Использование электронной почты.

В случае, если документ необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере. Второй способ применим в случае, если лица, которым может понадобиться документ, заранее неизвестны. Использование электронной почты же более подходит для направления документов к исполнителям.

Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

Для каждого пользователя создается почтовый ящик. Передачу сообщений между почтовыми ящиками внутри локальной сети осуществляет программный модуль-марштуризатор. Но пользователи должны иметь возможность не только работать с электронной почтой в пределах интрасети, но и обмениваться сообщениями через Internet.

Итак, электронная почта выполняет следующие функции:

• обмен сообщениями между пользователями;

• обмен документами между пользователями;

• обмен данными между приложениями;

• оповещение пользователей о наступлении определенных событий.

Microsoft Word

Компания Microsoft создает пакет программ Windows 3.1, а затем и еще более проработанную и дополненную версию Windows 95, 98, 2000,

Windows xp. С наибольшей пользой, на мой взгляд, достижения компьютерной техники сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно упростилось, а скорость работы заметно повысилась.

Процесс создания и оформления документов довольно не простой. Однако такая программа как текстовый процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его.

Создание шаблона.

Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны» (Рис.8, 9), то он появится на вкладке Общие при выборе команды - Создать (меню Файл). (Рис 1)

Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды - Создать он появится на вкладке с соответствующим названием. (Рис.2)

Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду - Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.

Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду - Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку - OK. Выберите команду - Сохранить меню Файл. (Рис.3)

Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип шаблона. (Рис.4)

По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.

Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку - Сохранить.

Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования. (Рис.5а, б, в.) Добавьте текст, документа. (Рис.6) Нажмите кнопку - Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл. (Рис.7)

Microsoft Excel

Создание документа с помощьюMicrosoftExcel, дает возможность создавать структурно связанные документов, графического ана­лиза в виде диаграмм и графи­ков, содержит операции:

- изменение параметров (ширины) строк и столбцов;

- работа со списками;

- использование абсолют­ных ссылок;

- построение диаграмм;

- редактирование диаграмм;

- построение смешанных диаграмм и графиков;

-создание комментариев.

Например, требуется создать документ о росте доходов фирмы за год.

Перечислим действия, кото­рые требуется выполнить само­стоятельно:

1. Создать новый файл.

2. Создать лист на Рост доходов.

3. Определить границы листа формата А4.

4. Во второй строке написать заголовок "Рост доходов за год".

5. В четвертой строке сфор­мировать "шапку" документа из четырех столбцов: разместить надписи столбцов с переносом в несколько строк и отцентри­ровать их по высоте и ширине

Создание набора документов, содержащих элементы анализа дан­ных, с применением структуризации и формированием сводных таблиц включает следующие операции:

- структуризация таблиц ме­тодом автоматического подведе­ния итогов;

- создание сводных таблиц;

- консолидация в сводной таблице данных из нескольких ин­тервалов;

- использование данных дру­гой сводной таблицы;

- создание диаграмм на ос­нове структурированных и свод­ных таблиц;

- создание пользовательских списков;

- применение пользователь­ского порядка сортировки;

- использование имен при составлении формул.

Например, для оптового склада медикаментов требуется разрабо­тать систему, позволяющую регис­трировать поступления товаров на склад и заявки на приобретение медикаментов заказчиками.

Для столбца Артикул.

1. Заполнить ячейки столбца числовыми данными, которые бу­дут входить в интервал значений соответствующего столбца на листе Товары.

2. Расположить листы Поступ­ления и Товары на одном экране для удобства регистрации по­ступлений.

Для столбца Наименование.

1. Ячейки столбца должны заполняться автоматически по значению артикула из документа Товары.

Следовательно, документы Поступления и Товары являются связанными документами.

Через меню Сервис - Мас­тер выбрать режим Поиск и со­ставить формулу для поиска зна­чения артикула на листе Товары. Форму­лу построить с помощью режима Мастер, а затем вручную внести изменения. Форму­ла примерно имет следующий вид:

=ЕСЛИ(В5="-; -";ИНДЕКСт (Товары!$А$4:$В$12; ПОИСКПОЗ(В5;Товары!$А$4:$А$12;); ПОИСКПОЗ(Наименование"; Товары!$А$4:$В$4;)))

Скопировать формулу в ос­тальные ячейки можно с помощь знака + в нижнем углу ячейки.

Для столбца Количество упа­ковок.

Обратить внимание, что дол­жно вводиться только числовое значение, а на экране оно будет отображаться с единицами из­мерения. При составлении фор­мата учесть особенность: отступ от правой границы ячейки.

Документ Отгрузка

Оформление столбцов Дата, Артикул, Наименование аналогич­но оформлению соответствующих столбцов на листе Поступления.

Скопируйте значения ячеек с листа Поступления на Лист Отгрузка. Выборочно поме­няйте значения в столбцах Дата и Артикул (значения в столбце Наименование вычисляются авто­матически).

Для столбца Кому.

1. Использовать режим Про­верка для создания списка зна­чений.

Список значений для столбца Кому создать на листе Отгрузка.

Для столбца Количество упа­ковок.

1. Составить формат, который будет отражать вводимые число­вые данные в рублевом формате с отступом текста от чис­ловой величины.

Для столбца Сумма.

1. Составить формулу для авто­матического вычисления значений:

Сумма = Стоимость упаковки * Кол-во упаковок.

2. Назначить ячейкам этого столбца денежный формат с раз­делителями разрядов.

Заполнить подготовленные таблицы данными.

В результате выполненных действий подготовлены докумен­ты Поступления и Товары.

1. Назначить пользовательс­кий формат: единицы измере­ния - "шт.", сделать отступ от пра­вого края столбца.

Остальные данные в столбце Количество упаковок пока не вво­дить, так как эти значения долж­ны согласовываться с наличием такого вида товара на складе.

Для столбца Стоимость.

Для столбца Процент.

В столбце Процент вычисля­ется сумма, которая будет взи­маться при отгрузке товара со склада за хранение товара и пре­доставляемые услуги. Эта сумма вычисляется в зависимости от заданной величины. Например. 15% от стоимости товара.

Поскольку величина взима­емого процента является кон­стантой, то целесообразно отве­сти для нее отдельную ячейку.

Для столбца Сумма.

Значения в столбце Сумма вычисляются по формуле:

Сумма = (Стоимость упаков­ки + Процент) * Кол-во упаковок.

Ехсеl позволяет придать таб­лице определенную структуру, имеющую до восьми уровней иерархии. Структуризация таб­лиц методом автоматического подведения итогов облегчает пе­редвижение по строкам данных и используется для группировки данных по определенным пара­метрам в целях проведения ана­лиза, построения диаграмм или создания отчетов.

Подготовка документа к авто­матическому подведению итогов, перейдите на лист Поступле­ния.

Требуется создать промежу­точные итоги по каждому виду товара, определяя по ним общее количество упаковок и сумму.

Следовательно, итоги будут подводиться по значениям стол­бца Наименование.

Подготовка документа вклю­чает:

- определение параметров (столбцов), по которым будет про­водиться подведение итогов;

- сортировку строк по тем параметрам, для которых будут подводиться итоги (отсортиро­вать строки документа по столб­цу Наименование).

Создание итогов. Для выполнения данной опе­рации требуется:

- активизировать любую ячейку документа

- через меню Данные - Ито­ги определить параметры:

1)наименование столбца, при изменении значения, в котором требуется подводить итоги (Наи­менование);

2) указать столбцы, по которым требуется подведение итогов (Ко­личество упаковок и Сумма).

В результате в документе ав­томатически формируются струк­тура и промежуточные итоги:

После расчета промежуточных итогов при наличии структуры можно получить документ только с итоговыми записями групп. При нажатии на кнопку структу­ры со знаком "минус" происходит сворачивание записей данной группы, при нажатии на кнопку "плюс" выполняется раскрытие записей. Таким образом, можно формировать документы с раз­личным уровнем вложенности структуры.

Сверните записи до итогов и постройте диаграмму по новому документу:

Использование нескольких итоговых функций одновременно

Итоги по столбцам Количе­ство упаковок и Сумма формиро­вались на основе использования функции суммирования.

