Минимальный набор документов, которые должны быть в каждой компании
Людмила Масленникова
эксперт журнала «Упрощенка», кандидат экономических наук
"Без бумажки ты букашка". Известная пословица применима к каждой компании. На любой шаг должен быть свой документ — оформить сделку, подтвердить расходы, уведомить чиновников и т. п. Нехватка документов приведет к штрафам и прочим нежелательным последствиям. Проверьте, про какие бумаги вы могли забыть.
Документы, которые необходимы любой компании
В табл. 1 смотрите список документов, которые точно должны быть у вас. Зеленым цветом мы выделили внутренние документы, которые вы составили и храните у себя, фиолетовым — внешние, то есть те, что вы должны передать кому-то или получить от сторонних лиц. Посмотрите список внимательно, в нем есть бумаги, которые вы могли пропустить. Оформите их, чтобы избежать споров с налоговиками или иными проверяющими.
Идеальные образцы
Шаблон каждого документа можно скачать на в разделе «Формы ».
Таблица 1. Документы, которые обязательны для всех компаний
| Документы | Зачем нужны | На что обратить внимание |
| Кадровые бумаги | ||
| Приказы по личному составу | Необходимы при приеме, увольнении работников, а также иных кадровых изменениях (ст. 8 ТК) | Составляйте приказы: о приеме, переводе и увольнении, отпусках, командировках |
| Правила внутреннего распорядка | Обязательны по закону. В документе необходимо прописать порядок приема и увольнения работника, основные права, обязанности и ответственность сторон договора, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания (ст. 189 ТК) | Пропишите в правилах также сроки выдачи зарплаты. Если захотите поменять сроки, не надо будет вносить поправки в каждый трудовой договор. Микропредприятия вправе не оформлять правила распорядка, если включат все пункты правил в трудовые договоры (ст. 309.1 ТК) |
| Штатное расписание | Чтобы определить структуру, численность работников и спланировать расходы на оплату труда. Документ часто требуют трудинспекторы, а иногда налоговики | Составьте документ в произвольной форме или по типовой форме Т-3. Укажите наименования должностей, количество работников и оклады. Внесите изменения в «штатку», когда вводите новые должности или сокращаете действующие |
| Трудовые договоры | Вы обязаны заключить трудовой договор не позднее трех рабочих дней с момента приема работника (ст. 67 ТК) | Не забудьте получить на вашем экземпляре подпись работника о том, что тот получил свой документ |
| Трудовые книжки работников | Чтобы выполнить нормы закона. Если новый сотрудник раньше где-то работал и приходит на основное место работы, в момент приема он обязан предъявить трудовую книжку. Если новичок нигде не работал, книжки оформляет фирма (ст. 65 ТК) | Трудовые книжки храните в сейфе или специально охраняемом помещении (п. 42 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225) |
| Личные карточки работников | Вы заводите личную карточку при приеме на работу. Затем дублируете в документ все записи из трудовой книжки под подпись (п. 12 Правил из постановления № 225) | Вы можете использовать типовую форму № Т-2 или на ее основе разработать свой бланк. В унифицированной форме ставьте коды из классификатора ОКИН (Общероссийского классификатора информации о населении) |
| Должностные инструкции | Документ позволит не захламлять трудовой договор. Можно не указывать в договоре все должностные функции, достаточно сослаться на инструкцию | В трудовом договоре укажите, что работник исполняет все обязанности, предусмотренные должностной инструкцией. Работника ознакомьте с инструкцией под подпись |
| График отпусков | Обязателен по ТК. Если не составить график отпусков, трудовые инспекторы оштрафуют компанию до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП) | График составляйте не позднее чем за две недели до начала следующего года (ст. 123 ТК). С графиком ознакомьте работников под подпись |
