Развиваясь, российское делопроизводство в своём становлении прошло три периода, каждый из которых подразделён на отдельные этапы.

Конспект

по теме «Информация, документ, делопроизводство, документирование, документооборот, архивное дело»

Информация - это сведения о чём-либо, независимо от формы их представления.

Важнейшим носителем информации, особенно деловой сферы, являются многочисленные виды документов. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства» в широком смысле. Документ – это материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт современное определение термина «документ». «Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». По способу фиксации информации документы бывают:

изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения, какого – либо объекта;

• графический документ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;
• аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;
• кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;
• фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
• иконографический документ – документ, содержащий изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;
• фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную на любой системе звукозаписи;
• текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
• письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
• рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;
• машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важной функцией документа является информационная функция. Документ обладает организационной функцией. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа. Документ несёт юридическую функцию. Документ выполняет воспитательную функцию.

Для создания документов используются различные носители информации: бумага; магнитные диски; оптические диски; киноплёнка; электронные носители.

Для создания документа применяются средства и способы документирования.

К средствам документирования относятся: ручки, компьютеры, пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото – кино – видеотехника.

Одними из распространенных способов документирования являются:

• рукописный (в основном для составления жалоб, претензий, заявлений, личных документов);
• печатный (для составления традиционных документов с помощью компьютера и последующим распечатыванием документов на принтер);
• электронный (для обмена документами с помощью электронной почты без вывода на печать и хранения документов в виде файлов в памяти компьютера или на сменных носителях).

Документ может быть:

· носителем информации (в сфере информационных технологий);

· средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);

· способом доказательства чего – либо (в юридической сфере);

· источником фактов (в науке).

К общим функциям документов относят:

· информационную (сбор, документирование, хранение и предоставление информации);

· коммуникативную (документы являются средством передачи информации);

· социально – культурную (документы предоставляют социальное и культурное значение, предают культурные традиции).

К специальным функциям документов относят:

· управленческую (с помощью документов решаются вопросы управления организацией, государством);

· правовую (документ может являться письменным доказательством в суде или быть источником прав, например, закон);

· организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);

· научно – историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие, например, «Табель о рангах» 1722 г. Петра I);

· познавательную (получение и передача знаний для изучения каких – либо процессов и явлений).

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В процессе деятельности любого предприятия, организации или учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам. Управление можно представить как процесс: получения информации; обработки информации; принятия решения; доведения решения до сведения исполнителей; исполнения решения; подведение итогов. При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому делопроизводство называют – документационным обеспечением управления (ДОУ). На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем 60 % рабочего времени. Объём технической работы с документами настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающая эффективное управление. От организации делопроизводства зависят: эффективность управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления. Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение). Делопроизводство состоит из компонентов: документирования (составления документов) – запись информации на различных носителях по установленным правилам.В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными, и наоборот. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс – модема может быть принят на факсимильном аппарате в бумажном виде.

• организации работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение. На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему

Развиваясь, российское делопроизводство в своём становлении прошло три периода, каждый из которых подразделён на отдельные этапы.

1. Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России:

• от появления первых документов до приказного (столбцовое) делопроизводства включительно (X – XVII вв.);
• коллежское (коллегиальное) делопроизводство (XVIII в.);
• министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX – начало XX в.).

2. Делопроизводство в СССР (1917 – 1991 гг.):

• от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной системы делопроизводства (1917 – 1973 гг.);

В 1973 году были созданы «Основные положения ЕГСД», где ЕГСД – это специальный сборник правил, нормативов, актов, уставов и рекомендаций для достижения эффективной организации и ведения документальной отчётности различных учреждений, организаций и предприятий. Данная система широко применяется до сих пор.

• от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления.

3. Современное российское делопроизводство.

Современное делопроизводство рассматривается как отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Содержание такого вида деятельности сводится к составляющим:

• документирование информации о фактах, событиях, явлениях частной и общественной жизни людей;
• организация и технология работы с документами в учреждении, на предприятии, фирме, именуемые термином «документооборот»;
• хранение документов после окончания работы с ними как особая сфера деятельности людей, обозначаемая термином «архивное дело».

