Какие страницы в многостраничных документах нумеруются?
А) все
Б) только чётные
В) все, кроме первой
Г) только нечётные
4. Каким образом наносится номер страницы?
А) на нижнем поле листа посередине
Б) на верхнем поле листа посередине
В) на нижнем поле листа справа
Г) на верхнем поле листа справа
5. Как пишутся числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств?
А) через дефис, если буквы предшествуют цифрам
Б) слитно, если цифры предшествуют буквам
В) группируются справа налево по три цифры
Г) группируются слева направо по три цифры