| Положение о работе с персональными данными | По закону вы обязаны разработать и утвердить порядок хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК) | Пропишите в положении порядок обработки и передачи данных, а также доступа к ним. Укажите список сотрудников, которые имеют доступ к этим данным. Установите ответственность за разглашение данных и нарушение порядка обработки и хранения |
| Кадровые бумаги | ||
| Положение о подотчете | Документ упорядочит выдачу подотчетных сумм. Поможет доказать проверяющим, что выплаченнные суммы не являются доходами работников | Укажите подотчетные сроки, а также должности подотчетных работников. Утвердите порядок оформления документов для выдачи денег. Пропишите, какие документы должны приложить работники в зависимости от вида подотчетных трат |
| Положение о командировках | Документ поможет утвердить порядок отправки в командировку и послужит доказательством служебных поездок | Пропишите максимальные сроки командировки. Установите, на какие цели командированные работники вправе тратить полученные суммы. Утвердите сроки отчета по служебным командировкам |
| Заявление или приказ о выдаче денег под отчет | Выдавайте деньги на основании заявления работника или приказа (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) | Чтобы выдать деньги под отчет, достаточно одного документа: или заявления работника, или приказа руководителя. В положении о подотчете пропишите, какой вариант применяет ваша компания |
| Авансовые отчеты | Работники обязаны отчитаться о суммах, которые взяли под отчет на хозяйственные расходы или командировку | Выдайте подотчетникам образцы, как заполнять документы, чтобы потом не переписывать за них авансовые отчеты |
| Документы об охране труда: положение о системе управления охраной труда, инструкции для каждой должности | Обязательно для всех работодателей (ст. 209 и 212 ТК) | Возьмите за основу структуру из пункта 8 Типового положения о системе охраны труда (приказ Минтруда от 19.08.2016 № 438н). Какие разделы включать в инструкцию, смотрите в Методических рекомендациях, утвержденных Минтрудом 13.05.2004 |
| Документы о пожарной безопасности: инструкция о мерах пожарной безопасности, журнал инструктажей | Инструкция необходима по закону (ст. 37 Федерального закона от 21.12.1994 № 69-ФЗ и п. 2 Правил, утв. постановлением Правительства от 25.04.2012 № 390). Составьте отдельные инструкции на каждое здание, помещение или сооружение, даже на арендованные объекты | Вы обязаны проводить вводные, первичные, внеплановые и целевые инструктажи по пожарной безопасности и регистрировать их в специальном журнале (п. 3 Правил противопожарного режима и приказ МЧС от 12.12.2007 № 645).Форму журнала смотрите в приложении 1 к приказу МЧС № 645. Вы можете записывать в журнале все виды инструктажа или завести отдельные журналы для каждого вида инструктажа |
| Отчеты о спецоценке | Провести спецоценку рабочих мест обязаны все работодатели (Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ) | Если вы еще не проводили ни спецоценку, ни аттестацию, поторопитесь, нужно успеть до конца 2018 года. Если аттестация была раньше, специальная оценка обязательна не позднее чем через пять лет |
| Приказы об обязательных медосмотрах, направления на медосмотр, акты медосмотров, медицинские заключения работников | Вы как работодатель обязаны проводить медосмотры для отдельных должностей, установленных законом (ст. 212 и 213 ТК). Перечни вредных факторов труда и видов работ, при которых обязательны медосмотры, смотрите в приказе Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н | Безопаснее провести осмотр всех работников, которые сидят за компьютером больше половины рабочего времени. Кроме того, по мнению Роструда, можно не проводить осмотры, если рабочие места признаны оптимальными или допустимыми (письмо от 28.02.2017 № ТЗ/942-03-3). Но у Верховного суда другое мнение по поводу медосмотров (определение от 24.09.2015 № 302-КГ15-11278) |
| Документы по зарплате | ||
