Классификация счетов представляет собой орудие предварительного бухгалтерского анализа хозяйственной деятельности, выявления необходимой информации и возможного её получения. При классификации бухгалтерских счетов нельзя оперировать конечным множеством классификационных объектов, т.к. локализация информации в счетах выступает только более или менее адекватным отражением явлений и процессов деятельности. В процессе классификации счетов происходит не только собрание отдельных счетов в научно обоснованные группы и подгруппы, но, что более важно, осуществляется разделение (декомпозиция) всей системы информации о хозяйственной деятельности на части, формирование структуры обобщающих показателей бухгалтерского учёта.
Декомпозиция системы информации, адекватность выделения структуры реальной действительности зависят от научно обоснованных признаков, по которым выделяются отдельные синтетические счета.
Назначение классификации состоит в том, чтобы выявить и отразить тенденции развития исследуемой совокупности, закономерность, проявляемую в классификационных признаках и характеристику ещё не известных или не созданных элементов.
Следует отметить, что при построении любой классификации счетов надо иметь в виду требования, предъявляемые к ней. Согласно этим требованиям, классификация должна быть:
1) всеобъемлющей и полной, т. е. все хозяйственные процессы, средства и источники должны получить отражения на счетах;
2) приспособлена к особенностям организации;
3) правильно и в соответствии с законами отражать юридическую структуру средств;
4) предусматривать расположение учётных объектов по материальным категориям, хозяйственным процессам и ликвидности имущества;
5) приспособлена к дальнейшему расчленению счетов и их последовательному укреплению.
Кроме того, чаще всего классификация счетов выполняется ради трёх важнейших целей:
1. Понять смысл, функцию и назначение того или иного счёта, чем он принципиально отличается от других счетов или, наоборот, что общего между тем или другим счётом.
2. Облегчить тем самым учащимся изучение природы счетов, а бухгалтеру-практику их использование.
3. Помочь в составлении планов счетов.
Переход к рыночной экономике обусловил появление новых объектов учёта, ранее чуждых затратным методам хозяйствования. В связи с этим возникает необходимость в разработке новых признаков классификации счетов, разделения последних на иные группы и подгруппы об имуществе и источниках его образования.
Поэтому, Правительством РФ в «Концепции развития бухгалтерского учёта и отчётности в Российской Федерации на среднесрочную перспективу» от 1 июля 2004г. №180 (далее «Концепция…») была поставлена вполне чёткая цель: «…создание приемлемых условий и предпосылок последовательного и успешного выполнения системой бухгалтерского учёта и отчётности присущих ей функций в экономике Российской Федерации. В частности, функции формирования информации о деятельности хозяйствующих субъектов, полезной для принятия экономических решений заинтересованными внешними и внутренними пользователями».
Кроме того, в «Концепции…» строго определено основное направление развития бухгалтерского учёта и отчётности: «…повышение качества информации, формируемой в них», т.е. использование организацией таких синтетических счетов (на основе общепринятого Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкции по его применению, утверждённые приказом Минфина РФ от 31. 10. 2000г. №94н, далее План счетов), которые в полной мере будут отражать финансовое состояние, состояние имущества и обязательств организации перед другими организациями и кредитными учреждения.
Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» №129-ФЗ также была отмечена важность достоверной, полной и доступной информации, формируемой организацией: «…обеспечение единообразного ведения учёта имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых организациями; составление и предоставление сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении организаций и их доходах и расходах, необходимой пользователям бухгалтерской отчётности».
Для правильного и единообразного отражения объектов бухгалтерского учёта в организациях необходима единая система счетов, т.е. единый их перечень. Приказом Минфина РФ от 31. 10. 2000г. № 94н были утверждены План счетов и инструкция по его применению.
Оба эти документа вступили в силу с 1 января 2001г.: они были разработаны для исполнения Программы реформирования бухгалтерского учёта в соответствии с МСФО.
План счетов представляет собой таблицу, в которой собраны все возможные синтетические счета в организации (независимо от рода её деятельности). Конечно, в силу специфики сферы функционирования организации, формы собственности, размера первоначального капитала и других факторов они не могут быть абсолютно идентичными. Однако при существовании единых требований всё же они будут иметь сопоставимый вид не только в пределах данной страны, но и на международном уровне (чего и хотели добиться создатели данного документа).
Выбор отвечающих всем требованиям синтетических и аналитических счетов является обязательным этапом при формировании учётной политики главным бухгалтером в организации. Среди общих положений ПБУ 1/98 (ПБУ 1/98 «Учётная политика организации», утверждено приказом Минфина РФ от 30. 12. 1998г. № 60н, в ред. приказа Минфина РФ от 30. 12. 1999 № 107н) выделяют следующие способы ведения бухгалтерского учёта: «способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учёта, системы регистров бухгалтерского учёта, обработки информации и иные соответствующие способы и приёмы».