ВВЕДЕНИЕ
Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора (в Толковом словаре В.Даля определяем: «статс-секретарь», доверенный письмовод государя»). В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I).
В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».
Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководители, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).
За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину.
От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возрасти и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.
С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта, В связи с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря-референта, появились вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер.
КАКИМИ КАЧЕСТВАМИ ДОЛЖЕН ОБЛАДАТЬ
СЕКРЕТАРЬ
Чтобы соответствовать современным требованиям, секретарю необходимо:
§ Иметь профессиональный имидж;
§ Хорошо владеть речью и письмом;
§ Обладать неплохой памятью (в том числе зрительной памятью на лица);
§ Содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
§ Уметь правильно оформлять документы, вести деловую переписку руководителя;
§ Квалифицированно пользоваться офисной оргтехникой;
§ Осваивать новые компьютерные программы;
§ Быть энергичным, проявлять инициативу;
§ Уметь находить взаимопонимание с руководством, коллегами и клиентами;
§ Поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
§ Проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах.
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ
Основными функциями секретаря-референта являются:
§ Ведение документации дирекции предприятия;
§ Организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;
§ Поиск необходимой руководителю информации;
§ Выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;
§ Контроль исполнения документов и поручений руководителя;
§ Бронирование гостиниц, авиабилетов, оформление виз;
§ Планирование рабочего дня руководителя;
§ Организация и участие во встречах и переговорах;
§ Прием посетителей;
§ Прием иностранных делегаций;
§ Помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;
§ Решение административных вопросов в пределах своей компетенции;
§ Работа с оргтехникой.
Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря в определенной форме должны быть перечислены в должностной инструкции, которая разрабатывается специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.
РАБОЧЕЕ МЕСТО СЕКРЕТАРЯ
Психологи утверждают, что одна из главных причин пониженной работоспособности – неправильно организованное рабочее место. Рабочее место секретаря, как правило, находится в помещении, смежном с кабинетом руководителя, называемом «приемной». Помимо приемной в идеале офис должен иметь комнату отдыха или комнату-кухню и отсек или комнату для технических средств (копировальных аппаратов, машины для уничтожения бумаг и т.п.).
Требования к организации