| Положение об оплате труда | Документ поможет избежать споров с работниками и докажет обоснованность учтенных расходов на оплату труда | Пропишите все виды установленных выплат и условия, при которых вы начисляете суммы работникам |
| Табели | По закону вы обязаны вести учет рабочего времени (ст. 91 ТК). Табель необходим, чтобы посчитать заработок за отработанные дни и часы | Вы вправе составлять табели по своей форме. При этом удобно использовать коды из унифицированной формы № Т-12 (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1) |
| Расчетные и платежные ведомости | Необходимы для расчета и выплаты зарплаты. Если переводите зарплату на карты, составьте только расчетную ведомость. Если выдаете из кассы, можно вести одну расчетно-платежную ведомость или две ведомости — расчетную и платежную | Можно разработать свои формы или воспользоваться типовыми бланками Т-49, Т-51 и Т-53. Если работники получают из кассы наличные, они должны расписаться в платежной или расчетно-платежной ведомости |
| Записка-расчет отпускных | Документ подтвердит сумму отпускных и обоснует расходы | Используйте свободную или типовую форму Т-60. Если считаете компенсацию отпускных при увольнении, применяйте форму Т-61 |
| Приказ об утверждении формы расчетного листка, расчетные листки | По закону вы обязаны утвердить форму расчетного листка (ст. 136 ТК). Если этого не сделать, трудинспекторы оштрафуют на 50 000 руб. (постановление Верховного суда от 23.12.2010 № 75-АД10-3) | Укажите в листке, какие виды выплат полагаются работнику, начисленные и удержанные суммы. Листки можно выдавать раз в месяц, а не при каждой выплате (письмо Минтруда от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375) |
| Справки работникам (о среднем заработке для пособий, для службы занятости, 2-НДФЛ, о неполученных пособиях); выписки из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздела 3 ЕРСВ | Вы обязаны выдавать перечисленные документы по закону или просьбе работников | Для справок о месте работы и заработке и неполученных пособиях утвержденного бланка нет, разработайте формы самостоятельно |
| Исходящие документы для контрагентов | ||
| Договоры с покупателями и заказчиками | Необходимы, чтобы упорядочить отношения с контрагентом. Также договоры подтвердят, от какой деятельности вы получили доходы | Пропишите в договоре точные сроки оплаты и отгрузки, а также неустойку за опоздание. В договорах аренды детализируйте имущество, которое сдаете, заключайте договор на срок меньше года, чтобы не регистрировать его |
| Товарные накладные | По накладной вы отгружаете товар и отражаете доходы | Внимательно заполняйте названия товаров, суммы и даты, чтобы избежать проблем в учете |
| Акты на работы или услуги | Документ подтвердит, что вы закончили работы или услуги, а контрагент их принял | Указывайте конкретные названия работ или услуг, которые выполняли, а не общие фразы: «строительные работы», «консалтинговые услуги» и т. п. |
| Входящие документы от контрагентов | ||
| Договоры с поставщиками и подрядчиками | Необходимы, чтобы упорядочить отношения с контрагентом и подтвердить расходы | Если в договоре нет стоимости покупки, должна быть ссылка на приложение, где стоит цена |
| Товарные накладные, счета-фактуры | Документ необходим, чтобы оприходовать имущество и отразить в учете | Внимательно смотрите все реквизиты. При необходимости просите контрагента внести правки |
| Акты выполненных работ и оказанных услуг | Документ подтвердит, что вы получили заказанные работы или услуги и согласны с результатом. На его основании вы учитываете траты в расходах | Налоговики снимут расходы, если у вас нет акта или в нем не прописали конкретные работы или услуги |
| Акты приема-передачи арендованных объектов | Акт подтвердит, что вы приняли имущество | Акт вы составляете один раз, когда принимаете объект. Ежемесячные акты на аренду не нужны |
| Документы по налогам и взносам | ||
