Нотариальное делопроизводство регулируют Правила ведения нотариального делопроизводства, утвержденные Министерством юстиции Украины от 3 февраля 1994 г. Эти Правила устанавливают единый для государственных и частных нотариусов порядок ведения нотариального делопроизводства и оформление служебных документов.
Ответственность за правильную организацию и ведение делопроизводства полагается на частного нотариуса, а в государственных нотариальных конторах и государственных нотариальных архивах - на заведующих.
Нотариальное делопроизводство включает: ведение документирования управленческой деятельности учреждений государственного нотариата; прием, рассмотрение и регистрацию корреспонденции; составление и оформление служебных документов; контроль выполнения документов; составление номенклатуры и формирование дел. Приказом Министерства юстиции Украины от 22 января1998 г. внедрены специальные бланки нотариальных документов нового образца, которые есть необходимой составной документарного обеспечение нотариального процесса. Они могут быть использованы только нотариусами и только для изготовления нотариальных документов. Бланки имеют целый ряд защитных методик и предназначенные для удобства, скорости подготовки нотариальных документов, а также для обеспечения невозможности их подделки.
Министерством юстиции Украины 22 июня1999 г. утверждено Положения о снабжении, хранении, учете и отчетности расходования бланков нотариальных документов, которое содержит общие положения, порядок заказа и снабжение бланков, порядок получения бланков нотариусами Украины, хранение бланков, признака недействительности бланков, отчетность государственных нотариальных контор и частных нотариусов о расходовании бланков, ведение первичного учета бланков, а также ведение Единого реестра для учета поступления и расходование бланков.
|
|
К совершению нотариальных действий законодательство предусматривает определенные требования, которым должны отвечать документы, которые подаются нотариусу. Они не должны иметь подчисток или дописок, зачеркнутых слов или других неоговорочных исправлений. Дописки, зачеркнутые слова или другие исправления принадлежит предостеречь подписью должностного или уполномоченного на то лица и печатью учреждения, предприятия или организации, которая выдала документ. При этом исправление следует делать таким образом, чтобы можно было прочитать как исправленное, так и по ошибке написанное, а потом исправленное или вычеркнутое.
Не принимаются документы, текст которых невозможно прочитать через повреждение, а также написанные карандашом. Это такие документы, в которых нельзя прочитать все в них написанное в первоначальном написании, так как они были залиты чернила, потертые и т.п..
Нотариус не принимает документов, которые являются подранными или изложенными на двух или больше отдельных листах, если последние не прошнуровано и не пронумеровано, а количество прошнурованных листов не заверены подписью должностного или уполномоченного лица и печатью учреждения, предприятия, организации, которые выдали документы.
Законодательство предъявляет определенные требования и к нотариусам в совершении нотариальных действий, которые касаются именно техники изготовления нотариальных документов. Так, тексты нотариально по-свідчуваних соглашений, удостоверенных копий документов и выписок из них, тексты переводов и заявлений должны быть написаны ясно и четко; числа и сроки, которые касаются содержания соглашений, должны быть обозначенные хотя бы один раз словами, а названия юридических лиц - без сокращений с указанием их адресов. В необходимых случаях надо указать номера счетов юридических лиц в учреждениях банков. Фамилии, имена и отчество граждан должны быть написаны полностью с указанием мест их проживания. В случае удостоверения соглашений при участии иностранных граждан отмечается также их гражданство.
|
|
На нотариально оформленных документах незаполненные до конца строки и другие свободные места подчеркиваются, кроме документов, предназначенных для действий за границей, в которых это не допускается. Дописки и исправления должны быть предупреждены нотариусом перед подписью участников соглашений и других лиц, которые подписали соглашение, заявление и т.ін. и повторенные в конце посвід-чувального надписи. При этом исправления должны быть сделаны так, чтобы все по ошибке написанное, а потом зачеркнутое, можно было прочитать. Исправление, сделанные в тексте нотариально оформляемого документа, который не нуждается в подписи лица, которое обратилось за совершением нотариального действия, предостерегается нотариусом лишь в конце посвідчувального надписи. Если документ, за удостоверением или за засвидетельствованием которого обратилось заинтересованное лицо, изложено неграмотно или с нарушением законодательства, то нотариус предлагает этому лицу исправить его или составить новый, а также на ее просьбу может сам составить документ.
|
|
Все нотариальные действия, содеянные нотариусом, регистрируются в реестрах нотариальных действий. Формы реестров для записи нотариальных действий, нотариальных свидетельств, посвідчувальних надписей на соглашениях и удостоверенных документах утверждено приказом Министерства юстиции Украины от 7 февраля 1994 г.
Различают два вида нотариальных реестров: реестр для регистрации нотариальных действий (форма № 1) и реестр для регистрации запретов отчуждения жилых домов, квартир, дач, садовых домов, гаражей, земельных участков и другого неру-хомого имущества, а также арестов, наложенных на такое имущество судебными и следственными органами (форма № 2).
Каждый нотариус ведет отдельный реестр. В государственной нотариальной конторе, где работают несколько нотариусов, реестрам присваиваются индексы, которые совпадают с номером печати государственного нотариуса. В этом случае номера на документах обозначаются так: № 1-1, № 1-2, № 2-1, где первая цифра означает индекс реестра, а вторая - порядковый номер записи.
С разрешения Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, управлений юстиции в областях, городах Севастополе и Киеве нотариусы могут вести самостоятельные реестры для записи отдельных видов нотариальных действий. В этом случае номера на документах, записанных в такие реестры, обозначаются так: № 1-К-10, что означает, что запись сделана за номером десятым в первом реестре для регистрации засвидетельствования верности копий документов, или № З-В-5, что означает, что запись сделана за номером пятым в третьем реестре для совершения исполнительных надписей и т.д.
Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер. Этот номер обозначается и на документах, которые выдаются нотариусом, или в посвідчувальних надписях.
Запись в реестре должен отображать порядковый номер от начала года, так как такая запись в хронологическом порядке исключает возможность злоупотребления, в частности осуществление нотариального действия задним числом. Дальше указывается дата совершения нотариального действия, а потом фамилия, имя, отчество и местожительство (или наименование и местонахождение юридического лица) лиц, для которых совершается нотариальное действие, или их представителей, документ, который заверяет лицо, которое обратилось за совершением нотариального действия. Потом указывается содержание нотариального действия, дальше - о взыскании государственной пошлины или размер платы за содеянное нотариальное действие, и в конце концов - расписка в получении нотариально оформленного документа.
Запись нотариального действия в реестр производится нотариусом или другим работником государственной нотариальной конторы или лицом, которое находится в трудовых отношениях с частным нотариусом. Эта запись проводится только после того, как по-свідчувальний надпись на документе или документ, который выдастся нотариусом, им будет подписано. Запись в реестре карандашом не допускается.
Нотариусы имеют право выдавать выписки из реестров по письменному заявлению граждан, предприятий, учреждений и организаций, относительно которых или по доверенности которых совершались нотариальные действия, а также по письменному требованию суда, арбитражного суда, прокуратуры, органов следствия и дознание в связи с делами, которые находятся в их проведении.
Выписки из реестров нотариальных действий о завещаниях выдаются только после смерти завещателя.
Реестры должны быть прошнурованы, листы их - пронумерованные. Количество листов у реестров должна быть заверенная подписью должностного лица Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе, уполномоченной на то начальниками этих управлений. Подпись должностного лица скрепляется гербовой печатью.