Командная работа и руководство

Самый важный ресурс для достижения результата проекта ― это люди, которые привлечены в проект.

Команда проекта ― это малочисленная группа людей (желательно 2–8человек), которые владеют необходимыми для достижения единой цели знаниями и умениями и совместно отвечают за достижение результата.

Команда, согласно материалам Казенбаша и Смита (1994г.):...

• малочисленная группа людей (5–20членов; командная работа эффективна, если команда состоит из 4–8членов),

• каждый член команды обладает взаимодополняющими умениями, которые используют другие члены команды,

• у всех членов команды единая цель, и все настроены на достижение этой цели,

• у всех членов команды есть задачи, результаты выполнения которых измеримы и решение которых наблюдается всеми членами команды,

• у всех членов команды один метод работы, который постоянно совершенствуется,

• члены команды чувствуют свою принадлежность к команде и акцептируют совместную ответственность.

Внутренним человеческим ресурсом проекта в основном является команда или те люди, которые привлечены к работу в течение всего срока проекта и работу которых координирует руководитель проекта.

NB! Члены команды ― это те люди, которые привлечены в проект от начала (желательно от планирования проектной заявки) и до окончания, т.е. до подтверждения отчета фондом.

В проекте также есть партнеры, которые могут не являться членами команды, а выполнять точно определенную роль или действие. К примеру, тренер, который в рамках проекта будет проводить тренинг и получит за проведение тренинга заработную плату согласно договору. В этом случае тренер не будет членом команды и даже может не быть партнером, а являться только исполнителем услуги. В том случае, если тренера привлекали к планированию проектной заявки, он исполняет обязанности тренера по планированию командной работы, по формированию группы, по составлению отчета проекта и является работником организации, которая предоставляет проект, его можно смело вписывать в состав команды в качестве члена, в чьи обязанности будет входить проведение тренинга для целевой группы. Возможен и другой вариант: тренер, как партнер. В этом случае он не может просто получить заработную плату, он должен сделать вклад в проект (например, добровольно провести тренинг). Но в этом случае необходимо знать, какую пользу принесет проект партнеру.

Члены команды, как правило, отвечают за выполнение определенных задач. Распределение задач между членами команды стоит провести на этапе планирования проекта, т.е. при составлении проектной заявки.

NB! Назначение ответственных за определенные действия по проекту показывает правильное руководство и командную работу.

Пример: Руководитель проекта отвечает за координацию, делопроизводство и документацию, за проведение собраний, заключение договоров; координатор проекта ― за планирование деятельности и подготовку, информирование целевой группы; специалист ― за проведение обучения, обратную связь, составление материала, анализ.

Признаки команды:

• целеустремленность;

• коммуникация;

• планирование;

• совместная работа;

• синергия: 1+1=3. Синергия ― суммирующий эффект взаимодействия двух или более человек, характеризующийся тем, что их действие существенно превосходит эффект каждого отдельного человека. Знания и усилия нескольких человек могут организовываться таким образом, что они взаимно усиливаются. «Целое больше суммы отдельных частей» (Аристотель).

У каждого члена команды определенная цель, и все знают, что от каждого ожидать. Члены команды дополняют друг друга, плавно обмениваются различными ролями. Деятельность координируется. Каждый помогает друг другу. Возникает инициатива и чувство ответственности у всех членов команды. «Один за всех и все за одного!»

Планирование командной работы:

• идея и цель;

• вся деятельность ― на бумагу (протоколы всех встреч и собраний);

• за каждое действие/деятельность назначается ответственный;

• один руководитель.

Основы создания и работы команды:

• эмпатия;

• переговоры;

• компромиссы;

• консенсус;

• позитивный настрой;

• конструктивная критика;

• общение, ориентированное на решения.

Для планирования деятельности и ее организации необходимы следующие компоненты:

• подборка людей исходя из задач;

• постановка целей команды;

• распределение ролей в команде (происходит исходя из процессов и процедур работы);

• личностная гармония;

• совместное обучение;

• внутренняя поддержка команды при выполнении заданий;

• эффективное использование ресурсов;

• организация взаимного общения между членами команды и руководителями.

Выбор участников/членов команды:

Первый важный аспект создания команды ― это выбор членов команды. Важно, чтобы члены были достойными и могли вызвать доверие у партнеров. Важное место в командной работе занимает регулярная обратная связь. Например, в конце проекта участники дают оценку опыту работы в команде, это помогает сделать правильный выбор участников команды в будущем. М.Бельбин (1967) описывает девять ролей, необходимых для достижения целей команды. Согласно М.Бельбину, команда, нацеленная на результат, состоит из различных, друг друга дополняющих членов. При создании команды задача руководителя ― выбрать членов команды исходя из задач.

