Любой объект базы данных может создаваться двумя способами:
· С использованием Конструктора – специального элемента управления, позволяющего создавать объекты базы данных вручную;
· С использованием Мастера – специальной программы, которая руководит пользователем при выполнении им определённой операции. Такое руководство осуществляется через последовательность диалоговых окон, в каждом из которых пользователь указывает необходимые параметры.
Создание таблиц в режиме Мастера
Создание таблиц в режиме Мастера обеспечивает полуавтоматическую форму разработки документа. Программа предлагает образцы таблиц с соответствующими наборами полей. После выбора образцов полей Мастер автоматически создает требуемую таблицу.
Для работы Мастера необходимо запустить программу Miсrosoft Access. Запустить программу можно тремя способами:
· С помощью кнопки Пуск ОС Windows;
· С помощью кнопки Access на рабочем столе Windows;
· Через программу Проводник Windows;
· Используя панель режимов и инструментов.
Технология создания структуры таблицы
Щелкнуть кнопку «Создать базу данных» на панели инструментов или выполнить команду меню Файл, Создать. Будет открыто окно диалога Создание базы данных, в которое следует ввести имя создаваемой базы и выбрать каталог для хранения базы данных:
· В окне База данных щелкнуть кнопку «Таблица», а затем кнопку «Создать»;
· В окне диалога Создание таблиц, Новая таблица щелкнуть кнопку «Мастер таблиц», а затем кнопку «ОК»;
· В следующем окне диалога предлагается выбрать образец таблицы для применения при создании собственной таблицы. Самым первым в списке находится образец Адреса. Но можно, к примеру, выбрать образец Сотрудники;
· Далее предлагается определить перечень полей для включения в таблицу. В списке образцов полей мышью выбираются нужные поля. Это могут быть название отдела, код сотрудника, табельный номер, фамилия и другие. Выбранные поля появляются в закладке Поля новой таблицы;
· Щелкнуть кнопку «Далее»;
· В следующем окне диалога предлагается ввести имя таблицы, либо оставить предлагаемое системой имя, после чего щелкнуть кнопку «Далее»;
· В следующем окне диалога предлагается ввести имя таблицы, либо оставить предлагаемое таблицей имя, после чего щелкнуть кнопку «Готово».
В результате создается структура таблицы, а в строке заголовка указывается ее название.
Запросы к базе данных
Запросы – это специальные структуры, предназначенные для выборки данных из таблиц, автоматизации операций по обновлению и изменению таблиц.
Запрос – это требование к базе данных предоставить необходимую информацию, накопленную в ее таблицах. Для этого используются соответствующие инструменты запроса.
С помощью запроса данные упорядочивают, фильтруют, изменяют. Для одной и той же таблицы можно создать много разных запросов, каждый из которых будет извлекать из таблицы незначительную часть информации, необходимую в данный момент.
Данные, положенные в основу запроса, могут быть сохранены в одной или нескольких таблицах. Результат запроса представляет собой динамический набор записей – результирующую таблицу. Базовая таблица при этом не изменяется.
При создании более сложных запросов (например, запрос на изменения) автоматически создаются новые таблицы или изменяются уже существующие.
Виды запросов
Запрос на выборку – это самый простой и потому наиболее часто используемый вид запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновить (с некоторыми ограничениями). Эти запросы можно использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений и других типов итоговых значений.
Запрос с параметрами – это запрос, отображающий при выполнении в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные (например, значение, которое требуется вставить в поле). Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например, двух дат. Эти запросы удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным.
Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее число значений и выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в таблицы по двум наборам данных. Один из них определяет заголовки столбцов, другой – заголовки строк.
Запрос SQL – это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Некоторые запросы, называемые запросами SQL, невозможно создать в бланке запроса. Для запросов к серверу, управляющих запросов и запросов на объединение необходимо создавать инструкции SQL непосредственно в окне запроса в режиме SQL.
Запрос на изменения – это запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует несколько типов таких запросов – запросы на удаление, обновление, добавление записей, запросы на создание таблиц.
Запрос к базе данных рассматривается как некоторая команда на выбор, просмотр, изменение, создание или удаление данных.
