План:
1) Сущность и содержание понятий «проект» и «управление проектами»;
2) Предмет и задачи дисциплины «Основы управления проектами», ее место в системе научных знаний.
1. Сущность и содержание понятий «проект» и «управление проектами»
В настоящее время термины «проект», «программа» уже стали привычными для российских руководителей. Из журналов и Интернета, по телевидению мы все чаще слышим о реализации инвестиционных, организационных или экологических проектов и программ. Руководители различного уровня обсуждают на совещаниях маркетинговые проекты, проекты внедрения новых систем и технологий. Практически каждый руководитель современной организации регулярно решает задачи, связанные с реализацией проектов и программ. Проекты играют все более важную роль в деятельности современных компаний и государства в целом.
Руководитель, назначенный ответственным за проект, может осознать, что традиционные методы управления к проектам применимы лишь частично. Уникальность целей и условий их достижения, неопределенность планов и наличие различных интересов (заказчика, исполнителей, других участников) – все это неизбежные атрибуты реализации проектов. От участников проекта и прежде всего от менеджера проекта требуются специальные знания и навыки, позволяющие в таких условиях организовать согласованное взаимодействие, предвидеть и преодолевать риски и проблемы и в итоге добиваться намеченных результатов.
Термин «проект» происходит от латинского «Projectus», что означает «заброшенный вперед».
В английском языке под термином «проект» (project) понимается деятельность, направленная на достижение конкретных уникальных целей.
Далее под проектом будем понимать именно деятельность, направленную на создание новых продуктов, услуг, достижение уникальных целей.
Если следовать приведенной трактовке термина, то вся история развития человечества связана с реализацией проектов. Великие открытия и освоение новых земель, формирование государств, строительство египетских пирамид и Великой Китайской стены – всё это примеры глобальных шагов в развитии человечества, которые по существу являлись проектами.
Гораздо большее число менее грандиозных проектов реализуется людьми и организациями в их жизни. Мы все реализуем проекты – строительство загородного дома и ремонт квартиры уже можно назвать проектами. Огромное число проектов реализуется организациями в целях поддержания и развития собственного бизнеса.
Рассмотрим несколько определений понятия «проект»:
1) Проект – это уникальный комплекс взаимосвязанных работ (мероприятий), направленных на создание продукта или услуги в условиях заданных требований и ограничений
(в соответствии с НТК — Национальные требования к компетенции менеджера проекта, разработанные Российской национальной ассоциацией управления проектами СОВНЕТ в соответствии с требованиями к компетенции менеджера проекта международной ассоциации проектного менеджмента IPMA (International Project Management Association));
2) Проект – это ограниченное во времени специально организованное целенаправленное изменение отдельной системы в рамках запланированных ресурсов и установленных требований к качеству его результатов
(в соответствии с НТК);
3) Проект это временное предприятие (мероприятие), предназначенное для создания уникального продукта, услуги или результата
(в соответствии с PMBOK 4 – Свод знаний в области управления проектами Института управления проектами США (Project Management Body of Knowledge, PMI);
4) Проект – это уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности, имеющий начальную и конечную даты выполнения, предпринимаемый для достижения цели, соответствующий установленным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам
(в соответствии с ISO 10006 – Руководство по менеджменту качества при проектировании Международной организации по стандартизации (Guidelines for quality management in projects)).
Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты (см. рисунок 1).
Рисунок 1 – Основные элементы проекта
С точки зрения системного подхода, проект можно представить следующим образом (см. рисунок 2).
Рисунок 2– Проект как процесс перехода системы
из исходного состояния в конечное
Основные и дополнительные признаки проекта можно сформулировать исходя из указанных выше определений.
Основные признаки проекта:
1) направленность на достижение целей – проект направлен на достижение конкретных целей (получение определенных результатов).
Именно наличие целей является исходным условием начала проекта, и все усилия по его планированию и реализации предпринимаются для того, чтобы эти цели были достигнуты; проект может иметь комплекс взаимосвязанных целей.
Важным элементом управления проектами является точное определение и формулирование целей начиная с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и результатов (соответственно, продвижение проекта вперед связано с достижением целей всё более высокого уровня и в итоге – с достижением конечной цели).
Например, основной целью проекта, связанного с внедрением новых компьютерных технологий, может быть повышение эффективности отдельных производственных процессов. Эта цель может достигаться посредством повышения качества планов, оперативности принятия управленческих решений и т.п. Промежуточными результатами проекта могут быть изменение организационной структуры управления, оптимизация управленческих процессов, настройка программного обеспечения и т.д.
2) ограниченная длительность – проект имеет ограниченную длительность с определенными началом и концом(проекты выполняются в течение ограниченного периода времени).
Проект заканчивается тогда, когда достигнуты его основные цели или принято решение о досрочном прекращении проекта. Значительная часть усилий при управлении проектом направлена именно на обеспечение того, чтобы проект был завершен в намеченное время.
Для реализации проекта создается временная организационная структура, формируется временная команда, которая существует ровно столько времени, сколько требуется для получения конечного результата. Временные проектные организационные структуры в целом не противоречат принципам функционирования постоянной организации компании, но должны быть согласованы с ней.
Отличие проекта от операционной деятельности заключается в том, что проект является однократной, а не циклической деятельностью.
