Требования к численности и квалификации персонала системы
Для эксплуатации АС Кадры определены следующие роли:
1. Системный администратор;
2. Администратор баз данных;
3. Администратор информационной безопасности;
4. Пользователь.
Роли системного администратора, администратора баз данных и администратора информационной безопасности могут быть совмещены в одну роль.
Количество обслуживаемых системой рабочих мест.
– на первом этаже планируется установка программы на компьютеры отдела ДОУ (6 рабочих мест);
– количество рабочих мест сотрудников, работающих с документами, которые в дальнейшем могут быть подключены к системе – до 40;
– документооборот в год (общее количество документов: входящие, исходящие, внутренние) – около 15 тыс. документов.
Показатели назначения.
4.1.3.1. Система должна обеспечивать возможность одновременной работы 10 пользователей для подсистемы операционной деятельности, и не менее 5-ти пользователей для других подсистем при следующих характеристиках времени отклика системы:
− для операций навигации по экранным формам системы – не более 5 сек;
−для операций формирования справок и выписок – не более 15 сек.
4.1.3.2.Время формирования аналитических отчетов определяется их сложностью и может занимать продолжительное время.
4.1.3.3. Обеспечение приспособляемости системы должно выполняться за счет:
− Своевременного администрирования;
− Обновления процессов ввода и обработки данных в соответствии с новыми требованиями;
− Изменение вида представления данных конечным пользователям;
−Наличие специальных файлов с настройками подсистем;
В зависимости от различных вероятных условий система должна выполнять требования, приведенные в таблице № 1.
Таблица № 1.
| Вероятное условие | Требование |
| Отсутствие электроснабжения серверного оборудования продолжительностью до 15 мин. | Система полностью работоспособна |
| Выход из строя сервера БД | Уведомление администратора |
| Отсутствие интернет соединения | Возможность ввести входные данные локально с одного источника |
4.1.4. Требования к надежности
Для защиты данных от ошибочных действий пользователя система должна:
– при обнаружении ошибок в действиях пользователя выдать сообщение с информацией, достаточной для их исправления;
– производить подсветку другим цветом или выделять иным образом ошибочно введённые реквизиты на формах ввода;
– проверять данные при вводе в зависимости от установленных параметров в системе;
– протоколировать действия пользователей.
4.1.4.1. В системе должны быть использованы средства и реализованы технические решения, обеспечивающие сохранность информации и восстановления функционирования системы без потери информации в аварийных ситуациях.
4.1.4.2. Сохранность информации в серверах должна обеспечиваться при следующих аварийных ситуациях:
− отказ системы в результате сбоя или выхода из строя его технических средств;
− сбой или отказ системы в результате ошибки в прикладном программном обеспечении системы.
4.1.4.3. В системе должны быть предусмотрены средства резервного копирования всей централизованно сохраняемой и критической информации. Для её хранения должны быть использованы устройства хранения данных, поддерживающие дублирование всех компонентов: дисков, источников питания, вентиляторов. Должен быть разработан и приведён в эксплуатационной документации на систему регламент и определены процедуры резервного копирования, восстановления данных и программного обеспечения с учётом категории данных и времени их актуальности.
4.1.5. Требования к безопасности.
Система должна обеспечить защиту:
– от ошибочных действий пользователей;
– от нарушения функционирования в результате неправильных действий персонала;
– сохранение данных при любых действиях персонала и одиночных отказах программно – технических средств;
4.2. ТРЕБОВАНИЯ К ФУНКЦИЯМ (ЗАДАЧАМ) ВЫПОЛНЯЕМЫМ СИСТЕМОЙ
Для реализации поставленных целей система должна решать следующие задачи:
− обработка управленческой информации и принятие решений;
− хранения нормативно-справочной информации;
− осуществление гибких настроек и функциональных подсистем и обеспечивающие поддержку вспомогательных функций;
В рамках поставленных задач система «БОСС-РЕФЕРЕНТ» должна состоят из определённых модулей, которые представляют собой взаимосвязанные базы данных (БД), работающие в среде Lotus Notes/Domino.
