Список источников и литературы – это пособие, содержащее библиографические описания цитируемых, рассматриваемых, упоминаемых или рекомендуемых для исследования документов. По грамотно оформленному списку можно судить, насколько полно автор изучил источники и литературу по теме исследования. Кроме того, список источников и литературы представляет самостоятельную ценность как справочный материал. В него включают все документы, необходимые при написании работы, независимо от их носителя, включая электронные издания и ресурсы Интернет. Список источников и литературы должен обязательно включать цитируемые в данной работе источники, имеющие отношение к теме.
В списке источников и литературы в делопроизводстве и архивном деле обычно используют краткое библиографическое описание материалов. Составление библиографической записи регламентируется в нашей стране межгосударственными стандартами системы СИБИД.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ– элемент библиографического аппарата, который содержит библиографические описания материалов, необходимых в работе и помещается после заключения.
Используются следующие способы построения библиографических списков: по алфавиту фамилий авторов или заглавий, по тематике, по видам изданий, по характеру содержания, списки смешанного построения.
Алфавитный способ группировки применяется при описании информационных сведений, которые были необходимы в процессе данной работы, при этом фамилии авторов и заглавий (если автор не указан) размещаются по алфавиту. В одном списке не смешивают разные алфавиты. Первой размещается литература на русском языке. Источники на иностранных языках размещают по алфавиту после перечня всех источников на языке рассматриваемой работы. Принцип расположения в списке библиографических описаний источников и литературы – «слово за словом».
Записи рекомендуется располагать:
а) при совпадении первых слов – по алфавиту вторых и т. д.;
б) при нескольких работах одного автора – по алфавиту заглавий;
в) при авторах-однофамильцах – по идентифицирующим признакам (от старших к младшим).
Список по хронологии публикацийиспользуется при описании законов, стандартов, нормативов, когда основная задача списка – отразить развитие научной идеи или иной мысли. Это принципрасположения описаний – по году издания. Данный принцип применяется при создании списка официальных документов, когда важна хронология их принятия и действия. Первыми размещают последние по хронологии документы, а потом более ранние.
Список, построенный тематически, применяется, когда необходимо отразить большое число библиографических описаний по теме.
Список по видам изданий используется для систематизации однородной литературы. При составлении таких списков в квалификационной работе выделяются следующие группы изданий: источники, литература, справочные издания, источники и литература на иностранных языках.
Нередко в работе требуется составление списка сокращений. В данный список вносятся не общепринятые аббревиатуры, то есть те, которые могут вызвать при изучении работы затруднения при расшифровке.
При составлении «СПИСКА ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ» на первое место выносятся «ИСТОЧНИКИ».
При этом документы располагаются в следующем порядке:
международные правовые акты;
Конституция Российской Федерации (действующая);
конституции;
кодексы, которые приводятся по значимости
федеральные конституционные законы;
федеральные законы;
указы президента;
постановления Федерального Собрания;
постановления Государственной Думы;
постановления Правительства РФ;
распоряжения Правительства РФ;
законы субъектов РФ;
постановления и распоряжения правительств субъектов РФ;
решения органов местного самоуправления;
далее указываются, если этого требует рассматриваемая проблема, документы общественно-политических объединений и партий.
При описании официальных документов указывается название документа, орган, принявший этот документ и несущий за него ответственность, дата принятия, место и дата публикации или размещения в средствах массовой информации, а так же указывается орган, несущий ответственность за выход документа в свет.
Например:
Федеральный закон от 27 мая 2003 №58 «О системе государственной службы Российской Федерации»//Собрание законодательства Российской Федерации. – 2003. – № 22. – Ст.211.
Официальные документы, вышедшие отдельно, описываются, как книга.
Например:
Российская Федерация. Конституция. 1993 год. – М.:Маркетинг,2001. – 39 с.
Сборники официальных документов описываются как отдельная книга.
Например:
Новый сборник законов Российской Федерации: с изм. и доп. – М.: Дом славянской книги, 2005. – 767 с.