Требуется добавить еще один промежуточный итог, который вы­числяется как средняя величина стоимости упаковок. Для этого надо:

- выделить интервал ячеек, данные которого потребуются для вычисления промежуточных ито­гов {или активизировать любую ячейку, относящуюся к табличной части документа);

- через меню Данные - Ито­ги указать параметры для вычис­ления промежуточных итогов: вид операции - Среднее по столбцу Стоимость упаковки и снять оп­цию Заменить текущие итоги.

В результате в документе ав­томатически формируются струк­тура и промежуточные итоги:

После расчета промежуточных итогов при наличии структуры можно получить документ только с итоговыми записями групп. При нажатии на кнопку структу­ры со знаком "минус" происходит сворачивание записей данной группы, при нажатии на кнопку "плюс" выполняется раскрытие записей. Таким образом, можно формировать документы с раз­личным уровнем вложенности структуры.

Сверните записи до итогов и постройте диаграмму по новому документу:

Использование нескольких итоговых функций одновременно

Итоги по столбцам Количе­ство упаковок и Сумма формиро­вались на основе использования функции суммирования.

Требуется добавить еще один промежуточный итог, который вы­числяется как средняя величина стоимости упаковок. Для этого надо:

- выделить интервал ячеек, данные которого потребуются для вычисления промежуточных ито­гов (или активизировать любую ячейку, относящуюся к табличной части документа);

- через меню Данные - Ито­ги указать параметры для вычис­ления промежуточных итогов: вид операции - Среднее по столбцу Стоимость упаковки и снять оп­цию Заменить текущие итоги.

В результате добавился но­вый вид промежуточных итогов:

Для продолжения работы с этим документом отмените струк­турирование данных.

Отмена структуры данных

Для выполнения данной опе­рации требуется:

- активизировать любую ячейку, относящуюся к структури­рованной области документа;

- в меню Данные - Итоги нажать на кнопку "Убрать все.

Рассмотрим на этом докумен­те ряд возможностей, которые предоставляет Ехсеlпо анализу и организации данных.

Скройте временно столбец Стоимость упаковки (столбец О).

Создайте дополнительно два столбца - День недели и Объем поставки - в документе "Поступления на склад":

Для ячеек столбца День неде­ли составьте формулу, с помощью которой можно вычислять день недели (понедельник, вторник....) из даты поступления товара на склад (столбец Дата).

Функция ДЕНЬ НЕД вычисля­ет порядковый номер дня недели из даты, которая является аргу­ментом функции.

Скопируйте формулу в осталь­ные ячейки столбца День недели.

Отсортируйте записи доку­мента по Дате.

Теперь требуется отсортиро­вать записи документа по столб­цу День недели. В чем заключа­ется особенность?

Если воспользоваться стан­дартной сортировкой по убыва­нию или возрастанию, то записи будут отсортированы в следую­щем порядке: воскресенье, втор­ник, понедельник, пятница, среда, суббота, четверг. Но задача заключается в сортировке записей в порядке чередования дней в не­деле: понедельник, вторник, сре­да, четверг, пятница, суббота, вос­кресенье.

Нестандартный порядок сор­тировки называется пользова­тельским.

Пользовательский порядок сортировки

Для выполнения данной опе­рации требуется:

- активизировать любую ячейку табличной части докумен­та, записи которой необходимо от­сортировать;

в меню Данные - Сортировка указать: сортировать по полю День недели и нажать кнопку Параметры;

- в меню Параметры сорти­ровки в окне Сортировка по пер­вому ключу выбрать вид списка, на основе которого будет выполнят­ся сортировка.

Как создаются пользователь­ские списки?

Создание пользовательс­ких списков

Для выполнения данной опе­рации требуется:

- в меню Сервис Парамет­ры перейти на закладку Списки;

- в окне Списки активизиро­вать строку Новый список;

- в окне Элементы списка пе­речислить значения списка или указать интервал ячеек, значения которых можно использовать для составления списка;

- нажать на кнопку Добавить.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.