Функциональное назначение модулей представлено в Таблице № 2.
Таблица № 2
| Модуль | Функции |
| Функциональные модули | |
| Канцелярия | – Ввод электронных документов. При этом могут использоваться шаблоны, готовые документы, созданные в других приложениях (Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д.), отсканированные образы бумажных оригиналов. – Регистрация корреспонденции с автоматической или полуавтоматической нумерацией. – Резервирование номеров для исходящих документов. – Отправка документов на рассмотрение и исполнение, списание в дело. – Создание поручений по документам. – Печать контрольных карточек (в том числе по шаблонам, подготовленным в Microsoft Word) и карточек резолюций. – Ведение нескольких канцелярий с возможностью пересылки документов из одной канцелярии в другую. Поиск документов по различным параметрам, заданным пользователем. Если система включает несколько баз данных «Канцелярия», то поиск может вестись как по всем базам данных, так и по каждой в отдельности. |
| Принятие решений | – Создание и хранение документов/проектов документов. При этом могут использоваться шаблоны, готовые документы, созданные в других приложениях (Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д.), отсканированные образы бумажных оригиналов. – Обработка документов в соответствии с предопределенными процессами, которые могут включать такие стадии, как подготовка, согласование, визирование, подписание, утверждение документов. – Контроль движения документов. – Автоматическая и ручная регистрация документов. – Резервирование номеров для договоров, проектов исходящих и организационно-распорядительных документов. – Поддержка работы с листами ознакомления и списками рассылки. – Формирование поручений по документам и контроль их исполнения. – Создание отдельных модулей для каждого типа документов (например, модуль «Принятие решений по договорам», модуль «Принятие решений по организационно распорядительным документам», и т.д.). Поиск документов по различным параметрам, заданным пользователем. Если система включает несколько баз данных «Принятие решений», то поиск может вестись как по всем базам данных, так и по каждой в отдельности. |
| Поручения | – Подготовка проекта поручения. – Отражение в системе сведений о ходе исполнения поручения. – Автоматическое оповещение об истечении срока исполнения поручения и о выполнении поручения. – Изменение срока исполнения поручения и ответственного исполнителя поручения. – Возврат поручения на доработку. – Утверждение результатов выполнения поручений. |
| Общесистемные словари и справочники | |
| Справочник организации | – Ввод и хранение информации о структуре организации в виде иерархического дерева. В случае, если структура организации включает самостоятельные подразделения (филиалы), возможно ведение общего справочника для всей компании или отдельных «Справочников организации» для каждого подразделения. – Хранение служебных и личных данных по каждому сотруднику (ФИО, должность, номера телефонов, и др.). – Создание списков рассылки. – Оформление совместительства, перевода сотрудника в другое подразделение, увольнения и восстановления в должности. – Назначение ролей по обработке документов для пользователей системы. – Настройка механизма делегирования полномочий для передачи в случае необходимости прав на работу в системе другим сотрудникам — отдельно для основной и совмещаемой должности (проекта). – Поддержка общесистемных настроек: хранение лицензионного ключа, регистрация пользователей и их групп, поддержка работы с несколькими канцеляриями. |
| Внешние адресаты | Предназначен для хранения данных об организациях-контрагентах (заказчиках, партнерах, клиентах) и их представителях. Во «Внешних контактах» может храниться самая разнообразная информация — от банковских реквизитов организации до мобильного телефона ее представителя. В системе данные из модуля «Внешние адресаты» используются везде, где требуется указывать контрагентов, например, при работе с договорами, входящими и исходящими документами, и т.д. |
| Словари | Предназначен для создания и хранения списков ключевых слов, используемых для заполнения полей ввода в карточках баз данных системы. Используется большинством модулей системы БОСС-Референт в качестве справочника словарных значений. Добавление новых записей и редактирование старых осуществляется администраторами или специально выделенными сотрудниками. |