К официальным и нормативно-производственным изданиям относятся следующие документы:
- инструкции – официальные издания, содержащие правила по регулированию производственной и общественной деятельности или пользованию изделиями и (или) услугами;
- прейскуранты – официальные и справочные издания, содержащие систематизированный перечень материалов, изделий, оборудования, производственных операций, услуг с указанием цен, а иногда и кратких характеристик;
- стандарты – официальные издания, содержащие комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, которые устанавливают на основе достижений науки, техники и передового опыта и утверждают в соответствии с действующим законодательством;
- уставные издания: официальные издания, содержащие уставы, своды правил, регулирующих организацию и порядок определенной деятельности
Так, при описании стандартов указывается их обозначение, которое является частью заглавия, их связь с ранее действовавшими документами, дата введения и срок действия. В целом описание соответствует общепринятой схеме. Указывается место издания, орган, издавший документ и общее количество страниц в нем.
Например:
ГОСТ 7.9-85. Реферат и аннотация. Общие требования. – Введ. 01.07.97 // Стандарты по издательскому делу / сост. А.А. Джиго, С.Ю. Калинин. –М.: Госстандарт, 1998. – С.32 – 37.
В библиографической записи технико-экономические нормативы, прейскуранты, инструкции обязательно приводятся со сведениями об их утверждении, сроках введения, а также об организации, от имени которой они опубликованы. Библиографические записи на патенты, изобретения, авторские свидетельства составляются под заглавием, и они содержит сведения о номере свидетельства, изобретателях и (или) заявителях, дате публикации или сведения об официальном издании, в котором опубликованы документы, данные о них.
Например:
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: Утв. Постановлением Минтруда России, 25 ноября 1994. № 72. – М.: Центральное бюро нормативов по труду, 1995. – 116 с.
Описание отчетов о научно-исследовательской работе дается под заглавием. Особенностью библиографической записи на них является указание организации, разработчиков, номера (шифра) темы, этапа, номера государственной регистрации, инвентарного номера. Описание должно соответствовать стандарту: ГОСТ 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе, который был введен взамен ГОСТ 732-91. Госкомитетом по стандартизации и метрологии в 2002 году.
Далее следует раздел «ЛИТЕРАТУРА», в котором по алфавиту размещаются: монографии; сборники статей; статьи из журналов и сборников; авторефераты диссертаций и диссертации; депонированные рукописи; ресурсы Интернет; справочные издания.
Монография – это научное или научно- популярное издание, содержащее полное и всестороннее исследование одной проблемы или темы и принадлежащее одному или нескольким авторам.
При составлении описания книг приводят следующие данные: фамилия и инициалы автора, заглавие книги. Указываются и сведения, относящиеся к заглавию, сведения об ответственности; месте издания, издательстве, годе издания; числе страниц, листов, имеющихся в публикации.
Например:
Гиляревский Р.С. Развитие принципов книгоописания /Р.С. Гиряревский. – СПб.: Профессия, 2008. – 238 с.
Сборник научных трудов, содержит исследовательские материалы научных учреждений, учебных заведений или обществ.
Например:
Российской библиографоведение: итоги и перспективы: Сб. науч. статей / ред. Т.Ф. Лиховид. – М.:ФАИР-ПРЕСС, 2006. – 688 с.
Материалы конференции, симпозиума, съезда – это непериодический сборник, содержащий итоги конференции в виде докладов, рекомендаций, решений.
Например:
Документ в контексте универсальных практик: Сб. статей по материалам 2-ой Всероссийской научно-практ.конф. г. Тюмень, 01.02. 2010 года / под ред. Т.Н. Кондратьевой. – Тюмень:ТюмГУ, 2010. – 275 с.
Тезисы – это научный непериодический сборник, содержащий опубликованные до начала конференции материалы предварительного характера (аннотации, рефераты докладов и (или) сообщений).
Например:
Историческая наука на пороге третьего тысячелетия: Тез. докл. Всерос. науч. конф. Тюмень, 27-28 апреля 2000 года. – Тюмень:ТюмГУ, 2000. – 196 с.
Автореферат диссертации – это научное издание в виде брошюры, содержащее составленный автором реферат проведенного им исследования, представляемого на соискание ученой степени.
Кудрявцев Н.В. Делопроизводственная документация органов Рабоче-крестьянской советской милиции Тюменскрй губернии 1918 – 1923 гг. как исторический источник: Автореф. дис... канд. ист. наук. – Тюмень: ТюмГУ, 2012. – 26 с.