Тест М.Бельбина Вы найдете в виртуальной обучающей среде «Moodle» на 3-ей неделе. С помощью теста Вы можете определить свою роль. Если есть желание, расскажите о своей роли через форум «Домашнее задание».

Постановка целей:

Самое важное при формировании команды ― это связь целей. Для руководителя команды очень важно сформулировать цели как можно раньше, чтобы все члены команды понимали свою роль в достижении результатов, целей проекта. Наилучшие результаты достигаются тогда, когда вся команда, все члены команды принимают участие в формулировке целей. Когда направление известно, участники мотивированы к работе, готовы приложить все свои силы для достижения цели и создать с руководителем проекта доверительные отношения. Цели указывают команде направление работы и позволяют осознать ее ценность. Для руководителя важно быть уверенным в том, что все члены команды знают, как надо действовать и как выполнять свои задачи.

Распределение ролей в команде:

Распределение ролей в команде помогает понять членам их роль и задачи в группе. Каждому члену команды необходимо дать роль, которая понятно сформулирована и подходит этому человеку. Формулировка ролей помогает понять задачу, определить путь к ее решению и в конечном итоге обеспечивает выполнение задачи. Важно распределить роли уже на первой встрече, чтобы члены команды знали, чем они должны заниматься. Помочь распределить роли может составление списка членов команды с описанием их навыков, предпочтений, предыдущего опыта и интересов. На основании этого списка проще принять решения, кому какая роль подходит. В случае возникновения любого конфликта у членов команды есть возможность перераспределить обязанности.

Руководитель команды:

Большое влияние на работу команды оказывает руководитель. Руководитель команды должен понимать, как он заслужит уважение к себе со стороны членов команды. Многие исследования доказывают влияние отдельной личности на рабочую среду в целом.

Руководитель проекта:

Задача руководителя проекта ― планировать и организовать действия (в рамках имеющихся ресурсов), контролировать их выполнение и давать команде обратную связь. Помимо этого, руководитель проекта выполняет роль лидера команды и должен привлекать, вдохновлять, мотивировать членов команды и создавать подходящую рабочую среду.

Главные требования к кандидатам на должность «руководитель проекта»:

1 знания методов и технологий управления проектами;

2 специальные знания в предметной области проекта;

3 навыки и опыт в сфере управления людьми;

4 лидерские и организаторские качества;

• Руководитель проекта - дирижер • Представители партий - команда по проекту • Ноты – план проекта (projektiplaan)

Фаза зависимости		Образование команды. Внимание сосредоточивается на знакомстве и налаживании отношений. Индивидуальное поведение учитывает мнение других. Члены команды избегают конфликтов и возникновения неприятных чувств. Внимание членов команды сосредоточено на руководителе. Собирается информация друг о друге. Фаза зависимости удобна для развития команды. Проблема заключается в том, что отсутствуют эффективные результаты и не происходит развития членов команды.
Фаза конфликтов		Возникновение противоречий. В команде происходят конфликты, наблюдаются разсогласия. Членам команды начинает казаться, что другие члены не такие уж хорошие. Возникают личные мнения; члены команды категоричны. В зависимости от культуры организации и от членов команды возникшие проблемы решают или их, напротив, избегают. Чем дольше команда была в фазе зависимости, тем сильнее будут реакции в фазе конфликтов.
Фаза обособленности		Фаза конфликтов проходит, отношения налаживаются. Начинается разработка внутренних правил команды, устновление ценностей и соглашений. В этой фазе возникает доверие между членами команды. Члены команды берут на себя больше ответственности за сказанное ими. В фазе обособленности возникает потребность быть независимым и ставить индивидуальные цели.
Фаза совместной работы		Не все команды переходят в фазу совместной работы. Фазу совместной работы характеризует эффективность, независимость и прозрачность. Члены команды знают друг друга, между ними устанавливаются доверительные отношения. На высоком уровне возникает чувство единой группы и соблюдения соглашений.
Фаза "скорби"		Этап окончания совместной работы и расставания. Члены команды расходятся, и проходит «ритуал» расставания: участники вспоминают о времени приятной совместной работы и жалеют о расставании.

Самая важная роль руководителя проекта ― организация и координация работы команды для достижения результата проекта.

Для руководителя команды важно понимать, в какой фазе находится команда, и исходя из этого подбирать нужный стиль руководства. Особенно важным руководство командой оказывается в фазе «зависимости», т.к. в этой фазе не ведется совместная работа, результативность мала и не наблюдается развития. Важно знать, что члены команды необязательно должны переходить из одной фазы в другую все вместе. Частично команда может еще находиться в фазе «зависимости», а частично уже в фазе «конфликтов».