| Отчетность: декларации по УСН и другим налогам, 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, ЕРСВ, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М | Вы обязаны отчитываться по закону (ст. 346.23, 230 и 431 НК) | Храните подтверждения сданных отчетов — копии бумажных форм с отметкой или протоколы о принятых электронных отчетах |
| Заявление и справка для подтверждения основного вида деятельности | Ежегодно подтверждайте вид деятельности не позднее 15 апреля (п. 11 Правил, утв. постановлением Правительства от 01.12.2005 № 713) | Если не подадите документы в ФСС, фонд установит тариф взносов на травматизм по самому рискованному виду деятельности из ЕГРЮЛ |
| Книга учета доходов и расходов | Вы обязаны вести регистр по закону (ст. 346.24 НК) | Электронную книгу учета доходов и расходов распечатывайте в конце года. На каждый год заводите новый регистр |
| Карточки по НДФЛ | Вы обязаны вести регистры, если выплачиваете доходы физлицам (п. 1 ст. 230 НК) | Вы вправе вести карточки по любой форме. В конце года распечатывайте регистры и храните |
| Карточки по взносам | Документы необходимы, чтобы правильно рассчитать взносы и заполнить расчет | Новую форму карточки налоговики не утвердили, но можно использовать прежнюю, только уберите ссылки на Закон № 212-ФЗ |
| Бухгалтерские документы | ||
| Балансы, форма 2, другие бухгалтерские отчеты | Составлять и сдавать отчетность организации обязаны по закону (ст. 14 и 15 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ) | Кроме прочего, бухгалтерскую отчетность вы обязаны представлять по требованию собственников компании |
| Учетная политика | Необходима по закону (ст. 8 Закона № 402-ФЗ) | Вы можете составить отдельные учетные политики для бухучета и налогообложения, а можете оформить один общий документ |
| Регистры бухучета | Все операции вы обязаны записывать в регистрах бухучета (п. 1 ст. 10 Закона № 402-ФЗ). Формы регистров вы утверждаете в учетной политике | Если ведете бухучет в программе, распечатывайте регистры в конце года и храните вместе с отчетностью |
| Инвентарные карточки и акты ввода в эксплуатацию основных средств | Документы подтвердят первоначальную стоимость имущества, срок полезного использования и дату ввода в эксплуатацию | На дату ввода в эксплуатацию запишите расходы на основные средства в разделе 2 книги учета, а в раздел 1 включайте расходы в последний день квартала |
| Приказ об инвентаризации имущества, инвентаризационная опись, ведомости с результатами инвентаризации | Вы обязаны проводить инвентаризацию имущества перед годовым балансом, а также при смене материально ответственных лиц и обнаруженных кражах | Если у вашей компании много остатков, проводите инвентаризацию чаще — закон не запрещает |
| Приказ об инвентаризации расчетов, справка о задолженностях, акты сверки с контрагентами, акт инвентаризации расчетов | Инвентаризация расчетов необходима перед годовым балансом, чтобы списать задолженность или создать резервы по сомнительным долгам | Не забудьте хотя бы раз в год сверяться с ИФНС, чтобы убедиться, что все ваши платежи попали в бюджет |
| Банковские и кассовые документы | ||
| Договор с банком | Договор упорядочит взаимоотношения и подтвердит банковские расходы | Когда заключите банковский договор, изучите положения о комиссиях. На услугу инкассации заключите отдельный договор |
| Платежные поручения и выписки | Документы необходимы, чтобы подтвердить доходы и расходы по УСН | Налоговики при камеральной проверке сверят доходы с выписками банка и потребуют пояснения, если суммы не сходятся |
| Кассовая книга, приходные и расходные ордера | Документы необходимы, чтобы соблюсти кассовый порядок (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) | Если работаете с ККТ, храните отчеты о закрытии смены, а также документы на возврат и объяснительные кассиров при ошибочных чеках |
Документы для конкретных ситуаций
В табл. 2 мы собрали документы, которые необходимы при определенных условиях. Если ваша ситуация относится к какой-то из перечисленных, нужную бумагу составьте по образцам из раздела «Формы ».
