Оптимизация стоимости
Прежде чем перейти к оптимизации проекта повторим основы управления стоимостью проекта.
Все затраты в проекте могут быть подразделены на три вида:
1. Обязательства;
2. Бюджетные затраты;
3. Фактические затраты.
Обязательства — это плановые, будущие затраты, которые возникают при заключении договоров, контрактов, заказе каких-либо товаров или услуг. Обычно это происходит заранее согласно плану проекта. Счета, выставляемые поставщиками, подлежат обязательной оплате. Однако оплата может производиться по различным правилам в различные моменты времени:
· в момент готовности материалов и комплектующих;
· после поставки товаров и услуг;
· на условиях полной или частичной предоплаты;
· согласно политике организации, закупающей или предоставляющей товары и услуги.
Бюджетные затраты представляют собой сметную стоимость работ, распределенную во времени. Это график расходов проекта. Иногда его называют планом затрат. Он содержит информацию о величине и сроках планируемых расходов проекта при производстве работ.
Фактические затраты показывают реальный отток денежной наличности в проекте. Отчет о фактических затратах содержит информацию о реальных расходах проекта. При этом они могут произойти:
· во время выполнения работ проекта;
· в момент выплаты денежных средств;
· в момент списания денежных средств со счета.
Особенности учета обязательств, бюджетных и фактических затрат могут значительно изменить картину, по которой определяется финансовое состояние проекта.
Для повышения эффективности системы управления затратами проекта в концепции управления стоимостью и финансированием проекта желательно четко определить:
· политику оплаты работ (предоплата, оплата по факту и др.);
· политику оплаты счетов (в день получения, в течение определенного срока и др.);
· принципы списания затрат на рабочую силу, материалы и комплектующие;
· принципы учета затрат в проекте;
· принципы оплаты работ при привлечении субподрядных организаций;
· взаимосвязь графика выполнения работ и списания затрат на рабочую силу и оплату механизмов.
Оценка стоимости работ
· Оценка стоимости — процесс определения всех затрат, необходимых для успешной и полной реализации проекта.
· Оценка стоимости — итеративный процесс получения примерных данных о стоимости работ и ресурсов. Оценки могут уточняться по ходу проекта. Допустимая погрешность оценок зависит от назначения получаемых данных и от фазы проекта.
Типы оценок стоимости
В проектном менеджменте можно выделить четыре типа оценок:
1. Грубый порядок величины — стоимостные ожидания проекта, находящегося на фазе замысла или идеи;
2. Порядок величины — предположения стоимости проекта, рассчитанные в бизнес-плане или аналогичном документе;
3. Бюджетная оценка — оценка стоимости проекта, полученная на основе данных, предоставленных поставщиками и исполнителями работ;
4. Точная — оценка стоимости, включаемая в бюджет при определении окончательной плановой стоимости проекта перед переходом к фазе реализации.
Диапазоны погрешности оценок
Любопытно, что даже точная оценка, которая, собственно, и используется при ценообразовании и окончательной корректировке бюджета, имеет погрешность (см. рис. 1).
Рисунок 1. Диапазоны точности оценок стоимости
Составляющие оценки стоимости
В оценке стоимости работ должны быть учтены все статьи затрат на выполнение работы:
· материалы и комплектующие;
· закупаемое оборудование, транспорт;
· арендные платежи (площади, оборудование, транспорт);
· затраты на лизинг (покупка, взятие в аренду, лизинг);
· производственные мощности;
· стоимость труда персонала;
· затраты на расходные материалы;
· затраты на обучение и стажировки;
· затраты на проведение мероприятий (конференции, семинары);
· командировочные расходы;
· затраты на логистику;
· представительские расходы.
Выделяют следующие методы оценки стоимости.
· Параметрическая оценка — метод, при котором для стоимостной оценки используется статистическая зависимость между стоимостью операции и другими переменными (параметрами), полученная на основе анализа исторических данных (например, величина площади конструкции в строительстве, число строк в коде программы, количество часов рабочего времени). Опытным путем рассчитывается стоимость одной единицы объема работ. Например, стоимость строительства 1 кв. м жилья, 1 часа работы эксперта и др. При расчете стоимости используются различные формулы, а для расчета стоимости полного объема работ исходят из стоимости отдельной единицы объема работ.
