Сущность функции координации заключается в обеспечении согласованности действий всех звеньев системы управления и совершенствовании установленного режима работы.
Цели координации — установление взаимодействия в работе производственных подразделений, руководителей и специалистов и устранение помех и отклонений от заданного режима работы.
Координация осуществляется путем проведения совещаний, личных контактов между руководителями, согласования рабочих планов и графиков, внесения в них корректив, увязывания работы между исполнителями.
Для выполнения функции координации необходимо создание эффективной системы обратной связи, то есть получение данных о результатах. Система обратной связи позволяет руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути движения к поставленным целям.
2 вопрос. Современное понятие «менеджер». Сопоставление понятий менеджер, бизнесмен, предприниматель. Возрастание роли менеджера в современных условиях.
Менеджер – это должностное лицо, профессионально осуществляющее управление организацией, функционирующей в рыночных условиях.
Термин «менеджер» обозначает принадлежность конкретного лица к профессиональной деятельности в качестве руководителя независимо от уровня управления.
Объект менеджмента – организация и ее элементы;
Субъект менеджмента – сам управленец;
Предмет труда менеджера – отношения, информация о ресурсах, на основе которой, принимаются управленческие решения – продукт труда менеджера.
Менеджер – представитель особой профессии, осознающий свою принадлежность к этой профессии, обладающий необходимой суммой знаний о принципах, методах и способах, нормах управления, стилях руководства, стандартами соответствующего профессионального поведения.
Менеджер должен иметь хотя бы одного подчиненного.
Главной отличительной особенностью является то, что менеджер – наемный работник, который организовывает конкретную деятельность подчиненных ему сотрудников и одновременно выполняет определенные управленческие функции.
Бизнес – это деятельность, направленная на получение прибыли путем создания и реализации определенной продукции или услуг. Менеджер и бизнесмен - не одно и то же. Бизнесмен – человек, который «делает деньги», владелец капитала, находящегося в обороте и приносящего доход, деловой человек, у которого нет подчиненных, или крупный собственник, который не занимает никакой постоянной должности в корпорации, однако является владельцем ее акций и может быть членом ее правления.
Также менеджер отличается и от предпринимателя. Предприниматель – человек, который берет на себя риск, связанный с созданием нового дела, нового вида продукции, товара, работы, услуги или выходом на новые рынки. Этот термин был введен Ришаром Кантиллоном в 18 веке. Предпринимателем может быть деловой человек, которому никто не подчинен, или крупный собственник, который не занимает никакой постоянной должности в организации, компании или фирме, но является владельцем ее акций или учредителем и может быть членом правления.
Отличие менеджера от предпринимателя и бизнесмена в том, что менеджер обязательно занимает определенную должность в организации, и в его подчинении находятся люди.
Причины возрастания роли менеджера в современных условиях.
В современных условиях хозяйствования человеческий фактор определяет и конкурентоспособности, и эффективность организации любой организационно-правовой формы и формы собственности. Поэтому в последние годы затраты на сотрудников компании стали рассматриваться как активы компании, а не как ее издержки.
Роль и влияние менеджеров на деятельность и развитие компании оценивается по методике ЮНИДО по 5 «М»: (Люди, деньги, машины, материалы и рынок). Именно такая система менеджмента, где основное внимание уделяется человеческому фактору, является оптимальной в условиях рынка.
Успешное осуществление хозяйственной и внешнеэкономической деятельности в современных условиях в решающей степени зависит от профессионального уровня специалистов (менеджеров прежде всего).
Причины возрастания роли менеджера в повышении эффективности деятельности коммерческой организации:
· Изменение государственного устройства и системы управления экономикой на государственном, республиканском, территориальном уровнях и низовом уровне предприятий и организаций;
· Переход к рыночным отношениям в экономике и использованием различных организационно-правовых форм и форм собственности;
· Либерализация и внешнеэкономическая деятельность, внедрение различных новых организационных форм и структур;
· Изменение правового и экономического механизмов осуществления коммерческой и внешнеторговой деятельности: увеличение числа альтернативных вариантов решений и в связи с этим усложнение принятия оптимального решения;
· Повышение роли субъективного фактора в условиях демократизации всей жизни общества и возрастание значения социальных, неэкономических аспектов деятельности; создание в коллективе такой атмосферы, которая стимулировала бы повышение производительности, эффективности и качества труда, заинтересованность и персональную ответственность за конечные результаты;
· Возрастание уровня общеобразовательной и профессиональной подготовки всех категорий работников внешнеэкономических организаций, и в первую очередь менеджеров.
