Тема: Основные реквизиты документа, их классификация, правила оформления. «Основные положения ГОСТа Р.6.30-2003»
Реквизиты: понятие, классификация, виды. Юридическая сила документа
Любой деловой документ состоит из ряда составляющих его частей - информационных элементов, называемых реквизитами документа. Реквизиты документов классифицируются следующим образом:
- постоянные и переменные: Постоянные реквизиты – совокупность реквизитов, характеризующая типовой формуляр документа и присутствующая во всех видах документа одного типа; Переменные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающая особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.
- основные (обязательные) и второстепенные: Основные (обязательные) реквизиты - совокупность реквизитов, без которых документ не имеет юридической силы. Второстепенные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих, уточняющих основные
· Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром. Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром. Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа.
· Состав и правила оформления реквизитов деловых документов регламентированы ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает также схемы расположения реквизитов и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.
· Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.
· Состав и порядок применения реквизитов деловых документов
· При подготовке и оформлении деловых документов используются следующие реквизиты:
· 01 - Государственный герб Российской Федерации. Изображается только в случаях, предусмотренных действующим законодательством (бланки министерств, ведомств, органов государственной власти).
· 02 - герб субъекта Российской Федерации. Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства – Российская Федерация.
· 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. Часто в качестве эмблемы используется товарный знак предприятия. Могут применяться, если они зарегистрированы и имеется официальное разрешение на их использование. Эмблема не воспроизводится при помещении на бланках гербов Российской Федерации или субъекта Российской Федерации.
· 04 - код организации. Код организации имеют все зарегистрированные предприятия, его проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является своеобразным подтверждением правомочности организации или предприятия – составителя документа.
· 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
· 06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
· 07 - код формы документа. Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
· 08 - наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
· 09 - справочные данные об организации. Включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). В соответствии со сложившейся практикой адрес, номер телефонов, факсов, банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.
Реквизиты 08 и 09 являются взаимоисключающими, последний используется только для писем.
· 10 - наименование вида документа (для деловых писем не используется) должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.
· 11 - дата документа. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Год в дате оформляется четырьмя цифрами.
· 12 - регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
· 13 - ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа при составлении ответного.
· 14 - место составления или издания документа. Используют в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.
· 15 - адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения (указываются в именительном падеже), должностные или физические лица.
16 - гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения
17 - резолюция. Выполняется на документе руководителем предприятия или руководителем структурного подразделения. В состав резолюции включаются: фамилии исполнителей (возможно указание их должностей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.
18 - заголовок к тексту - краткое содержание документа. Обязателен для всех документов, за исключением кратких документов (сопроводительные письма и др.). В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.
19 - отметка о контроле исполнения документа. Оформляется буквой «К», словом или штампом «Контроль» цветными чернилами или мастикой. Место расположения реквизита – верхняя правая часть документа.
20 - текст документа - речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Является основным реквизитом любого делового документа. Составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
21 - отметка о наличии приложения, названного в тексте.
22 - подпись руководителя. В состав реквизита «Подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
23 - гриф согласования документа. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
24 - визы согласования документа. Включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.
Если подлинник документа остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны листа подлинника. Если подлинник документа отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, при необходимости, полистное визирование документа и его приложений.
25 - печать - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами.
26 - отметка о заверении копии. Ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
27 - отметка об исполнителе. Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29 - отметка о поступлении документа в организацию. Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30 - идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Юридическая сила документа
Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. [1]
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов и придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нем свои действия.
Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и информация, содержащаяся в нем (например, коммерческая операция, оформленная посредством этого документа).
Требования к изложению и форме документа определяет вид документа. Основными требованиями являются:
- использование официально-делового стиля и соблюдение грамматических правил используемого языка;
- соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;
- актуальность излагаемой информации (адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность и исключение повторов, лаконичность и обстоятельность).
Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью: утверждения, согласования, заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.
Приказом ФТС РФ от 18.10.2004 №160 «О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» в целях улучшения документационного обеспечения и работы архивов в таможенных органах, реализации положений новой редакции Таможенного кодекса Российской Федерации и выполнения мероприятий по преобразованию ГТК России в Федеральную таможенную службу утверждена Типовая Инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах). Типовая Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах. Документационное обеспечение в таможенном органе осуществляется отделом документационного обеспечения (ОДО), задачи, функции и порядок работы которого регламентированы положением, приведенным в приложении 1 к Типовой Инструкции. Права и обязанности ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении и должностных лиц ОДО регламентированы в примерных должностных инструкциях, приведенных в приложениях 2 и 3. Определены особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией. Указанные акты запрещено отменять или изменять с применением такого вида документов как письма. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих актов. Документы таможенных органов оформляются в соответствии с образцами бланков, приведенных в приложениях к Типовой Инструкции. В приложениях к Типовой Инструкции приведены также Положение о постоянно действующей экспертной комиссии таможенного органа и Примерное Положение об архиве таможенного органа. Признан утратившим силу Приказ ГТК РФ от 09.03.1999 №150 «О Типовой Инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» с внесенными в него изменениями, а также Приказ ГТК РФ от 15.09.2003 №1006 «О порядке регистрации и подписания документов в таможенных органах».
