Анализ наиболее востребованных жанров официально-деловых документов в учебной и профессиональной сфере общения, их характерные особенности.
Автобиография – это документ, в котором в свободной форме описывается жизненный путь составителя текста.
Основная функция этого документа – предоставление полной информации о физическом лице при приеме на учебу или работу.
Автобиография включает следующие реквизиты:
1) наименование документа;
2) текст документа, содержащий сведения о составителе (фамилия, имя, отчество, полная дата, место рождения), сведения об образовании (когда, в каких учебных заведениях учился или учится, когда закончил учебу); сведения о местах работы с указанием времени и названий учреждений; сведения о составе семьи (Ф.И.О., год рождения, место работы матери и отца); сведения о собственной семье; домашний адрес составителя, телефон;
3) подпись;
4) дата.
Текст документа достаточно развернутый, свободный по форме. Такой текст характерен только для автобиографии. Он может быть написан от руки, менее стереотипен по сравнению с резюме и другими жанрами названной группы, излагается от первого лица в произвольной форме, информация сообщается в хронологической последовательности.
Среди кадровой документации наиболее близким к автобиографии по содержанию является резюме. Определение данного документа:
Резюме – это документ, содержащий краткие автобиографические сведения с указанием занимаемых в течение жизни должностей, мест работы, образования и пожелания относительно нового места работы.
Автобиографичность сведений объединяет резюме и автобиографию, но цели их написания разные. Если назначение автобиографии – предоставление полной информации об авторе, то резюме должно заинтересовать работодателя и побудить его предоставить составителю документа должность, на которую автор претендует.
Поэтому при написании текста резюме рекомендуется отбирать информацию по следующим принципам:
- использовать только те данные о вашей предыдущей работе и учебе, которые имеют отношение к должности, на которую вы претендуете;
- проанализировать свои достижения в этих областях и представить их в наиболее выигрышном виде;
- не включать в резюме все то, что не имеет прямого отношения к избранной работе.
Обычно резюме представляется в напечатанном виде и включает следующие реквизиты:
1) наименование вида документа;
2) текст, включающий Ф.И.О. автора – составителя резюме, сведения о дате и месте рождения автора, его гражданство; адрес, телефон автора-составителя; сведения о его семейном положении; цель составления резюме (получение вакантной должности, на которую претендует автор); сведения об образовании; сведения о местах работы с указанием должности и служебных обязанностей; дополнительные сведения о себе, связанные с возможностью занимать искомую должность (владение компьютером, наличие водительских прав, знание иностранных языков); сведения об интересах автора, его увлечениях; ссылка на рекомендации с предыдущих мест работы;
3) дата.
В отличие от автобиографии текст резюме представляется в напечатанном виде, по форме изложения напоминает анкету, но предполагает бóльшую свободу. Кроме того, сведения об образовании представляются в хронологическом порядке, а сведения о местах работы– в обратном порядке, т.е. сначала указывается работа, которой вы занимаетесь в настоящий момент, а потом та деятельность, которой вы занимались ранее. Подпись на этом документе обычно не предполагается, так как, по сути, резюме – это ваша визитная карточка, но более развернутая по форме.
3. В число жанров личной документации входят также заявление, доверенность и расписка, которые так же, как и автобиография, могут быть представлены в рукописном виде.
Проанализируем особенности заявления.
Заявление – это служебный документ личного характера, который регламентирует отношения отдельного гражданина с должностным лицом или организацией.
Заявление содержит узкую, личную информацию, которую составитель доводит до сведения должностного лица. Назначение данного жанра – обеспечить физическим лицам реализацию их гражданских прав.
Основными реквизитами заявления считаются следующие:
1) наименование адресата;
2) наименование адресанта (заявителя);
3) наименование вида документа;
4) текст документа;
5) подпись (заявителя);
6) дата (подачи заявления);
7) визы согласования документа.
Следует обратить внимание на содержание и расположение структурных компонентов документа. В начале заявления, в верхнем правом углу листа, должно быть указано, кому и от кого оно направлено (например, «Декану... факультета (Ф.И.О.) от (Ф.И.О.), студента 1 курса …»), затем следует наименование вида документа чаще со строчной буквы, в конце которого ставится точка. Далее идет стереотипный текст, в котором достаточно лаконично излагается просьба автора и ее объяснение (мотивировка). После этого справа ставится подпись заявителя, а строчкой ниже слева дата написания заявления.
Существует два вида оформления заявления, которые могут быть написаны как от руки, так и на бланке с трафаретным текстом.
Первый вариант:
Ректору МГРИ-РГГРУ
проф. Косьянову В. А.
