Делопроизводство
Лекции
Классификация и структура организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003.
ОРД классифицируется на 3 групппы:
1. Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения и указания);
2. Информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные, служебные, объяснительные записки);
3. Организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание).
Классификация ОРД позволяет обеспечивать оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.
Оформление распорядительных документов.
1) Приказ – правовой распорядительный документ, издаваемый руководством организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических задач.
Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках, в состав реквизитов приказа входят: реквизиты углового или продольного бланка: наименование организации, справочные данные об организации, название вида документа, приказ, дата, регистрационный номер, место составления (город), заголовок к тексту, подпись, гриф согласования или визы, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор (отметка для автоматического поиска).
Текст состоит из 2-х частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части – основания или причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи, точка в конце констатирующей части не ставится.
Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ без «» с новой строки с левой стороны прописными буквами ставится двоеточие.
Так как приказ предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, иногда и на подпункты. Последним пунктом приказы назначается должностное лицо, которому поручается контролировать исполнение данного документа.
2).Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями. Этот документ издается для доведения исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу таковых в приказе. Распорядительная часть начинается со слов «ОБЯЗЫВАЮ». Указание может издаваться при оформлении командирования, наложения взыскания и т.д. Право издания указания имеют руководители, действующие на правах единоначалия, в пределах их компетенции.
Если, согласно законодательству, исполнителя нельзя обязать выполнять действие, не входящее в обязанности по должности, то распорядительная часть начинается «ПРЕДЛАГАЮ:
3).Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. По форме и структуре этот документ оформляется аналогично распоряжению.
4).Постановление – правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами гос. власти, образуемых при органах власти.
Персональная документация:
-Заявление;
-резюме;
-автобиография;
-расписка;
-личная доверенность.
Заявление- документ,содержащий просьбу или предложение лица, адресованный руководителю организации.
Реквизиты:
-название;
-дата;
-адресат;
-текст;
-подпись.
Расписка-документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей.
Реквизиты:
-название вида документа
-дата;
-текст;
-подпись лица, давшего расписку.
Текст расписки включает должности,
1).фамилии, имена и отчества лиц выдавших и получивших что-либо;
2).перечни полученного с указанием количества и стоимости цифрами (прописью)
Личная доверенность-документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение действий:
-получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями;
-получение пенсий, пособий, стипендии, вкладов в банках, корреспондеции (в том числе денежной и посылочной)
Реквизиты:
-дата;
· текст с указанием доверителя, доверенного лица, и вида действий по доверенности;
· подпись и расшифровка личной подписи доверителя.
· подпись должностного лица, заверявшего доверенность;
· печать организации, в которой доверитель работает, учится, проживает.
Выдается на срок, указанный в доверенности. Если срок действия не указан, оно сохраняет силу в течение года со дня выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи. Хранится 3 года.
Содержание контрольной работы
1. Введение
Раздел 1. Распорядительная документация.
Раздел 2. Информационно-справочная документация.
Раздел 3. Персональные документы.
Заключение.
Список используемой литературы (Конституция РФ, ГК РФ, ТК РФ, ФЗ №59 о порядке рассмотрения обращений граждан РФ от 2.05.2006г, ФЗ об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27.07.2006г., Постановление Правительства РФ от 15.05.2009 №477, правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, постановление от 19.01.2005 №3 (типовой регламент)).
Раздел 1 включает в себя: приказ по основной деятельности об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части указать, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полностью отсутствует учет и отчетность по командировкам, отсутствуют журналы доверенностей; составить приказ об увольнении по собственному желанию.
Раздел 2:письмо просьба в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в размере 20 млн.рублей на строительство детского комплекса; докладная записка о причинах несвоевременного предоставления информации о невыполнении приказа директора.
Раздел 3: объяснительная записка декану об отсутствии на занятиях; личные заявления о принятии на должность инженера землеустроителя; личное заявление об увольнении по с.ж.; личная доверенность на получение стипендии; расписка на получение материальной ценности.
Оформление.
Служебная переписка(письмо)
· -гарантийные-сцелью подтверждения данных ранее обещаний
· -сопроводительные при отправке адресату каких-либо док-ов
· -договорные подтверждают факт отправки договоров или контрактов
· -письма-просьбы какую либо просьбу предельно кратко и уважительно
· -информационные информирует должностное лицо о совершённом факте
· -номерные а)запрос и ответ б) оферта-письма предложения одного лица оферента другому лицу, выражающие желание заключить с ним договор, в кот. указан срок действия.
Заключительные формулировки вежливости.
«С Уважением» лицом молодого к старшему.
«С глубоким уважением» стандартная формулировка употребления по отношению только к неизвестным лицам
«С наилучшими пожеланиями» используется м/ф
«Преданный Вам» поставщик
«С глубоким почтением» в торжественных случаях вышестоящему лицу
«Искренен вам» исп. В письмах с безличным характером
Реквизиты писем:
· Наименование организации
· Справочные данные об организации
· ОКП
· ОГРП
· ИНН
· Дата
· Регистрационный номер
· Адресат
· Текст
· Город
· заголовок
Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководству с изложением конкретной проблемы.
Текст состоит из констатирующей части, в которой излагаются факты, послужившие причиной ее составления. Приводятся выводы и предложения мнения автора.
Бывают внутренними (предназначенные руководству, где работает составитель) и внешние, направленное в вышестоящие организации.
Внутренние записи могут быть оформлены на А4 с подписью составителя, внешние оформляются на общеугловом бланке А4 и подписываются руководителем организации.
Реквизиты:
- наименование организации
- справочные данные об организации
- название видов документов
- дата
- регистрационный номер
- место составления (город)
- адресат (кому)
- текст.
Не рекомендуется начинать словами «Довожу до вашего сведения», если сведения излагаемые в записях относится к конкретной дате, то это время указывается в заголовке.
- реквизит приложения
- подпись
Служебная записка – документ внутренней переписки между структурным подразделением организации или должностными лицами, не находящимися в должностном подчинении.
Реквизиты:
- название
- адресат
- текст
- подпись
- дата
Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему руководству причины невыполнения какого – либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
Она может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Реквизиты:
- наименование вида
- адресат
- текст
- подпись
- дата
Язык служебных документов.
Оформление дат и чисел в документах.
В официально-деловых текстах часто имеют дело с цифрами.
Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращения больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.
Простое количественное числительное, обозначающие однозначное число (без указания меры) в записях воспроизводится словом, а не цифрой. «дефектных изделий должно быть не более трех».
Аналогично пишется числительное, обозначающее временные границы или периоды.
Если однозначное число сопровождается обозначением меры, оно пишется цифрой. Например: кран 1500 тыс.т.
Многозначные числительные принято записывать цифрами. Исключения делаются в тех случаях, когда такие числа начинаются предложениями, например: пятнадцать изделий было забраковано.
Порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами пишутся падежными окончаниями через «-». Например: 3-ий ряд, 5-ый стол.
При перечислении нескольких порядковых числительных, падежные окончания ставятся только один раз. Например: изделие 1-ого сорта, изделие 2-ого сорта.
Порядковые числительные, обозначенные римскими цифрами приводятся без падежных окончаний.
Числа до 9 включительно и приблизительные числа следует писать словами. Например: порядка сорока штук, в возрасте до семи лет.
В названиях праздника и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее слово пишется с прописной буквы. Например: 8 Марта, День Победы.
При обозначении количества предметов и количества людей не допускаются слова «штук, человек».
Денежные выражения, обозначающие сумму более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать словами. Например: 1 миллион рублей.
При подлежащем имеющем в своем составе имя числительное 2 или более, сказуемое употребляется в форме единственного числа так и форме множественного. Например: на заседании обсуждены два доклада.
Специальная лексика.
1.Термины.
2.Профессионализмы.
3.Профессионально жаргонные слова
Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие употребляемое в науке, технике и других областях специальной деятельности.
Термины используются в управленческой документации, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления. При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату.
Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина, что можно сделать словами:
1) дать официальное определение термина;
2) расшифровать словами нейтральной лексики;
3) убрать термин и заменить его общепонятным словом, выражением.
Употребление терминов в текстах нередко вызывает трудности, связанные, как правило, с незнанием их значений. При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов. При употреблении терминов синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойство понятия необходимо обозначить, выделить. Например: договор, контракт, соглашение, - можно отнести к полным синонимам. Различаются практикой своего употребления: в трудовом законодательстве – договор (контракт); в гражданском законодательстве – двусторонние, многосторонние сделки; во внешнеторговых сделках – контракт, о договоренности; в ряде областей фиксируются в соглашениях – о сотрудничестве.
Профессионализмы – слова, возникающие, когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии и когда слово становится неофициальным заменителем термина.
