Общество с ограниченной ответственностью
«Экологическая безопасность и охрана труда» (ООО «Экотруд»)
__________________________________________________________________
| СОГЛАСОВАНО: И. о. Руководителя ИЛ ООО «Экотруд» _____________ Д. В. Рябов «15 » августа 201 6 г. | УТВЕРЖДАЮ: Директор ООО «Экотруд» ______________ Д. В. Рябов «15 » августа 201 6 г. |
Система менеджмента качества
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА
Управление записями
ДП 3.04.02-2016
| РАЗРАБОТАНО: Менеджер по качеству _____________ В. Б. Тимофеева «15 » августа 201 6 г. |
г. Тула, 2016 г.
Содержание
1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.. 3
2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ.. 3
3. ТЕРМИНЫИ ОПРЕДЕЛЕНИЯ.. 3
4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 4
5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСЯМИ.. 5
ПРИЛОЖЕНИЕ 1. 10
ПРИЛОЖЕНИЕ 2. 13
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1. Настоящий документ разработан с целью установления и поддержания процедуры управления записями в ИЛ ООО «Экотруд».
1.2. Настоящая процедура устанавливает единый порядок и требования к организации работ на всех стадиях управления записями.
НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
Настоящая процедура (инструкция) разработана в соответствии со следующими нормативными документами:
1) ГОСТ ISO 9001-2011. Межгосударственный стандарт. Системы менеджмента качества. Требования.
2) ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009. Межгосударственный стандарт. Общие требования к компетенции испытательных и калибровочных лабораторий.
3)ГОСТ ISO 9000-2011. Межгосударственный стандарт. Система менеджмента качества. Основные положения и словарь.
4) ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007. Менеджмент организации. Руководство по документированию системы менеджмента качества.
ТЕРМИНЫИ ОПРЕДЕЛЕНИЯ
|
|
Анализ – деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей.
Анализ качества – систематический и независимый анализ, позволяющий определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, а также эффективность внедрения мероприятий и их соответствие поставленным целям.
Данные СМК – равнозначные понятия записей и отчетных данных, применяемых в качестве отчетных документов.
Дело – совокупность документов (или отдельных документов, относящихся к определенному вопросу или сфере деятельности), подшитая в отдельную обложку.
Документ – информация и соответствующий носитель. Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным, оптическим компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом или комбинацией из них.
Документация СМК – комплект документов, необходимых для надлежащего функционирования СМК и подтверждения требуемого качества продукции (услуги) и эффективности функционирования СМК.
Документирование – процесс целенаправленного создания и поддержания в рабочем состоянии документов СМК.
Журнал – документ, составляемый по определенной форме и содержащий периодические записи сведений, событий, операций, входящих и исходящих документов и т.д.
Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.
Идентификация – отождествление, установление соответствия, совпадения.
Копия – документ, идентичный предназначенный для непосредственного использования.
|
|
Управление документами – комплекс работ по разработке, согласованию, утверждению, периодической проверке, рассылке и доведению до сведения заинтересованных лиц документа.
Управление записями – процедура, устанавливающая требования и обеспечивающая их выполнение по составу, идентификации, ведению, условиям хранения, защите, доступу, восстановлению, срокам хранения и изъятия записей.
Форма – документ, который устанавливает требования к объему и содержанию данных, подлежащих регистрации.
Сокращения:
ВИ – внутренняя инструкция.
ДП – документированная процедура.
ИЛ – испытательная лаборатория.
НД – нормативный документ.
РК – руководство по качеству.
СМК – система менеджмента качества.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
4.1. В ИЛ ООО «Экотруд» разработаны и поддерживаются процедуры идентификации, сбора, индексирования, доступа, систематизации, хранения, ведения и изъятия записей по качеству и техническим вопросам.
4.3. Записи должны быть легкодоступными и находиться в местах, обеспечивающих их защиту от повреждений, порчи и утери. Должны быть установлены сроки хранения записей.
4.4. Все записи должны храниться в условиях безопасности и конфиденциальности.
4.5. Если в записях обнаруживаются ошибки, то каждая ошибка должна быть перечеркнута и рядом должно быть написано правильное значение. Все подобные изменения должны быть подписаны или завизированы лицом, внесшим изменение.
4.6. Документация, которую ведут сотрудники ИЛ в процессе работы, может заполняться как в электронном, так и в бумажном виде. Записи, хранимые в электронном виде, в конце каждой недели автоматически копируются, чтобы избежать потери или изменения первоначальных данных.
|
|
4.7. Документацию в архив сдают и в бумажном и в электронном виде.
4.8. Для удобства проверки документы, ведущиеся в электронном виде, могут распечатываться. Периодичность распечатки электронных документов не установлена, они распечатываются по мере необходимости.
4.9.Записи по качеству должны включать в себя отчеты о внутренних проверках, результаты анализа со стороны руководства, а также записи о корректирующих и предупреждающих действиях.
4.10. Технические записи включают в себя данные об испытаниях, калибровке, первичных наблюдениях.
4.11. Записи о первичных наблюдениях, производные записи и достаточный объем информации должны храниться в течение установленного времени в ИЛ.
4.12. Записи о каждом испытании или калибровке должны содержать достаточно информации, чтобы обеспечить, по возможности, выявление факторов, влияющих на неопределенность, и проведение повторных испытаний или калибровки в условиях, максимально приближенных к первоначальным.
4.13. Записи должны содержать сведения о персонале, ответственном за отбор проб, проведение каждого испытания и/или калибровки и контроль результатов.
4.14. Технические записи представляют собой сумму сведений и информации, являющихся результатом проведения испытаний и/или калибровки, указывающих, достигнуты ли установленные показатели качества и/или параметры процессов.
ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСЯМИ
| Определение необходимости ведения записей |
| Разработка проекта формы записи |
| Кодирование и регистрация формы |
| Ведение записей |
| Согласование и утверждение формы |
| Актуализация форм записей |
| Проверка актуальности записей |
| Отмена и изъятие записей |
| Архивное хранение или уничтожение записей и форм |
Схема процесса «Управление записями»
Идентификация записей
Идентификация записей устанавливается при разработке процессов СМК и находитотражение во входных и выходных данных процессов, а также документах СМК: в РК, ДП, методических инструкциях, правилах, НД, регламентирующих организацию и проведение работ по направлениям деятельности ИЛ ООО «Экотруд».
Записи производятся в соответствии с требованиями, установленными документамиСМК, и могут быть реализованы в виде:
· регистрационных записей в журналах;
· протоколов установленной формы;
· информации, представляемой на бланках в различных формах, используемых для целейучета и отчетности;
· распоряжений и приказов руководства ИЛ;
· корреспонденции официального характера, направляемой сторонними организациями ипотребителями услуг ИЛ.
Записи независимо от их форм и значимости должны содержать следующие реквизиты:
ü идентификационный номер в соответствии с ДП 3.01.02-2016. Идентификационный номер указывается на титульном, при его наличии, или первом листе документавверху. Допускается указание кода ручкой;
ü наименование (указывается на титульном листе или первой странице);
ü фамилию, должность и подпись исполнителя или других лиц, указанных в документе;
ü дату согласования и утверждения формы;
ü нумерацию страниц и общее количество страниц, если их более одной;
ü если это копия, то проставляется печать и делается запись «Копия верна»
Все записи хранятся и ведутся в специально сформированных делах (папках, журналах), которые имеют свой уникальный идентификационный номер. Кодировка представлена в пп. 6.6 п. 6 ДП 3.01.02-2016.
Форма документа
Различают понятия запись и форма. Формы разрабатываются и приводятся в приложениях к документированным процедурам, инструкциям. При необходимости формы могут изменяться. Форма – документ неизменный, хранитель сведений и данных о конкретном процессе и в конкретное время. Форма становится записью после заполнения.
Менеджер по качеству ИЛ регулярно собирает формы, разрабатываемые в ИЛ, а также регламентированные ИЛ другими документами.
Все формы записей вводятсяв действие после утверждения документа в котором она представлена.
Проверка (актуализация) форм записей, разрабатываемых в ИЛ,осуществляется не реже 1 раза в год.
При необходимости внесения изменения в форму, разработанную ИЛ, осуществляется ее переиздание.Менеджер по качеству ИЛ изымает отмененные ивкладывает новые версии форм в соответствующие документы и доводит этуинформацию до сотрудников ИЛ.
Индексирование записей
Формы документов, относящихся к записям, требования к их содержанию и заполнению, а также ответственные лица за ведение и хранение записей устанавливаются соответствующими нормативными документами (ДП, ВИ и др.), в которых предусматриваются записи о качестве. На каждой форме записи проставлен код, однозначно соответствующий нормативному документу, в котором установлена данная форма записи.
Кодировка форм записейпредставлена в пп. 6.7. п. 6 ДП 3.01.02-2016.
Доступ к записям
Регистрация, рассылка и хранение форм и записей осуществляются в порядке, установленном в ДП 3.01.02-2016.Все записи, образующиеся в ходе работы, ведутся в соответствии с требованиями настоящей Процедуры.
Систематизация записей
В соответствии с ДП 3.01.02-2016 записи относятся к документам 4 уровня в структуре документации ИЛ ООО «Экотруд». Основное требование к этому виду документов – обеспечить их сохранность в первоначальном виде и доступ к ним для систематизации, обработки и последующего анализа.