Учебные издания:
- учебник – это издание, содержащее систематическое изложение учебной дисциплины, ее раздела, части, соответствующее учебной программе, и официально утвержденное в качестве данного вида издания;
- учебное пособие – это учебное издание, дополняющее или заменяющее частично или полностью учебник, официально утвержденное в качестве данного вида;
- учебно-методическое пособие – это учебное издание, содержащее материалы по методике преподавания, изучения учебной дисциплины, ее раздела, части или воспитания;
- практикум – это учебное издание, содержащее практические задания и упражнения, способствующие усвоению пройденного.
Например:
Зотов, В.Б. Система муниципального управления в схемах: учебное пособие/ В.Б. Зотов. – М.: Ос-89, 2008. – 192 с.
Справочные издания:
- энциклопедия – это справочное издание, содержащее в обобщенном виде основные сведения по одной или всем отраслям знаний и практической деятельности, изложенные в виде статей, расположенных в алфавитном или систематическом порядке;
- словарь – это справочное издание, содержащее упорядоченный перечень языковых единиц, снабженных относящимися к ним справочными данными;
- энциклопедический словарь – это энциклопедия, содержащая краткие статьи, расположенные в алфавитном порядке;
- справочник – это справочное издание, носящее прикладной, практический характер, имеющее систематическую структуру или построенное по алфавиту заглавий статей.
Под заглавием составляют описание на книги, изданные без указания автора или имеющие четырех и более авторов: сборники статей, коллективные монографии, учебники. При этом описание содержит следующие сведения: заглавие; сведения, относящиеся к заглавию; сведения об ответственности, месте издания, годе издания; дается количественная характеристика документа, то есть приводится общее количество страниц в документе.
Например:
Энциклопедия делопроизводства. - М., 2005.– URL: https:// www.termika.ru.
Библиографическое описание многотомных изданий содержит сведения об издании в целом или вышедших томах. Оно аналогично библиографическому описанию отдельных книг, но в сведениях, относящихся к заглавию, обязательно указывают число томов, в данных о годе издания отмечают годы выпуска издания, при чем в этом случае количественная характеристика отсутствует. Если в работе использовался только конкретный том (выпуск, часть и т. д.) многотомного издания, на него составляется библиографическая запись по схеме записи на однотомный документ. В записи приводят общее заглавие многотомного документа, номер тома и его частное заглавие (если оно имеется), разделяя их точками. Если указывается конкретный том издания, то общее количество страниц в данном томе указывается. В библиографическом описании отдельного тома (выпуская, части, номера) его порядковый номер является частью заглавия.
Например:
Новая российская энциклопедия: в 12 т./гл.ред. А.Д. Некипелов. – М.: Энциклопедия, 2003 – 2007.
Описание отдельного тома многотомного издания:
Новая российская энциклопедия: в 12 т. Т.1. Россия/гл. ред. А.Д. Некипелов. – М.: Энциклопедия, 2006. – 959 с.
Библиографическая запись сериальных, периодических и продолжающихся изданий в списке к научной работе, обычно, ограничивается общей частью библиографического описания. Та часть, которая содержит: сведения о заглавии, сведения, относящиеся к заглавию; сведения об ответственности. Библиографическое описание отдельных выпусков (номеров) сериального издания аналогично описанию отдельного тома многотомного издания.
Например:
Приказ Министерства образования и науки Российской Федерации от 22 июня 2007 № 180 «Об утверждении порядка реализации государственного плана подготовки научных работников, специалистов и рабочих кадров для организаций оборонно-промышленного комплекса за 2007 – 2010 гг.». // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2007. – № 36. – С.147 – 153.
При описании аудиовизуальных материалов (грампластинок, фонограмм, микро-, диа-, кинофильмов, микрофиш, диски и т.д.) обязательно включают вид и характеристику документа наряду с остальными сведениями.
В описании микрофиши, микрофильма указываются выходные данные микрофильмированного документа. В описании микрофиши, микрофильма указываются выходные данные микрофильмированного документа.
Описание документа в периодической печати, например, в газете также имеет свою специфику.
Например:
Например: Об очередном этапе предварительной компенсации вкладов отдельных граждан Российской Федерации в Сберегательном банке Российской Федерации, обесценившихся в 1992 – 1995 годах: Указ Президиума Российской Федерации // Российская газета. – 1997. – 3 дек. – С.4.
После размещается раздел «ЛИТЕРАТУРА НА ИНОСТРАННЫХ ЯЗЫКАХ».