Особая роль менеджера также обусловила необходимость приобретения им специальных знаний и соответствующих навыков. От менеджера требуется формирование новых качеств и новых подходов к управлению.
Что должен современный руководитель:
1) стремиться к неформальному исполнению возложенных на него обязанностей;
2) проявлять инициативу; искать решения, допускающие разумный риск;
3) быть готовым и способным действовать в нестандартных ситуациях.
3 вопрос. Категории и виды менеджеров. Факторы успешной деятельности менеджера.
Менеджеров делят на 3 категории:
1) менеджеры высшего звена (Высший организационный уровень управления, наиболее малочисленный в организационной структуре. Отвечают за принятие стратегических решений. Сложность работы состоит в том, что им необходимо постоянно и непрерывно анализировать всю информацию внутри организации, сопоставлять ее с информацией об окружающей среде, вносить коррективы в деятельность фирмы);
2) менеджеры среднего звена (Отвечают за организацию деятельности и решение вопросов на уровне структурных подразделений организации. Они планируют, организовывают, координируют, контролируют деятельность сотрудников своих подразделений. Самая многочисленная группа в организационной структуре. Готовят основную информацию для решений, которые должно принимать высшее руководство, а принятые ими решения трансформируются в технологически удобную форму и сообщают о них низовым менеджерам);
3) менеджеры низового звена (Организационный уровень управления определенных групп внутри структурных подразделений организации. Менеджеры низового звена наряду с исполнением руководящих функций по управлению группой исполнителей сами принимают непосредственное участие в деятельности данных групп по выполнению поставленных задач. Называются операционные или технические руководители исполнителей. Общаются с исполнителями).
Критерии принадлежности к категории менеджеров любого уровня:
1) постановка целей и задач;
2) подготовка и принятие решений;
3) персональная ответственность за принятые решения;
4) выполнение всех функций управления по отношению к своим подчиненным;
5) возможность делегирования своих функций и прав.
Виды менеджеров:
1) классификация по горизонтали. Подразумевает расстановку конкретных менеджеров во главе отдельных структурных подразделений организации. Менеджер по финансам, по кадрам ит.д.
2) классификация по роду выполняемой деятельности. Менеджер по продажам, по закупкам, по маркетингу, по работе с клиентами и т.д.
Факторы успешной деятельности менеджера:
1. Творчество – способность и стремление искать новые подходы, изобретать нетрадиционные решения;
2. Комплекс научных знаний (Знания позволяют: 1) дать объективную оценку ситуации; 2) проводить анализ проблемы; 3) учитывать факторы изменяющейся обстановки и тенденций развития);
3. Опыт управленческой деятельности (Опыт позволяет: 1) экономить время; 2) работать по «типовым» проверенным схемам; 3)выполнять действия «автоматически»);
4. Искусство менеджера (Искусство позволяет: 1) выбирать способы эффективного воздействия на человека; 2) воодушевлять его на эффективную работу и ответственное отношение к делу).
4 вопрос. Содержание труда и функции менеджера.
Содержание труда менеджера можно представить через выполнение общих функций управления, каждая из которых представляет комплекс конкретных работ, делящихся на операции. Операции состоят из отдельных элементов, а элементы – из микроэлементов.
Менеджер как должностное лицо обладает соответствующими правами, действует на основе принципа единоначалия и коллегиальности, несет персональную ответственность в пределах своей компетенции за работу вверенного ему коллектива, выполняет функции управления, подготавливает и принимает решения.
Содержание труда менеджера – совокупность элементов, сторон, связей, образующих целесообразную деятельность, представляющую собой единство организационных и социально-экономических отношений, складывающихся в процессе этой деятельности.