Таблица 2. Документы для отдельных случаев
| Документы | В каком случае нужны | Зачем нужны | На что обратить внимание |
| Кадровые бумаги | |||
| Договоры о полной материальной ответственности | У вас есть материально ответственные сотрудники | Вы не сможете взыскать с работника всю сумму ущерба, если не заключите такой договор | Договор с главбухом возможен, только если он выполняет функции кассира |
| Уведомления в центр занятости | Вы публикуете вакансии в газетах или журналах | По закону вы обязаны информировать службу занятости о свободных рабочих местах (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1) | Информацию о свободных рабочих местах предоставляйте в службу занятости ежемесячно, пока есть вакансии |
| Сообщение о трудоустройстве бывшего госслужащего | Вы наняли гражданина, который не более двух лет назад уволился с госслужбы | По закону вы обязаны сообщить представителю нанимателя бывшего государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы о том, что заключили с ним трудовой или гражданско-правовой договор (постановление Правительства от 21.01.2015 № 29) | Письменное сообщение направьте в 10-дневный срок, как заключили договор. Укажите: — Ф. И. О. гражданина, дату рождения, бывшую должность на службе; — наименование организации, дату договора и срок действия, наименование должности и обязанности, дату и номер приказа при приеме |
| Уведомления в военкомат | Вы наняли работников, которые подлежат воинскому учету | В двухнедельный срок вы обязаны информировать военкомат о приеме, увольнении, изменении семейного положения, места жительства и состояния здоровья работников | Формы уведомлений вы найдете в Методических рекомендациях по ведению воинского учета, утв. Генштабом Вооруженных сил 11.07.2017 |
| Уведомление миграционной службы МВД о принятом иностранном работнике | Вы приняли на работу иностранца | По закону вы обязаны уведомлять МВД о заключенных и расторгнутых договорах с иностранцами (п. 8 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ) | Уведомление подайте в трехдневный срок по утвержденной форме (приложение 13 к приказу МВД от 10.01.2018 № 11) |
| Разрешение на работу или патент | Вы приняли на работу временно пребывающего иностранца из государства, не входящего в ЕАЭС | По закону временно пребывающие иностранцы вправе трудиться только на основании разрешения или визы (ст. 13.3 Закона № 115-ФЗ) | Для иностранцев по визе необходимо разрешение, по миграционной карте — патент. Документы граждане оформляют сами |
| Разрешение на привлечение и использование иностранных работников | Вы трудоустроили временно пребывающего иностранца из визовой страны | По закону вы обязаны получить разрешение, прежде чем приняли на работу иностранца (п. 4 ст. 13 Закона № 115-ФЗ). Для этого подайте в миграционную службу МВД заявление по форме (приказ МВД от 19.06.2017 № 392) | Потребуется также заключение службы занятости. Предварительно отправьте туда заявку о том, сколько нужно иностранцев (приказ Минтруда от 23.01.2014 № 27н) |
| Документы по зарплате и прочим выплатам работникам | |||
| Положение о премировании и приказы на выплату | Вы выплачивали премии | Положение пояснит, в каком случае компания начисляет премии и в каких размерах и обоснует расходы для проверяющих | Укажите виды премий, размер, а также сроки и условия, при которых начисляете выплаты |
| Больничные листы, справки с расчетом пособия | Вы оплачивали больничные пособия | Вы вправе выплачивать пособия только на основании больничных листов. А справка подтвердит сумму выплаты | Проверяйте, какие документы принесли работники. Из-за фиктивных больничных ФСС снимет расходы |
| Соглашения об использовании имущества | Вы используете имущество работников и выплачиваете компенсации | Документы необходимы, чтобы обосновать расходы и не начислять на выплаты НДФЛ и взносы | Компенсации за автомобиль вы вправе учесть при УСН только в пределах норм (постановление Правительства от 08.02.2002 № 92) |
| Документы по продажам | |||
