В соответствии с ГСДОУ документационное обеспечение управления предприятием (организацией, учреждением) осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ). Таким образом, функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации деятельности по документационному обеспечению управления предприятием в соответствии с предназначением предприятия и приоритетами его организационного развития. Служба ДОУ реализует свою деятельность на правах самостоятельного структурного подразделения. Однако в зависимости от особенностей организации и специфики деятельности предприятия по решению руководителя предприятия функции службы ДОУ могут быть возложены на иное структурное подразделение (отдел, группу и т. п., см. далее) или специально уполномоченное должностное лицо (документоведа, помощника руководителя, секретаря и т. п.).
Целью деятельности службы ДОУ является организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью предприятия. Соответственно основные задачи службы ДОУ заключаются:
в организации, внедрении, эксплуатации и совершенствовании интегрированной — системы документационного обеспечения управления предприятия;
в оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой — информационной политики и современных технологий обработки документированной информации;
в надлежащем организационно-методическом руководстве по соблюдению — установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия;
в действенном контроле за соблюдением установленного порядка работы с — документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия.
|
|
Своевременная, полная и качественная реализация службой ДОУ своей деятельности в значительной степени будет предопределяться соответствием ее организационной структуры и численного состава содержанию и объему возложенных на нее задач по документационному обеспечению управления предприятием. В этой связи целесообразно прежде всего уточнить, что именно представляют собой организационная структура и численный состав службы ДОУ. Организационная структура службы ДОУ — это совокупность образующих его подразделений (отделов, групп и пр.), в пределах своей компетенции осуществляющих взаимосогласованную деятельность по документационному обеспечению управления предприятием. Таким образом, организационная структура службы ДОУ характеризуется, во-первых, количеством входящих в нее подразделений и, во-вторых, особенностями их взаимодействия в процессе повседневной деятельности. В свою очередь, численный состав службы ДОУ — это общее количество ее работников. Оно находится в прямой зависимости от количества входящих в службу подразделений. Иными словами, численность работников службы ДОУ — это не что иное, как суммарная численность работников образующих ее подразделений.
Установление оптимальной организационной структуры службы ДОУ производится исходя из содержания возложенных на данное подразделение задач по документационному обеспечению управления предприятием на основе сведений о типовых организационных структурах, представленных в ГСДОУ. Как следует из приложения ГСДОУ, типовая организационная структура службы ДОУ определяется в зависимости от принадлежности предприятия (организации, учреждения) к той или иной функциональной группе и исходя из специфики содержания документационного обеспечения управления соответствующими предприятиями (организациями, учреждениями).Так, в министерствах и ведомствах РФ и субъектов федерации функции службы ДОУ возлагаются на управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются:
|
|
секретариат [приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), — секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро];
инспекция при министре (руководителе ведомства); —
канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, — экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);
отдел по работе с письменными обращениями; —
отдел совершенствования работы с документами; —
архив. —
На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других аналогичных учреждениях функции службы ДОУ возлагаются на отдел ДОУ (канцелярию). В состав отдела ДОУ (канцелярии), как правило, включаются:
секретариат; —
экспедиция; —
подразделение по учету и регистрации документов (делопроизводство); —
машинописное бюро; —
копировально-множительное бюро; —
подразделение по контролю за исполнением документов; —
|
|
подразделение совершенствования работы с документами; —
подразделение по работе с письменными обращениями; —
архив. —
Наконец, в негосударственных структурах (ассоциациях, концернах, акционерных обществах, в том числе совместных, кооперативах и т. п.), а также в органах местного самоуправления и общественных организациях функции службы ДОУ возлагаются на общий отдел. В состав общего отдела, как правило, включаются:
секретариат; —
канцелярия; —
группа контроля за исполнением документов; —
протокольная группа; —
группа совершенствования работы с документами; —
группа по работе с письменными обращениями; —
машинописное бюро; —
копировально-множительное бюро; —
архив. —
В условиях малого предприятия (организации, учреждения) с численностью работников до 100 чел. задачи по документационному обеспечению управления целесообразно возложить на специально уполномоченное должностное лицо. Примерная организационная структура службы ДОУ акционерного предприятия представлена на рис. 14.1.
Рис. 14.1. Примерная организационная структура службы ДОУ акционерного предприятия
Что же касается предприятий (организаций, учреждений) с численностью работников свыше 100 чел., то в качестве оптимальной для решения задач документационного обеспечения управления их деятельностью может быть предложена примерная организационная структура службы ДОУ, представленная на рис. 14.2.
Рис. 14.2. Примерная организационная структура службы ДОУ
предприятия с численностью работников свыше 100 чел.
Установление оптимального численного состава службы ДОУ производится исходя из объема возложенных на данное подразделение задач на основе сведений о нормах времени, установленных для выполнения тех или иных видов работ по документационному обеспечению управления и с учетом квалификационных требований к работникам, которым поручено выполнение соответствующих видов работ. Так, в соответствии с «Нормами времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» установлены нормы времени на выполнение следующих работ:
по документационному обеспечению структурных подразделений федеральных — органов исполнительной власти;
по составлению и ведению номенклатуры дел указанных подразделений; —
по документированию деятельности коллегиальных органов; —
по автоматизации архивного хранения документов; —
отдельных видов работ по документационному обеспечению (в том числе по — оформлению, обработке, регистрации, учету, хранению и поиску документов);
справочно-аналитической работы по документам. —
Что касается квалификационных требований, предъявляемых к работникам службы ДОУ, то они содержатся в «Квалификационном справочнике должностей служащих». В справочнике представлены квалификационные требования к работникам службы ДОУ из числа руководителей структурных подразделений службы, а также ее специалистов и технических исполнителей. Для определения примерного численного состава службы ДОУ прежде всего необходимо составить перечень видов работ, выполняемых в течение календарного года каждым из ее структурных подразделений. Затем следует рассчитать объем выполняемых работ (по каждому виду и в целом, а также по категориям в зависимости от квалификации работников). На основании суммарного объема выполняемых работ по документационному обеспечению управления, исходя из годовой нормы рабочего времени одного работника и принимая во внимание затраты времени, не предусмотренные нормами (носящими разовый характер), можно определить численность работников службы ДОУ (общую и по категориям работников в зависимости от их квалификации). Для более глубокого и ясного понимания порядка определения оптимального численного состава службы ДОУ воспользуемся сведениями, представленными в Приложении № 2 к «Нормам времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». В соответствии с данным документом расчет нормативной численности работников производится по формуле
Чн = Тоб / Фп,
где Чн — нормативная численность работников, чел.; Тоб — общие затраты времени на работы по документационному обеспечению, ч; Фп — планируемый годовой фонд рабочего времени в расчете на одного работника, ч.
В свою очередь, значение Тобопределяется по формуле
Тоб = Тн + Тнн,
где Тн— затраты времени на работы по документационному обеспечению, рассчитываемые на основании норм, ч; Тнн — затраты времени, не предусмотренные нормами (определяемые экспертно-оценочным способом), ч.
Для расчета примерной численности специалистов I и II категорий группы обработки документов в составе отдела делопроизводства службы ДОУ воспользуемся условными справочными данными, представленными в табл. 14.1.
Таблица 14.1