Грамматика языка деловых документов
К грамматическим нормам делового стиля, представляющего язык документов, относят унификацию грамматической структуры словосочетания, словоформы.
Выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста.
Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном надеже - "кому?", а затем "что исполнить?":
1. Начальнику технического отдела Волкову М.Ю. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.96 г. по 10.02.96 г.
2. Гл. бухгалтеру Славину О.Г. подготовить предложение по оплате сверхурочных дней.
При этом особенно важно учитывать закрепленность производных предлогов за определенной падежной формой. Как правило, они употребляются либо с родительным, либо с дательным падежом. Самой массовой ошибкой во всех типах документов является использование предлога "согласно" с родительным падежом вместо дательного.
Ошибочно согласно приказа согласно положения
Правильно согласно приказу
согласно положению
Употребление предлогов и предложных сочетаний
Употребляются с Р.п. (чего?) в отношении, в сторону, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, вследствие, ввиду, в силу, в сопровождении, за счет, касательно, насчет, независимо от, относительно, по мере, по причине, при посредстве, со стороны.
Употребляются с Д.п. (чему?) благодаря, в отношении, к применительно, к сообразно, согласно, соответственно, вопреки.
Исходя из (чего?) имеющейся потребности, в заключение (чего?) отчета, сообразно (с чем?) с принятым ранее решением, согласно (чему?) принятому ранее решению, включая (что?) начисления (пени) за непогашенную задолженность, впредь (до чего?) до особого распоряжения и тому подобные канцеляризмы, представляющие собой клишированные фразы, закреплены за одной грамматической падежной формой. Наряду с канцеляризмами- фразеологизмами (принять во внимание, принять к сведению, поставить на голосование, принимать меры, довести до сведения и т.п.) такие словосочетания создают жесткий текстовой каркас, проявляющийся во взаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложения. Так, в клишированном предложении Договор вступает в силу со дня подписания трудно выделить сказуемое и второстепенные члены предложения - настолько слова слиты в единое смысловое целое. На самом деле, нельзя написать "Договор вступает" и поставить точку, тем самым мы разрываем сказуемое "вступает в силу". "Договор вступает в силу" - с правовой и лингвистической точек зрения тоже незаконченное предложение: непременно нужно указать, с какого момента. Вот и выходит, что предложение в языке документов становится неразложимым, легко воспроизводимым в определенной ситуации, знаком ситуации.
|
|
Таких предложений в тексте документа бывает немного, однако конструктивная, текстообразующая роль их велика. На это указывает тот факт, что, как правило, они начинают и завершают текст договора, приказа, распоряжения и других типов документов.
Синтаксис языка деловых документов
1. В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что они в документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения. За счет чего это достигается? Безусловно, за счет большей длины и семантической емкости предложения. Отдельные словосочетания могут передавать такую же информацию, как придаточные предложения.
|
|
По обоюдному согласию возможны изменения условий договора, которые являются неотъемлемой частью данного договора = если будет достигнуто обоюдное согласие...
При неуплате налога до указанного срока плательщик лишается права повторно выставлять свою кандидатуру на получение кредита. = Если налоги не будут уплачены до указанного срока...
Как видно из примеров, словосочетание с легкостью заменяет предложение, становясь номинацией события. Вместе с тем подобные словосочетания не просто уплотняют, конденсируют информацию, занимая меньший объем, чем предложение, они создают жесткую структуру высказывания, в которой один компонент зависим от другого.
В случае задержки оплаты... Для принятия решения... С целью скорейшего принятия решения Они мотивируют действие, являясь неразложимым и необходимым компонентом высказывания.
2. Предложение в деловой письменной речи часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Таким образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда - страницы, т.е. до нескольких сотен слов.
Есть жанры, в которых текст равен предложению (служебная записка, телеграмма, приказ, постановление). Таблица также представляет собой предложение особой структуры: подлежащее представляет собой постоянную информацию, располагающуюся в боковиках, а сказуемое - переменную информацию, располагающуюся в вертикальных графах, что необходимо учитывать при переводе письменной речи на устную.
|
|
3. Порядок слов предложения в официально-деловом стиле отличается своей строгостью и консерватизмом. Свойственный строю русского предложения так называемый прямой порядок слов заключается в предшествовании подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается...); определения - по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова - по отношений к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство). У каждого члена предложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения, способом синтаксического выражения этого члена предложения, местом среди других слов, которые непосредственно с ним связаны. Так, например, несогласованное определение, выраженное именем существительным в косвенном падеже, должно стоять после определяемого слова. Для языка деловой письменности характерны цепочки родительных падежей: распоряжение Главы администрации города.
В безличных предложениях и пассивных конструкциях первую позицию вместо подлежащего занимает, как правило, второстепенный член предложения. Комиссией устанавливается ответственность и размеры компенсации за причиненный ущерб.
4. Формально-логический тип текстовой организации проявляется в рубрикаций простого предложения, т.е. в членении текста на составные части графически. Как правило, рубрикацией разбиваются однородные члены предложения, нередко они осложняются причастными и деепричастными оборотами, придаточными предложениями, вводными словами:
Посредник своевременно предупреждает Заказчика: о непригодности или недоброкачественности товара, полученного от Заказчика; о том, что соблюдение указаний Заказчика в процессе выполнения работ, обусловленных договором, приведет к порче товара; о наличии иных, не зависящих от Посредника обстоятельств, грозящих ухудшением качества товара или невозможностью выполнения условий настоящего договора. Рубрикация на текстовом уровне связана с делением текста на пункты и подпункты, которые в документах обозначаются только арабскими цифрами: 1.1.1.1.1.1. 2.1.2.1.1.2. 3.1.3.1.1.3.
