Документы для внешнего пользования.
План.
1. Понятие «документы для внешнего пользования», виды деловых (служебных) писем.
2. Реквизиты письма и их оформление.
3. Виды простых деловых писем, особенности оформления текста.
4. Виды контрактных писем, особенности оформления текста.
Понятие «документы для внешнего пользования», виды деловых (служебных) писем.
Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.
Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.
В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие) письма разделяют на простые и контрактные.
По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют такие типы писем, как письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение.
Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель — фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.
По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные, коллективные письма. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций), а коллективное письмо направляется на один адрес, но пишут его от имени руководителей нескольких фирм.
Реквизиты письма и их оформление.
1. Штамп (полное название фирмы – автора письма) – по центру.
2. Номер и дата письма (день, месяц, год). Пишется словесно-цифровым способом (24 ноября 2015г.), на бланках дату и номер письма проставляют слева вверху на специально отведенном для этого месте.
3. Название фирмы адресата. Письма адресуют предприятию, или отдельной личности. Название фирмы и структурного подразделения пишут в именительном падеже, а должность и фамилию – в дательном. Например, Издательство «Образование»
Коваленко С.М.
Если письмо адресовано руководителю фирмы, то фамилию и должность пишут в дательном падеже, а название фирмы – в родительном.
Например, Директору
Донецкого транспортно-экономического колледжа
Демуре Ю.Н.
4. Текст, который нужно начинать с обращения: Уважаемый.., Глубокоуважаемый.., а заканчивать словами: с уважением…., с благодарностью… В переписке с официальными или частными лицами – иностранными гражданами перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это обращение все шире распространяется и при переписке с отечественными партнерами.
5. Отметка, если есть приложение (в приложении указывается не только число занимаемыхим страниц, но и число экземпляров: Приложении на... л. в... экз).
6. Подпись руководителя фирмы ( состоит из указания на должность лица, подписывающего письмо, его личной подписи и ее расшифровки:
Директор АОЗТ «Златоуст» Подпись С.Н. Голубев
В случае особой важности документа, например относящегося к финансовым или другим обязательствам организации, на письме ставятся две подписи – ее руководителя и (главного) бухгалтера: Директор АОЗТ «Златоуст» Подпись С.Н. Голубев
Бухгалтер Подпись А.Р. Дубов)
Печать (если нужно).
Виды простых деловых писем, особенности оформления текста.
К простым деловым письмам относятся несложные по содержанию и небольшие по объему документы, рассылаемые в коммерческих целях. Обычно в них содержится просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения какой-либо информации или продукции. В них может отсутствовать заголовок к тексту, обращение, но широко используются стереотипные выражения.
Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации. При этом употребляются определенные стандартные выражения, например:
Приведем несколько образцов писем-просьб:
1. Обращаемся к Вам с убедительной просьбой выслать комплектующие и дополнительное оборудование к присланным Вашим заводом двигателям по договору от... №...
2. К сожалению, нами не получены Ваши предложения по дальнейшему сотрудничеству, что затрудняет нашу подготовку к переговорам. Просим сообщить ориентировочный объем оборота между нашими предприятиями на ближайшие три года.
3. На основании нашего телефонного разговора 05.02.99 направляем наши предложения о поставках Вашему предприятию канцелярских товаров. Просьба в двухнедельный срок рассмотреть наши предложения и дать ответ.
4. В соответствии с договоренностью наших представителей создается группа по контролю над качеством взаимопоставляемой продукции. Не могли бы Вы в ближайшие дни сообщить, когда ожидать прибытия Вашего эксперта.
Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес и использует стандартные выражения.
К последним относятся:
Если письмо заключает отказ в просьбе, то оно имеет три части: в первой повторяется просьба, на которую дается ответ; во второй части дается обоснование отказа; в третьей части приводится формулировка отказа.
Например:
Мы получили Ваше письмо с просьбой о включении Вашей рукописи в тематический план нашего издательства.
По оценке рецензента, с которой редакция согласна, рукопись написана не в соответствии с заявленной темой и содержит большое количество фактических ошибок.
В таком виде рукопись не может быть принята к изданию. Мы возвращаем ее Вам вместе с рецензией и заключением редактора.
Приводим образцы других писем-сообщений:
1. Доводим до Вашего сведения, что последний срок оплаты предоставленных Вам фирмой услуг – 1 марта. По истечении этого срока мы будем вынуждены подать на Вас иск в судебные инстанции.
2. НапоминаемВам (извещаем Вас), что общее собрание членов кооператива состоится...
3. В продолжение нашей переписки высылаем каталоги выпускаемой нами продукции.
4. В ответ на Ваш факс от... сообщаем, что наша делегация выезжает для ознакомления с Вашим предприятием...
5. В дополнение к нашему телефонному разговору уведомляем, что согласны снизить тариф на автомобильные перевозки на 10%.
Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.). При этом используются некоторые стереотипные выражения:
– Приглашаем (Вас), имеем честь пригласить Вас на..., посетить..., принять участие в...
Мы будем (Вам) благодарны, признательны, обязаны, если Вы можете посетить..., принять участие в...
Приведем примеры приглашений, связанных с проведением деловых встреч:
1. Уважаемый
Ректорат Санкт-Петербургского государственного технического университета в связи со 100-летием основания приглашает Вас принять участие в торжественном собрании, посвященном этой дате.
Собрание состоится в актовом зале университета... 1999 г.
Вход по пригласительным билетам.
Ректорат СПбГТУ
Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т.д.). Здесь употребляются определенные стандартные выражения, например:
Приведем образцы писем-благодарностей:
1. Мы признательны Вам за присланное приглашение принять участие в ярмарке. Наше представительство в Праге обязательно свяжется с Вами в ближайшее время относительно условий участия нашей фирмы в ярмарке.
2. Искренне благодарим Вас за ценную информацию относительно маркетинга наших товаров. Готовы оказать Вам аналогичную услугу.
3. Мы получили от Вас статью экспресс-почтой. Она успеет в очередной номер журнала. Благодарим за оперативность.
4. Благодарим Вашу фирму за оказанное нашей делегации гостеприимство. Культурная программа была великолепна. Ждем ответного визита.
5. Заранее благодарим за своевременную отгрузку станков. Поточная линия вступает в действие по согласованному графику.
Сопроводительное (препроводительное) письмо содержит сообщение о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов (контрактов), продукции, образцов товара, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами.
При этом используется некоторые стандартные выражения:
– Направляем, посылаем, высылаем, препровождаем (Вам)...
– Мы рады направите, дослать, выслать, препроводить (Вам)...
– Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма №... от... и направляем, посылаем, высылаем, препровождаем (Вам)...
– Направляем, посылаем, высылаем, препровождаем (Вам)... в приложении..., с этим письмом..., отдельным пакетом..., заказной бандеролью..., экспресс-почтой..., отдельной почтовой посылкой...
– В связи с этим направляем Вам на утверждение (для сведения, на рассмотрение, на заключение, на подпись, для дальнейшей проработки)...