Согласно Приказу документы в таможенных органах оформляются в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003
При оформлении документов в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:
1) их юридическую силу;
2) оперативное и качественное их исполнение и поиск;
3) возможность автоматизированной обработки документов.
Для оформления документов рекомендуется использовать стандартные возможности текстового редактора Word for Windows (версии 6.0 и выше) с использованием шрифтов Тimes New Roman Cyr (Arial Cyr, Courier New Cyr) с размером кегля 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 через 1-2 интервала.
Обеспечение перечисленных условий не в последнюю очередь достигается путем неукоснительного соблюдения установленных требований к носителю (бланкам, листам писчей бумаги) и реквизитам документа. В связи с последним замечанием обратимся к рассмотрению особенностей оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003. Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего? ГОСТ Р6.30-97 (с изм. от 2000 г.)? и унаследовал от последнего структуру (за исключением раздела 5) и ряд положений. Тем не менее ГОСТ Р6.30-2003 содержит и новые требования к оформлению документов.
В частности, разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 установлен иной состав реквизитов документа. Их общее число составляет теперь 30 (а не 29, как в ГОСТ Р6.30-97), при этом один реквизит? гриф ограничения доступа к документу? исключен. Одновременно в состав реквизитов добавлены два новых? основной государственный регистрационный номер ОГРН (05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет ИНН/КПП (06).
Уточним, что вновь введенные реквизиты 05 и 06 располагаются на бланке правее или ниже реквизита 04? код предприятия (организации) по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Из содержания ГОСТ Рб.30-2003 изъяты положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 исключены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов (при этом сами реквизиты сохранены в практически неизменном виде).
Наиболее существенным структурным изменением стало не включение в ГОСТ Р6.30-2003 раздела «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации» (раздел 5 в ГОСТ Р6.30-97.). Кроме того, в текст ГОСТа не включены и положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.
ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Например, в соответствии с подп. 3.11 при оформлении даты словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (с 1-го по 9- е число месяца).
Подпунктом 3.21 уточнен порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу (последняя может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки). Незначительные уточнения внесены и в текст подп. 3.25-3.26, определяющие порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.
В заключение обратим внимание пользователей нашего сайта на порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003. Как следует из раздела 1 документа, требования нового стандарта являются рекомендуемыми. Сказанное, однако, не означает, что теперь предприятия могут вести делопроизводство так, как им заблагорассудится,? ведь документы, оформленные с нарушением требований, установленных ГОСТом и иными нормативно-правовыми актами по вопросам ДОУ, по сути, не имеют юридической силы. Кроме того, небрежно или неверно оформленные документы, несомненно, затруднят деловое общение между предприятиями-партнерами, что, в свою очередь, отрицательно скажется на результатах их деятельности.
В то же время следует подчеркнуть, что требования ГОСТ Р6.30-2003 распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (см. Общероссийский классификатор управленческой документации, класс 0200000). Таким образом, правила оформления, содержащиеся в ГОСТ Р6.30-2003, в равной степени распространяются на документы и государственных, и негосударственных предприятий и организаций.
2. Организационные документы: структура организации и штатная численность персонала; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка; положение о структурном подразделении; инструкции организационно-методического назначения; должностные инструкции
Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Попытка определения видов документов сделана в Приложениях к Основным приложениям Единой государственной системы делопроизводства.
Организационные документы можно определить как комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.
Формуляр организационного документа это:
постоянные реквизиты «единого» бланка:
эмблема (03);
наименование организации (06);
наименование вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);
переменные реквизиты «единого» бланка:
дата (09);
регистрационный номер (10);
место составления или издания документа (12);
заголовок (17);
текст (19);
отметка о наличии приложения (20)2;
подпись (21);
гриф согласования (22) или визы (23);
гриф утверждения (15);
печать (24).
Организационные документы включают в себя:
структура организации и штатная численность персонала;
штатное расписание;
положения;
инструкции (организационно-методического назначения, должностные и т.д.);
должностные инструкции;
правила внутреннего трудового распорядка.