При составлении списка архивные материалы помещают в раздел «ИСТОЧНИКИ» и группируют по архивам, фондам, описям, делам. Документы в списке размещают по значимости места их хранения. Первыми идут документы республиканских, за тем областных (краевых), городских архивов, после них документы архивов организаций, личные фонды.
Резюме
В настоящее время сложились правила составления библиографического описания. В них указаны его этапы, области, элементы, разделительные знаки, способы оформления и последовательность их применения. В соответствии с правилами в библиографическое описание включают: область заглавия, сведения об ответственности и издании, выходные данные, физическую характеристику документа, классификационные индексы и предметные рубрики, шифры хранения документа, примечания.
В описании документа выделяют полное и краткое библиографическое описание, а элементы данного описания делят на обязательные и факультативные. Следует учесть, что библиографическое описание разных видов документов (законодательных, нормативно-технических, книг, статей, сериальных изданий и других) имеет специфику. В процессе описания следует использовать принятые разделительные знаки, При сокращениях слов необходимо обращаться к стандартам, в которых указаны правила сокращения слов в библиографической записи.
В настоящие время значительным объектом библиографического описания являются электронные информационные ресурсы. При внесении библиографической информации следует пользоваться рекомендациями для описания электронных ресурсов.
Имеется специфика и в описание неопубликованных документов: текущей документации организаций, документов архивов, библиотек, музеев.
В настоящее время сложилась система документов, регламентирующих составление библиографического описания. Унификация и стандартизация библиографического описания документ приведена в Системе стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Основные термины и определения, используемые в процессе составления библиографической записи содержаться в ГОСТах системы СИБИД и инструктивных материалов по библиографическому описанию документов. Стандартное библиографическое описание документа позволяет укрепить связь между информацией и ее потребителем, решить проблемы полноты, достоверности, оперативности имеющейся в распоряжении информации.
Работа по стандартизации библиографического описания документа не прекращена, наиболее актуальными являются вопросы описания электронной информации.
Вопросы для самопроверки
1. Проанализируйте регламентацию библиографического описания документов в системе СИБИД.
2. Дайте определение документ как объекта составления библиографической записи. Чем отличается краткая и полная библиографическая запись?
3. В чем состоит специфика формирования библиографической записи? Какие элементы составляют заголовок библиографической записи?
4. Перечислите требования к библиографической записи на документы различных видов. Может ли иметь место вариативность структуры библиографической записи?
5. Какие сведения получили название «выходные сведения о документе» в структуре составления библиографической записи?
6. Каким образом регламентировано оформление ссылки в системе СИБИД? Что понимают под ссылкой? Существуют ли правила составления ссылки?
7. Назовите виды библиографических ссылок. Какую специфику имеет повторная и комплексная ссылки?
8. Укажите специфику составления библиографических ссылок на электронные и архивные ресурсы.
9. Назовите специфику оформления библиографической ссылки на разные виды источников и литературы.
10. Назовите основные правила составление справочного аппарата документа. Существует ли регламентации составления списка источников и литературы?
11. Назовите основные правила оформления библиографического аппарата в научном сочинении. Укажите особенности алфавитного, тематического, хронологического способа группировки источников и литературы, списка, составленного по видам изданий.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Библиографические описание документа имеет длительную историю развития. Теоретические основы и практика библиографического описания менялась на разных этапах исторического развития. К современному периоду сложилась нормативная правовая основа библиографического описания, сформулированы принципы построения описания различных видов документов, собраны сведения о роли видных библиографов в развитии рассматриваемой отрасли науки, имеется значительный комплекс библиографических изданий, сформированы крупные хранилища документной информации.
Сегодня хорошо известны методы, способы и средства получения, хранения и переработки информации. Современному документоведу и архивисту важно научиться работать не только с опубликованными и неопубликовынными описаниями документов, но и библиографическими данными в глобальных компьютерных сетях, использовать теоретические знания и методы библиографического описания на практике. В практической работе важно владеть базовыми знаниями в области библиографического описания документа, научиться понимать, критически и анализировать и описывать документы. Документоведу и архивисту нередко приходится делать описание нормативно-правовой документации, составлять библиографические списки и обзоры архивных документов. Важно научиться работать с различными источниками библиографической информации, выявлять, отбирать и описывать документы разных типов и видов. На практике, работая с источниками информации, том числе и ресурсами Интернет, необходимо выбирать оптимальные методы поиска и описания документа.
