Теоретическая часть -
Щетинина, Анна Викторовна. Редактирование официально-делового текста: учебное пособие / А. В. Щетинина. Екатеринбург: Изд-во Рос. гос. проф.-пед. ун-та, 2015. 113 с. (пособие прикреплено отдельным документом) -
читать и конспектировать главу 2, гл.3, гл.5.
Задание 4,5 на стр.33-34.
Задание 15 на стр.40.
Техника составления и редактирования документов
Документ проходит 4 стадии подготовки:
составление проекта или черновика документа; его предварительное согласование; перепечатка текста (в тех случаях, когда оригинал пишется от руки); согласование и визирование оригинала; подписание оригинала.
К содержанию и форме документа предъявляются определенные требования.
Подписанию документа предшествует его редактирование. Оно осуществляется, как правило, исполнителем. Сначала документ внимательно читают, чтобы понять его смысл, выявить повторения и логические несоответствия.
Последовательное и доказательное мышление — основа построения текста документа.
При составлении и редактировании служебных документов необходимо знать главные требования, предъявляемые к доказательству как особой форме мысли. Если сразу приступить к редактированию, не ознакомившись с документом в целом, то можно внести такие уточнения, которые, как потом может выясниться, уже имеются в тексте. Кроме того, многие вопросы, возникшие в начале чтения, как правило, при дальнейшем знакомстве с документом снимаются.
Этапы редактирования документа:
1. Сокращение текста, так как точность документа неразрывно связана с его краткостью. (Устраняются повторения, аналогичные примеры, факты. Одна из причин этого – создание документа заранее определенного размера. Однако краткость не является самоцелью документа, она не должна искажать рассматриваемый вопрос. Краткость — это конкретность, своего рода концентрированность информации.)
2. Разбивка текста на части, параграфы, абзацы.
· Выбор того или иного числа рубрик зависит от характера документа, его назначения.
· Неприменима сквозная нумерация для тех рубрик, которые не являются сквозными.
· Чтобы привлечь внимание читателя к отдельным словам, группам слов, формулировкам выводов, применяют выделения в тексте.
3. Устранение различного рода ошибок, описок и неточностей.
· Важно не допускать речевой избыточности.
· Соблюдать единство терминологии. Научная терминология, обозначения, единицы измерения и символы должны быть строго выдержаны согласно действующим стандартам. Введение автором документа новых, необщепринятых терминов следует объяснять при первом упоминании. Если термин имеет синонимы, в документе необходимо применять только один из них, так как использование для одного и того же понятия разных терминов может ввести читателя в заблуждение.
4. Проверка фактического материала (при работе со служебными документами) (На этом этапе работы проверяются цитаты, ссылки на нормативные данные)
5. Правка текста. (И языковая и стилистическая. Все исправления – синими или черными чернилами, не красными. Все написания – отчетливые и аккуратные. Все существенные правки должны согласовываться с автором и утверждаться им, при этом любые поправки, вносимые в текст документа или предлагаемые автору, должны быть обоснованы.)
· Правка-вычитка – сличение перепечатанного текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом, принятым в качестве образца. (устранение технических ошибок – пропущенные слова, неверные написания, чернилами в тексте, не допускается подрисовка в тексте)
· Правка-сокращение – устранение из текста малосущественного материала. Применяется:
O в текстах, изобилующих общими рассуждениями, цитатами, ссылками и т. п.;
O в текстах, загроможденных однотипными примерами, цифрами;
O для упрощения сложных синтаксических конструкций;
O при превышении заранее установленного объем текста (служебные документы должны быть краткими).
· Правка-переделка. Правка-переделка применяется в тех случаях, когда автор текста плохо владеет литературной речью и неумело выражает свою мысль. Правка-переделка очень близка таким видам литературной работы, как запись, переложение, соавторство и т. п. Редактор, литературно обрабатывая текст, использует фактический материал, сообщенный автором. При этом он должен сохранить по возможности особенности авторского стиля.
· Правка-обработка — комплексный вид правки. Она включает:
O анализ и отбор фактического материала;
O оценку и улучшение композиции рукописи;
O языковую правку текста;
O проверку правильности внешнего оформления рукописи.
В процессе правки-обработки редактор не имеет права подменять собой автора. Он обязан, по возможности, более полно сохранить и ход рассуждений автора, и его аргументацию (если она основательна), и особенности его индивидуального стиля (если они не противоречат нормам литературной речи).
Требования к технике редактирования:
1. Тезис и аргументы должны быть суждениями ясными, точно сформулированными. Любая ошибка в выборе слова, возможность двоякого истолкования фразы, туманный стиль изложения — все это может быть использовано против того, кто пытается что-то доказать.
2. В ходе доказательства тезис остается неизменным, т. е. должно доказываться одно и то же положение. Если это требование не выполняется, тезис, по логике вещей, остается недоказанным.
3. Тезис и аргументы не должны противоречить ни друг другу, ни ранее высказанным соображениям.
4. В качестве аргументов следует использовать положения, и тонкость которых не вызывает сомнения. Все доводы должны быть суждениями, доказанными самостоятельно и проверенными на практике.
5. Доказательство должно быть полным, достаточным.