Контрольная работа
по дисциплине
«Документационное обеспечение управления».
Вариант 2
Направление 38.03.02 «Менеджмент»
Выполнил:
студент группы
Без-Мен 41 заочное
Акимова К.Р.
Проверил:
доц. Чаусова Л.А.
Калуга 2018
Содержание
1. Понятие документа. Значение в управлении. Функции документа.
2. Коллективный договор. Понятие, содержание, порядок регистрации и утверждения.
3. Понятие контроля исполнения документов. Цель и содержание, сроки и порядок проведения контроля исполнения.
4. Требования к оформлению указания. Оформить указание.
Понятие документа. Значение в управлении. Функции документа.
Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение: «Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа».
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
|
|
В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.
Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.
Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке».
Исследователи отмечают, что среди официальных документов особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
|
|
-регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
-распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
-накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
-передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Значение в управлении.
Деятельность любой, в том числе и коммерческой организации сопровождается созданием документов. Управление документацией в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.
Документация в управлении организации - актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать хранение документов и оформление дел в организации управления на основе системного подхода.
Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.
Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть производственной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документа и на работу с ним уходит в среднем до 60% времени.
Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке.
|
|
Документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.
Многие виды управленческих документов предприятие обязано предоставлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относят-ся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного Фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.
Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих предприятий в результате чего, кадровая документация ведется либо плохо, либо не ведется вообще.
Функции документа
Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.
Общие функции:
- информационная: любой документ создается для сохранения информации;
- социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
- культурная: документ -- средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.
Специальные функции документа:
- управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может, быть любой документ;
- функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.
Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют основные правила составления и оформления документов.
Так, например, юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.
2. Коллективный договор. Понятие, содержание, порядок регистрации и утверждения.
Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.
Понятие коллективного договора предусматривается ст.40 ТК РФ, ст.2 Закона о коллективных договорах и соглашениях.
Решение о необходимости заключения коллективного договора с работодателем вправе принимать представители работников или общее собрание (конференция) работников организации. Сторонами же договора являются работники организации в лице их представителей и работодатель, в необходимых случаях представляемый руководителем организации или другим полномочным на то лицом.
В отношении места заключения договора необходимо обратить внимание на то, что законодатель допускает его заключение как в организации в целом, так и в ее филиалах, представительствах и в иных обособленных структурных подразделениях. При этом если коллективный договор заключается в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, представителем работодателя является руководитель соответствующего подразделения, уполномоченный на это работодателем.
При заключении коллективного договора на предприятии ведутся переговоры между представителями сторон. От имени работодателя выступают лица, назначенные приказом руководителя, или уполномоченные им лица. От имени работников выступают профсоюзы, если они объединяют больше половины от числа работников. Если профсоюзов несколько, то приоритетом ведения переговоров обладает профсоюз, который один объединяет более половины работников. Если профсоюзов несколько и никто не объединяет более половины, они создают единый представительный орган на пропорциональной основе. А в случае не достижения между ними соглашения на общем собрании тайным голосованием избирается тот профсоюз (или объединение), за который проголосует большинство работников. Либо (например, если профсоюзов нет) трудовой коллектив на общем собрании (конференции) избирает иной представительный орган. Решение собрания правомерно, если на нем присутствовало не меньше половины от общего списочного числа работников (или 2/3 делегатов, направленных на конференцию представителей от структурных подразделений) и решение принято большинством голосов (более 1/2 присутствующих).
Для разработки коллективного договора создается комиссия. О создании комиссии работодатель издает приказ. В комиссию включают равное число представителей работников и представителей работодателя. Правом инициативы по заключению коллективного договора обладает любая сторона трудовых отношений в лице их представителей, и другая сторона обязана в семидневный срок назначить представителей и приступить к переговорам.
Круг вопросов в коллективном договоре примерно определен в ст. 41 ТК РФ. Но вопросы могут быть и иные, определенные соглашением сторон, они должны соответствовать принципу реальности и возможности их исполнения. трудовой коллективный договор правовой
Кроме того, в коллективном договоре не могут содержаться положения, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством. Переговоры по общему правилу должны быть закончены в срок до трех месяцев, так как только на этот период для участников переговоров сохраняется место работы, должность и средний заработок.