Библиографическое описание документа даёт возможность его оперативного, полного и достоверного поиска. Оно состоит из унифицированных по составу и последовательности сведений о документе или его части. Возможность поиска документа предполагает наличие всех обязательных сведений о документе. Основное заглавие документа приводят без сокращений. В библиографической записи можно сокращать слова и словосочетания во всех частях текста в соответствии с действующими стандартами.
Библиографическое описание составляется непосредственно по документу. Главный его принцип – указывать сведения в том виде, в каком они даны в источнике информации.
Библиографическая запись включает заголовок документа; его основное заглавие; сведения, относящиеся к заглавию, которые содержат информацию о составителях, редакторах, переводчиках, об организациях, от имени которых опубликован документ.
Заголовок – самостоятельный элемент библиографической записи, включающий фамилию и инициалы лица, несущего за документ интеллектуальную ответственность. При наличии двух или трех авторов указывают имя первого. Сведения в заголовке приводят в именительном падеже. В конце заголовка ставят точку. При составлении записи фамилия приводится в начале заголовка. В качестве сведений, относящихся к заглавию, могут быть приведены: иное заглавие документа, характеристика вида издания, указание его назначения, сведения об утверждении и введении в действие. Важным элементом данной схемы являются сведения о месте издания; издательстве или издающей организации, дате издания; объеме документа.
Область выходных данных содержит сведения о месте и времени публикации объекта описания, а так же сведения об его издателе или издающей организации. Все элементы данной области являются обязательными. В области физической характеристики указывают фактическое число страниц (листов, столбцов) документа – его объем. Это – обязательный элемент описания. В области серии в описании документов, включенных в список научной работы, помещают сведения о серии, выпуском которого является данный документ, первые сведения об ответственности, относящиеся к серии, и номер, под которым объект значится в данной серии. Все перечисленные элементы являются обязательными. При описании электронных ресурсов должно быть приведено примечание о системных требованиях или режиме доступа. В целом, библиографическое описание всех документов стандартно, но это не значит, что при составлении записей отдельных типов документов можно не учитывать их специфику.
Источником сведений для библиографического описания документов является титульный лист или иные части документа, заменяющие его. В электронном издании основным местом размещения выходных сведений является титульный экран, выполняющий в электронном издании роль титульного листа. В локальных электронных изданиях выходные данные допускается приводить только на элементах внешнего оформления и не приводить на титульном листе электронного издания.
Объектами составления библиографической записи являются все виды опубликованных (в том числе депонированных) и неопубликованных документов – книги, картографические, аудиовизуальные, изобразительные, нормативные и технические документы, электронные ресурсы; составные части документов; группы документов. Схема записи на все виды документов является однотипной. Определенные особенности имеются в структуре описания.
Составление списка информационных ресурсов или списка источников и литературы стандартами специально не регламентируется. Однако составление данных документов не должно противоречить принятым в библиографическом описании правилам.
ПРАКТИКУМ
1. Ранжируйте по степени важности для направления «Документоведение и архивоведение» источники для поиска документальной информации
| Источник информации | Ранг | Основания ранжирования |
| Энциклопедия | ||
| Книжная летопись | ||
| Консультант | ||
| Учебник | ||
| Практикум | ||
| Журнал «Делопроизводство» | ||
| Журнал «Вестник архивиста» | ||
| ГОСТ |
2. Сформулируйте библиографический запрос, исходя из тематики своего научного интереса, составьте список документов необходимых для написания реферата, доклада.
3. Опишите отраслевую систему научной информации в области документоведения и архивоведения. Составьте список периодических изданий, редактируемых данными учреждения, по правилам принятым для научной рукописи.
4. Выявите и составьте список отраслевых журналов по направлению «Документоведение и архивоведение».
5. Составьте описание неопубликованных документов к отчету по научно-исследовательской работе по конкретной теме.
6. Создайте список источников и литературы по тематике проводимых исследований.
7. Охарактеризуйте систему библиографических пособий, которой располагает информационно-библиотечный центр Тюменского государственного университета.
8. Охарактеризуйте систему АБИС, которая используется в информационно-библиотечном центре Тюменского государственного университета.
9. Охарактеризуйте систему АБИС, которая используется в системе государственных архивов Тюменской области.
10. Охарактеризуйте возможности оцифрованных (электронных) фондов библиотек, музеев, архивов Тюменской области.
ЗАДАНИЯ ДЛЯ КОНТРОЛЯ
Указания по подготовке