Этот повод для провала проекта подстерегает заказчиков, которые принимают решение заменить устаревшую СЭД. В компании уже была система, она выполняла какие-то задачи, и в итоге возникает большой соблазн организовать работу новой системы по образу и подобию предыдущей.
Причем довольно часто случается так, что из старой СЭД в новую в первую очередь хочется перенести не актуальные бизнес-процессы компании, а какие-то мелкие привычные вещи — расположение элементов интерфейса, специфическую (не имеющую отношения к функционированию бизнеса) функциональность старой платформы, и прочее. Это довольно бессмысленное занятие — на привыкание к новому интерфейсу затрачивается куда меньше времени, чем на воспроизведение старого.
Более фундаментальная проблема — перенос в новую СЭД неэффективных бизнес-процессов из старой. Нежелание оптимизировать процессы работы с документами приводит к тому, что из старой системы в новую придет целый «хвост» проблем электронного документооборота, которые мешали организации ранее. Вот на реорганизацию и обдумывание того, как сделать работу с документами быстрее и лучше, время потратить можно и нужно.
6. Не отказывайте себе в кастомизации, если выбранная СЭД это позволяет
Этот пункт достаточно спорный и является яблоком раздора между сторонниками различных подходов к разработке СЭД — «коробочного» и платформенного. Разница между ними, в сущности, заключается в том, что «коробочные» продукты адаптируются под пользователя в основном за счет предоставленных разработчиком настроек и конфигурационных файлов, а вторые — в основном за счет программирования. Первый способ проще, но менее гибок, второй — более сложен, но открывает широкие возможности для адаптации системы под нужды организации.
Эксперты отрасли с «коробочной» стороны утверждают, что кастомизацией системы увлекаться не стоит. В качестве аргументов приводится высокая стоимость внедрения и поддержки конечного продукта, а также проблемы с обновлением системы — уникальная функциональность может вызывать проблемы совместимости при переходе на новые версии «коробочной» системы.
Мы, как представители платформенного подхода, разумеется, считаем (и наблюдаем на реальных примерах внедрений СЭД ТЕЗИС), что выгода от кастомизации превышает стоимость ее проведения. Затраты на создание одного нового модуля для системы окупаются за счет массы факторов — к примеру, ускорения работы компании за счет оптимизации процесса работы с документами, или вывода из эксплуатации устаревших систем, которые ранее исполняли функции, реализованные в новом модуле.
Что касается проблем с обновлением, то для современной платформы СЭД их практически не существует — механизмы создания расширений платформы, на основе которых создается новая функциональность, позволяют обновлять функциональность платформы без потери совместимости с «дописанной» функциональностью. Этот принцип является одним из фундаментальных в построении платформенной СЭД. Но будьте внимательны при выборе системы, далеко не все платформы СЭД обладают такими преимуществами.
Таким образом, если выбранная СЭД изначально не рассчитана на гибкую кастомизацию, лучше ей не увлекаться — можно действительно провалить проект. Однако, если продукт позволяет кастомизировать себя по максимуму, странно этим не пользоваться.
7. Не ограничивайте использование системы отделом ДОУ
Один из самых верных способов снизить эффективность системы — замкнуть ее использование внутри отдела делопроизводства. Да, основная функция СЭД — автоматизировать бумажный документооборот, но ведь с документами работают не только одни делопроизводители — потоки документов только завершают свой путь на полках архива.
Существующие СЭД успешно автоматизируют контрольно-учетную функцию канцелярии, ускоряют обработку документов — сканирование, регистрацию, поиск, передачу, печать и так далее, уменьшают потерю документов, однако процессы создания самих документов (создание, согласование, утверждение) останутся за кадром, если ограничить область действия системы только отделом ДОУ.
Не охвачены останутся и процессы, следующие по итогам утверждения документа — выставление задач сотрудникам и контроль их исполнения. Между тем, современные СЭД содержат функциональность, способствующую принятию управленческих решений и контролю за их исполнением — эта функциональность входит в стандартный пакет любой СЭД, и если ее не использовать, на нее окажутся зря потрачены средства.
Системы документооборота уже давно вышли за границы автоматизации работы делопроизводителя. Для максимально эффективного использования СЭД работать в системе должны все участники электронного документооборота — от инициатора, создающего первый черновик, до сотрудников архива.
8. Не внедряйте систему изолированно от других систем организации
Вот несколько характерных жалоб пользователей на неэффективную СЭД: «она не связана с той системой, которая нужна мне для работы»; «она не интегрирована с электронной почтой, а я почти все делаю по e-mail»; «через нее невозможно ничего расшарить»; «она не связана с Word/Excel, а я в нем работаю».
С умом проведенная интеграция всегда полезна и способствует повышению производительности. Большинство современных систем строятся на сервисно-ориентированной архитектуре, дающей возможность интегрировать их со другими приложениями в ИТ-инфраструктуре организации. СЭД не исключение.