Структура организации - состав ее подразделений. Так, например, в структуру Южного таможенного управления входят 20 таможен, в том числе специализированная Южная оперативная таможня, 89 таможенных постов, включая Южный акцизный таможенный пост, 61 действующий пункт пропуска (всего 72), в том числе 22 автомобильных, 8 железнодорожных, 16 воздушных, 13 морских, 1 речной пункт пропуска и международная паромная переправа «Кубань-Крым». В г. Ростове-на-Дону действует Ростовский филиал Российской таможенной академии.
Пример структуры таможенного поста приведен ниже.
1) Финансово-экономический департамент под руководством заместителя начальника таможни по экономическим вопросам включает в себя 35 человек и состоит из следующих подразделений:
отдел таможенной стоимости и валютного контроля (6 человек);
отдел таможенных платежей (4 человека);
отдел таможенной статистики и анализа (4 человека);
отдел таможенной инспекции (9 человек);
группа АСУ (4 человека);
группа по работе с конфискатами и взиманию штрафов (4 человека);
отдел бухгалтерского учета и контроля (4 человека).
2) Департамент таможенного оформления под руководством первого заместителя начальника таможни включает в себя 28 человек и состоит из следующих подразделений:
отдел таможенного оформления и таможенного контроля №1 (7 человек);
отдел таможенного оформления и таможенного контроля №2 (7 человек);
отдел нетарифного и экспортного контроля (7 человек);
отдел товарной номенклатуры и происхождения товаров (7 человек).
3) Правоохранительный департамент под руководством заместителя начальника таможни по правоохранительной работе включает в себя 40 человек и представлен:
отделом по борьбе с таможенными правонарушениями (7 человек);
отделом по борьбе с контрабандой наркотиков (6 человек);
отделом таможенных расследований (6 человек);
отделом внутренней безопасности (8 человек);
отделом таможенной охраны (6 человек);
юридическим отделом (7 человек).
4) Кадровый блок под руководством заместителя начальника таможни по работе с личным составом включает в себя 19 человек и объединяет следующие подразделения:
отдел кадров (9 человек);
инспекцию по работе с личным составом (6 человек);
отдел подготовки кадров (2 человека);
отдел социального развития (2 человека).
5) К околотаможенной инфраструктуре поста относятся:
отдел капитального строительства и эксплуатации таможенных объектов (5 человек);
автотранспортная группа (6 человек).
группа технических средств таможенного контроля и связи (5 человек).
Этот блок подчиняется заместителю начальника таможни по капитальному строительству.
Таким образом, личный состав таможенного поста, включая начальника поста и его заместителей, составляет 144 человека.
Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы.
Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.
В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Изменения в штатном расписании вносят приказом руководителя предприятия.
Приложение? правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.
Положения бывают:
индивидуальные? об отделах управленческих подразделений, включенных в схему организационной структуры управления предприятия;
типовые - об основных отделах, структурных подразделениях.
Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия.
Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения и разработчик. Проект положения согласовывают с юридическим отделом, представляют на утверждение руководителю предприятия.
Положение является документом, его структуру определяет учреждение-разработчик. Текст может состоять из разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работ в целом или отдельных структурных подразделений.
Формуляр-образец положения состоит из реквизитов:
наименование организаций;
автора документа;
наименование вида документа-положения;
гриф утверждения;
дата;
номер;
место издания (город);
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
гриф согласования;
виза согласования.
Инструкция? это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, должностных лиц и граждан.
Все инструкции подразделяются на две группы:
инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого применяется участие исполнители (должностные лица, подразделения);
должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).
Инструкция состоит из нескольких разделов.
Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.
Раздел «Должностные обязанности» определяет вид работы, выполняемые сотрудником.
Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы. Например, Начальник Южного таможенного управления:
руководит на принципах единоначалия деятельностью управления и нижестоящих таможенных органов;
несет персональную ответственность за выполнение возложенных на управление задач и функций, состояние правовой деятельности управления и нижестоящих таможенных органов, правильность и обоснованность расходования выделенных и закрепленных денежных средств, состояние бухгалтерского учета, планово-финансовой, бюджетной, кассовой, платежно-расчетной, штатной дисциплины и достоверность финансовой, бухгалтерской и иной отчетности;
распределяет обязанности между своими заместителями и устанавливает степень их ответственности;
на основе и во исполнение законодательства Российской Федерации, правовых актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативных и иных правовых актов ФТС России и в пределах своей компетенции подписывает (утверждает) приказы и иные правовые акты и документы, организует проверки их исполнения;
присваивает, в случае делегирования такого права Председателем ФТС России, очередные специальные звания до инспектора таможенной службы 1 ранга включительно должностным лицам управления и нижестоящих таможенных органов, сотрудникам организаций системы ФТС России, находящихся в оперативном подчинении управления;
представляет управление в государственных органах;
вправе дополнять или изменять типовую структуру нижестоящих таможенных органов;
утверждает структуру и штатное расписание управления;
утверждает положения о структурных подразделениях управления;
вносит в ФТС России предложения о присвоении специальных званий подчиненным должностным лицам таможенных органов Российской Федерации, сотрудникам организаций системы ФТС России, находящихся в оперативном подчинении управления;
применяет в пределах предоставленных ему прав в отношении работников управления и нижестоящих таможенных органов меры поощрения и дисциплинарного воздействия;
распоряжается фондом материального поощрения начальника управления;
назначает на должность и освобождает от должности сотрудников управления;
назначает на должность и освобождает от должности сотрудников нижестоящих таможенных органов в случаях, предусмотренных нормативными актами ФТС России;
осуществляет другие функции, пользуется другими правами и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными и иными правовыми актами ФТС России.
