Порядок проведения деловой игры

Деловая игра №2. «Организационная структура управления коммерческой фирмой»

Эффективность аппарата управления отражается на производстве и реализации продукции фирмы.

Необходимо постоянно анализировать систему управления фирмой и деятельность персонала управления, его организационную структуру, а также другие факторы, влияющие на эффективность работы в условиях рынка. Формирование максимально простой и рациональной структуры управления фирмой – важнейшая задача руководителей и всего коллектива.

Цели и задачи деловой игры

1. Развить интерес к критическому анализу организационной структуры управления фирмой;

2. Научить выявлять скрытые резервы повышения эффективности управленческого труда.

Сценарий деловой игры

1. Структура деловой игры

Управленческий персонал фирмы составляет 73 человека (при численности рабочих 219). Среди них руководители 1,2, 3- го уровней (директор и его заместители; начальники служб и подразделений) составляют 38%, а исполнители (технические работники) – 62 %. Анализ показывает, что количество исполнителей, приходящихся на одного руководителя, недостаточно.

Отдельные подразделения и службы по-разному обеспечены техническими средствами. Особенно неудовлетворительно обстоит дело со средствами обработки информации, т.е. вычислительной техники. Приведем краткий анализ использования техники управления в фирме.

1. Средства информации и связи

Все службы и подразделения управления фирмой оснащены телефонами и факсимильной связью. Между руководителями подразделений и директором действует оперативная телефонная связь. Большинство подразделений имеют телефоны; установка параллельных телефонов создает неудобство в работе. Кроме того, некоторые службы (из-за специфики работы) нуждаются в дополнительных номерах: служба маркетинга, служба управления персоналом и т.д.

1. Средства документирования информации

Компьютеры и ксероксы активно используются фирмой.

Фирма ощущает недостаток в вычислительной технике. В службах и подразделениях содержится значительное число малоэффективных счетных устройств типа калькуляторов. Анализа движения потоков документов показал, что 100% информации проходит через первую ступень управления, 78% - через вторую и лишь 22% - через третью ступень. Таким образом, в операциях делопроизводства участвуют в той или иной степени все сотрудники управления, но характер этих операций различен.

Изучение состояния делопроизводства показало, что 20-30% рабочего времени специалисты расходуют на чисто техническое обслуживание документооборота: получение корреспонденции у секретаря-референта, отправку ответов, затем подпись, рассылку, подшивку в дело.

Следует отметить, что недостатки и в порядке происхождения деловых бумаг: повторные операции и возвратные движения. Вся корреспонденция, поступающая в фирму централизованно, сосредотачивается у секретаря – референта, который в определенной ситуации выполняет работу по меньшей мере трех лиц – делопроизводителя, референта и непосредственно секретаря – референта. После резолюции директора, определяющей направление движения информации, в компьютере отмечается, в какую службу направлен документ, кто исполнитель, каковы сроки исполнения.

Руководитель службы (или его заместитель), в которую направлена корреспонденция, просто расписывается в карточке регистрации о ее получении. Поэтому человеку, незнакомому с подписью получившего корреспонденцию, трудно установить, где в данный момент находится документ, исполнен ли он.

Движение документации выглядит следующим образом:

1. передача директору;
2. возвращение секретарю – референту;
3. передача от секретаря директора в службы и подразделения фирмы;
4. вручение руководителю службы или подразделения;
5. передача фактическому исполнителю;
6. возврат секретарю-референту, который сопровождается многократной сортировкой, создающей трудности для организации справочно– информационной службы. Чтобы узнать, где находится документ, надо снова повторить его длинный путь.

Из-за сложности установления контроля за прохождением документа зачастую требуются справки о неисполненных документах, а это вызывает потоки излишней информации, в том числе письменной.

1. Структура управления фирмой

Предлагаемая организационная структура управления фирмой схожа со структурой аппарата управления фирм аналогичного профиля. Введены лишь дополнительные должности заместителя директора службы по финансам, директор службы маркетинга.

Объем деятельности по управлению у руководителей первой ступени (особенно у директора) резко возрос.

Студентам предлагаются следующие задачи:

1. выявить резервы повышения эффективности управленческого труда руководителя;
2. выработать рекомендации по использованию этих резервов, включая мероприятия по совершенствованию организации труда;
3. предложить меры по упорядочению структуры аппарата управления (дать структуру управления);
4. проанализировать проект более рационального распределения функций между руководителями, исходя из существующей структуры управления.

В зависимости от сложности и объема работ каждую из функций управления может выполнять один или несколько исполнителей. Это становится возможным, поскольку функция может быть разбита на несколько подфункции.

Для руководителей фирм важно обеспечить такое разделение управленческого труда, при котором все функции выполнялись бы скоординировано и взаимосвязано. Это более четко определит права и обязанности каждого работника аппарата управления фирмой, сделает более рациональной ее структуру управления.

Порядок проведения деловой игры

1. В качестве одного из инструментов проектирования структуры управления, позволяющего четко разграничить права и обязанности в аппарате управления, рекомендуется так называемая функциональная матрица.

2. Задание:

А) определить функции управления, составляющие содержание процессов управления. Для каждой функции необходимо очертить круг работ и заполнить графы 1 и 2 функциональной матрицы;

Б) составить перечень должностных лиц и структурных подразделений (графы 3-6 функциональной матрицы).

3. Для заполнения функциональной матрицы рекомендуются следующие символы:

V- решающий голос в принятии решения с правом утверждения подписи;

Р – то же, без права подписи;

Я – единоличное решение;

П – планирование, подготовка вопроса;

О – организация;

Х – координация;

А – активизация;

К – контроль;

С- согласование, визирование;

Т- исполнитель;

И- информирование данного лица.