В зависимости от сложности деления выбирается одно-, двух- или трехзначное обозначение пункта, подпункта. Подзаголовки пунктов придают деловым текстам подчеркнуто логический, аналитический характер (что свойственно для текстовой организации контрактов, договоров, соглашений).
5. В качестве логических текстовых скреп в тексте документа выступают вводные слова: следовательно, таким образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны. В качестве средства связи в текстах документов выступают указательные местоимения и причастия, которые замещают в тексте номенклатурные наименования, термины: указанный, приведенный, следующий, данный, настоящий, последний и т.п.
Подрядчик обязан приступить к выполнению работ не позднее трехдневного срока после перечисления оплаты. Указанный срок необходим для приобретения материалов по данному заказу.
В текстах контрактов (договоров) эту же функцию выполняют ролевые обозначения контрагентов (Заказчик - Исполнитель, Заказчик - Подрядчик, Арендатор - Арендодатель, Покупатель - Продавец, Поставщик - Покупатель и т.д.), замещающие развернутые номинации юридических лиц.
6. Текст объединяет логика развития темы, которая дробится на микротемы, каждая из которых рассматривается самостоятельно. При этом неизбежным оказывается использование параллельных синтаксических конструкций.
Договор
1. Предмет договора
1.1. Поставщик обязуется...
1.2.Покупатель обязуется...
2. Ответственность сторон
2.1.В случае невыполнения...
2.2.В случае отступления от условий договора...
2.3. За несвоевременную оплату...
2.4. За нарушение обязательств...
7. Особенность текстовой организации постановлений, распоряжений, резолюций заключается в том, что этот текст - одно развернутое предложение директивного характера с инфинитивными конструкциями в качестве однородных членов.
Нанизывание этих конструкций создает открытый ряд. Открытость для добавлений создает своеобразие текстовой организации ОДС:
Постановление
Для подготовки предложений по реализации актуальных экономических проблем перспективного и текущего развития города постановляю:
1. Считать утратившим силу распоряжение Главы администрации города от 25.06.92 г. № 381-р.
2. Создать финансово-экономический совет при Главе города.
3. Утвердить Положение о финансово-экономическом совете при Главе города.
Текстовая организация деловых писем, служебных записок отличается большей свободой, меньшей каноничностью, однако регламентированные письма приближаются по степени стандартизации к текстам ОРД. Несмотря на своеобразие, все рассмотренные выше жанры деловой письменности объединяет высокая степень стандартизации, которая охватывает все уровни языка - лексику, морфологию, синтаксис и текстовый уровень. В итоге складывается определенный тип языка, отличающийся консерватизмом, замкнутостью, непроницаемостью для иностилевых вторжений, для проявления индивидуального стиля автора. Безличность изложения выражается в отказе от интерпретаций, оценки событий, эмоциональных реакции.
8. Деловая речь накопила огромное количество проверенных многолетней практикой речевых формул, шаблонов, идиом, знание которых помогает создавать новые деловые тексты.
Формула "типовая ситуация - стандартизованная речевая манера" обусловливает использование стандартных средств и помогает обеспечить ту степень точности, которая отличает документ от любой другой бумаги. Стандартизация облегчает восприятие и обработку информации, держащейся в документе. Таким образом, официально-деловой стиль и те жанры, которыми он представлен в деловом общении, имеют ряд характерных черт, которые предполагают достаточно высокий уровень лингвистической подготовки составителя документа.
Составитель документа должен знать: доминанту и основные черты официально-делового стиля (т.е. требования, предъявляемые к языку документа); арсенал устойчивых формул и правила их использования в том или ином жанре деловой письменной речи; характеристики жанров и их привязанность к той или иной ситуации делового общения. Составитель документа должен уметь: адекватно использовать речевые средства в тексте при соблюдении языковых норм; грамотно составить проект документа и (или) отредактировать его.
9. Рекомендации по записи цифровой информации. Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная записть которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной лексики, состоящей из цифр и слов. Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи воспроизводится словом, а не цифрой, например: Дефектных изделий должно быть не более трех.
Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные границы или периоды,
например: Испытания должны продолжаться три-пять дней.
Если однозначное число сопровождается обозначением меры, оно пишется цифрой, например: Требуется 2 кг гвоздей. Многозначные числа принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение,
например: Двадцать пять изделий было забраковано (но Было забраковано 25 изделий).
Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры пробелами на классы, например: 10 000т.
Записть порядковых числительных отличается от записи количественных. Если она ведется арабскими цифрами, порядковые числительные вводятся в текст с указанием падежных окончаний, например: Шероховатость поверхности – по 6-ому классу точности.
При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз, например: 1,2 и 3-его сорта. Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято записывать римскими цифрами. С помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающим некоторые формы числительных, например: 100-процентный. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося единицей измерения: 20-км, 5- мм.
Домашнее задание:
-записать тезисы лекции
- выполните задание
Укажите ошибки в управлении, связанные с употреблением синонимов. Как возникли эти ошибки? 1. Не приходится доказывать о том, как важно вовремя провести снегозадержание. 2. Прошу дать разъяснение о том, положен ли двухмесячный отпуск административным работникам техникумов. 3. Выступавшие не раз отмечали о том, что мастерские не обеспечивают качественного ремонта машин. 4. Один из отделов магазина предназначен изделиям местной промышленности. 5. Хочется предупредить от ошибок, которые допускаются на отдельных предприятиях. 6. Назовём основные показатели, за которые спорят спортсмены области. 7. Оплата за руководство производственной практикой производится в соответствующем проценте к месячному заработку. 8. Старший преподаватель Иванов был прикомандирован в одногодичную аспирантуру.