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

делопроизводства.

Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учёту и хранению.

Любой документ функционирует в организации совместно с другими документами, создающими в совокупности документные образования определённого назначения (управленческие, бухгалтерские, отчётно – статистические, по социальному обеспечению и другие). Подобные совокупности взаимосвязанных документов называют системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определённой области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). УСД необходимы для сокращения объёмов документов и снижения затрат на составление и обработку документов. УСД одного назначения сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Все классификаторы унифицированных систем документации входят в состав и являются частями Единой системы классификации.

Что касается управленческой документации то согласно Общероссийскому классификатору ОК 011 – 93 в настоящее время в стране действуют следующие УСД:

• унифицированная система организационно – распорядительной документации (код 0200000);
• унифицированная система первичной учётной документации (код 0300000);
• унифицированная система банковской документации (код 0400000);
• унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);
• унифицированная система отчётно – статистической документации (код 0600000);
• унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской документации (код 0700000);
• унифицированная система документации по труду (код 080000);
• унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ (код 0900000);
• унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000).

Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов.

Существуют и другие классификаторы: Общероссийский классификатор предприятий организаций (ОКПО); Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО); Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); Общероссийский классификатор расчётно – денежной документации (УСРДД).

Унификация деловых документов осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов. На основе конструкционной сетки для всего множества документов создаётся формуляр – образец, предусматривающий зоны (ячейки, прямоугольники) размещения информационных элементов документа (реквизита).

К числу методов унификации управленческой документации относятся:

• типизация – разработка для определённой сферы использования универсальных документальных решений (например, типовой договор поставки, типовые правила внутреннего трудового распорядка и т.д.);
• трафаретизация – подготовка бланка документа с заранее напечатанной частью текста и специально оставленными пробелами, заполняемыми составителем документа при его окончательном оформлении (например, анкеты, приказы о приёме на работу и др.);
• анкетная форма – способ пространственной организации словесного материала, при котором постоянная информация приводится в виде перечня вопросов (например, составление сводок, оформление заказов);
• по образцам – подготовка документов в различных деловых ситуациях по аналогии с предложенными примерами (например, заявление, характеристика, нотариальнозаверяемые документы и другие).

Суть стандартизации в делопроизводстве заключается в разработке оптимальных правил и требований по составлению, оформлению, документообороту и архивному хранению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения на добровольных началах. Принятые в установленном порядке правила и требования могут быть оформлены в виде национальных стандартов России (ГОСТ Р) или стандарта организации (СТП).

Характеристика, состав и содержание ГОСТа Р 6.30 – 2003

Государственный стандарт Российской Федерации Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30 – 2003 распространяется на организационно – распорядительную документацию, предусмотренную Унифицированной системой организационно – распорядительной документации (УСОРД) - приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма и др., включённые в ОК 011 – 93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Правила и требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 являются рекомендуемыми. Это положение следует понимать как то, что эти правила и требования являются лишь менее жёсткими по сравнению с нормами отменённого ГОСТ Р 6.30 – 97 и его предшественника – ГОСТ Р 6.38 – 90.

Стандарт ГОСТ Р 6.30 – 2003 не оговаривает полный перечень организационно – распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим приказом или нормативным документом (например, Положением о службе делопроизводства, канцелярии) уточнить перечень ОРД, который отвечал бы содержанию деятельности руководимой им организации. В состав ОРД кроме перечисленных выше могут быть включены следующие документы: указание, положение, правила, докладная записка, инструкция, представление, договор, устав, структура и штатная численность организации и др.

Правила и требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 носят универсальный характер и находят широкое применение в других, унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приёмами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

Состав реквизитов ОРД, правила их оформления

Единые правила оформления документов необходимы: для придания юридической силы документам; качественного и оперативного составления и исполнения документов; удобного и быстрого поиска документов. Единые правила оформления документов существуют независимо от того: государственное это предприятие или коммерческое; каким видом деятельности занимается предприятие; как ведётся делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии). Различают постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.

