Реквизиты рекомендуется оформлять следующим образом.




Рекомендации по выполнению ДКР

Теоретическая часть

Документы изготавливают на бланках. Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два формата бланков документов – А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

 

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный. Схемы расположения реквизитов при угловом и продольном варианте оформления приведены в приложении 1 (рисунки 1 и 2). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Состав реквизитов документов и требования к их оформлению приведены в приложении 1.

 

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

 

При использовании продольного варианта бланка применяют центрированный способ размещения реквизитов. При использовании углового варианта бланка применяют флаговый или центрированный способ размещения реквизитов.

 

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

 

Кроме того, можно изготавливать: бланк должностного лица; бланк структурного подразделения.

 

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

 

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

 

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

 

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

 

Бланк структурного подразделения или бланк должностного лица отличается от остальных бланков тем, что после реквизита 08 наносится наименование структурного подразделения или должностного лица.

 

Рис.1 Расположение реквизитов общего бланка и границы зон на формате А4 (угловой вариант)

Рис. 2 Расположение реквизитов общего бланка и границы зон на формате А4 (продольный вариант)

Реквизиты рекомендуется оформлять следующим образом.

 

01 «Государственный герб Российской Федерации» (доп.) — на бланках с продольным расположением реквизитов помещают в центре верхнего поля, на бланке с угловым расположением реквизитов – на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.

 

02 «Герб субъекта Российской Федерации» (доп.) – как в первом случае.

 

03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (доп.) – на бланках организаций в соответствии с уставом предприятия (положением об организации).

 

04 «Код организации» (обязат.) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), включает в себя 8 знаков.

 

05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» (обязат.) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, представляет собой 13-значный цифровой код. ОРГН указывается на всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

 

06 «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП)» (обязат.) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Для предприятий – это 10-значный цифровой код, для физических лиц – 12-значный цифровой код.

 

07 «Код формы документа» (обязат.) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), представляет собой 7-значный числовой код.

 

08 «Наименование организации» (обязат.) оформляют в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах организации – авторе документа. Над наименованием органи­зации указывается сокращенное, а при его отсутствии, полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование организаций, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном (справа или ниже). Наименование на иностранном языке воспроизводят, если оно закреплено в уставе, располагают ниже наименования на русском языке.

 

Если документ подготавливается совместно двумя или более организациями, то документ готовят не на бланке, а на чистом листе бумаги, и наименование организаций располагают согласно ранга организаций.

 

09 «Справочные данные об организации» (доп.) включает почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Группа цифр в номерах телефонов и факсов разделяется дефисом. Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами Банка России.

 

10 «Наименование вида документа» (обязат.) оно должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД. В письме наименование вида не указывается. Название вида документа печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, АКТ и т.д.

 

11 «Дата документа» (обязат.). Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протоколов – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя цифрами, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 05.06.2011.

 

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2011 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2011.06.05.

 

12 «Регистрационный номер документа» (обязат.) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т.д. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций через косую черту в порядке указания авторов документа.

 

13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (доп.) состоит из регистрационного номера и даты документа, на который должен быть дан ответ.

 

14 «Место составления или издания документа» (доп.) —указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно должно включать только общепринятые сокращения.

15 «Адресат» (доп.). В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность – в дательном. При необходимости в состав реквизита можно включать почтовый адрес, в соответствии с правилами услуг почтовой связи.

 

16 «Гриф утверждения документа» (доп.). Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом, оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

 

При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

 

При утверждении несколькими лицами их подписи располагают на одном уровне.

 

При утверждении документа постановлением, решением, приказом гриф утверждения состоит из слов «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

 

17 «Резолюция» (доп.) включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдель­ном листе.

 

18 «Заголовок к тексту» (обязат.) должен кратко информировать о содержании документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем, о ком, чего, кого? В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек, не подчеркиваются.

 

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

 

19 «Отметка о контроле» (обязат.) сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения. Обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».

 

20 «Текст документа» (обязат.) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

 

21 «Отметка о наличии приложения» (доп.) располагается после текста, перед подписью документа, печатается про­писными буквами.

 

22 «Подпись» (обязат.). В состав данного реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

 

При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывается.

 

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

 

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне.

 

23 «Гриф согласования документа» (доп.) состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования.

 

Согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, протоколом и другими документами. Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их располагают вертикальными рядами.

 

24 «Визы согласования документа» (обязат.). Согласование документа оформляется визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

 

При наличии замечаний к документу визу оформляют на отдельном листе бумаги, подписывают и прилагают к документу. Отказ от визирования не допускается.

 

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Если документ отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

 

25 «Оттиск печати» (доп.) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати необходимо располагать так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ, и первую букву его подписи.

 

26 «Отметка о заверении копии» (доп.). При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения.

 

27 «Отметка об исполнителе» (доп.) включает инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

 

28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (обязат.) включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Проставляется на первом листе документа, ниже отметки об исполнителе, подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения.

 

29 «Отметка о поступлении документа в организацию» (обязат.) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты), может проставляться в виде штампа. Проставляется на первом листе входящей документа в нижнем правом углу.

 

30 «Идентификатор электронной копии документа» (доп.). Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2019-08-04 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: