Регламент деловой переписки по электронной почте группы компаний, объединяющих лазертаг арены «Портал»
Общие положения
1. Следует проверять свой почтовый ящик несколько раз в течение рабочего дня. В противном случае вы можете затянуть решение важных вопросов и застопорить работу других людей.
2. Ваш рабочий день должен начинаться с проверки почты.
3. Начинать письма всегда нужно с приветствия.
4. Вся рабочая переписка ведётся с рабочих ящиков.
5. Все обращения к руководству на вы, приемлемо обращение по имени, без отчества
6. Все письма составляются вежливым, деловым тоном.
7. Все письма подписываются. В подписи обязательно должно быть указано: Фамилия Имя, должность полностью (с указанием арены и города), контактные данные (телефон, адрес электронной почты)
8. Когда в письме содержится несколько вопросов, задач или тем, их необходимо структурировать и отделить друг от друга. Беспрерывный поток мыслей трудно читать, и тем более трудно выделить из него важные моменты. Лучше отправить несколько писем (в каждом по одной теме), чем одно большое сообщение с несколькими идеями, несвязанными между собой.
9. На просьбы, изложенные в письмах, нужно отвечать, как можно более подробней. Ответы типа «Будет сделано», неприемлемы.
10. Ваши письма должны быт грамотны, в большинство современных браузеров встроена проверка орфографии, если ваш браузер не поддерживает данную функцию, текст всегда можно проверить в Microsoft Word (кнопка F7).
Использование полей «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», «Тема»
11. «Кому». Если вы отправляете вопрос или просите что-то уточнить, то ответа вы ждете от адресата, чьи данные указаны в поле «кому». Когда в роли получателя выступаете вы, то вам нужно ответить на вопрос. То есть в данном поле указываются данные получателя.
12. «Копия». Получатель, данные которого указаны в этом поле, являются как бы «приглашенными очевидцами». Получатель в этом случае не должен отвечать на письмо. Кроме того, при необходимости отправки такого письма его следует начинать со строк «извините, что вмешиваюсь», из вежливости.
13. «Скрытая копия». О том, что письмо отправлено адресату, данные которого указаны в поле «скрытая копия» неизвестно основному получателю. Кроме того, это поле используют при массовой рассылке почты
14. Отвечая, не следует забывать о кнопке «ответить всем», это поможет вам не пропустить ни одного получателя. Удалять нежелательных получателей и добавлять новых можно в любой момент.
15. Поле «Тема». Данное поле следует заполнять всегда. Человек, которому адресовано письмо, может получать в день огромное количество почты, и по данному полю он сможет оценить степень важности письма. Тема письма должна кратко и информативно отображать его содержание.
16. «Важность письма». В случае, когда письмо содержит важную или срочную информацию, которая нуждается в срочном рассмотрении, укажите это, установите важность «высокая». Это позволит выделить ваше письмо в папке «входящие». Но не злоупотребляйте напрасно этой функцией.
Переписка по вопросам «Системы бронирования и учета 1С».
1. Письма необходимо направлять на адрес: hmarskiyd@gmail.com копия: shkurko.s@gmail.com.
2. Тема письма всегда должна начинаться с «1С_ XX_ …», где XX – код региона нахождения вашей Арены (для Иркутска, например, тема может выглядеть так: «1С_38_Не доступен календарь полигон 38»).
3. В письме необходимо указывать:
a. Название арены как в программе (Портал-42, Портал-54_1 и т. д.)
b. Дата и ВРЕМЯ (мск) первого получения ошибки. Дата и ВРЕМЯ (МСК) последней попытки запуска/работы
c. Стадию, на которой возникает ошибка: vpn-соединение, запуск 1с, вход в 1с, закрытие смены, печать чека (и/или прочие операции)
d. Словесное описание ошибки. "1с не работает" — это не описание. "Во время запуска 1с возникает ошибка" - тоже не описание. Пример описания: "Запускаем 1с, выскакивает окно, в нем написано то-то и то-то и кнопки продолжить и перезапустить".
e. Необходимо приложение скриншота для всех ошибок работы системы.
Для тех, кто не знает, как делаются скриншоты есть 2 варианта: кнопка PrintScreen (PrtScr) и сочетание ALt+PrintScreen (PrtScr). Отличия в том, что первый вариант сохранит в буфер весь экран, а второй - только активное окно (если вылезло какое-то сообщение, то только его, к примеру). Затем запускаем Paint, и вставляем (обычно правка-вставить, аналог - сочетание ctrl+V) туда содержимое буфера. Сохраняем полученный файл и прикрепляем его к письму
f. Обязательно указываем телефон для связи с вами в подписи к письму (п.7 Общих положений Регламента).
4. Если 1с не работает, нужно сделать следующее:
a. Проверить доступен ли сервер по IP (сочетание клавиш Win+R, далее в строке без кавычек «ping 192.168.1.100») – если пинга нет, то проблема в VPN/интернете/электричестве, а значит пишем Петру Исакову и Шкурко Сергею.
b. если да, то проверяем 1с через браузер, в адресной строке без кавычек вводим «192.168.1.100/LT2» результат и всю информацию скидываем в соответствии с п.п. 1 – 3 данного раздела.