Задание 2. Создать алфавитный указатель для документа

Дополнительные возможности Word

Задание 1. Вставить закладки в текст документа Word

Цель выполнения задания – освоить технологию встраивания закладок в документ.

Когда создаётся большой документ, тогда возникает необходимость организовать перемещение по документу от одного блока или раздела к другому. Полезным средством Word являются закладки. Технология создания закладки заключается в следующем: сначала необходимо сделать отметку в документе, куда следует вернуться, а затем определяют место – откуда необходимо попасть на данную закладку. Организуем перемещение в документе с именем Отчёт.docx с конца просмотренной темы к началу оглавления.

§ Открыть документ Word с наименованием – Отчёт.docx.

§ Открыть раздел документа с оглавлением, установить курсор перед словом – ОГЛАВЛЕНИЕ (чтобы удобнее было работать, разделите окно документа на две части, для выполнения этой операции на вкладке – Вид щёлкните по пиктограмме ).

§ На вкладке – Вставка в группе – Связи щёлкнуть по пиктограмме . В открывшемся окне (рис. 1) ввести имя закладки, например, М1, а затем нажать на кнопку .

Рис. 1. Окно с созданной закладкой в документе

Обратите внимание на то, что, во-первых, после нажатия на кнопку окно Закладка будет закрыто, во-вторых, имя закладки должно начинаться всегда с буквы.

§ Переместиться в конец раздела документа темы 1 (можно выбрать любой раздел), установить курсор на последней строке раздела, ввести текст, например, Вернуться к оглавлению.

§ Выделить введённый текст, а затем либо нажать на пиктограмму , либо щёлкнуть правой клавишей мыши, чтобы выбрать команду – Гиперссылка. Воспользуйтесь окном для установки гиперссылки к необходимому месту в документе, как показано на рисунке 2.

Обратите внимание, что после того, как в окне – Вставка гиперссылки будет выбрана пиктограмма , появится имя закладки (в примере имя закладки – М1) и кнопка , при нажатии на которую, откроется окно для ввода текста подсказки. Заполните это окно произвольным текстом, например, как показано на рисунке 2.

§ Закрыть окно с текстом подсказки, выделить имя закладки, после чего нажать на кнопку в окне – Вставка гиперссылки.

Рис. 2. Вставка гиперссылки в м естном документе

• Выполнить операцию вставки гиперссылки возврата из конца каждого раздела к началу оглавления.
• Сохранить отчёт.

Обратите внимание, что при работе с Word всегда следует стремиться к автоматизации своих действий. Поэтому, целесообразно готовый текст поместить в область экспресс блоков, как это делали в Задание 2 Тема 2, а затем переходить к концу каждого раздела в отчёте, и вставлять готовый текст с гиперссылкой из раздела – Экспресс-блоки.

В качестве самостоятельной работы, попробуйте расставить закладки в документе для перехода из конца раздела к его началу, причём вместо текста, который указывает на возврат к началу раздела, внедрите рисунок в виде стрелки, кнопки и т.п.

Задание 2. Создать алфавитный указатель для документа

Цель выполнения задания – научиться создавать список терминов с указанием их местоположения в документе.

Когда создаётся длинный документ, освещающий много различных тем, то у читателя возникают вопросы, по поводу быстрого нахождения раздела, в котором даётся определение термину или приводится описание использования каких-либо правил выполнения работы. Средствами Word можно построить указатель, в котором собраны основные термины, используемые в документе с пометкой номеров страниц, к которым можно обратиться за разъяснениями. Обычно, термины располагаются в указателе в алфавитном порядке. Как правило, алфавитный указатель помещают в конце документа. Подготовка указателя ведётся поэтапно.

• Выделить в документе слово или группу слов для размещения в указателе.
• На вкладке – Ссылки нажать на пиктограмму , после чего будет открыто окно – Указатель, как показано на рисунке 3.

Рис. 3. Окно для настройки указателя

• Выбрать формат представления указателя (на рис. 3 предложен формат – Строгий).
• Нажать на кнопку , после чего появится окно с именем – Определение элемента указателя. В строке – о сновной будет отображено слово или группа слов, которые передаются в указатель (рис. 4.). В строку – дополнительный, можно ввести аналогичное слово или его синоним. Напомним, если воспользоваться кнопкой в окне – Определение элемента указателя, то автоматически будут расставлены коды с индексами для всех слов или словосочетаний, заданные в полях.

Обратите внимание, что часто слова встречаются в тексте одни и те же, но с разными окончаниями. Для того чтобы в указателе были проставлены ссылки (номера страниц где расположены эти слова), целесообразно вводить коррекцию в поле – о сновной, а именно – изменять окончание или сокращать слово до корня.

§ После того, как будет выполнена операция – Пометить (присваивание индекса выделенным словам в тексте документа), нажать на кнопку .

Рис. 4. Окно – Определение элемента указателя

Например, если фраза, представленная на рисунке 5 (текст выделен зелёным цветом: вид списка) будет помещена в указатель, то Word вставляет, как невидимый текст код XE и выделенное слово или фразу для указателя (на рисунке код для указателя выделен жёлтым цветом в фигурных скобках).

Рис. 5. Фрагмент текста, занесённый в указатель

Обратите внимание, что тексты, которые заносятся в указатель можно увидеть при просмотре документа, нажав на символ . Имейте в виду, что отображение сведений, которые передаются в указатель, изменяют разметку документа, поэтому отмените действие этого символа, и тогда всё встанет на свои места. Кроме того, текст, который отображается в фигурных скобках можно править непосредственно в документе. Например, можно заменить в слове первую букву с прописной на заглавную букву или изменить шрифт всего текстового фрагмента.

Пополнять указатель можно постепенно, используя на вкладке – Ссылки пиктограмму , после нажатия на которую, будет открыто окно – Определение элемента указателя, аналогично тому, которое представлено на рисунке 4, но с незаполненными полями. Прежде чем нажать на пиктограмму – Пометить элемент, следует установить текстовый курсор в необходимом месте, а затем в раскрывшемся окне заполнить поле – о сновной и при необходимости остальные. Следует иметь в виду, что такой приём удобен при указании на рисунки, на которых может быть отражено символическое изображение слова.

• Выполнить шаг создания алфавитного указателя в документе. Для этого достаточно установить текстовый курсор в новом разделе документа (желательно в конце документа), открыть окно – Указатель, нажав на пиктограмму , а затем нажать на кнопку в окне – Указатель (рис. 3). В итоге будет сформирован указатель, пример которого представлен на рисунке 6.

Рис. 6. Пример созданного алфавитного указателя