Например, серийный выпуск продукции не имеет заранее определенного конца во времени и зависит лишь от наличия и величины спроса на эту продукцию. Когда исчезает спрос, производственный цикл завершается. Производственные циклы в чистом виде не являются проектами. Однако запуск или модернизация производственного процесса осуществляется в виде проектов. В ряде областей производство может осуществляться на основе проектов (штучное и мелкосерийное производство под заказ и на договорной основе). Концепция проекта не противоречит концепции предприятия, более того, проект часто становится основной формой его деятельности.
3) уникальность – проект в определенной степени неповторим и уникален.
При этом степень уникальности может сильно различаться от одного проекта к другому. Уникальность может быть связана как с конечными целями проекта, так и с технологиями создания продукта, с внешними и внутренними условиями реализации проекта.
Например, если вы занимаетесь строительством коттеджей и возводите двадцатый по счету однотипный коттедж, степень уникальности вашего проекта весьма невелика. Базовые элементы этого дома идентичны элементам предыдущих девятнадцати, которые вы уже построили. Основные же источники уникальности могут быть заложены в специфике конкретной производственной ситуации – в расположении дома и окружающего ландшафта, в специфике подключения к инфраструктуре, в особенностях поставок материалов и комплектующих, во взаимоотношениях с заказчиком.
С другой стороны, если вы являетесь менеджером проекта по разработке нового прибора или новой технологии, то вы, безусловно, имеете дело с уникальными целями. И поскольку прошлый опыт может в данном случае лишь ограниченно подсказывать вам, что можно ожидать при выполнении проекта, данный проект полон риска и неопределенности.
Чем больше уникальность проекта, тем выше неопределенность и сложнее планирование и управление проектом.
Дополнительные признаки проекта:
1) последовательная разработка – проект предполагает последовательную разработку, уточнение целей и планов.
Последовательная разработка проекта означает, что результаты и содержание работ проекта уточняются по мере его реализации (это следствие уникальности проектов).
Например, на начальном этапе проекта по запуску нового производства разрабатываются концепция проекта и укрупненные технологические решения, затем готовится задание на разработку проектной документации. На базе разработанной проектной документации уточняется состав работ проекта, разрабатываются планы производства работ. В ходе реализации проекта на основании достигнутых промежуточных результатов также могут вноситься изменения в проект.
2) координированное выполнение взаимосвязанных действий.
Подавляющее большинство проектов предполагает привлечение различных исполнителей для выполнения отдельных работ проекта. Именно необходимость организации и координации работы исполнителей для выполнения уникальных работ определяет особые требования к задачам планирования и управления проектами. Теоретически можно представить проект, который полностью выполняется одним человеком от начала (постановка целей) и до завершения (достижение конечного результата). Но это возможно лишь для очень простой деятельности.
Реализация проектов, как правило, предполагает выполнение многочисленных взаимосвязанных действий. В отдельных случаях эти взаимосвязи достаточно очевидны (например, технологические зависимости), в других случаях они имеют более «тонкую» природу (например, участие компании в международной выставке может повлиять на сроки изготовления опытных образцов новых изделий). Некоторые промежуточные задания не могут быть реализованы, пока не завершены другие задания, часть работ может вестись параллельно и т.д. Если нарушается синхронизация выполнения разных заданий, весь проект может быть поставлен под угрозу.
Во многих организациях отдельным признаком выделения деятельности в проект является определенный уровень комплексности решаемых задач. Например, проектом называют только деятельность, требующую привлечения и координации не менее пяти исполнителей с определенными временными затратами. Более простую деятельность называют «текущие задачи» и управляют ею, как любой другой рутинной деятельностью в организации.
Можно отметить, что проект представляет собой целенаправленное изменение некой системы, в то время как процесс управления проектом – это управление такими изменениями.
Управление проектом – это управленческая деятельность, направленная на достижение целей проекта с требуемым качеством, в рамках бюджета, в установленные сроки, при существующих ограничениях и неопределенности.
Управление проектом предполагает создание временной динамичной организационной структуры для выполнения работ жизненного цикла проекта, привлечение необходимых ресурсов и технологий, а также применение управленческих знаний, опыта и специализированных методов и инструментов (см. рисунок 3).
Рисунок 3 – Управление проектом, ключевые концепции
Методы управления проектом позволяют эффективно управлять временными, затратными, качественными параметрами будущей продукции (работ, услуг).
Методы и средства управления проектом позволяют:
- разработать и обосновать концепцию проекта;
- оценить эффективность проекта с учетом факторов риска и неопределенности;
- выполнить технико-экономическое обоснование проекта и разработать план проекта;
- осуществить системное планирование проекта на всех фазах его жизненного цикла;
- оценить инвестиционные качества отдельных финансовых инструментов и отобрать наиболее эффективные из них;
- разработать смету и бюджет проекта, соответствующие заданным ограничениям;
- подобрать исполнителей проекта через процедуру конкурсов (торгов);
- подготовить и заключить контракты на поставку;
- организовать оптимальную процедуру закупок и поставок;
- организовать реализацию проекта, в т.ч. подобрать команду проекта;
- обеспечить эффективный контроль и регулирование, а также управление изменениями, неизбежными в ходе реализации проекта, на основе современных информационных технологий;
- организовать эффективное завершение проекта;
- организовать системное управление качеством продукции (работ, услуг) проекта;
- учесть «человеческий фактор», нередко оказывающий решающее воздействие на эффективность проекта в целом.