Область употребления – как правило, устная речь. Их использование в деловой документации нежелательно.
Профессионально жаргонная лексика – форма профессионального просторечия (студенты - дневники). Использование в деловой и официальной устной речи недопустимо.
Употребление неологизмов.
Неологизмы – слова, обозначающие новые понятия и предметы.
Делятся на две группы:
1)ставшие терминами;
2)профессионального жаргона.
Неологизмы первой группы имеют полное право на существование в деловой речи. Слова типа: спутниковая информация, автосалон, депозит и тд.
Неологизмы второй группы не имеют законных прав на употребление в официальной деловой речи. Например: анонс – объявление.
Употребление заимствованных слов
Заимствованные слова – это слова, пришедшие в русский язык из других языков мира.
Наиболее типичная ошибка – излишнее употребление иноязычных слов вместо существующих обозначений понятий привычных слов, таких как, например, спонсор – меценат, покровитель; пролонгировать – продлить; эксклюзивный – исключительный.
Если обозначению существует русский эквивалент, употребление иностранных слов не допустимо!
Типичные языковые ошибки в текстовых документах:
· Ошибки, связанные с незнанием значения слов. К ним относится не различие слов-паронимов(близкие по звучанию, родственные, однокоренные, но разные по значению). Представить – предоставить.
· Наличие в тексте слов-синонимов (близкие по смыслу)
· Присоединение слов русского и иностранного происхождения, пример, совместное сотрудничество
· Неправильное употребление стилистически окрашенной лексики: употребление слов, выражающих строго научные понятия(увязываться вместо связываться, прогнозировать вместо предвидеть)
· Употребление слов иностранного происхождения, не входящих в состав русского языка и имеющих русский эквивалент: репрезентация – представительная встреча.
· Неправильное употребление предлогов «благодаря» - употребляется только тогда, когда речь идет о положительных изменениях. В случае негативных – только «из-за». Пример: Благодаря высокой квалификации специалистов, задача была решена на высшем уровне. Из-за низкого качества, придется потратить время на исправление недостатков.
· «Согласно»: согласно приказа, согласно приказУ
3 основных потока документации:
1)документы, поступающие из других организаций;
2) документы, отправленные в другие организации;
3) документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками в управленческом процессе;
Первые проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководства, передачу на исполнение.
Служба документационного обеспечения управления ДОУ, которая должна быть представлена на предприятии как самостоятельная структурным подразделением, так и сотрудниками. (секретарь-референт)
Документы должны принимать и обрабатывать только правильно оформленные и присланные в полном комплекте (при наличии приложения).
Обработка и передача документов исполнителем осуществляется в день поступления в службу ДОУ.
Неправомерной формы документы подлежат возврату на доработку. Исходные документы отрабатываются и отправляются в день регистрации.
Внутренние документы передаются исполнителем под расписку в регистрационной форме.
Служба ДОУ должна вести учёт количества обрабатываемых документов, включая все их виды, и размноженные экземпляры.
Результаты учёта документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителю предприятия, для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
Регистрация документов.
Регистрация документов – это фиксация факта создания (поступление документа путём постановления на них даты и индекса)
Регистрации подлежат все документы, требующие учёта. Не все документы регистрирует служба ДОУ. Документы бухгалтерские и финансовые регистрируют в соответствующих подразделениях.
В службе ДОУ на них ставится только дата поступления. ДОУ регистрирует документы ОРД. Регистрируют их в день поступления.
При передаче документа из одного подразделения в другое, он не должен регистрироваться повторно.
В качестве регистрационных массивов документов используются регистрационные журналы (РКК).
Форма регистрации журнала не регламентируется, то есть порядок расположения реквизитов определяется службой ДОУ предприятия.
Контроль исполнения документов
Включает в себя:
1) постановку документа на контроль;
2) проверка своевременного доведения до исполнения;
3) проверка и регулирование хода исполнения;
4) учет и обобщение результатов исполнения
Контроль осуществляет руководитель, служба документального обеспечения управления (ДОУ) и ответственный исполнитель. ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы.
Существует два вида сроков исполнения:
1) типовые- актами высших органов государственной власти и управления;
2) индивидуальные сроки устанавливаются руководством.
ДОУ ведет не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. напоминает о приближении сроков исполнения, выявляет причины срыва.
Документ считается исполненным после исполнения задания.
Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически обобщаться, анализироваться ДОУ и доводиться до руководителя.