· Оценка по аналогам — метод оценки стоимости по аналогии со сходными работами, выполнявшимися в этом или других проектах. Метод оценки по аналогам может относиться ко всему пакету работ целиком или использоваться в комплексе с параметрической оценкой, когда имеется информация о выполнении аналогичных работ, но другого объема или в других условиях. Достоинством метода является возможность получить более точную оценку. Причина тому — наличие информации не только о плановой стоимости анализируемых работ, но и о ее фактической стоимости. Разница в плановой оценке и в фактической стоимости может дать менеджеру проекта дополнительную информацию для размышления.
· Оценка «снизу вверх» — технология оценки больших объемов работ суммированием оценок, полученных для более мелких составляющих данной работы. Чем более подробно и точно разработана ИСР проекта, тем точнее и корректнее могут быть получены стоимостные оценки по проекту. Метод «снизу вверх» по праву считается одним из самых точных.
· Метод оценки «сверху вниз» считается значительно менее точным по сравнению с методом «снизу вверх». Он применяется в условиях отсутствия детальной ИСР, нехватки информации о ресурсах и материалах, необходимых для реализации работ. Технология оценки предполагает ровно обратные шаги по отношению к методу «снизу вверх». Сначала дается укрупненная оценка всего пакета работ, а затем она детализируется и декомпозируется на отдельные элементы (по работам, исполнителям и др.). Метод имеет право на жизнь на ранних этапах проекта, когда выполняется оценка его жизнеспособности и непонятно, следует ли расходовать ресурсы на более детальное планирование и оценку.
· Анализ предложений исполнителей — очень простой метод при условии наличия исполнителей и подрядных организаций, желающих выполнить данный объем работ. Техническое задание, тендерная или иная документация рассылается по исполнителям-претендентам с просьбой предоставить свои оценки стоимости (а зачастую — и продолжительности) выполнения данных работ.
Разработка смет
Разработка смет — процесс структуризации и систематизации стоимостных оценок, полученных на этапе оценки стоимости. Структуризация и систематизация данных о стоимости работ производится в соответствии со статьями затрат, принятыми в системе учета родительской организации проекта.
Смета — структурированный по статьям документ, содержащий список затрат проекта.
Если в проекте (родительской организации) проектные сметы принято структурировать по работам, то процесс разработки смет значительно упрощается. Оценки, структурированные по работам, переносятся в смету и сводятся в единый документ.
Если же требованием компании является структуризация расходов в смете по статьям затрат, процесс несколько усложняется. Обычно выделяют:
· прямые затраты (расходы);
· накладные (косвенные) затраты;
· общие и административные накладные расходы.
Прямые затраты — расходы, непосредственно связанные с производством продукции, работ проекта; производственные расходы, включаемые в себестоимость продукции, в прямые издержки производства.
Прямые расходы напрямую связаны с пакетом работ. Они включают:
· затраты на оплату труда;
· затраты на материалы и оборудование;
· иные расходы, связанные с выполнением работ.
Именно на прямые расходы могут непосредственно влиять менеджер проекта и его команда. Влияние команды проекта на другие расходы ограниченно.
Накладные расходы (косвенные затраты) — расходы, сопровождающие, сопутствующие основному производству, но не связанные с ним напрямую, не входящие в стоимость труда и материалов. Накладные расходы не могут быть привязаны к какой-то конкретной работе, конкретному результату. Они относятся ко всему проекту в целом. Это затраты на:
· содержание и эксплуатацию основных средств;
· управление, организацию, обслуживание производства;
· командировки;
· обучение работников.
Общие и административные накладные расходы (постоянные расходы) — затраты, не связанные с каким-то конкретным проектом. Они относятся к расходам компании, но при этом имеют отношение и к проекту. К общим и административным расходам обычно относятся расходы на содержание аппарата управления, поддерживающих подразделений (бухгалтерия, секретариат, охрана и др.).