Основные виды записей и данных о качестве, требуемых ГОСТ ISO 9001-2011и реализуемых в ИЛ ООО «Экотруд», приведены в Приложении 2 к данной Процедуре. Применяются следующие виды записей:
‒ акт: документ, удостоверяющий факты;
‒ протокол: документ, содержащий записи результатов действий;
‒ журнал: книга для периодической регистрации фактов;
‒ отчет: документ, содержащий сообщения об осуществленных действиях, их анализе и предложения;
‒ ведомость: документ, содержащий сводную информацию, список данных о достигнутых результатах;
‒ график: документ, отображающий ход выполнения запланированных мероприятий (действий), динамику показателей;
‒ таблица: документ, отражающий взаимосвязи достигнутых показателей, а также их связи с другими факторами, например, исполнителями.
Каждый вид записи может иметь несколько форм. В частности, запись может быть составной частью планового документа, содержащего графы для регистрации выполнения позиций плана.
Хранение записей
Записи собираются, подписываются, поддерживаются в актуализированном состоянии и хранятся ответственным за делопроизводство ИЛ в местах их пользования в течение установленного срока.
Записи на бумажном носителе хранятся сгруппированными в дела. Ответственный за делопроизводство ИЛ отвечает за ведение дел в соответствии с номенклатурой дел ИЛ.
Номенклатурой устанавливаются сроки хранения дел. Установленные сроки хранения и их соблюдение являются объектом проверки при проведении внутренних аудитов СМК.
Хранение записей должно предотвращать их порчу и утерю, а также обеспечивать быстрый поиск и регламентированный доступ. При необходимости должны предусматриваться специальные средства защиты, такие как файлы, папки, сейфы, специальные помещения.
Записи должны быть восстанавливаемыми. Восстановление осуществляется любым возможным способом: электронного архива,печатных копий, первичных (исходных) записей.
При утере или повреждении записей, содержащих результаты оказанной услуги (актов, отчетов, сертификатов и др.) и сопровождающих процесс оказания услуги (нарядов, актов, результатов оценки, заявок), а также других записей необходимо провести следующие действия:
ü проинформировать Руководителя ИЛ и, при необходимости, потребителя услуги (Заказчика, другой отдел ИЛ);
ü восстановить запись (при этом, следует использовать архивные копии документов или другие подходящие документы);
ü идентифицировать восстановленную запись (путем указания слова «дубликат», должности, подписи (с расшифровкой) лица, выполнившего восстановление, и даты восстановления);
ü внести соответствующие записи в регистрационную документацию;
ü запросить копии записей;
ü заверить копию в установленном порядке.
Ответственность за действия по восстановлению записей возлагается на ответственного за делопроизводство ИЛ.
Ведение записей
Записи являются документами внутреннего пользования ИЛ и не подлежат передаче их третьим лицам.
Записи должны вестись аккуратно, разборчиво, в соответствии с установленной формой, без подчисток и несанкционированных исправлений. Содержание записей должно быть понятно всем заинтересованным лицам.
В случае отсутствия (невозможности получения) требуемых данных для заполнения форм в соответствующих строках или графах ставится прочерк.
Внесение изменений в записи осуществляется зачеркиванием ранее записанной информации, внесением новой и заверением лицом, внесшим исправление.
Ведение записей осуществляют ответственныеспециалисты ИЛ. Ответственные за реализацию процессов СМК (Руководитель ИЛ, менеджер по качеству ИЛ), контролируют ведение записей, подтверждающих выполнение требований СМК и реализацию процессов.
Изъятие записей
При необходимости изъятия записи на ее место в сшивеноменклатурного дела помещается лист-заместитель, в котором указываютсянаименование (краткое содержание) записи, когда, кому и на какой срок былавыдана запись. Данную информацию подписывают лицо, выдавшее запись, илицо, ее получившее.
При необходимости изъятия дела или сшива документов целикомна их место помещается карта-заместитель номенклатурного дела (Приложение1), в которой указываются номер дела или сшива документов, на какойсрок и кому выданы, роспись в получении при выдаче и возврате.
Изъятие записей из дел по требованию Заказчика или компетентных органов (прокуратура, суд и т.д.) можетпроизводиться только на основании письменного распоряжения этих органов ис разрешения Директора ООО «Экотруд» с обязательным составлением акта обизъятии подлинников и подшивкой в дело на их место копий.
Архивное хранение записей должно быть организовано вусловиях, исключающих искажение содержания информации в течение всегосрока хранения.
Отмена, архивное хранение и уничтожение записей проводятся всоответствии с требованиями ДП 3.01.02-2016.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1