Сергеевой А.С.,
студентки 1-го курса
экономического факультета
(студбилет № …)
заявление.
Второй вариант:
Ректору МГРИ-РГГРУ
проф. Косьянову В. А.
от студентки 1-го курса
экономического факультета
Сергеевой А. С.
(студбилет № …).
Заявление
К языковым особенностям заявления относится использование клишированных синтаксических конструкций.
В тексте заявления просьба представлена предложением
«Прошу разрешить мне + инфинитив (посещать занятия) или винительный падеж (досрочную сдачу экзаменов)…». Варианты: «Прошу выделить, выдать, предоставить, помочь, оказать материальную помощь, отчислить, зачислить, перевести, отремонтировать» и т.п.
Мотивировка просьбы включает следующие конструкции: в связи с (тем, что).., ввиду (того, что).., на основании (того, что).., так как.., по семейным обстоятельствам и т.п.
Приведем образец заявления студента с просьбой о разрешении досрочной сдачи сессии:
Декану геофизического факультета
Петрову Н.С.
Сергеевой С.С., студента 1-го курса
группы ГИС-14
заявление.
Прошу разрешить мне досрочную сдачу экзаменов в связи с тем, что в июне я буду работать вожатым в летнем лагере МГРИ-РГГРУ «Орлёнок».
Подпись
10 мая 2019 г.
(визы согласования документа)
Доверенность – это документ о предоставлении доверенному лицу права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
При написании доверенности используются следующие реквизиты:
1) наименование вида документа;
2) текст, включающий Ф.И.О. доверителя, его паспортные данные, Ф.И.О. доверенного лица, его паспортные данные или данные организации с указанием адреса;
3) подпись доверителя;
4) дата оформления доверенности;
5) отметка о заверении подписи доверителя;
6) подпись заверителя;
7) дата;
8) печать.
Исходя из указанных реквизитов можно выделить два типа доверенностей:
– служебные доверенности (например, организация доверяет сотруднику пользование служебным автомобилем);
– личные доверенности (один гражданин доверяет пользование личным автомобилем другому гражданину).
Служебная доверенность составляется от имени юридического лица, она должна быть подписана руководителем (или уполномоченными должностными лицами) и заверена печатью организации. Помимо указанных выше реквизитов служебная доверенность должна содержать регистрационный номер. Если срок действия доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение одного года со дня выдачи.
Личная доверенность составляется физическим лицом, она должна быть удостоверена в нотариальном порядке. Такая доверенность составляется на стандартных листах формата А4 или А5. Без даты оформления документа, подписи доверителя и отметки о заверении доверенность считается недействительной.
Кроме того, поскольку доверенность является важным юридическим документом, то она не принимается к исполнению, если содержит ошибки, структурные нарушения, правку текста, приписывание или зачеркивание слов.
Следует учитывать также некоторые особенности языкового порядка: употребление формы первого лица единственного числа личного местоимения с приложением.
В доверенности используют конструкцию «Я, … (данные о доверителе), доверяю (поручаю) … (данные о доверенном лице) + инфинитив (получить) …».
Этот жанр может быть использован в повседневной учебной жизни, например, в университете студенты могут доверить получение стипендии старосте группы. В таком случае документ представляет собой следующее:
Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь
Я, студентка 1 курса геофизического факультета МГРИ-РГГРУ, Сергеева Светлана Сергеевна (паспортные данные), доверяю в получении стипендии за сентябрь 2018 года старосте группы Николаевой Анне Петровне (паспортные данные).
Подпись
01.09.2018 г.
Подпись Сергеевой С.С. удостоверяю
Декан геофизического факультета
Петров Н
Дата
Печать
Обратите внимание на расположение частей доверенности: наименование документа в центре, подпись доверителя справа, ниже слева дата, под датой отметка о заверении подписи доверителя.
По форме изложения и заявление, и доверенность являются типовыми документами, т.е. имеются строгие указания по их составлению, отсутствие одного из реквизитов делает их недействительными.
Таким же типовым документом является расписка, которая имеет следующее определение:
Расписка – официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.д.), заверенный подписью получателя.
Назовем реквизиты этого документа:
1) наименование вида документа;
2) текст, включающий Ф.И.О. ДАЮЩЕГО РАСПИСКУ, ЕГО ПАСПОРТНЫЕ ДАННЫЕ, НАИМЕНОВАНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЛИЦА, ОТ КОТОРОГО ПОЛУЧЕНО ЧТО-ЛИБО, ТОЧНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ПОЛУЧЕННОГО С УКАЗАНИЕМ КОЛИЧЕСТВА ИЛИ СУММЫ(ПРОПИСЬЮ);
3) подпись получателя;
4) дата оформления доверенности.
Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.
Образец:
РАСПИСКА
Я, студентка 1 курса геофизичесского факультета Сергеева Светлана Сергеевна (паспортные данные), получила со склада типографии РУДН раздаточные учебные материалы по английскому языку в количестве тридцати экземпляров.
Подпись
15.09.2018 г.
Объяснительная записка – это документ, указывающий на причины, которые привели к каким-либо нарушениям, или поясняющий содержание отдельных пунктов какого-либо основного документа.
Из определения ясно, что содержание текста объяснительной записки зависит от целевой установки, текст должен быть достаточно убедительным. Обычно такой документ составляется в произвольной форме, может быть написан от руки в отличие от служебной записки, которая подается в напечатанном виде.
По наличию реквизитов один из вариантов объяснительной записки напоминает заявление и включает следующие реквизиты:
1) наименование адресата;
2) наименование адресанта;
3) наименование вида документа;
4) текст;
5) подпись;
6) дата.
Деловое письмо является особым видом документов, менее жестко регламентированным, если сравнивать с группой документов информационно-справочного содержания, но имеющим юридическую значимость. Вся деловая переписка обычно регистрируется, хранится в обеих организациях как исходящая и входящая документация. Отсюда следует принятое определение.
Деловые письма – это различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц.
По содержанию и назначению деловые письма можно разделить на несколько групп:
- гарантийные (дающие гарантии выполнения обязательств);
- сопроводительные (подтверждающие факт отправки основного документа и дающие разъяснения о порядке и сроках работы с ним);
- письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении чего-либо);
- письма-ответы (содержащие ответ на обращение другой организации);
- письма-предложения (оферты) (с конкретным коммерческим предложением о заключении и условиях сделки);
- рекламационные (с выражением претензий к качеству товаров или услуг);
- рекламные (рекламирующие товары или услуги) и т.д.
Деловое письмо должно иметь следующие реквизиты:
1) дату;
2) номер,
3) ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);
4) адресат;
5) заголовок (отвечающий на вопрос о чем?, касательно чего?);
6) текст;
7) отметку о наличии приложений;
8) подпись;
9) отметку об исполнителе.
Следует обратить внимание на то, что в письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
Текст делового письма должен быть лаконичным (не превышать одной страницы), последовательным, убедительным и корректным. В первой части письма указываются причины его написания, а во второй – его цель (просьба, отказ, приглашение и т.д.).
Охарактеризуем некоторые виды деловых писем.
Письмо-запрос – это документ, содержащий просьбу дать необходимую информацию, прислать образцы товара. Такое письмо может быть составлено от 1-го лица множественного числа (Просим Вас выслать новый каталог продукции) или от 3-го лица единственного числа (Наш университет просит Вас сообщить о сроках проведения конференции). В письмах этого типа используются следующие модели предложений:
Просим Вас прислать (выслать, сообщить…);
Будем весьма признательны за информацию о …;
Обращаемся к Вам с просьбой о ….
Письмо-ответ – это документ, содержащий решение (принятие или отказ от предложения, поступившего ранее). В случае отказа в начале письма должна быть приведена корректная мотивировка:
В связи с недостатком времени (продукции на складе)…;
К сожалению, в настоящее время не представляется возможным …;
Просим Вас отложить решение вопроса до ….
Гарантийное письмо – документ, в котором подтверждаются обещанные условия оплаты, поставок товара, сроки проведения работ и т.д. Если речь идет о финансовых обязательствах, гарантийное письмо подписывают руководитель ответственной организации и главный бухгалтер. На гарантийное письмо должна быть поставлена основная печать организации. Возможные модели предложений:
Фирма гарантирует оплату по безналичному расчету;
Гарантируем проведение указанных работ в следующие сроки.
Сопроводительное письмо – документ, который подтверждает факт отправки документов в случае, когда требуется пояснить, с какой целью направляется основной документ, какая работа должна быть с ним проведена и в какие сроки. Сопроводительное письмо должно быть кратким и начинаться со слов «Направляем Вам …». Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о приложении. Приведем примерный текст такого письма:
Направляем Вам предварительно согласованный договор о сотрудничестве между нашими предприятиями.
Просим подписать, заверить печатью и выслать нам один экземпляр.
Приложение: на 2 листах в 2 экз.
Подходить к составлению любого вида деловых документов нужно ответственно и не допускать ошибок, так как отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документы не будут иметь юридической силы.