Карточка организации или ИП представляет собой подробную расшифровку регистрационных данных и реквизитов, а также детальной информации о субъекте. Это внутренний документ, не имеющий специальной и утвержденной структуры. Требования к его оформлению не закреплены нормативно. Каждый предприниматель или компания заполняют бланк по собственному желанию.
| В каких ситуациях необходима карточка. | § При знакомстве с деловыми партнерами. Сведения из карты предприятия позволят новым клиентам сориентироваться по перечню предоставляемых услуг. § При оформлении сделки, заключении контракта, юридическом сопровождении договоров. Реквизиты документа позволят быстро и правильно подготовить документы для заключения договора или контракта. § Для участия в государственных и муниципальных закупках. Реквизиты и ОКВЭД экономического субъекта будут проверены на начальном этапе процедуры. § Для расчетов с клиентами и контрагентами. Правильность платежных данных напрямую влияет на скорость зачисления денежных средств. Ошибки могут привести к задержкам и перебоям в финансировании. § Для решения вопросов в части налогообложения. Зачастую партнеров интересует вопрос о применении НДС. Так как освобождение от налога напрямую влияет на стоимость и возможность применения льгот. § Для контроля добросовестности контрагента. На основании предоставленных сведений о компании партнеры без труда смогут проверить организацию по долгам в ИФНС, выявить, не относится ли фирма к однодневкам, нет ли в отношении субъекта судебных претензий и исполнительных производств, не числится ли коммерсант в реестре недобросовестных поставщиков. Это далеко не полный перечень операций с визитным бланком. Бланк может потребоваться в банке или Федеральном казначействе для детализации платежных сведений. Информацию вправе запросить контролеры из ФНС или правоохранительных органов. |
| Структура карточки: обязательные реквизиты. | Структуру и формат бумаги компании разрабатывают самостоятельно. Допускается использовать фирменные бланки для оформления карточки предприятия. Учитывайте требования к обязательным реквизитам, указывая следующее: § Полное и сокращенное наименование экономического субъекта. Сокращенное указывайте, если таковое предусмотрено учредительной документацией. ü ОГРН — для юридического лица, и ОГРНИП — для коммерсанта. § ИНН — обязательно указывают и ИП, и юрлица. КПП прописывают только организации. § Устав, положение или иной регламент, на основании которого действует экономический субъект. § Основные виды деятельности предприятия и коды по ОКВЭД. § Сведения о применяемой системе налогообложения. Если фирма совмещает несколько режимов, то рекомендуется указать СНО по каждому виду ОКВЭД. Это может быть принципиально важно для будущих партнеров. § Ф.И.О. и должность руководителя фирмы либо Ф.И.О. частного бизнесмена. § Юридический, фактический и почтовый адреса. § Контактные данные для связи. Укажите телефон, факс, электронную почту, а также номера мессенджеров (при наличии). § Банковские реквизиты для расчетов. Расшифруйте сведения: ü наименование банка или иного финансового учреждения, в котором открыт расчетный счет фирмы; ü БИК банковской организации и корреспондентский счет; ü расчетный счет, при необходимости укажите лицевой счет (актуально для бюджетников). ВАЖНО! Допускается указать в карточке предприятия КБК — код бюджетной классификации. Этот код необходим для зачисления средств на счета учреждений бюджетной сферы. Но может и потребоваться коммерческим фирмам, например, при исполнении государственного заказа. |
| Оформление карточки для юридического лица. | § Шаблон карточки издается единожды. Причем утверждать его в учетной политике или отдельным приказом не требуется. Требований к форме, цвету и шрифту документа нет. Бумага оформляется в произвольном виде. § Допускается предусмотреть индивидуальные дизайнерские решения по внешнему виду карты. ВАЖНО! Следите за изменениями реквизитов. Не допускайте отправку неактуальных сведений контрагентам и партнерам. Такие незначительные ошибки могут подпортить деловую репутацию фирмы. |
| Формуляр для ИП. | § Индивидуальному предпринимателю следует самостоятельно проверить банковские и учредительные реквизиты по данным выписки ЕГРНИП и договора с банком на обслуживание расчетного счета. § При изменении данных оперативно скорректируйте карту ИП. Продублируйте новые реквизиты и действующим партнерам. |
| Шаблон для клиентов. | § Можно предусмотреть формуляр и для клиентов, который будет заполнять партнер. Формуляр для клиентов подойдет предприятиям и ИП, которые работают с широкой клиентской базой. Шаблон с реквизитами клиента потребуется компании для оформления закрывающей бухгалтерской документации: договоров, счетов, актов, накладных. § Верные реквизиты клиента требуются и для налоговой отчетности. ИФНС вправе провести сверку деклараций по НДС в части контрагентов. При расхождении налоговики забракуют отчет и могут инициировать выездную проверку. |