Вся многообразная работа менеджера делится на 3 группы:
1. Организационно-административная деятельность. Состоит в том, чтобы организовать подчиненных на выполнение поставленных задач, создать для этого необходимые условия и побудить сотрудников к достижению цели наиболее эффективно, с наименьшими затратами трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Вся организационно-административная деятельность менеджера направлена на то, чтобы исключить безответственное поведение исполнителей и ориентировать людей на заинтересованное выполнение своих служебных обязанностей. Основные организационно- административные действия менеджера:
a. установление программы действий по достижению поставленных задач, целей, в соответствии с имеющимися средствами и ресурсами;
b. наблюдение за исполнением программы и координация действий в случае ее изменения;
c. подбор кадров исполнителей в соответствии с их служебной ролью;
d. точное определение прав, полномочий, обязанностей и ответственности исполнителей;
e. согласование и объединение усилий всех работников фирмы;
f. ясное, четкое и точное формулирование решений;
g. поощрение инициативы и ответственности, справедливое вознаграждение за выполненную работу;
h. предупреждение ошибок и недоразумений;
i. обеспечение соблюдения дисциплины и подчинения частных интересов интересам всей организации;
j. осуществление контроля;
k. борьба с бюрократическим формализмом.
2. Производственно-экономическая деятельность. Содержание данной деятельности зависит от содержания деятельности структурного подразделения, от его задач. Менеджер планирует, организовывает, координирует и контролирует работу коллектива и отдельных сотрудников.
3. Социально-воспитательная деятельность. Занимает в работе менеджера особое место, которое объясняется тем, что коллектив состоит из людей со своими чертами характера, мотивами труда, способностями, интересами жизненными позициями и т.д. Данная деятельность заключается в том, что менеджер формирует активный трудовой коллектив, способствует развитию трудовой деятельности и развитию личности каждого члена коллектива.
10 основных функций эффективного менеджера:
1. грамотно и рационально ставить цели и задачи;
2. анализировать ситуацию;
3. прогнозировать ход событий и последствий;
4. планировать свою деятельность и деятельность организации;
5. рационально принимать решения;
6. мотивировать персонал;
7. организовывать работу и налаживать руководство;
8. регулировать отношения и разрешать конфликты;
9. формировать организационную культуру и управлять ею;
10. вести постоянный учет и контроль.
Считается, что от этих 10 функций зависит результативность работы любой организации.
5 вопрос. Сущность и классификация управленческих решений.
«Менеджмент – это всегда процесс принятия решений» (Питер Друкер).
Проблемная ситуация – набор конкретных проблем, объективно обусловленных свершившимися или предстоящими внешней или внутренней среды, которые менеджеры осознали как потребность предстоящих перемен деятельности фирмы, требующих принятия и реализации новых управленческих решений.
Принятие управленческих решений является основой управления.
Процесс управления – воздействие субъекта управления на объект управления.
Этапы процесса управления:
1) целеполагание (постановка цели);
2) определение ситуации, в которой цель будет реализована;
3) совпадение цели и ситуации;
4) принятие и реализация управленческого решения.
Управленческое решение – продукт труда менеджера.
Управленческое решение – результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения определенных целей.
Стадии управленческого решения:
1. Уяснение проблемы. Включает в себя: сбор информации; выяснение актуальности; выяснение, определение условий, в которых эта проблема будет решена.
2. Составление плана решения: разработка альтернативных вариантов решения; сопоставление альтернативных вариантов решения с имеющимися ресурсами; оценка альтернативных вариантов по социальным последствиям; оценка альтернативных вариантов по экономической эффективности; составление программ решения; разработка и составление детального плана решения.
3. Выполнение решения: доведение решений до конкретных исполнителей; разработка мер поощрений и наказаний; контроль за выполнением решений.
Три составляющие управленческого решения:
1) проблема, требующая решения.
2) лицо, принимающее решение (ЛРП) – группа уполномоченных лиц или орган управления, которому делегируются права коллективного принятия управленческих решений по четко определенному кругу вопросов. Обладает правом свободного выбора из множества альтернатив; несет ответственность за принятые решения; лично заинтересованно в осуществлении оптимального выбора и стремится разрешить следующую проблему. Менеджер не входит в ЛПР, т.к. он делегирует полномочия, что не делает ЛПР.
