Требования к деловой документации в фирменном стиле
Фирменный стиль любой деловой документация должен органично сочетать в себе функциональность и эстетичность, соответствуя при этом общей визуальной стилистике компании.
Если визуальный компонент дизайнеры, как правило, учитывают при разработке деловой документации, то о непосредственном назначении бланка зачастую забывают. Помимо маркетинговых функций, главной задачей деловой документации всё-таки остаётся её изначальная функциональная нагрузка (для визитки – обмен контактами, для конверта – упаковка бумажных отправлений, для письма – передача информации и т.д.), поэтому главным критерием при разработке документации в фирменном стиле является функциональность. Функциональность диктует такие параметры как формат бланков документов, размеры печатного поля, тип бумаги, размеры полей и отступов, цвет фона и т.д. Некогда существовала идея унифицировать требования к фирменной документации на государственном уровне, поэтому был принят ГОСТ Р 6.30–2003, который формально действует до сих пор. Но на практике требования ГОСТа, мягко говоря, не соответствуют условиям современной действительности и редко принимаются дизайнерами за руководство при разработке шаблонов документов.
Фон
Слово “blank” переводится с английского языка как «пустой» или «чистый». Это его суть. Жизнь бланка начинается совсем не тогда, когда он вышел из печатной машины, а когда на нём самом напечатали тот или иной документ. Поэтому нужно помнить, что бланк является не более чем носителем, который по определению не может представлять собой визуальную вакханалию из разного рода графических фонов, подложек, врезок и иного графического «шума». Тем более что современные полиграфические технологии предоставляют в распоряжение разработчиков самые широкие возможности для того, чтобы сделать бланки оригинальными и уникальными, не прибегая при этом к таким доисторическим приёмам, как фоновый полупрозрачный логотип или невнятные графическое разводы. Существуют водяные знаки, тиснение, конгрев, текстурные бумаги десятков наименований, имеющие самые различные цвета и оттенки, и ещё огромное количество разнообразных современных средств реализации замысла разработчика. В любом случае, функциональность этого утилитарного объекта не может быть принесена в жертву тем или иным соображениям бесполезного украшательства. «Пустой» или «чистый», и не иначе.
Шрифты
Безусловно, все типовые рекомендации относительно используемых типов и размеров шрифтовых гарнитур, межстрочных интервалов и правил указания реквизитов в деловой документации индивидуальны для каждой компании и стандартизировать их каким бы то ни было образом просто не представляется возможным. Целесообразно не использовать при разработке деловой документации шрифты размером меньше 12 типографских пунктов (6-7 типографских пунктов для визитки), не читабельные шрифты, а также использование больше 3-х шрифтов.
Отступы
Отдельного упоминания заслуживают два специальных отступа, резервируемых в вертикальной структуре документа. Первый располагается между титульной частью документа, содержащей логотип, полное наименование, юридический адрес, телефон, факс, адреса электронной почты и интернет-сайта компании (опционально — дополнительных полей для указания исходящего номера, даты создания документа, меток для постановки углового штампа) и полем адресации документа, содержащем данные об имени лица, которому адресован документ, а также полном названии и юридическом адресе представляемой им компании.
Такой отступ обычно составляет не менее 40 мм от нижнего края титульной части до верхнего края поля адресации документа и предназначен для резервации необходимого пространства для штампов, резолюций и прочих отметок, которые могут быть нанесены на документ. Кроме того, подобный значительный отступ визуально напоминает спуск хорошо свёрстанной книжной или журнальной полосы, что придаёт документу определённую изящность и «правильность».
Второй специальной отступ располагается между полем адресации документа и его основным текстом. Этот отступ обычно составляет 20 мм и предназначен для создания дополнительного визуального акцента на этой ответственной части документа. Необходим он для удобства осуществления быстрой и безошибочной сортировки и распределения исходящей или входящей корреспонденции секретарскими службами компаний.
Бланк
Оптимальными размерами полей для фирменных бланков будут: левое и нижнее —30 мм, а правое и верхнее — не менее 20 мм. Минимальные размеры: нижнее и левое поля документа не менее 20 мм, а правое — не менее 10 мм. Они необходимы для последующей работы с документами: нумерации страниц, обработки дыроколом, сшивания, подшивки в папки. Также нужно учитывать, что если нумеровать страницы в верхнем поле, то в толстой папке с документами потом будет крайне неудобно искать нужную страницу.
Визитка
Общепринятым для визитки является минимальный отступ в 3 мм от краёв карточки. Это разумно с точки зрения композиции и необходимо для технологии производства при резке.