Если до истечения трехмесячного срока договор заключен не будет, то стороны обязаны подписать договор по согласованным условиям. По несогласованным условиям составляется протокол разногласий. Несогласованные условия могут быть предметом дополнительных переговоров. При этом льготы и гарантии участников переговоров определяются по соглашению с работодателем.
Обычной практикой является согласование проекта коллективного договора с трудовым коллективом и предоставление возможности высказать замечания и предложения, которые могут быть учтены.
Договор подписывается полномочными представителями и действует с момента подписания.
Коллективный договор направляется в соответствующий орган по труду для уведомительной регистрации (в семидневный срок после подписания).
Коллективный договор начинает действовать с момента подписания независимо от факта уведомительной регистрации. Орган по труду призван выявить условия труда, ухудшающие положение работника по сравнению с законодательством.
Сам процесс переговоров, время и место определяются представителями самостоятельно. Но при подготовке проекта коллективного договора до его подписания работодатель должен обеспечить комиссию всем необходимым, в том числе нужной информацией.
Коллективный договор заключается на срок от одного до трех лет, при соглашении сторон может быть продлен еще на тот же срок. При реорганизации предприятия договор продолжает действовать на весь период реорганизации. При смене собственника прежний договор действует в течение трех месяцев после регистрации прав собственности.
Содержание коллективного договора
Содержанием коллективного договора являются его условия, которые могут быть:
- нормативными (предназначены для неоднократного применения, они включены в договор, если в закона и НПА содержится прямое предписание о закреплении этих положений в договоре),
- обязательными
- организационными (охватывают срок действия коллективного договора, проверку его выполнения и отчеты сторон о таком выполнении и др. вопросы).
Содержание коллективного договора состоит из взаимных обязательств работодателя и работников, закрепленных в ст. 13 закона РФ “О коллективных договорах и соглашениях”.
В коллективный договор могут быть включены:
· форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;
· механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором; занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
· продолжительность рабочего времени и времени отдыха, отпусков; улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи (подростков);
· добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование;
· соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;
· экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
· льготы для работников, совмещающих работу с обучением; контроль за выполнением коллективного договора, ответственность сторон, социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования профсоюзов, иных уполномоченных работниками представительных органов;
· отказ от забастовок по условиям, включенным в данный коллективный договор, при своевременном и полном их выполнении.
В коллективном договоре с учетом экономических возможностей предприятия могут содержаться и другие, в том числе более льготные, трудовые и социально-экономические условия по сравнению с нормами и положениями, установленными законодательством и соглашением (дополнительные отпуска, надбавки к пенсиям, досрочный уход на пенсию, компенсация транспортных и командировочных расходов, бесплатное или частично оплачиваемое питание работников на производстве и их детей в школах и дошкольных учреждениях, иные дополнительные льготы и компенсации).
Заключение
Порядок разработки проекта коллективного договора и его заключения определяется сторонами в соответствии с ТК РФ и Законом о коллективных договорах и соглашениях.
Порядок заключения коллективного договора проходит несколько стадий:
1) принятие решения о заключении коллективного договора;
2) создание совместной комиссии для ведения коллективных переговоров и подготовки проекта коллективного договора;
3) разработка проекта коллективного договора;
4) процесс ведения коллективных переговоров;
5) заключение коллективного договора;
6) регистрация коллективного договора.
Инициатором заключения коллективного договора может выступать любая из сторон. Однако на практике чаще этой стороной являются представители работников или общее собрание (конференция) работников организации. Если одна сторона направила письменное уведомление другой стороне о начале переговоров в целях заключения коллективного договора, сторона, получившая такое уведомление, обязана в 7-дневный срок начать переговоры.
После того как стороны приняли решение о заключении коллективного договора, ими создается совместная комиссия для ведения коллективных переговоров и подготовки проекта коллективного договора.
Профсоюзы, их объединения (ассоциации), первичные профсоюзные организации и их органы имеют право на ведение коллективных переговоров, заключение коллективных договоров от имени работников (п.1 ст.13 Закона о профсоюзах). Если представители работников являются инициаторами таких переговоров, работодатели, их объединения (союзы, ассоциации) обязаны вести коллективные переговоры с ними по вопросам заключения коллективных договоров, а также заключать договоры на согласованных сторонами условиях.
Законодательство запрещает представителям работодателя вести переговоры и заключать коллективные договоры от имени работников.