3) несколько альтернатив, из которых осуществляется выбор.
Требования, предъявляемые к управленческим решениям:
1) целевая направленность;
2) обоснованность;
3) своевременность (время принятия и реализации решений четко выражены);
4) адресность (кто исполняет решения);
5) директивность (решение всегда должно быть принято и реализовано).
Эффективное управленческое решение – решение, реализация которого будет приносить фирме максимальный результат, улучшит ее положение при разрешении проблемной ситуации.
Оптимальное управленческое решение – наиболее эффективная альтернатива варианта действий, реализация которого будет приносить максимально возможный результат по конкретному критерию.
Классификация управленческих решений:
1) по важности (1) стратегические; 2) оперативные; 3) тактические).
2) по степени определенности ситуации (1) решения, принятые в условиях определенности; 2) решения, принятые в условиях риска, 3) решения, принятые в условиях неопределенности).
3) по степени структурированности задач (1) хорошо структурированные (программируемые, алгоритмические), решаются с четкой последовательностью шагов и действий; слабо структурированные (нестандартные, непрограммируемые).
4) по направленности воздействия (внешние; внутренние).
5) по количеству участников, принимаемых решения (единоличные; коллективные; коллегиальные).
6) по способу обоснования (интуитивные; основанные на суждении (выбор, обусловленный знаниями или накопленным опытом); рациональные управленческие решения (решения, которые можно обосновать с помощью аналитических процедур).
7) По функциональной направленности (плановые; организационные; мотивационные; контрольные).
8) по форме представления (устные; документальные).
9) по сроку действия последствий решения (долгосрочные; краткосрочные; среднесрочные решения).
10) по частоте принятия (одноразовые (случайные); повторяющиеся).
11) по сложности (простые; сложные).
12) по широте охвата (общие, касающиеся всех сотрудников; узкоспециализированные).
13) по жесткости регламентации (контурные (решения приблизительно обозначают схему действий подчиненных и дают им широкий простор для выбора методов и приемов их осуществления); структурированные (жесткое регламентирование действий подчиненных; инициатива с их стороны только для второстепенных вопросов); алгоритмические (предельно жестко регламентируют деятельность подчиненных и практически исключают их инициативу)).
Принятие решений – это сознательный выбор из имеющихся вариантов или альтернатив направления действий, сокращающих разрыв между настоящим и будущим желательным состоянием организации.
6 вопрос. Модели принятий управленческих решений.
Рациональная модель принятия управленческих решений. Предполагает выбор такой альтернативы, которая принесет максимум выгоды для организации.
Этапы принятия решений:
1 этап – исследование ситуации, который включает в себя: определение проблемы, диагностика, идентификация целей.
2 этап – формулирование альтернативных решений. Если на 1 этапе была проведена качественная диагностика проблемы, то круг альтернативных решений сужается и становится более четким.
Чтобы выбрать альтернативу надо:
1) всесторонне определить проблему;
2) изнурительный поиск альтернатив;
3) тщательный подбор данных;
4) углубленный анализ данных.
3 этап – оценка альтернативы и выбор наилучшего решения.
Критерии, по которым менеджер выбирает наилучшее решение:
· Реализуемо ли это решение с точки зрения достаточности ресурсов;
· Достаточно ли разумно решение с точки зрения стратегии и внутренней политики организации, соответствует ли оно имиджу и декларируемым целям предприятия;
· Соответствует ли решение истинным долгосрочным целям предприятия и велики ли его шансы на успех;
· Каковы возможные последствия принимаемого решения для организации. (Как изменения в одной области повлияют на другие сферы).
4 этап – воплощение решения и контроль за этим процессом.
Рациональная модель предполагает, что менеджер принимает наиболее эффективное решение, следуя четырехэтапному процессу.
Для облегчения процесса формирования решений необходимо наладить документооборот и разработать формы документов, что облегчит передачу информации о проблеме внутри организации.