ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСЯМИ





Общество с ограниченной ответственностью

«Экологическая безопасность и охрана труда» (ООО «Экотруд»)

__________________________________________________________________

 

 

СОГЛАСОВАНО: И. о. Руководителя ИЛ ООО «Экотруд» _____________ Д. В. Рябов « 15 » августа 2016 г.   УТВЕРЖДАЮ: Директор ООО «Экотруд» ______________ Д. В. Рябов « 15 » августа 2016 г.  

 

Система менеджмента качества

 

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА

Управление записями

ДП 3.04.02-2016

 

 

  РАЗРАБОТАНО: Менеджер по качеству _____________ В. Б. Тимофеева « 15 » августа 2016 г.  

 

г. Тула, 2016 г.

Содержание

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.. 3

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ.. 3

3. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ.. 3

4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 4

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСЯМИ.. 5

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. 10

ПРИЛОЖЕНИЕ 2. 13

 

 


 

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1. Настоящий документ разработан с целью установления и поддержания процедуры управления записями в ИЛ ООО «Экотруд».

1.2. Настоящая процедура устанавливает единый порядок и требования к организации работ на всех стадиях управления записями.

 

НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

Настоящая процедура (инструкция) разработана в соответствии со следующими нормативными документами:

1) ГОСТ ISO 9001-2011. Межгосударственный стандарт. Системы менеджмента качества. Требования.

2) ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009. Межгосударственный стандарт. Общие требования к компетенции испытательных и калибровочных лабораторий.

3)ГОСТ ISO 9000-2011. Межгосударственный стандарт. Система менеджмента качества. Основные положения и словарь.

4) ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007. Менеджмент организации. Руководство по документированию системы менеджмента качества.

 

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Анализ – деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей.

Анализ качества – систематический и независимый анализ, позволяющий определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, а также эффективность внедрения мероприятий и их соответствие поставленным целям.

Данные СМК – равнозначные понятия записей и отчетных данных, применяемых в качестве отчетных документов.

Дело – совокупность документов (или отдельных документов, относящихся к определенному вопросу или сфере деятельности), подшитая в отдельную обложку.

Документ – информация и соответствующий носитель. Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным, оптическим компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом или комбинацией из них.

Документация СМК – комплект документов, необходимых для надлежащего функционирования СМК и подтверждения требуемого качества продукции (услуги) и эффективности функционирования СМК.

Документирование – процесс целенаправленного создания и поддержания в рабочем состоянии документов СМК.

Журнал – документ, составляемый по определенной форме и содержащий периодические записи сведений, событий, операций, входящих и исходящих документов и т.д.

Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

Идентификация – отождествление, установление соответствия, совпадения.

Копия – документ, идентичный предназначенный для непосредственного использования.

Управление документами – комплекс работ по разработке, согласованию, утверждению, периодической проверке, рассылке и доведению до сведения заинтересованных лиц документа.

Управление записями – процедура, устанавливающая требования и обеспечивающая их выполнение по составу, идентификации, ведению, условиям хранения, защите, доступу, восстановлению, срокам хранения и изъятия записей.

Форма – документ, который устанавливает требования к объему и содержанию данных, подлежащих регистрации.

Сокращения:

ВИ – внутренняя инструкция.

ДП – документированная процедура.

ИЛ – испытательная лаборатория.

НД – нормативный документ.

РК – руководство по качеству.

СМК – система менеджмента качества.

 

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.1. В ИЛ ООО «Экотруд» разработаны и поддерживаются процедуры идентификации, сбора, индексирования, доступа, систематизации, хранения, ведения и изъятия записей по качеству и техническим вопросам.

4.3. Записи должны быть легкодоступными и находиться в местах, обеспечивающих их защиту от повреждений, порчи и утери. Должны быть установлены сроки хранения записей.

4.4. Все записи должны храниться в условиях безопасности и конфиденциальности.

4.5. Если в записях обнаруживаются ошибки, то каждая ошибка должна быть перечеркнута и рядом должно быть написано правильное значение. Все подобные изменения должны быть подписаны или завизированы лицом, внесшим изменение.

4.6. Документация, которую ведут сотрудники ИЛ в процессе работы, может заполняться как в электронном, так и в бумажном виде. Записи, хранимые в электронном виде, в конце каждой недели автоматически копируются, чтобы избежать потери или изменения первоначальных данных.

4.7. Документацию в архив сдают и в бумажном и в электронном виде.

4.8. Для удобства проверки документы, ведущиеся в электронном виде, могут распечатываться. Периодичность распечатки электронных документов не установлена, они распечатываются по мере необходимости.

4.9.Записи по качеству должны включать в себя отчеты о внутренних проверках, результаты анализа со стороны руководства, а также записи о корректирующих и предупреждающих действиях.

4.10. Технические записи включают в себя данные об испытаниях, калибровке, первичных наблюдениях.