Согласно ст.37 ТК РФ представители сторон, участвующие в коллективных переговорах, свободны в выборе вопросов регулирования социально-трудовых отношений. Две или более первичные профсоюзные организации, объединяющие в совокупности более половины работников данного работодателя, по решению их выборных органов могут создать единый представительный орган для ведения коллективных переговоров, разработки единого проекта коллективного договора и заключения коллективного договора.
Глава 7 ТК РФ посвящена коллективным договорам и соглашениям. В соответствии со ст.37 ТК РФ первичная профсоюзная организация, единый представительный орган либо иной представитель (представительный орган) работников, наделенные правом выступить с инициативой проведения коллективных переговоров, обязаны одновременно с направлением работодателю (его представителю) предложения о начале указанных коллективных переговоров известить об этом все иные первичные профсоюзные организации, объединяющие работников данного работодателя, и в течение последующих пяти рабочих дней создать с их согласия единый представительный орган либо включить их представителей в состав имеющегося единого представительного органа. Если в указанный срок данные первичные профсоюзные организации не сообщат о своем решении или ответят отказом направить своих представителей в состав единого представительного органа, то коллективные переговоры начинаются без их участия. При этом за первичными профсоюзными организациями, не участвующими в коллективных переговорах, в течение одного месяца со дня начала коллективных переговоров сохраняется право направить своих представителей в состав единого представительного органа. В случае, когда представителем работников на коллективных переговорах является единый представительный орган, члены указанного органа представляют сторону работников в комиссии по ведению коллективных переговоров.
Право на ведение коллективных переговоров, подписание соглашений от имени работников на уровне Российской Федерации, одного или нескольких субъектов Российской Федерации, отрасли, территории предоставляется соответствующим профсоюзам (объединениям профсоюзов).
Стороны должны предоставлять друг другу не позднее двух недель со дня получения соответствующего запроса имеющуюся у них информацию, необходимую для ведения коллективных переговоров.
Участники коллективных переговоров, другие лица, связанные с ведением коллективных переговоров, не должны разглашать полученные сведения, если эти сведения относятся к охраняемой законом тайне (государственной, служебной, коммерческой и иной). Лица, разгласившие указанные сведения, привлекаются к дисциплинарной, административной, гражданско-правовой, уголовной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Сроки, место и порядок проведения коллективных переговоров определяются представителями сторон, являющимися участниками указанных переговоров.
Изменение и дополнение коллективного договора производятся в порядке, установленном ТК РФ для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором (ст.44 ТК РФ).
3. Понятие контроля исполнения документов. Цель и содержание, сроки и порядок проведения контроля исполнения.
Контроль исполнения документов по ГОСТ Р51141-98 определяется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Функция контроля - одна из важнейших управленческих функций, в осуществлении которой принимают участие как работники службы ДОУ, так и руководители всех уровней. Это обусловлено тем, что в контроле выделяются два аспекта: контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения решений, и контроль над сроками исполнения.
Контроль по существу решения вопроса, т.е. фактически контроль над качеством исполнения - одна из должностных обязанностей руководителей всех уровней, начиная от руководителя любого структурного подразделения и кончая руководителем организации.
При большом объеме документооборота такой контроль также могут осуществлять специально уполномоченные лица или специальное контрольное подразделение, например инспекция при руководителе.
Такой контроль может осуществлять и вышестоящая организация путем проведения ревизий, проверок, анализом представленных отчетов, справок, однако такой контроль не всегда проводится систематически и планомерно.
Контроль над сроками, как правило, осуществляют работники службы ДОУ или при небольшом объеме документооборота эту работу выполняет секретарь или специально назначенный работник.
Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей. Оценка качества работы управленческих работников включает в себя много факторов, а показатель, характеризующий исполнительскую дисциплину, является один из важнейших.
Наиболее часто в состав службы ДОУ включается подразделение, осуществляющее контроль над сроками исполнения документов, в виде группы контроля (отдела), состоящее из нескольких сотрудников и руководителя подразделения.
Основными этапами, осуществляемыми последовательно в таком подразделении, являются:
· получение данных постановки документа на контроль;
· проверка своевременности доведения контрольного документа до всех исполнителей и напоминание об установленном сроке исполнения;
· получение информации о ходе исполнения и регулирование при необходимости хода исполнения;
· снятие документа с контроля с одновременной проверкой правильности оформления документов в части соответствия подписей их расшифровкам, соответствия подписи на ответном документе, подписи в резолюции на контрольном документе и др.;
· обобщение результатов контроля исполнения, составление аналитических справок (сводок) о состоянии исполнительской дисциплины в организации, доведение их до руководителя.