Выбор материалов и способов изготовления карточек всегда остаётся прерогативой заказчика и разработчика. Однако следует учитывать, что плотность материала, на котором печатаются бизнес-карточки, не должна быть менее 250–300 г/м², что на долгое время обеспечит им респектабельный внешний вид. Кроме того, желательно использовать материалы, на которых возможно что-либо написать ручкой или простым карандашом.
Также, при изготовлении следует избегать таких способов нанесения красок или их химического состава, в результате использования которых карточки могут прийти в негодность в процессе их эксплуатации или хранения.
Оборот
Использование оборотной стороны бизнес-карточки для дублирования информации на втором языке всегда выглядит как экономия на втором комплекте визиток. Кроме того, нужно учесть, что оборотные стороны карточек никогда не видны в альбоме для их хранения и используются исключительно для дополнительных записей или заметок, которые получатель карточки должен иметь возможность сделать на ней. Лишать его этой полезной возможности представляется сущим моветоном. Ещё большим моветоном является размещение на обороте бизнес-карточки схемы проезда или дополнительной информации об услугах, предоставляемых компанией. За исключением менеджеров прямых продаж, работающих «на земле», подобная информация должна указываться только на корпоративных карточках компании.
Оборотная сторона корпоративной карточки — это тот самый случай, когда можно и нужно воспользоваться свободным местом для размещения купонов, информации о скидках, об актуальных рекламных предложениях, или подробной схемы проезда к офису.
Конверты
При разработке шаблонов конвертов обязательно должен быть использован унифицированный порядок оформления адресного блока, где значатся: страна, почтовый индекс, область, район, город, улица, номер дома, строение, этаж, номер офиса. Для международных компаний при переписке с иностранными партнёрами целесообразно использовать европейский стандарт порядка оформления адресного блока: номер офиса, этаж, номер дома, строение, улица, город, район, область, почтовый индекс, страна. Существует стандарт размещения реквизитов адресанта на конвертах в левом верхнем углу, а адресата — в правом нижнем. Такое расположение блоков обусловлено как техническими особенностями автоматической сортировки корреспонденции, так и простыми соображениями удобства визуального восприятия людьми, имеющими привычку к чтению «слева направо».
Поля
В процессе использования конверта — пересылки, автоматизированной обработки и доставки адресату, его края зачастую значительно деформируются. Именно по этой причине необходимо предусмотреть в макете поля, достаточные для сохранения в неизменном виде адресных блоков и других значимых элементов дизайна конверта. Как правило, используются поля, размером не менее 15–20 мм каждое. Отдельно следует заметить, что правый верхний угол конверта всегда должен быть пуст. Это поле резервируется для почтовых марок, штампов и других возможных отметок почтовой службы.
Бланк для факсимильных сообщений
Все рекомендации относительно бланка для писем равным образом можно отнести и к бланку для факсимильных сообщений, за исключением некоторых моментов, которые обусловлены техническими особенностями их передачи.
Цвет
Факсимильный аппарат, представляющий собой приёмно-передающее проводное устройство с чёрно-белым сканером невысокого разрешения, изначально предполагает большие ограничения возможности передачи цветных или высококачественных изображений. Именно поэтому бланки для факсимильных сообщений рекомендуется изначально разрабатывать монохромными. Только такое цветовое решение хоть сколько-нибудь гарантирует качественную передачу документов.
Фон
Факсимильный бланк должен иметь белый фон. Элементарный здравый смысл подсказывает, что любого рода подложки или прозрачности после передачи через факсимильный аппарат превратятся в невнятные грязные разводы, уродующие как внешний вид документа, так и зачастую даже мешающие нормальному его прочтению. Это — аксиома, и обсуждать здесь абсолютно нечего.
Если пакет деловой документации в фирменном стиле не предполагает отдельного бланка для факсимильных сообщений, то необходимо предусмотреть беспрепятственный перевод цветовой палитры универсального фирменного бланка в черно-белые цвета.
Поле адресации
Учитывая весьма невысокую скорость печати документа, передаваемого через факсимильный аппарат, и необходимость обеспечения быстрой и безошибочной сортировки и распределения входящей корреспонденции, поле адресации бланка для факсимильных сообщений увеличено относительно аналогичного поля адресации бланка для писем и включает в себя расширенную информацию о дате отправления, количестве страниц документа, а также имени и реквизитах его адресанта и адресата. В этом случае специальные резервируемые вертикальные отступы, отделяющие поле адресации документа от его титульной части и основного текста, должны составлять примерно 25 мм.
Таким образом, имея в руках руководство по использованию логотипа компании и обязательное для дизайнера айдентики чувство меры и стиля, а также, понимая — какие именно элементы фирменного стиля и каким именно образом изготавливаются и используются, представляется вполне реальным разработать практичный, удобный, красивый и реально работающий — фирменный, в прямом смысле этого слова, стиль компании.