Начальник управления вправе делегировать отдельные предоставленные ему полномочия подчиненным должностным лицам таможенных органов Российской Федерации.
Раздел «Ответственность» конкретно указывает на то, что работник несет ответственность.
Разделы инструкции могут иметь и другие названия.
Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений; отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристом, отделом труда и зарплаты. Утверждают должностные инструкции руководителем организации или с помощью распорядительного акта.
Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д. Текст излагают от третьего лица или в безличной форме. Информацию подписывает автор-составитель, а утверждает? руководитель или специальный распорядительный документ.
Информацию оформляют на бланке формата А4. должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.
Формуляр-абзац инструкции состоит из реквизитов:
наименование организации (наименование министерства, ведомства, структурного подразделения)? автора документа;
наименование документа;
дата;
номер;
место издания;
заголовок к тексту (в именительном падеже);
гриф утверждения (или отметка, что инструкция является приложением к распорядительному документу);
текст;
подпись;
гриф согласования;
вид согласования.
3. Задача 1
Оценить достигнутый уровень фондоотдачи и установить причины его изменения по сравнению с прошлым годом.
Оценить влияние на уровень фондоотдачи следующих факторов:
1. Изменение доли активной части фондов в общей сумме.
2. Изменение фондоотдачи активной части фондов.
| Показатели | Изменение | ||||
| абс. | % | ||||
| 1. Объем выпуска продукции (тыс.руб.), ВП | 5,00% | ||||
| 2. Среднегодовая стоимость основных фондов (тыс.руб.), ОПФ | 10,11% | ||||
| 3. Среднегодовая стоимость активной части основных производственных фондов (тыс.руб.), ОПФа | 9,38% | ||||
| 4. Коэффициент активной части основных производственных фондов, КОа (п.3: п.2) | 0,60 | 0,60 | 0,00 | 0% | |
| 5. Фондоотдача: | |||||
| -основных производственных фондов, ФО (п.1: п.2) | 7,55 | 7,20 | -0,35 | -4,64% | |
| -активной части, ФОа (п.1: п.3) | 12,50 | 12,00 | -0,50 | -4,00% | |
На основании данных таблицы можно сделать следующие выводы.
В отчетном году объем выпуска продукции возрос на 5% по сравнению с базовым, при этом стоимость основных фондов возросла на 10,11%, стоимость активной части основных фондов - на 9,38%. Доля активной части основных фондов не изменилась и составляет 60%.
Поскольку стоимость основных фондов и в том числе их активной части росла быстрее стоимости продукции, показатель фондоотдачи снизился на 4,64%, показатель фондоотдачи основных фондов - на 4%.
4. Задача 2
Охарактеризовать уровень материалоемкости выпущенной продукции. Определить и оценить влияние изменения материалоемкости и материальных затрат на объем продукции.
| Показатели | Изменение | ||||
| абс. | % | ||||
| 1. Объем выпуска продукции (тыс.руб.), ВП в факт. ценах | 5,00% | ||||
| 2. Материальные затраты, тыс. руб. | 1,96% | ||||
| 3. Материалоемкость продукции, (п.2:п.1) | 0,29729 | 0,28869 | -0,0086 | -2,89% | |
Объем выпуска продукции возрос в отчетном году на 5%, а материальные затраты - в меньшей степени, на 1,96%. Следовательно, материалоемкость продукции уменьшилась на 2,89%.
ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ, РЕКВИЗИТЫИ БЛАНКИ
1.Формуляр-образец организационно-распорядительного документа, его составляющие Общие сведения о реквизитах, требования к их оформлению.
2. Бланки документов, их виды.
1.Формуляр-образец организационно-распорядительного документа, его составляющие.
Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа - приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).
Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти всегда закрыто.
При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.
Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом — реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъекта Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем.
Правое поле - 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами.
Нижнее поле - 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.
Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки.
Конструкционная сетка - эта сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.
Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен одному знаку).
Расстояние между горизонтальн<