Все документы, требующие исполнения, должны быть поставлены на контроль. Однако не всегда это реально осуществить технически и, кроме того, в силу сложившейся практики на контроль ставятся документы, содержащие наиболее важную для деятельности конкретной организации информацию.
Учитывая данный фактор, в каждой организации разрабатывается перечень документов, подлежащих контролю исполнения с указанием сроков исполнения. Данный перечень является, как правило, приложением к инструкции по ведению делопроизводства. Иногда он издается в виде самостоятельного документа.
Сроки исполнения большинства управленческих документов регламентируются действующим законодательством (поэтому они называются типовыми сроками исполнения). Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической отчетности, о сроках подачи апелляций на решение судебных инстанций и др. Типовой срок исполнения таких распространенных видов документов, как служебное письмо, телеграмма, установлен ГСДОУ. Если в организации есть специфические виды документов, для которых не установлены типовые сроки упомянутыми выше документами, то организация устанавливает для таких документов сроки исполнения и включает их в перечень, после утверждения которого они становятся типовыми.
Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения, установленный резолюцией руководства.
Срок исполнения входящих документов должен исчисляться с момента поступления документа в организацию. Однако с момента фиксации факта поступления до проставления резолюции руководителя, определяющей исполнителей, характер исполнения и сроки, иногда проходит несколько дней, поэтому в некоторых организациях срок исполнения документа исчисляют от даты резолюции.
Сроки исполнения внутренних документов исчисляют, как правило, с момента доведения их до исполнителей. Срок исполнения может корректироваться только руководителем, автором резолюции, но не сотрудниками, осуществляющими контроль над сроками исполнения. Фактически руководитель, рассматривающий документ, и определяет: подлежит ли данный документ контролю над исполнением. На верхнем поле документа, справа, выше реквизита адресат предусмотрено проставление реквизита «Отметка о контроле» в виде буквы «К» или ставится штамп «контроль». Эту отметку могут проставить и работники службы ДОУ перед отправкой к исполнителю, исходя из резолюции руководителя или текста документа (приказа, указания, распоряжения и др.).
При необходимости контроля устных поручений руководства на них заполняется контрольный экземпляр РКК. Также заполняются несколько экземпляров РКК на документы, содержащие ряд заданий с различными сроками исполнения, выполнение которых поручено нескольким исполнителям. Чаще всего это относится к распорядительным документам, текст которых состоит из отдельных пунктов, содержащих разные поручения.
Необходимость заполнения отдельного экземпляра РКК на конкретное поручение обусловлена тем, что при формировании контрольного массива РКК основным признаком группировки РКК является срок исполнения.
Контроль исполнения всегда строится на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных данных. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.
Форма контроля выбирается в зависимости от объема документооборота, принятой системы регистрации, возможностей организации.
Контроль можно проводить в ручном режиме с помощью контрольно-сроковой картотеки, что чаще всего встречается в небольших организациях при незначительном объеме документооборота. В других случаях рационально применение автоматизированной системы контроля исполнения документов с помощью вычислительной техники.
Для ведения контроля в ручном режиме используют контрольно-сроковую картотеку, разделенную на 33 ячейки. Удобнее использовать не стандартный картотечный ящик, а картотеку, у которой нет одной боковой стороны.
Ячейки контрольно-сроковой картотеки, отделенные друг от друга разделителями, обозначаются цифрами:
с 1 по 31-ю ячейки - это дни текущего месяца;
32-я ячейка - для карточек на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц (месяцы);
33-я ячейка - для карточек на документы, срок которых истек в предыдущем месяце. Чаще всего эту ячейку делают нулевой и помещают перед первым разделителем. Карточки из этой ячейки перемещаются в другие в том случае, если будет продлен срок исполнения.
Контрольно-сроковая картотека при небольшом объеме документооборота может быть одна на организацию, при больших объемах их может быть несколько - по исполнителям, по группам документов (приказы, постановления коллегии и др.), однако внутри картотеки документы группируются по срокам исполнения.