Переменные - указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30 – 2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации. Правильно оформленные реквизиты ОРД гарантируют их юридическую силу.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 при подготовке и оформлении ОРД используются следующие реквизиты и правила оформления:

01 – Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

02 – Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

03 – Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

04 – Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В связи с вступлением в силу Федерального закона № 129 – ФЗ каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационный номер (ОГРН), который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой.

06 – Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт (ИНН / КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 – Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 – Наименование организации (автора документа) должно соответствовать наименованию, закреплённому в учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращённое, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при её наличии)

9 – Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, номера и даты лицензии и другое).

10 – Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 020000), например:ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА и т.п.

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

11 – Дата документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 6 апреля 2007 г. следует оформлять 06.04.2007. Допускается словесно – цифровой способ оформления даты, например, 06 апреля 2007 г.

12 – Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексами: дела по номенклатуре дел; вопросов деятельности; должностных лиц или исполнителей; структурных подразделений; корреспондентов. Например: № 1 – 3/115 (1 – номер структурного подразделения, 3 – номер дела по номенклатуре, 115 – порядковый номер документа).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, совместный документ Центробанка РФ и ГТК РФ будет иметь номер: 01 – 20 – 105/11921 (01 – 20 – 105 – номер, присваиваемый Центробанком, 11921 – номер, присваиваемый ГТК РФ).

13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ (На № __ от ___).

Этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с документом получателя письма (адресата).

14 – Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учётом принятого административно – территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15 – Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минсвязи России

Департамент информатизации

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ООО «Трест»

К.Л. Сидоровой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо, например:

Руководителям предприятий

Красноярского края

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвёртым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документов.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей: наименование организации; структурное подразделение; должность, инициалы и фамилия; почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

16 – Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫили УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания акционеров

от 02.05.2008 № 45

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 – Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает: фамилии и инициалы исполнителей (кому поручается исполнение); содержание поручения (при необходимости); срок исполнения; подпись и дату. Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 – Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

- о чём (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

- чего (кого)?, например: Должностная инструкция секретаря – референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А 5, заголовок допускается не указывать.

19 – Отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», который проставляется в правой верхней части документа.

20 – Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованны с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованны с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связной текст состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («решил», «постановляет»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступали», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить»); от первого лица единственного числа («прошу выделить»); от третьего лица единственного числа («организация считает возможным»).

21 – Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Ели документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются отдельно. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение № » с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ № » печатать прописными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его регистрационный номер относительно самой длинной строки. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Роспатента от 07.04.2005 № 1 – 5/12 и приложение к нему, всего на 3 л.

22 – В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращённое, без наименования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и её расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией. При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

23 – Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАННО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24 – Визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа (виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату написания. Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 – Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации, в центре которой ставится герб или эмблема, наименование организации и ОГРН.

26 – Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 – Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. В ряде случаев кроме номера телефона указывают адрес электронной почты.

28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 – Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 – Идентификатор электронной копии документа – отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка необходима для: исключения повторного ввода документа в компьютер; быстрого поиска документа по имени файла; установления лица, осуществляющего документирование.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.

Виды бланков подразделяются на основные (общий бланк, бланк письма) и дополнительные (бланк конкретного вида документа, должностной бланк, бланк структурного подразделения, бланк для работы с зарубежными партнёрами).

Каждый вид бланков документов имеет определённый набор реквизитов.

Реквизиты общего бланка документа:

• герб (для организаций, имеющих на это право);
• эмблема организации (при наличии герба не проставляется);
• наименование вышестоящей организации (если она имеется);
• наименование организации;
• трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).

Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа: гриф утверждения, заголовок к тексту.

Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме писем.

Бланк письма содержит реквизиты:

• герб (для организаций, имеющих на это право);
• эмблема организации (при наличии герба не проставляется);
• наименование вышестоящей организации (если она имеется);
• наименование организации (структурного подразделения);
• справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web – страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии);
• код организации (предприятия) по ОКПО;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт;
• трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа).

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

• адресат;
• заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и т.п.

Должностной бланк используется для составления документ