В состав систем электронного документооборота в большинстве случаев по умолчанию входит интеграция с электронной почтой и офисными приложениями, в качестве отдельной услуги — интеграция с учетными системами, в качестве уникального решения — интеграция с системами бизнес-продуктивности, такими как ERP, и прочими системами автоматизации бизнеса.
Системы автоматизации бизнеса поддерживают экспорт данных в форматы Word/Excel/PDF, которые затем могут загружаться в СЭД для ознакомления или архивации. Благодаря этому современная система документооборота вполне может исполнять роль единого репозитория документов организации.
Резюме: Не стоит изолировать систему от общей ИТ-инфраструктуры организации — интегрированное решение будет удобнее для использования сотрудниками вне отдела ДОУ.
9. Не пытайтесь убеждать сотрудников, что СЭД — хорошая штука
Людям, которые всю жизнь работали только с бумажными документами, бывает крайне сложно объяснить, что СЭД позволит им работать быстрее и эффективнее. Руководство организации может быть обеими руками за автоматизацию документооборота, оно может выбрать СЭД, заключить договор, даже установить систему в организации — но пользователи будут ее игнорировать.
Нередко случается так, что по окончанию проекта выясняется — сотрудники не понимают, зачем им вообще поставили СЭД. И если работают в ней, то только «из-под палки» руководителя. Фактически, проект оказывается провален — и причина этому то, что руководство не озаботились тем, чтобы обеспечить принятие системы пользователями.
Принятие нового программного инструмента конечным пользователем — это проблема, которую сложно решить силой убеждения. Гораздо эффективнее поставить пользователя в такое положение, в котором он сам осознает, что новая система ему необходима.
С одной стороны, необходимо сделать так, чтобы СЭД была доступна и необходима в работе критической массе сотрудников компании. С другой стороны — в системе должна быть доступна критическая масса документов, необходимых сотрудникам.
Если не выполняется любое из этих условий, страдает общий процент использования СЭД по компании. Кроме того, не следует забывать о том, что к неподготовленному пользователю система должна быть максимально дружелюбна — в конце концов, в его прежнем мире ему еще не приходилось сравнивать традиционный и электронный документооборот.
10. Не экономьте на обучении пользователей
Этот пункт напрямую вытекает из предыдущего. Поставив сотрудников лицом к лицу с СЭД, важно не допустить такой ситуации, в которой им придется самостоятельно бороться с неведомой доселе программой. Даже блистательно внедренная в технологическом плане СЭД не будет эффективна, пока пользователи не получат адекватного обучения.
На самом деле, это справедливо для любого приложения, даже самого привычного. Большинство пользователей, ежедневно работающих с клиентом электронной почты или Word/Excel, не знают 90% функциональности этих программ. Что уж говорить о масштабной системе для работы с документами?
Если вы рассчитываете оптимизировать делопроизводство и улучшить производительность сотрудников при помощи внедрения электронного документооборота, определенно не стоит приносить в жертву от 25% до 95% возможностей системы документооборота, о которых пользователи просто не будут знать, потому что вы сэкономили на обучении.
Кроме того, сотрудники имеют свойство уходить из компании, а на их место приходят новые. Поэтому курсы СЭД — это время от времени повторяющееся мероприятие, для которого можно выделить отдельную статью расходов на постоянной основе.
11. Не допускайте анархии в системеКогда система переходит из тестовой эксплуатации в промышленную, может воцариться сущий хаос — на первых порах еще не разобравшиеся в системе подчиненные могут пытаться ставить задачи начальникам, и так далее. Это совершенно нормально, но лучше, чтобы этот этап не затягивался.
Для этого, как правило, вводится регламент работы с системой документооборота, который в приказном порядке доводится до сведения сотрудников. Некоторые вендоры (и мы в том числе) бесплатно предлагают типовой регламент работы со своей СЭД в рамках пакета услуг по внедрению после заключения договора на внедрение системы электронного документооборота.
Типовое положение об электронном документообороте в организации кратко описывает порядок работы с основными функциями любой СЭД — в нашем случае, с задачами, документами и канцелярией. При необходимости его несложно переписать «под себя» и своих сотрудников.
12. Не забывайте о мобильности«Система требует делать все через веб-браузер/десктоп-клиент, а я работаю со смартфона или планшета», — еще одна распространенная жалоба сотрудника на неэффективно внедренную СЭД.
Если у сотрудника, привыкшего работать с собственного мобильного устройства, нет доступа к общей информации в СЭД при помощи привычного гаджета, то ему приходится пересаживаться за ПК, что превращает работу с системой в лишние мучения. Бизнес-процессы начинают идти медленнее.
От оперативности, с которой в работу попадают данные, например, заявки, договоры или протоколы, между тем, зависит скорость выполнения задач. Кроме того, если у каждого сотрудника будет постоянный доступ к данным, связанным с работой над проектом, это сделает более эффективным его обсуждение с руководителями и коллегами на собраниях.
Именно эти показатели — скорость и эффективность работы — все и пытаются повысить, внедряя электронный документооборот. Мобильность этому способствует, и ее не следует игнорировать, подбирая технические и программные средства электронного документооборота.