| Маркетинговая политика | Вы продаете товары или услуги различным покупателям по разным ценам | Документ обоснует цены и поможет доказать налоговикам, что вы не занизили доходы, а предоставляли скидки на установленных основаниях | Пропишите виды скидок, а также условия, при которых предоставляете их покупателям или заказчикам |
| Документы по расходам | |||
| Бухгалтерские справки | Вы учитывали нормируемые расходы или иные траты, сумма которых не соответствует документам | Необходимы, чтобы посчитать доходы и расходы. Например, справка обоснует стоимость оплаченных и реализованных товаров (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК). Кроме того, справки нужны, чтобы исправить ошибки в учете | В справках укажите сумму доходов или расходов и порядок расчетов. В исправительных справках поставьте неверные проводки и нужные бухгалтерские записи |
| Сметы | Вы учитывали расходы на ремонт, реконструкцию, строительство | Смета нужна, чтобы обосновать сумму расходов и избежать споров с налоговиками | Укажите в смете наименования, количество и стоимость всех использованных материалов согласно накладным |
| Путевые листы | Вы учитывали расходы на содержание транспорта или компенсации за личные авто | Путевые листы необходимы, чтобы подтвердить расходы на ГСМ и компенсации | Вы вправе оформлять путевые листы по своей форме на любой срок в пределах месяца |
| Бумаги по налогам, взносам и отчетам | |||
| Аудиторское заключение | Вы обязаны проходить обязательный аудит | Надо провести аудит, если валюта баланса на конец прошлого года превысит 60 млн руб. либо ваша фирма — АО и в других случаях (п. 1 ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ) | Аудиторское заключение сдайте в «статистику». Срок — не позднее 10 рабочих дней со дня, следующего за датой заключения, но не позднее 31 декабря (ч. 2 ст. 18 Закона № 402-ФЗ). Штраф за несдачу — 5000 руб. (ст. 19.7 КоАП) |
| Соглашение об электронном документообороте с ПФР | Вы передаете документы в ПФР в электронном виде | Если не заключите соглашение, вы не сможете отправлять формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в Пенсионный фонд в электронном виде | Многие бухгалтеры жалуются, что ПФР теряет соглашения, и требует заключить новые. Выясните, как обстоят дела в вашем отделении ПФР |
| Документы по прошлым убыткам | Вы уменьшали налоговую базу на убытки прошлых лет | Вы обязаны иметь в наличии все документы на убытки и хранить их не менее 10 лет (п. 7 ст. 346.18 НК) | Чтобы не путаться с суммами прошлых убытков, ведите специальные таблицы-регистры. Укажите, когда возникли убытки, общую и использованную сумму убытков, а также переходящий на следующий год остаток |
| Книга продаж | Вы платите НДС как налоговый агент или выставили покупателю счет-фактуру с НДС | Выставленные счета-фактуры вы обязаны зарегистрировать в книге продаж (п. 3 ст. 169 НК) | Если вы налоговый агент или выставили счет-фактуру с НДС, вы обязаны подать декларацию по НДС не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (п. 5 ст. 174 НК) |
| Журналы полученных и выставленных счетов-фактур | Вы являетесь посредниками и выставляете счета-фактуры | Посредники обязаны вести журналы учета счетов-фактур по закону (п. 3.1 ст. 169 НК) | Ежеквартально не позднее 20-го числа следующего месяца пересылайте журналы в ИФНС (п. 5.2 ст. 174 НК) |
| Заявление в ФСС о финансировании мероприятий по охране труда | Вы приобрели спецодежду или оплатили иные расходы на охрану труда и хотите, чтобы ФСС возместил деньги | ФСС не зачтет расходы без вашего заявления | Вместе с заявлением подайте в ФСС документы, подтверждающие расходы |
| Приказ о лимите остатка наличных в кассе | Необходим, если компания не попала в реестр малого бизнеса | Проверить, есть ли компания в реестре, можно на сайте rmsp.nalog.ru | Лимит вычислите по формулам из Указания № 3210-У |
Тест
Когда нужно заключить трудовой договор с работником?
Вы обязаны заключить трудовой договор не позднее трех рабочих дней с момента приема работника (ч. 6 ст. 67 ТК). |