Возможности запросов:
· Собирать воедино информацию из нескольких таблиц с учетом существующих между ними связей;
· Выбирать, какие поля и в какой последовательности будут включены в результатную таблицу;
· Учитывать, какая часть результатной информации будет отображена;
· Манипулировать данными (например, запросы на изменения);
· Формировать различные отчеты.
Формы базы данных
Формы – специальные объекты, предназначенные для ввода и просмотра данных, а также создания экранных документов. Это созданные пользователями специальные электронные бланки для отображения на экране отдельных записей из одной или нескольких таблиц базы данных. С помощью форм можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, ограничить доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.
Формы состоят из разделов, каждый из которых содержит соответствующие элементы управления. Настройка свойств элемента управления осуществляется с помощью программы-Мастера. Пользователь вводит данные в поля формы, и они автоматически заносятся в таблицы базы данных.
Создание формы с помощью автоформы. Создание формы в режиме Автоформы обеспечивает автоматическую форму разработки документа. Автоформы – это полностью автоматизированные средства разработки документа. Существует три вида автоформ – в столбец, ленточные и табличные.
Для создания формы в режиме автоформы необходимо:
· В диалоговом окне базы данных открыть вкладку Формы и щелкнуть кнопку «Создать»;
· В диалоговом окне Новая форма выбрать вид нужной таблицы и создать Автоформу (табличную, ленточную, в столбец), произведя двойной щелчок мышью по виду Автоформы в списке выбора.
Создание формы с помощью Мастера. Для создания формы с помощью Мастера необходимо:
· В окне База данных щелкнуть по ярлычку Форма, а затем по кнопке «Создать»;
· В окне диалога Создание формы выбрать из списка таблицу и щелкнуть кнопку Мастера;
· В окне диалога В один столбец выбрать для формы все имеющиеся в таблице поля (имеются кнопки для добавления одного или нескольких полей);
· Щелкнут кнопку «Далее», а затем кнопку «Готово».
В результате получим экранную форму, где каждая запись (в таблице это – отдельная строка) представляет собой как бы отдельную карточку для ввода данных.
В нижней части окна формы находится строка состояния, где отражаются общее число записей и номер текущей записи. Имеются кнопки для перемещения между записями.
Отчеты базы данных
Отчеты – объекты базы данных, предназначенные для вывода данных и их печати. Отчет выводит на печать информацию из базовых таблиц, полученную по результатам работы запроса. Базовой называется исходная таблица базы данных, в ячейках которой хранится информация. Отчеты обеспечивают создание не экранного, а бумажного документа. Как и формы, отчеты состоят из разделов (заголовка отчета, области данных, верхнего и нижнего колонтитулов, примечания), а разделы содержат соответствующие элементы управления.
Используются для представления данных, которые должны быть выведены на печать в наглядной форме. Записи отчета можно группировать по отдельным критериям, можно производить необходимые вычисления для отдельных групп записей и всего отчета.
Для автоматического создания отчетов необходимо:
· В диалоговом окне База данных открыть вкладку Отчеты и щелкнуть кнопку «Создать»;
· В диалоговом окне Новый отчет выбрать вид отчета и создать его автоформу (ленточную, в столбец), дважды щелкнув мышью по виду формы в списке выбора.
Создание отчета с помощью Мастера. Для создания отчета с помощью мастера необходимо:
· В окне База данных щелкнуть по ярлычку Отчет, а затем по кнопке «Добавить»;
· В списке выбор таблицы/запроса выбрать имя базовой таблицы;
· Нажать кнопку «Мастер» и выбрать в списке одну из программ-мастеров. Например, «В один столбец»;
· В окне диалога Отчет в один столбец выбрать поля базовой таблицы, которые желательно включить в отчет, и щелкнуть кнопку «Далее»;
· Определить вид отчета и ввести его заголовок. Каждый выбор завершается щелчком по кнопке «Далее»;
· Выбрать режим просмотра отчета. В режиме предварительного просмотра можно просмотреть отчет с данными. В режиме Конструктора можно продолжить разработку отчета.
Страницы. Страницы доступа к данным представляют собой средство просмотра, добавления, изменения и обработки записей базы данных.