4.11. Записи о первичных наблюдениях, производные записи и достаточный объем информации должны храниться в течение установленного времени в ИЛ.

4.12. Записи о каждом испытании или калибровке должны содержать достаточно информации, чтобы обеспечить, по возможности, выявление факторов, влияющих на неопределенность, и проведение повторных испытаний или калибровки в условиях, максимально приближенных к первоначальным.

4.13. Записи должны содержать сведения о персонале, ответственном за отбор проб, проведение каждого испытания и/или калибровки и контроль результатов.

4.14. Технические записи представляют собой сумму сведений и информации, являющихся результатом проведения испытаний и/или калибровки, указывающих, достигнуты ли установленные показатели качества и/или параметры процессов.

 

ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСЯМИ

Определение необходимости ведения записей
Разработка проекта формы записи
Кодирование и регистрация формы
Ведение записей
Согласование и утверждение формы
Актуализация форм записей
Проверка актуальности записей
Отмена и изъятие записей
Архивное хранение или уничтожение записей и форм

Схема процесса «Управление записями»

Идентификация записей

Идентификация записей устанавливается при разработке процессов СМК и находитотражение во входных и выходных данных процессов, а также документах СМК: в РК, ДП, методических инструкциях, правилах, НД, регламентирующих организацию и проведение работ по направлениям деятельности ИЛ ООО «Экотруд».

Записи производятся в соответствии с требованиями, установленными документамиСМК, и могут быть реализованы в виде:

· регистрационных записей в журналах;

· протоколов установленной формы;

· информации, представляемой на бланках в различных формах, используемых для целейучета и отчетности;

· распоряжений и приказов руководства ИЛ;

· корреспонденции официального характера, направляемой сторонними организациями ипотребителями услуг ИЛ.

Записи независимо от их форм и значимости должны содержать следующие реквизиты:

ü идентификационный номер в соответствии с ДП 3.01.02-2016. Идентификационный номер указывается на титульном, при его наличии, или первом листе документавверху. Допускается указание кода ручкой;

ü наименование (указывается на титульном листе или первой странице);

ü фамилию, должность и подпись исполнителя или других лиц, указанных в документе;

ü дату согласования и утверждения формы;

ü нумерацию страниц и общее количество страниц, если их более одной;

ü если это копия, то проставляется печать и делается запись «Копия верна»

Все записи хранятся и ведутся в специально сформированных делах (папках, журналах), которые имеют свой уникальный идентификационный номер. Кодировка представлена в пп. 6.6 п. 6 ДП 3.01.02-2016.

 

Форма документа

Различают понятия запись и форма. Формы разрабатываются и приводятся в приложениях к документированным процедурам, инструкциям. При необходимости формы могут изменяться. Форма – документ неизменный, хранитель сведений и данных о конкретном процессе и в конкретное время. Форма становится записью после заполнения.

Менеджер по качеству ИЛ регулярно собирает формы, разрабатываемые в ИЛ, а также регламентированные ИЛ другими документами.

Все формы записей вводятсяв действие после утверждения документа в котором она представлена.

Проверка (актуализация) форм записей, разрабатываемых в ИЛ,осуществляется не реже 1 раза в год.

При необходимости внесения изменения в форму, разработанную ИЛ, осуществляется ее переиздание.Менеджер по качеству ИЛ изымает отмененные ивкладывает новые версии форм в соответствующие документы и доводит этуинформацию до сотрудников ИЛ.

 

Индексирование записей

Формы документов, относящихся к записям, требования к их содержанию и заполнению, а также ответственные лица за ведение и хранение записей устанавливаются соответствующими нормативными документами (ДП, ВИ и др.), в которых предусматриваются записи о качестве. На каждой форме записи проставлен код, однозначно соответствующий нормативному документу, в котором установлена данная форма записи.

Кодировка форм записейпредставлена в пп. 6.7. п. 6 ДП 3.01.02-2016.

 

Доступ к записям

Регистрация, рассылка и хранение форм и записей осуществляются в порядке, установленном в ДП 3.01.02-2016.Все записи, образующиеся в ходе работы, ведутся в соответствии с требованиями настоящей Процедуры.

 

Систематизация записей

В соответствии с ДП 3.01.02-2016 записи относятся к документам 4 уровня в структуре документации ИЛ ООО «Экотруд». Основное требование к этому виду документов – обеспечить их сохранность в первоначальном виде и доступ к ним для систематизации, обработки и последующего анализа.