Служба контроля ежедневно получает с участка регистрации документов контрольные экземпляры РКК и расставляет их по срокам исполнения. В течение всего срока исполнения осуществляются регулярные проверки хода исполнения, результаты которых фиксируются на контрольном экземпляре РКК (как правило, на оборотной стороне). Служба контроля имеет право получать всю необходимую информацию о ходе исполнения документа. Ответственность за достоверность этой информации несут исполнители.
Проверка хода исполнения в соответствии с ГСДОУ должна проводиться:
· по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год;
· по заданиям следующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
· по заданиям текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Если задание должно быть исполнено в срок от 2 до 10 дней, проверка хода исполнения осуществляется чаще, как правило, раз в 2-3 дня.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, то вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с информацией об исполнении.
Проверка хода исполнения осуществляется либо по телефону, либо путем личного опроса. Если исполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, то об этом должно быть доложено руководителю, давшему задание, исполнителем или работником контрольной службы.
Ежедневно контрольная служба не только проверяет, будут ли исполнены документы, срок которых истекает, т е. проводит текущий контроль, но ведет предупредительный контроль. Выбирая карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3-5 дней, карточки на задания с более длительными сроками исполнения, контрольная служба делает напоминания исполнителям как в устной форме (при ручном контроле), так и в письменной (при автоматизированном контроле) путем вывода необходимой информации на экран дисплея.
Систематическая проверка хода исполнения заданий, содержащихся в документах, повышает исполнительскую дисциплину работников, позволяет своевременно их руководителям скорректировать ход выполнения заданий, принять меры к своевременному выполнению.
Все перемещения контрольного документа от одного исполнителя к другому проходят с извещением контрольной службы и отметкой в РКК.
Результаты исполнения должны быть в письменной форме в виде ответного документа или справки об исполнении, если задание выполнено в устной форме (по телефону или путем личной встречи).
Снять документ (задание) с контроля согласно ГСДОУ может либо руководитель, поставивший его на контроль, либо ответственный исполнитель после выполнения задания, сообщения результатов исполнения заинтересованным лицам или организациям. Подписывая ответный документ или справку об исполнении контрольного задания, руководитель, который определял это задание, подтверждает, что он провел контроль исполнения документа по существу и что исполнение проведено качественно.
Однако в практике случаются ситуации, когда контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию. Это часто бывает при смене руководителей, определявших задание, смене исполнителей. В этом случае контрольная служба имеет право вернуть документ исполнителю, считая его неисполненным.
Для снятия документа с контроля исполнитель обязан предоставить в контрольную службу следующие документы.
Контрольный документ с проставленным в левом нижнем углу реквизитом 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Отметка об исполнении и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Ответный документ или любое другое документированное подтверждение исполнения (например, справка об исполнении). Эти документы должны быть подписаны тем руководителем, который давал задание. Они также до предъявления контрольной службе должны быть зарегистрированы на участке регистрации, т.е. иметь регистрационный номер и дату.
Контрольная служба знакомится с представленными документами, перенося необходимые данные об исполнении контрольного задания в РКК. Если представленные документы не вызывают вопросов у контрольной службы и в РКК внесены все необходимые отметки, документы возвращаются исполнителю, РКК изымаются из контрольно-сроковой картотеки. Фактически контроль за данным заданием (поручением) окончен.
В конце каждого месяца контрольная служба переформировывает контрольно-сроковую картотеку: карточки на задания, срок исполнения которых истек в текущем месяце, изымаются из всех ячеек и устанавливаются в 33-ю ячейку; карточки на задания следующего месяца изымаются из своей ячейки и расставляются по срокам исполнения.
Одновременно контрольная служба подбирает данные о состоянии исполнительской дисциплины в текущем месяце. Они анализируются и обобщаются в виде справки (сводки), содержащей следующую информацию:
· общее количество документов (заданий), находящихся в момент составления сводки в работе у исполнителей, в том числе со сроками исполнения в данном месяце. В крупных организациях это количество может быть представлено по видам документов, по потокам (входящие, внутренние, исходящие), по другим признакам;
· количество документов (и процент), выполненных с опережением сроков, в срок, с нарушением сроков; количество неисполненных документов (и процент) с указанием выходных данных этих документов. Также справки (сводки) обычно делаются в разрезе структурных подразделений, конкретных исполнителей.
Контрольная служба должна представить такую сводку в первый день нового месяца руководителю службы ДОУ, который знакомит с ней руководителя учреждения. Также сводки рассылаются руководителям всех уровней, в том числе заместителям руководителя, руководителям всех структурных подразделений.