| Общесистемные сервисы | |
| Коммутатор | – Навигация по базам данных системы. – Регистрация баз данных определенной конфигурации. – Привязка рабочей станции к базе данных «Коммутатор». – Добавление в рабочее пространство пользователя значка базы данных. – Обновление структуры баз данных приложения. – Открытие баз данных. – Перенос приложения на другой сервер. – Переименование баз данных. – Удаление из базы данных «Коммутатор» ссылки на базы данных. – Настройка адресов баз данных системы. – Категоризация базы данных. – Синхронизация баз данных «Коммутатор» в кластере Lotus Domino. |
| Кабинет | – Хранение сообщений со ссылками на документы. – Отслеживание текущих задач пользователя. |
| Поиск | Вспомогательный модуль, позволяющий производить поиск по набору атрибутов карточек документов баз данных «Канцелярия», «Принятие решений», и их архивов. |
| Архивные модули | |
| Настройки Принятия решений | Вспомогательный модуль, применяемый для создания типовых процессов, в соответствии с которыми будут обрабатываться документы в базе данных «Принятие решений». В карточке типового процесса задаются стадии и этапы обработки документов, настройки значений полей документов по умолчанию, сотрудники, участвующие в обработке (согласующие, подписывающие, утверждающие, регистрирующие), а также сотрудники, имеющие право на создание документов. |
| Протокол | Используется для протоколирования действий пользователей при работе с документами в системе БОСС-Референт. Информация из БД Протокол предназначена только для просмотра и используется службой, ответственной за информационную безопасность |
| Транспорт | Относится к технологическим сервисам и представляет собой вспомогательный модуль, применяемый для обмена документами между серверами. В этой базе данных формируются запросы, транспортные документы и уведомления о прохождении по маршруту транспортных документов. |
| Электронные образы | Вспомогательный модуль, применяемый для хранения электронных образов документов отдельно от самих документов модулей «Канцелярия», «Принятие решений» и «Поручения», а также их архивов. Для каждого модуля создается отдельная база данных «Электронные образы». |
4.3. ТРЕБОВАНИЯ К ВИДАМ ОБЕСПЕЧЕНИЯ
4.3.1. СЭД, построенная на основе «БОСС-РЕФЕРЕНТА, должна состоять из нескольких уровней:
· «железо» (серверы, клиентские рабочие станции, сети, и др.) и платформа (операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все «железо»;
· технологическая платформа IBM Lotus, являющаяся «надстройкой» над сетевой операционной системой и включающая серверный компонент Domino и клиентский Notes;
· система БОСС-Референт, представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из модулей «баз данных» формата nsf;
· клиентские места пользователей, которые могут работать с помощью как клиента Lotus Notes, так и Web-браузера.
IBM Lotus является документоориентированной платформой, что делает ее более предпочтительной для задач СЭД, нежели реляционные СУБД.
4.3.2 Требования к математическому обеспечению
Учёт входящих, исходящих и внутренних документов должен вестись автоматически, при введении данных в регистрационную форму, в пределах календарного года.
4.3.3 Требования к лингвистическому обеспечению
Информационные языки, используемые в АС, должны отвечать следующим требованиям:
– близость к естественному языку;
– словарь и синтаксис информационного языка должны быть понятны человеку и машине;
– информационный язык должен быть адаптивным к изменениям во внешней среде.
4.3.4 Требования к программному обеспечению
Архитектура АС должна обеспечивать:
– работу приложения с несколькими рабочими базами;
– работать с различными SQL- серверами;
– работу в условиях распределённой обработки данных;
– настройку произвольного количества пользователей интерфейсов;
– автоматизацию доступа к данным и протоколирование работы пользователей;
– разработку произвольных пользовательских отчётов;
– экспорт/импорт данных;
– интеграцию с приложениями Microsoft Office.
4.3.5 Требования к техническому обеспечению
Минимальные требования к техническим характеристикам серверных компьютеров рабочих станций, необходимых для работы с Notus Lotus приложениями приведены в таблицах №№ 3-6.
Таблица № 3