Основные виды записей и данных о качестве, требуемых ГОСТ ISO 9001-2011и реализуемых в ИЛ ООО «Экотруд», приведены в Приложении 2 к данной Процедуре. Применяются следующие виды записей:

‒ акт: документ, удостоверяющий факты;

‒ протокол: документ, содержащий записи результатов действий;

‒ журнал: книга для периодической регистрации фактов;

‒ отчет: документ, содержащий сообщения об осуществленных действиях, их анализе и предложения;

‒ ведомость: документ, содержащий сводную информацию, список данных о достигнутых результатах;

‒ график: документ, отображающий ход выполнения запланированных мероприятий (действий), динамику показателей;

‒ таблица: документ, отражающий взаимосвязи достигнутых показателей, а также их связи с другими факторами, например, исполнителями.

Каждый вид записи может иметь несколько форм. В частности, запись может быть составной частью планового документа, содержащего графы для регистрации выполнения позиций плана.

 

Хранение записей

Записи собираются, подписываются, поддерживаются в актуализированном состоянии и хранятся ответственным за делопроизводство ИЛ в местах их пользования в течение установленного срока.

Записи на бумажном носителе хранятся сгруппированными в дела. Ответственный за делопроизводство ИЛ отвечает за ведение дел в соответствии с номенклатурой дел ИЛ.

Номенклатурой устанавливаются сроки хранения дел. Установленные сроки хранения и их соблюдение являются объектом проверки при проведении внутренних аудитов СМК.

Хранение записей должно предотвращать их порчу и утерю, а также обеспечивать быстрый поиск и регламентированный доступ. При необходимости должны предусматриваться специальные средства защиты, такие как файлы, папки, сейфы, специальные помещения.

Записи должны быть восстанавливаемыми. Восстановление осуществляется любым возможным способом: электронного архива,печатных копий, первичных (исходных) записей.

При утере или повреждении записей, содержащих результаты оказанной услуги (актов, отчетов, сертификатов и др.) и сопровождающих процесс оказания услуги (нарядов, актов, результатов оценки, заявок), а также других записей необходимо провести следующие действия:

ü проинформировать Руководителя ИЛ и, при необходимости, потребителя услуги (Заказчика, другой отдел ИЛ);

ü восстановить запись (при этом, следует использовать архивные копии документов или другие подходящие документы);

ü идентифицировать восстановленную запись (путем указания слова «дубликат», должности, подписи (с расшифровкой) лица, выполнившего восстановление, и даты восстановления);

ü внести соответствующие записи в регистрационную документацию;

ü запросить копии записей;

ü заверить копию в установленном порядке.

Ответственность за действия по восстановлению записей возлагается на ответственного за делопроизводство ИЛ.

 

Ведение записей

Записи являются документами внутреннего пользования ИЛ и не подлежат передаче их третьим лицам.

Записи должны вестись аккуратно, разборчиво, в соответствии с установленной формой, без подчисток и несанкционированных исправлений. Содержание записей должно быть понятно всем заинтересованным лицам.

В случае отсутствия (невозможности получения) требуемых данных для заполнения форм в соответствующих строках или графах ставится прочерк.

Внесение изменений в записи осуществляется зачеркиванием ранее записанной информации, внесением новой и заверением лицом, внесшим исправление.

Ведение записей осуществляют ответственныеспециалисты ИЛ. Ответственные за реализацию процессов СМК (Руководитель ИЛ, менеджер по качеству ИЛ), контролируют ведение записей, подтверждающих выполнение требований СМК и реализацию процессов.

 

Изъятие записей

При необходимости изъятия записи на ее место в сшивеноменклатурного дела помещается лист-заместитель, в котором указываютсянаименование (краткое содержание) записи, когда, кому и на какой срок былавыдана запись. Данную информацию подписывают лицо, выдавшее запись, илицо, ее получившее.

При необходимости изъятия дела или сшива документов целикомна их место помещается карта-заместитель номенклатурного дела (Приложение1), в которой указываются номер дела или сшива документов, на какойсрок и кому выданы, роспись в получении при выдаче и возврате.

Изъятие записей из дел по требованию Заказчика или компетентных органов (прокуратура, суд и т.д.) можетпроизводиться только на основании письменного распоряжения этих органов ис разрешения Директора ООО «Экотруд» с обязательным составлением акта обизъятии подлинников и подшивкой в дело на их место копий.

Архивное хранение записей должно быть организовано вусловиях, исключающих искажение содержания информации в течение всегосрока хранения.

Отмена, архивное хранение и уничтожение записей проводятся всоответствии с требованиями ДП 3.01.02-2016.

 


 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

 





Читайте также:
Роль химии в жизни человека: Химия как компонент культуры наполняет содержанием ряд фундаментальных представлений о...
Романтизм как литературное направление: В России романтизм, как литературное направление, впервые появился ...
Понятие о дефектах. Виды дефектов и их характеристика: В процессе эксплуатации автомобилей происходит...
Назначение, устройство и принцип работы автосцепки СА-3 и поглощающего аппарата: Дальнейшее развитие автосцепки подвижного состава...

Рекомендуемые страницы:


Поиск по сайту

©2015-2020 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2018-01-08 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту:

Обратная связь
0.026 с.